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文本内容:
行政印章管理制度(-)总则
1、为维护**糖业有限责任公司(以下称糖业公司)行政印章刻制、保管,以及使用的合法性、严肃性和安全性,避免行政印章管理不规范行为,保护企业合法权益,特制定本制度
2、本制度适用于糖业公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、财务报表、统计报表、签订的合同、协议、外办业务及其他需要使用行政印章的文本等
3、糖业公司董事长对使用的行政印章可授权总经理审批,总经理对其分管的行政印章有使用审批权、监督管理权,可授权管理人对印章进行管理
4、糖业公司综合部对使用的行政印章有监督管理权,对印章管理人有建议奖励权及处罚权
(二)印章的刻制和启用
1、行政印章的刻制由行政印章管理人根据工作需要提出申请(因机构变动需刻制新印章时,更换旧印章须凭旧印章原样),经本制度第三条授权人同意,报公司总经理、公司法务部批准后,由综合部负责办理
2、行政印章启用前,应下发启用通知,注明启用日期、发放单位、使用范围及启用印模,并做好戳记,留样保存,以便备查
(三)印章的领取和保管
1、启用行政印章时,由行政印章管理部门负责人领取,并由总经理授权的行政印章管理人保管,不得转借他人
2、行政印章管理人下班前应检查印章是否处于密封状态,并将印章妥善保管;上班后应首先检查所保管印章有无异样,若发现意外情况应立即报告
3、行政印章管理人因故(休假)暂时不能履行职责时,授权人应指定代管人,管理人向代管人做好交接工作,安排用印时注意事项管理人重新履行职责时,代管人应向管理人做好交接工作
4、行政印章管理人离职时,对行政印章管理情况应做好移交工作,办理移交手续后方可离职
5、行政印章管理人必须遵守用章保密规定,严格按照规章用印印章使用人拒绝审核用印内容或未按程序批准的,印章管理人可拒绝用印,并报告审批人处理
6、糖业公司行政印章使用登记台账、使用审批表、带章外出使用审批表、封装袋作为用印凭据,由印章管理人于当月月末送交档案室保存
(四)印章的使用
1、行政印章的使用范围
1.1以公司名义发出的公文,凭公司法定代表人或其授权人签发批准的文件原稿用印
1.2对外签订的合同或协议,按合同管理规定审批程序用印
1.3公司对外报送的各类报表及其他需用公司行政印章的文本等,须按规定办理用印签批手续
1.4使用印章时,盖章位置准确,印迹端正清晰,印章的名称与用印件的落款要一致,不得漏盖或多盖
1.5介绍信、便函、授权委托书要有存根,要在落款和骑缝处一并加盖印章
1.6公司签订的合同、协议、业务报表及其它用印文本,须在合缝处加盖骑缝印章
1.7公司使用的存根类介绍信、便函、授权委托书等文本要履行审批手续,有总经理签批后用印,禁止在空白纸、空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书等空白文本上加盖印章特殊情况确需用印时,由使用人书面申请,经印章审批人批准后方可
2、行政印章管理人职责
2.1认真履行其管理职责,确保用章手续完善并妥善保管,不得丢失,须当月月末交档案室保存
2.2行政印章管理人建立印章管理登记台帐,认真履行用章手续,按设计的台帐格式内容填写,统一编号进行登记,不得错登或漏登并告知用章人行政印章使用须知
2.3行政印章管理人要经常追踪行政印章所在位置,及时向印章审批人进行汇报
2.4坚持原则、不徇私情,严格执行印章使用审批手续,印章不使用时保持密封状态未经批准使用行政印章所引发的后果由印章管理人承担全部风险责任
3.5行政印章审批人暂时不能签字的,可经电话或短信请示审批人,批准后方可使用印章管理人应在印章使用台帐上登记联系时间,事后审批人应在印章使用审批表上及时补签
4.6不经总经理授权,不得将行政印章交他人代管,需交他人临时代管时,由公司总经理书面指定代管人,并履行书面监交手续,印章管理人将监交手续当即归档
5.7公司需要更换行政印章管理人,应当书面通知公司法务部,由公司总经理办理印章管理授权责任书,由公司综合部履行监交手续,印章管理人将监交手续当即归档
3、行政印章使用人职责
3.1印章使用人因公使用行政印章时,首先填写行政印章登记台账和印章使用审批表,详细填写印章名称、使用事由、使用单位、使用时间、本人签字等,有行政印章管理人找分管领导、行政印章审批人签字行政印章审批人因出差或不在暂时不能签字的,可经电话或短信请示审批人,批准后方可使用
3.2行政印章使用人用章申请事由有误或不按实际工作业务事由,因公为企业以外的任何单位及个人使用印章所引发的一切不良后果,印章使用人应承担全部风险责任
3.3行政印章使用人因工作需要到本县有关单位和部门用印时,在严格履行审批手续的前提下,由行政印章管理人与印章使用人一起直接到该单位或部门用印,不得由印章使用人自己带章外出特殊情况下,须经行政印章审批人指派一名代管人一同前往办理,并履行正常用印审批手续
3.4印章使用人因工作需要带行政印章到外地使用时,原则上由行政印章管理人一同前往用印行政印章管理人因故不能前往时,有行政印章审批人指派一名代管人一同前往办理,印章管理人在同临时印章代管人交接时要按照上述有关条款对其辅导印章外出使用方法和要求,并履行正常用印审批手续特殊情况下,没有必要随同前往时,行政印章管理人应将详细情况汇报给行政印章审批人,经行政印章审批人批准后,严格要求印章使用人履行用章手续
