陕西铁路工程职业技术学院档案归档范围、保管期限及归档时间

档案归档范、保管期限及归档时间陕西铁路工程职业技术学院第一部分档案归档范围及保管期限、党群类部门分类号序号类目名称保管期限长期或短1上级党组织有关党的建设及党务工作综合性的文件材料期（如文件正针对本院则永久保存）

（1）党代会支配、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音；大会主席团、永久秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和状况介绍；大会选举方法、选举结果和上级批复等2

（2）党代会提案及办理状况；会议简报、会议状况反映、长期小组会议记录等

（3）党代会服务机构的工作支配、总结，工作人员名单；短期代表证、列席证及选票样式、会议探讨未通过的文件学院党委会、党委扩大会（含民主生活会）、书记校长碰永久3头会、书记办公会、总支书记会记录、纪要、决议党委工作支配、报告、总结永久委4党务综公DQ11党委发布的确定、方法、指示、通报、批转、批复和重永久一般为5合要通知长期党办以党委名义召开的各类工作会议材料永久6室党群系统的规章制度长期7党委负责同志在校内的重要讲话和参与上级召开会议的永久8发言稿9党委工作简报及党委大事记永久陕铁院情长期1011党群系统启用印章的文件及废止运用的旧印实物永久12党群系统综合统计材料永久13党委有关保密、秘级工作材料长期重要的群众来信来访及处理材料长期14党委与有关单位联系、协商工作的文件材料长期1516党委系统收发文登记簿永久各总支、支部报党委的工作支配、总结、报告请示及批长期17复18分党总支建党工作及有关材料长期纪检1上级纪委关于纪检工作的文件材料长期纪检DQ12室2纪检工作规章制度长期3学院纪检工作支配、报告、总结、统计报表、批复永久7验收报告及其它验收材料长期8索赔来往函件及结果文件长期9设备说明书及全套随机文件长期10运用、检修、故障、事故记录（设备履历书）长期11重大事故的调查分析及处理材料长期12技术改造、开发过程中形成的技术文件材料长期

七、出版类部门分类号序号类目名称保管期限1上级有关编辑出版工作文件材料长期2本校编辑出版工作规定、方法长期长期永久本校关于刊物（图书）出版的请示、批复、合同3本校刊物（图书）出版发行记录、审稿单（图书应有稿长期高教4综酬、版税等材料）合同CB11探讨合5出版物封面设计、重要人物题词及手迹等长期长期室6本校出版物获奖或受查处材料长期7有参考价值的读者来信、重要评论长期8本校有关广告业务经营方面材料长期9各种刊物样书长期10各种刊物原稿短期

八、财会类部门分类号序号类目名称保管期限长期或短期上级有关财务工作的文件材料12本校财务、税务工作支配、总结长期CK11综3本校财务管理规定、方法、报告、批复等文件长期合学校基金管理工作文件长期4长期永久会计移交清册56销毁过期档案长期财务1决算报表、预算会计报表永久会CK12处2年度以上规划表、安排支配、测算表永久计报表3年度以上各种统计报表永久永久短期季度以下各种支配、统计报表41涉及外事会计帐簿长期2总帐、日记帐（其中现金、银行存款日记帐）长期会CK13计帐簿3明细帐、分户帐长期短期4固定资产总帐（固定资产报废后保管五年）长期5学校专项资金帐长期会短期CK14涉及外事的会计凭证1计凭证2其它会计凭证短期长期工资发放名册1工CK15短期资清册2各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册

