技术资料归档及文件管理制度

技术资料归档及文件管理制度1适用范围研发部内部所有文件及档案管理2目的1）为加强技术创新项目、文件的归档管理工作，保证和维护档案的安全、完整，提高档案的利用价值，充分发挥档案的服务功能，特制定本规定2）研发部对项目及文件档案管理工作，要实行分级、分类体制3）本部门所管辖的相关项目结项后移交研发部保存4）本规定所称档案，是指各个通过评审立项项目的所有资料、发票（领料单）、合同及公司文件5）公司各部门和个人均有保护技术资料档案的义务6）研发部的档案工作要做好技术档案资料、文件的收集、保管、整理、立卷和归档工作3档案管理的机构和职责a）技术资料档案工作实行项目负责人收集保管，项目完成后统一归档的原则档案工作人员出现工作变动或离职，应将其经办或保管的档案资料向接办人移交，严禁擅自带走或销毁b）档案人员应当忠于职守，遵守技术资料、文件档案管理规定和保密制度，保守技术秘密，不得向有关人员泄露档案内容

4、档案管理范围

4.1技术资料、文件档案管理范围a）新产品新技术新工艺的研发技术资料、实验数据、费用支出情况、项目完成情况、结果评估；b）收集的所有提案；c）公司技术创新的规划；d）技术引进、转让方面的材料；e）公司下发的所有文件；f）其他具有利用和保存价值的文件材料

4.2归档范围a）公司对内进行科技创新管理文件和有关通知b）重要的会议纪要c）创新项目的所有资料d）公司与有关单位签订的技术合作合同、研发协议书等技术材料e）技术人员的分工、工资等方面的文件材料以及对技术员工奖励、处分的文件材料5档案的立卷1）各项目负责人要坚持档案资料的平时归卷工作2）各项目负责人对项目的技术资料、实验数据、领料单、研发产生费用发票定期整理统一保管3）研发部档案管理人员按要求及时归档保存，并与项目负责人做好交接签收手续6档案管理工作

6.1档案材料的收集1）确立归档范围、归档时间、保管期限

6.2档案的保管1）档案保管人员须做好档案资料的保护工作，做到“八防”防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防鼠、防霉、防光

6.3档案的鉴定从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值7档案的查阅、借阅1）技术资料、文件档案一般仅供在技术相关部门阅看，资料不可外传外借外传的须办理审批登记手续2）查（借）阅档案员工应根据申请内容进行查阅，对档案内容与本身工作无关的档案，一律不得查阅3）严禁未经允许私自对档案资料进行复印和复制4）借阅档案者必须爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导否则，追究当事人员责任，违犯法律者以法追究8档案的销毁1）对超过保管期限和确已失去价值的档案，档案工作人员应定期整理，进行销毁档案的销毁具体见《档案销毁程序》2）销毁前，应将需销毁档案在清单一一列明，报研发部主管领导审核，办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方可实施销毁3）档案资料的销毁由董事长、总经理审批，其他任何人不得私自销毁档案4）档案销毁时须有两人以上人员进行现场监督，并在销毁清单上签字确认该部门档案确已销毁不得一人单独进行档案的销毁9档案的移交所有内部资料以及相关项目技术资料，研发部保存期限为3年，超过3年的技术资料统一交公司档案室处理10附则1）本制度由研发部部负责制订、修改并解释2）本制度由技术总监批准本制度自发布之日起正式执行。