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档案管理制度1目的保证和维护档案的安全、完整,提高档案的利用价值,充分发挥档案的服务功能2范围本制度适用于公司档案的收集、保管、整理、立卷、归档、查阅、借阅和销毁工作3职责办公室统一归档和管理公司档案各部门指定专人负责本部门的档案资料收集、保管和移交归档工作部门主管领导、行政总监、总经理负责逐级批准档案的查阅、借阅和复印总经理批准档案的销毁4规则
4.1确定归档范围
5.
1.1公司应归档的档案资料包括a.公司在日常工作和培训活动中形成的有保存和日后利用、参考价值的文书资料、资料、教育资料、图片和声像制品b.上级部门发来的与公司有关的决定、决议、指示、批匆、命令、条例、规定等文件材料c.公司对外的正式发文以及与有关单位来往的文书d.公司对内进行管理、规范事务的正式发文e.重要的会议材料,参加上级部门会议带回的会议材料,公司内部会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议纪要和会议记录等f.公司的各种工作计划、总结、报告、统计报表、简报及合理化建议等g.公司与有关单位签订的合同、协议书和有关法律文书等文件材料h.公司关于员工劳动、人事、工资、福利方面的文件材料以及对员工奖励、处分的文件材料
1.公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的报道、照片、录音、录像等j.公司档案还包括声像资料照片档案新闻、科技、艺术照片,由原版、翻版底片、照片、文字说明构成;影片档案原版底片、拷贝及文字说明;录音档案唱片、录音带;录像档案政治、经济、科技、文娱、广告活动k.公司档案电子资料以上相应归档的电子资料
4.
1.2公司下列文件材料可不归档a.有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料,任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;b.本公司文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性来信、来电记录,公司内部互相抄送的文件材料,公司负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;c.非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料;d.其他社会组织抄送不需本公司办理的文件材料•e.其他不需归档的文件材料
4.2档案的归卷公司各部门要坚持档案资料的平时归卷工作
4.
2.2公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职档案人员归卷
4.
2.3各部门对处理完毕或批存的文件资料,由专•(兼)职档案人员按类别、时间进行整理、编页、保存,集中统一保管,建立对应的《归档文件目录》,包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注专(兼)职档案人员每月对15号前对整理保存的上月文件及对应的《归档文件目录》放入保存文件卷夹内,并将《归档文件目录》电子版发送办公室备案
4.3档案的移交
4.
3.1每年3月10口办公室发出移交档案通知,并确定移交顺序,各部门档案人员按顺序将本部门整理保存的上年资料于移交公司办公室,并办好交接签收手续进行移交的档案,由各部门档案管理员将《归档文件目录》打印后,交办公室由移交人、接收人及办公室主任签字,并注明移交时间
4.
3.3移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,一式两份,移交方和接收方各一份并保管
4.4档案的收集
4.
4.1办公室确立归档范围、归档件号、保管期限
4.
4.2对遗缺不全的档案,采取不同措施,积极收集齐全
4.
4.3凡公司缮印发出的公文(含原稿、正件和附件)一律由办公室统一收集管理
4.
4.4一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集立卷
4.
4.5公司人员外出学习、调查研究、参加上级部门召开的会议等活动,必须将相关文件资料向办公室移交归档
4.
4.6公司召开会议,由会议主管部门将会议主要内容形成会议纪要,连同会议材料、声像档案等,须在会议纪要形成时,向办公室办理移交归档手续
4.
4.7声像档案的收集应在声像资料形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档产品、设备、基建、科研等方面的文件材料,在任务完成后或告一段落时组成保管单位,由项目负责人审定签字后归档
4.
4.9产权方面的文件材料,在工作进行完毕或文件正式生效后归档
4.5档案的立卷
4.
5.1公司档案年度立卷工作由办公室负责统一规范立卷,保证案卷质最,各相关部门专(兼)职档案人员配合,共同做好档案的立卷、组卷、编目工作公司档案资料分类组卷由办公室统一规范,具体的分类标准为先大类(党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理)、后部门,具体科研成果资料单独立卷编号
4.
5.3案卷质量总的要求是遵循文件资料的形成规律和特点,保持文件资料之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用a.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整b.在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也可随同绝密文电立卷c.卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依次序排列在一起,即批复在前,请示在后正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列d.卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右下角,背面的左上角打印页号e.永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内目录填写的字迹要工整卷内目录放在卷首f.有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内若有情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责备考表应置卷尾g.案卷封面,应逐项按规定用中性笔书写,字迹要工整、清晰h.案卷装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订
1.案卷各部分的排列格式卷内文件目录一一文件一一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存
4.
