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外部沟通规则Q/JD-GF-QG-15D/11目的确保与管理体系有关的方针和目标在相关组织的各个层次上得到理解、贯彻和保持,在整个食品链中可获得充分的质量、食品安全、职业健康和环境管理信息,使管理体系目标得以实现2范围本企业生产经营活动中与政府主管部门、媒体、顾客、供应商、中介机构、学术团体、检验机构、供应链相邻企业等一切和本公司管理体系控制有关联的外部部门和个人以及日常沟通信息3职责总经理负责与政府机关进行沟通,负责与法律、法规和标准有关的内、外部信息沟通;质量管理部负责对检验和认证等机构、政府相关职能部门等进行沟通;生产部负责对其生产状态进行监控的政府机构和相邻企业及个人进行沟通;供应部负责对供方进行沟通;营销系统负责与媒体、顾客、各种渠道等进行内外部联络及信息沟通以及日常沟通和投诉;技术部、研发部负责与学术团体、研究机构进行沟通;财务部负责与税务机构及银行进行沟通;管理者代表负责与管理体系有关的企业外部沟通的全部过程公司各职能管理部门、项目,负责与分管职能相关的内外部信息的接收、传递、协商和处理4规则
4.1与外部进行信息沟通的范围a)外部有关公司及顾客的要求、投诉、抱怨和建议、意见;b)政府有关部门对公司的法律、条律、指示内容;c)公司对相关方(如供方、顾客)的联络、要求和提示;d)公司对政府机构、行业监管部门、学术团体及媒体的主动沟通;e)其他需要交流沟通的内容
4.2外部沟通交流的方法.可采用各种方式进行沟通,以有效为原则(对于重要的要求或信息,宜采用书面文件方式进行)沟通的方式可以是(但不限于)a)会议;b)电话、传真、信件;c)计算机网络;d)文件(如公文、会议纪要、通知、报告、记录等);e)简报、布告;f)现场办公;g)口头协商与交流
4.3沟通要求
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1.1信息沟通的具体接收承办者应将与外部沟通的相关内容记录在相关的表格中各类信息的内外部沟通、协商与交流要及时、准确;保证与信息有关的各方能在有效的时间内获得充分的相关信息涉及重要因素的信息,应统一报管理者代表处理、答复
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3.2外部的沟通诉求应及时传达到公司各职能归口管理部门,就各自分管职能有关的工作,应积极主动的进行内外部沟通、协商与交流;对有关信息要及时、有效的了解、收集、传递、协商和处理对于外部信息沟通的处理,形成处理决定后及时予以答复,不得因答复的拖延而造成对方不满意;需要文字答复应按要求进行答复
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4.3营销系统应对外部信息进行评审,以确定是否需要采取纠正措施,提出纠正措施要求并对执行情况进行验证遇到难以解决的问题,应立即提交管理者代表解决
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5.4信息要求一旦被沟通双方确认后,则该信息沟通完成,沟通双方应按约定的内容执行,执行完毕由双方确认与顾客的沟通,包括收集识别有关产品的安全质量/安全信息、合同的修改、顾客的要求及其满意程度、投诉和合同期满后的质量/安全回访等,按公司销售管理程序执行公司使用的法律、法规及其他要求,由公司各职能单位与相关单位及时沟通,并将信息通过各种方式定期公布公司的其他部门或个人收到部门有关适用的法律、法规和标准时,应及时传递到办公室统一处理
4.6程序
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7.1外部沟通诉求的确定
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1.1外部沟通对象其明确的要求通常外部诉求会有具体的内容,一般为a)产品的形态、内容及服务;b)对产品质量/安全和价格的特殊和一般的要求;c)产品的交付和支持服务;d)科技项目的交流和技术服务;e)人力资源培训和企业间的合作;f)科技只是咨询及媒体的推广宣传;g)第三方机构的检验和评审;h)服务部门的合作及要求;i)政府机构对适用国家法律法规的要求
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1.2沟通对象未明确的要求a)国家政策法律必须履行的要求;b)行业标准制定的具体规范;c)顾客未明示企业必须保证的企业标准;d)必须遵守的社会普遍道德规范;
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1.3企业主动的与外部沟通a)适用国家法律法规规定的有具体频次、时限规定的检验、评审事项及企业间、行业间沟通;b)公司生产状况变化、失控所引起的系列后果;c)向相关方宣传企业形象和产品;d)密切与政府间联系,了解法律法规和行业标准的变化以及科研动态、知识更新对外沟通要求的评审
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2.1评审的目的a)准确理解企业外部诉求,以期达成共识;b)在准确理解外部诉求的基础上,对其诉求转化为内部明确的规定;c)有效运用成熟的标准理论、工具、方法和外部资源,为本企业服务评审的时机a)对经常性的外部诉求提前进行评审;b)对随时产品的外部诉求及时进行评审;c)对所有外部诉求发生变化球进行评审;d)每年对发生的诉求进行总结下评审评审的分类a)按外部诉求发生的时间进行分类;b)按外部诉求所对应的企业部门进行分类5相关文件《销售管理程序》、《协商和沟通程序》6记录《客户投诉记录》《技术服务记录》《供应商联系记录》《客户联系记录》。