九、老师业务部门分类号序号类目名称保管期限1铁道工程系长期教务2马路与桥梁系长期处、JS老师3建筑工程系长期各系业务4机电工程系长期部5基础课部长期

十、声像类部门分类号序号类目名称保管期限11照片长期12录像带长期13录音带长期各部SX声像14幻灯片长期门磁盘长期15影视胶片长期16光盘长期17

十一、实物类部门分类号序号类目名称保管期限11奖状长期各部12奖杯长期实物SW门13奖牌长期14纪念品长期

十二、人物类部门分类号序号类目名称保管期限各部11历届院（校）领导长期RW人物门12副高级以上技术职称长期其次部分不归档的文件材料

1、上级机关普发供参阅，不办理的文件材料

2、上级机关发来供工作参考的抄件

3、上级机关征求看法未定稿的文件

4、重份文件

5、无查考利用价值的事务性、临时性文件

6、未经会议探讨，未经学校领导批阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最终稿除外）

7、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料

8、无特别保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性看法的人民来信

9、学校内部相互抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等

10、本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料

11、为参与目的从各方面收集的文件材料

12、非隶属机关抄送的不须要办理的文件材料（以上某些方面假如须要，也可选择作资料暂存）第三部分归档时间

1、党群、行政的文件资料按自然年度立卷，次年的6月前归档

2、财会类档案按自然年度立卷，在财务处保存一年后归档

3、教学档案按教学年度立卷，可在次年的寒假前归档

4、科研、基建类档案在项目完成后两个月归档

5、仪器设备类、随机文件材料在开箱验收后两个月内归档，管理运用修理和改进中形成的材料在次年6月底归档

6、声像档案伴同各类材料一同归档

7、实物档案随时归档由于各部门都具有较强的专业性，我们编制的文件中确定有遗漏或存在不少问题，恳请各部门领导和老师提出珍贵的修改看法档案室2008年4月11日4学院纪委会议记录长期长期5学院党纪案件的调查材料、处理看法、确定及上级批复6群众来访及处理看法短期部门分类号序号类目名称保管期限长期1上级关于组织工作的文件材料（有关本院的可长期保存）2学院组织工作支配、总结、重要报告及上级批复永久学院党员、干部统计报表、党的组织机构设置、分布材永久3料学院干部的工资、考核和职务任免的报告、批复、通知4永久及其考察材料5学院科级以上干部名册永久党委6学院关于组织干部工作的规定、条例、制度长期组织DQ13组织7学院有关落实政策、干部离休材料长期部8学院各总支、支部的建立、改选报告及审批材料长期党的组织发展工作支配、总结、报告及入党、转正、延长期9期退党材料10党员名册、各总支、支部委员名册永久11党员组织关系介绍信存根、党费收支存根长期12学院关于党的思想建设、作风建设、党校教化材料长期优秀党员、优秀党务工作者、先进支部的确定、名单和长期13先进事迹材料，党员处分材料1上级关于宣扬教化工作、教职工思想政治工作的文件长期党委2本院宣扬教化、思想政治工作支配、总结、报告长期宣扬DQ14宣扬3教职工政治理论学习的支配、总结长期部4反映本校重大活动的剪报及图表、照片永久1上级有关学生思想政治工作的文件资料长期2学院学生思想政治支配、总结长期有关学生思想政治工作通知、确定、状况反映及调查材学工3长期学工部料DQ15部4各系部学生政治工作人员名单长期5学生素养教化领导小组的成立及相关会议记录长期6外界对学生的表扬感谢或反映的问题信长期1上级有关工会工作的文件材料长期2学院工会工作支配、总结、统计报表、机构设置永久3学院工会会员代表大会文件（通知、名单、报告、决议、永久选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件等）学院工会及教职工参予民主管理、监督工作的规定、条工会DQ16工会4永久例方法及有关材料5工会奖惩有关的材料、名单长期6学院工会委员会记录、纪要长期7学院基层工会干部名册、会员名册长期8教职工生活补助规定、方法、申请及批复长期9教职工福利工作规定、方法及有关材料长期10教职工文体生活支配、支配、总结短期

（1）学院教职工代表大会会议通知、日程；主席团、代表、列席代表名单；领导讲话、工作报告、记录、纪要、永久决议、总结；侯选人名单及状况介绍；选举方法、选举结果及上级批复11

（2）大会发言、会议简报、提案及办理状况、会议记长期录

（3）会议探讨未通过的文件、工作人员名单、选票式短期样、代表证12家委会工作有关材料长期部门分类号序号类目名称保管期限1上级关于共青团、学生会工作文件长期学院团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举永久2结果、领导讲话、大会发言、大会通过的文件）3学院共青团工作支配、总结、统计报表、机构设置永久4学院团委会议记录、纪要长期5团员名册、团干名册永久团委有关青年入团、离团、退团材料及名单长期6团委DQ17团委7团委奖惩材料，名单长期9学生会工作文件材料长期团委组织的团干训练、团课教化、理论学习、文体活动、长期10学问竞赛等活动材料11学生组织参与的各种学会、社团文件材料长期学生勤工俭学、社会实践、社会公益劳动有关材料、图长期12片13社团组织及学生会编辑的内部刊物、小报、简报长期