5.4声像档案的整理、归档,包括分类、组合、排列和编目,使其系统起来,便于保管和利用a.文字说明基本内容包括事由、时间、名称、地点、人物、背景、作者(摄影者)、可靠程度、有效性等因素,划定保管期限b.编写文字说明要求准确提示档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明录音带、录像带、摄像带、光盘按案卷编写文字说明一组声像资料联系密切的应加文字说明文字简洁、语言通顺时间用阿拉伯数字表示c.分类、编号照片档案按年代、问题分类同一类的照片按时间顺序编号,同时填写其底片号底片在全宗内编流水号格式全宗号一一流水号录音带、录像带、摄像带、光盘按年代一一问题分类,按内容编号同一内容分录几盘的应视为一个案卷,编一个案卷号,然后每盘再依次编排序号编注与其他载体档案相联系的参照号格式(档案形态)档号/(档案形态)档号d.编制格式照片编制采用横写格式其格式为照片/底片号一文字说明一参见号一摄制时间一摄制者录音带、录像带、摄像带、光盘的编制格式在盒套上置标注页,按要求逐项填写e.案卷要求将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷,集中编放卷内目录照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;录音带、录像带、摄像带、光盘以盒为单元填写卷内目录卷内备考表,用于说明卷内声像材料的整理、变动情况
4.
5.5电子资料档案目录a.部门依据公司机构图进行部门电子档案的分类,形成电子存档目录;b.类别先大类(党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理)、后部门;c.文件名称内容名称+建立时间+文件编号
4.6档案的保管
4.
6.1档案库房每天检查一次,做到门、窗、密集架牢固无损,非工作时间将库房门、窗关严锁好,并切断库房电源
4.
7.2库房内严禁吸烟,禁放易燃物品,注意清洁卫生,消防器材定期检查,做到“八防”防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防鼠、防霉、防光
4.
6.3库房内备有温度计和湿度计,每天按时记载库内温度和湿度,并选择有利时机通风
4.
6.4公司档案实行计算机监控管理,实现档案管理的规范化、自动化、现代化
4.
6.5公司档案室应当加强档案的管理和利用,定期对档案的价值进行鉴定,对密级的变更和解密根据公司《保密制度》的规定执行
4.
6.6声像档案在保管期限内须进行定期检查,防止档案的变质、退磁对重要的声像档案应制作光盘保管严禁私自撤销、清洗、消磁和修改电子档案在保管期限内须进行定期统一传至公司服务器上,由计算机管理员进行加密保存,定期进行备份保存一式三份分别为光盘刻录备份、服务器硬盘备份、电脑分区保存
4.7档案的查阅、借阅、复印
4.
7.1档案查阅的批准人普通档案由部门主管领导审批;秘密级档案由行政总监审批;机密级档案由总经理审批;绝密级档案由董事长审批
4.
7.2原则上公司档案原件概不外借,如因工作需要确需外借带出档案室的,经本部门主管领导审批后,普通档案由行政总监审批,秘级档案由总经理审批对常用的档案资料,档案室可提供复印副本供借阅,副本在使用部门使用完毕后,应及时交还档案室;不能交还的,须书面说明原因
4.
7.3借阅档案者必须爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导否则,追究当事人员责任,违犯法律者以法追究
4.
7.4声像档案一般不得借阅在不影响保密的前提下,经总经理批准可用于公司内部学习、对外宣传借用中造成损坏,由借用单位负责赔偿
4.
7.5外单位借阅档案,应持有单位介绍信,经芾事长、总经理批准后方可借阅,且不得带离档案室其摘抄内容须经董事氏、总经理同意且审核后方能带出
4.
7.6借阅期限最长不得超过两星期,到期必须归还,如需再借,应办理续借手续
4.
7.7严禁未经允许私自对档案资料进行复印和复制借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需借阅部门负责人书面请示,并根据保密级别由行政总监、总经理或董事长审批,参见
4.
7.
14.8档案定期检查与鉴定行政总监定期组织办公室档案人员、与拟鉴定档案相关业务部门主管及其部门档案人员组成档案鉴定小组对档案重新进行检查,做出鉴定
4.9档案的销毁
4.
9.1经鉴定,对失去利用价值和保存价值的档案,需要销毁的由鉴定小组提出意见,填写《档案销毁审批表》(见附表),经公司总经理审批后销毁,未经鉴定,任何人不得随意销毁档案《档案销毁审批表》需注明销毁档案目录、总经理签字、档案人签章、监销人签字、销毁时间
4.
9.2销毁档案时,耍有两人以上监销,监销人员在销毁前应认真清点核对,销毁后,在《档案销毁审批表》上签字,《档案销毁审批表》列入档案永久保存
4.
9.3保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者应单独抽出立卷,直到事项完结时为止
4.
9.4公司在档案销毁过程中,应采取严密管理措施,防止档案失密和泄密5相关文件《保密管理制度》6记录《档案借阅登记表》、《档案查阅申请表》、《档案复印申请表》、《归档文件目录》、《档案销毁审批单》。