3.5印章使用人带行政印章外出前,应详细填写行政用章登记台账、行政印章使用审批表,注明预期返回时间,在预期没有返回时,应联系印章管理人说明情况,预计下次返回时间;在履行完正常手续后,经审批人签字或电话短信批准后,认真阅读熟知行政印章告知书,检查行政印章封装袋是否密封完整,查看带章外出使用审批表、行政印章告知书、备用密封袋、拆封印章专用章是否齐全,方可带走
3.6行政印章使用人单独带章外出期间,应履行印章管理人的职责,保管、使用好行政印章;严禁在空白纸、空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书等空白文本上加盖印章,严禁用行政印章办理与工作无关的业务特殊情况确需用印时,由使用人电话或短信申请,经印章审批人批准后方可否则,所引发的一切不良后果,印章使用人应承担全部风险责任
3.7行政印章使用人单独带章外出办理业务使用行政印章时,应与行政印章管理人进行视频或电话短信联系,说明业务种类,填写带章外出使用审批表、密封袋启封时间、使用人;并在两人及以上人员面前,打开密封袋取出印章使用,请在场有关人员签字证明;使用完毕后,应立即用备用密封袋密封盖印,填写封装时间
3.8行政印章使用人单独带章外出办理业务使用行政印章时,应认真执行行政印章使用流程,保留使用记录,完善使用手续否则,所引发的一切不良后果,印章使用人应承担全部风险责任
3.9行政印章使用人单独带章外出返回本地后,应立即联系印章管理人,当天交接行政印章,不准过夜,不准私自长时间携带,严禁带回家中
4、印章审批人职责
4.1糖业公司行政印章使用审批权由公司董事长授权总经理签批
4.2印章审批人对其审批使用的行政印章负领导责任,对印章刻制、授权、启用、使用、管理、审批等环节要严格把关
5、印章审批人出差在外时,对于行政印章管理人的电话或短信汇报申请,应及时回复,以便于开展工作
6、行政印章实行用印登记审批制度,按设计的印章管理授权责任书、印章使用审批表、用印登记台账、带章外出使用审批表、行政印章告知书、印章封装袋、拆封印章专用进行使用
7、公司更换印章管理人,由公司总经理办理印章管理授权责任书
(五)责任追究
1、在行政印章管理使用过程中,因管理不到位,使用不当、监管不力等造成不良后果和经济损失的,按本制度规定的相关条款追究责任
2、印章审批人对印章管理人未按规定授权或未签发行政印章管理授权责任书的给予200元罚款
3、印章管理人未经批准或未按规定办理监交接手续,擅自将行政印章转交他人代管的,给予200元罚款
4、印章管理人不经总经理批准,在县城内用印未与使用人一起到该单位或部门用印的,给予200元罚款,并承担由此造成的一切损失
5、印章管理人(印章代管人)在印章管理期间所发生的印章管理风险应负全责印章管理人没有对印章临时代管人进行辅导培训的,给予100元的罚款;印章临时代管人在印章代管使用过程中未按制度要求进行使用的,视其情节给予印章管理人100元以上的罚款;印章代管人回来后如果不及时与印章管理人办理交接手续的,给予100元的罚款;印章临时代管人将印章随意转交他人保管或挪作其他业务使用的,视其情节给予200元以上的罚款;给企业造成不良后果及经济损失的,视情节给予调岗、停岗、下岗处理
6、印章管理人(印章代管人)对未经领导批准在空白纸、空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书等文本上加盖印章的;或者滥用职权与印章管理人串通一气,为本人或他人非法用章,给企业造成不良后果及经济损失的,给予1000元以上的罚款,并视情节给予调岗、停岗、下岗处理,且应赔偿由其失职行为所造成的全部经济损失;构成犯罪的移交司法机关依法处理
7、行政印章使用人未按规定履行用章手续的,应承担所引发的一切风险后果
8、行政印章使用人用章申请事由有误或不按实际工作业务事由,因公为企业以外的任何单位及个人使用印章,给企业造成不良后果及经济损失的,给予500元以上罚款;并视情节给予调岗、停岗、下岗处理,且应赔偿由其失职行为所造成的全部经济损失;构成犯罪的移交司法机关依法处理
8、行政印章使用人单独带章外出期间,在空白纸、空白介绍信、空白便函、空白证件、空白授权委托书等空白文本上加盖印章者,给予500元以上罚款;并视情节给予调岗、停岗、下岗处理,且应赔偿由其失职行为所造成的全部经济损失;构成犯罪的移交司法机关依法处理
10、行政印章使用人单独带章外出返回本地后,没有及时与印章管理人联系,长时间不交接、私自带回家过夜者,给予200元以上罚款,并视情节给予调岗、停岗、下岗处理
11、行政印章使用人单独带章外出办理业务使用行政印章时,没有与行政印章管理人进行视频或电话短信联系,没有说明业务种类,没有填写带章外出使用审批表、密封袋启封时间、使用人;没有在两人及以上人员面前使用,没有请在场有关人员签字证明;使用完毕后,没有立即用备用密封袋密封盖印,填写封装时间者,给予印章使用人300元以上罚款,并视情节给予调岗、停岗、下岗处理
12、印章审批人未按本制度行使审批权,给予200元以上的罚款;给企业造成不良后果的,给予降级、降职处分;给企业造成经济损失的,应负连带经济赔偿责任和法律责任
(六)附则
1、本制度自下发之日起实施,以前下发的印章管理制度与本制度不一致的,按本制度执行。