二、行政类1上级有关高校行政管理综合性文件（针对本院的永久）长期2上级有关文秘、信访、信息、通讯等文件长期3学院发展规划、年度工作支配、总结永久4学院大事记、历史沿革、概况介绍、校史、年鉴永久5院务委员会的组成、分工等材料永久院务会议、院长办公会议及其它综合性行政会议记录、纪永久6要7全院性教职工大会会议记录、纪要、长期院长行政综8领导讲话、发言稿长期XZ11办公合9学院综合性统计报表永久室10学院及院属各单位启用新印章材料及旧印实物永久11学院综合性制度、规定、条例、方法、报告永久12学院有关全院性工作调查、评估及阅历总结材料永久13重要的信访及其处理材料长期14校务公开有关材料长期15学院收发文登记簿永久16学院领导带班巡察制度有关材料长期17校庆、校友工作材料长期18全院性非编制机构所形成的材料长期永久19上级对我院的表彰及媒体反映报导的报纸、刊物、照片20介绍信存根短期1上级有关监察、审计工作文件长期监察XZ13监察、审2监察、审计工作支配、总结、调查报告长期审计计3监察、审计工作统计报表长期室4违反政纪、财纪的单位、个人查处材料及处分确定长期上级有关公安保卫工作的文件1长或短期2平安保卫工作的规定、条例、方法长期平安XZ14平安保3平安保卫工作调查报告永久保卫卫4平安保卫工作支配、总结、统计报表永久处长期5师生员工案件侦察、调查、处分结论材料及上级的批复6学院要害部门的平安保卫、消防工作文件短期部门分类号序号类目名称保管期限1上级有关人事工作的文件长期2人事工作支配、总结永久3人事会议记录、调资会议记录、评职会议记录永久4教职工花名册永久5各种人事、劳资统计报表永久永久6学院组织机构设置、撤并及人员编制支配、报告、批复7学院人事、劳资工作规定、条例、方法、统计报表等长期永久8教职工队伍建设、师资培育的管理、支配、规定、、总结9教职工进修、支配、支配长期教职工队伍建设、培育的支配、规定、管理、总结各级职称评定及资格评审方面的规定、条例、审批表、申长期10报表等人事人事11有关调资方面的报告、报表、名册及上级批复永久XZ12处有关教职工录用、聘任、转正、定级、考核方面的管理、12规定、方法、申请表、审批表、批复、通知、名单、报长期表等有关教职工调动工作（调入、调出、内部调动）的规定、13方法以及申请、报告、批复、商调函、调令等各方面材长期料教职工退职、退休的规定、条例、报告、批复及离退休长期14职工管理材料15有关教工评残、工伤、死亡、抚恤方面的文件材料长期16有关聘请校外兼职老师的规定、方法及名单长期运用零散工、合同工、临时工及聘用本校退休教职工的长期17规定、方法、名单、合同等18教职工奖惩方法及材料、名单长期20学院有关劳保、福利、探亲方面的规定、方法长期21学院职称评审委员会工作材料长期长期22教职工行政（包括校内）、工资关系转移证、介绍信存根23教职工到职、起薪、离职、停薪通知单、存根长期24学院安排来校的毕业生报到证、派遣证长期1上级有关后勤工作文件长期2学院后勤工作支配、总结、会议记录长期3学院关于后勤、伙食工作的规定、条例、方法长期学院关于固定资产管理、供应方法及财产清册、统计报4永久表学院关于房屋、水电、暖气、自然气管理的规定、条例、5长期方法及收费标准6后勤各种承包合同、协议、考核方法、批复永久后勤后勤XZ15处7学院医疗、保健、卫生、支配生育工作的支配、总结、规长期定、条例、公费医疗管理方法、领取独生子女证名册学院房改委员会名单，房屋管理、调配运用等规定、方长期8法教职工住房安排条例、方法、名单、合同关于校内绿化、环境爱护等工作的规划、支配、总结、管短期9理方法10防震、防汛、三废治理工作文件材料短期11师生员工健康状况调查材料及统计表永久部门分类号序号类目名称保管期限1上级有关档案、图书、信息、网络工作的文件长期档案2学院档案、图书、信息、网络工作规定、条例、方法长期室、3学院档案、图书、信息工作支配、总结、会议记录长期XZ16图书学院图书馆概况、发展规划、藏品书目、经费决算、统档案、图书、4永久馆、计报表、大事记信息信息5学院图书、资料订购、管理及过刊处理材料长期中心6学院档案全宗介绍、统计报表、永久学院档案移交书目、销毁清册永久7上级有关学生工作的文件长期12反映本校重大活动的剪报及图表、照片永久学院学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举长期3结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）4有关辅导员、班主任队伍的选拔、管理文件及名册永久学生5学生工作会议记录、工作、支配、总结长期学生XZ17处学生公寓管理的规定、条例、方法及表彰长期67军训工作支配、总结及有关资料长期8毕业照永久9奖学金、助学金、助学贷款、名册、卡片永久综合素养学期评定表长期10

三、教学类部门分类号序号类目名称保管期限上级下达的有关教学工作综合性文件材料长期1学院教学工作规划、支配、制度、总结、会议记录及有永久2关申报3学院编制的教学工作综合性的统计报表、大事记永久各专业培育目标、培育规格、学制等方面的规定、方法、永久4报告及上级批复5教学工作综合性的制度、支配、方法、条例永久JX11教学工作通报长期教务6综合7学生运动会秩序册、开幕、闭幕词成果册及相关照片长期处、各系长期8学生参与校外各类运动会及球类竞赛的人员名单及成果部、非学历教化的培训班、进修班材料，职业技能鉴定及社接着9长期会考试教化长期10部、.各系（部）教研室会议记录，工作支配总结及任免材料督导11教学督导室有关文件及督导室成员长期室上级及学院有关学科、专业设置及试验室建设方面的材1料长期永久JX12永久2学科、专业试验室论证、评估、申报、审批、检查材料学科与试验永久室建设3学科、专业、试验室建设发展规划、支配、总结、简报学科、专业、试验室建设统计报表永久45有关试验室管理的规章制度及其它材料长期1上级及外省有关招生工作的文件材料长期招生工作支配、总结、规定、方法、请示报告及上级的长期2批复招就招生工JX133招生简章、专业介绍、专业书目及招生宣扬材料长期处作新生录用审批表（录用名册）永久45委培、代培、自费生合同、协议长期6招生宣扬品、总结、录用通知书和入学通知书样品短期部门分类号序号类目名称保管期限1上级有关学籍管理方面的文件长期2学籍管理制度、方法、规定、条例长期3新生入学登记表永久4在校学生名册永久教务学籍管JX14学生学籍卡（登记簿）永久5处理6学生成果总表永久学生学籍变更材料（包括升级、留级、休学、复学、转长期7学、转专业、退学等报告、方法、规定及处理结果）学生奖惩材料及名单长期81各专业教学支配大纲永久教务课堂教JX152各专业课程建设要求及支配表、教学进度表、校历长期处、学与教学实3各学科专业试题库、标准答案长期4老师典型教案、重要备课记录长期各系践教学实习、生产实习支配、总结、大纲、实习指导书、有部5短期代表性的实习报告6社会调查、社会实践支配、总结及有关材料短期7老师工作量短期1上级有关教学改革、教学探讨、教学质量评估材料长期教务2教学工作改革、探讨材料长期处、JX16教3教学质量评估、教化法探讨材料长期高职学探讨与教4教学观摩、教学阅历沟通材料长期探讨学质量评估5教学检查、调查及教学质量评估材料长期与督6教学评优工作支配、总结、方法、表彰确定长期导室7教学优秀奖申报、审批材料长期1上级有关毕业生安排、就业、毕业证管理的文件材料长期2毕业生工作支配、总结、规定、条例长期招就3毕业生供需合同、协议长期处、毕业生4毕业生安排方案、调配、派遣名单，结业证永久JX17教务5毕业生验印登记表及有关材料永久处6毕业证、派遣证存根长期7毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期1上级关于教材工作的文件材料长期2学院教材建设、编审等规划、支配、会议纪要长期教务3各系、专业运用教材书目长期处、JX18本院自编、主编教材、教学指导书、实习指导书、习题各系教材4长期集部5其它有保存价值的自编教学参考资料短期6本院教材工作评奖材料长期

四、科研类部门分类号序号类目名称保管期限上级有关科技方面的文件长期12科研行政、支配、成果、经费管理文件长期高教3申报科研基金及有关的批复长期探讨KY11科研成果永久4室5获奖成果永久6学会、协会的纪要及有关文件长期

五、基建类部门分类号序号类目名称保管期限1上级有关基建工作文件永久本院有关征用土地的请示、报告及上级批文、土地证、征2永久基建地拆迁合同、补偿协议书综合JJU办3本院有关基建工作规章、制度、条例、方法永久4本院基建总体规划、校区平面图、坐标位置图永久5本院有关地质勘探、地形测量材料长期6本院水、暖、电、气管道分布图长期7本院校内土地管理及临时建筑材料永久8本院基建工作统计报表长期9本院基建工作支配、总结长期工程管理1工程申请报告、上级批文永久JJ12文件2规划定点平面图永久3施工执照（新建建筑许可证）永久4招标、投标、中标文件及承包合同、协议书、永久5监理文件永久6主要材料消耗、器材管理长期7交付运用的固定资产清册永久8工程概况介绍长期9产权证书永久1工程地质勘察报告书（包括工程地质图）永久

[1]开工报告、工程技术要求、技术沟通图纸会审纪要长期

[2]施工组织设计、施工方案、施工支配、施工技术措施、长期施工平安措施、施工工艺

[3]原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期

[4]建筑材料试验报告长期

[5]设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批长期

[6]土建施工定位测量地质勘察长期

2.土建施

[7]土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图长期工文

[8]隐藏工程验收记录长期件

[9]工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故长期处理报告

[10]分项、分单位工程抽量检查、评定长期

[11]交工验收记录证明、工程签证单长期长期

[12]竣工报告、竣工验收报告工程技术JJ13

[13]装修文字材料长期

[1]开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

[2]设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

[3]焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录、工程签长期

3.设证单备及

[4]隐藏工程检查验收记录长期管线

[5]强度、密闭性试验报告长期安装

[6]设备调试记录长期施工文件

[7]施工安装记录、安装质量检查、评定事故处理报告长期

[8]系统调试、试验记录长期

[9]管线清洗、通水、消毒记录长期

[10]管线标高位置、坡度测量记录长期

[11]中间交工验收记录证明、工程质量评定长期

[12]竣工报告、竣工验收报告长期

4.电

[1]开工报告、工程技术要求、技术沟通、图纸会审长期气、仪

[2]设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代长期表安装用审批施工文

[3]调试、整定记录长期件

[4]性能测试和校核长期

[5]施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告长期

[6]操作、联动试验长期

[7]电气装置交接记录、工程签证单长期

[8]中间交工验收记录、工程质量评定长期

[9]竣工报告、竣工验收报告长期5重大质量事故处理看法长期1施工总结长期2竣工报告、竣工验收报告长期3竣工验收会议有关文件长期竣工验收JJ144工程竣工验收证明永久5工程质量评审材料永久6工程竣工图纸永久1财务支配、年度支配、器材管理短期基建财务工程概算、预算、决算，交付运用的固定资产，审计文JJ152永久件1支配、报告及批复永久改建、扩JJ162预决算永久建、加固、修3设计文件永久理、协助工程及设备4竣工图永久

六、仪器设备类部门分类号序号类目名称保管期限上级有关仪器、设备（包括外资贷款项目）、物资方面长期1的文件材料2仪器、设备、物资及外资项目管理工作规定、方法长期SB11综合3设备工作支配、总结、统计报表长期资产4仪器、设备购置支配、报告及经费安排方案长期科、仪器、设备订货、供应、安排、调拨、报废等方面的综长期试验5合性登记表、移交清册室、1申购报告、支配、论证报告（论证会文件、记录）长期后勤2匕级或主管领导批复和准购批示长期处仪器设3定购合同、会谈纪要、记录、招标长期SB12备项目4进口设备过程中有关商务文件长期5开箱记录及装箱单长期6安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单长期。