公司行政文件管理制度

公司行政文件管理制度1目的为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制订本制度2范围本制度适用于公司行政性文件收文、发文办理和文件传阅的管理行政性文件是公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文书，是公司进行管理运营活动的重要工具主要包括a）决议经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项；b）决定对重大问题或行动做出安排或决策；c）规章制度由公司制定或批准，规定某些事项或职权；d）通知传达上级指示，批转下级文件，转发上级、同级和不相隶属的文件，要求下级办理事项和需要周知或共同执行的事项；e）通报表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况；f）请示向上级请求指示和批准；g）报告向上级汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级的询问或要求；h）批复答复下级请示事项；i）函相互商洽，询问和答复问题，向有关部门或单位提出请求等；j）会议纪要记载会议主要精神和议定事项；要求与会单位或人员共同遵守、执行3职责办公室负责公司文件管理工作，协调各单位文件办理各个环节的有序连接，确保文件办理、传阅的及时、准确、安全和保密各单位负责本部门业务相关文件的拟稿、分发系统领导、总经理、董事长负责对文件的审批总经理、董事长负责文件的签发人力资源部负责人事任免类文件的编号、发文、存档4规则

4.1收文办理收文办理是对收到外部送达公司的文件、资料进行签收、拆封、登记、拟办、承办、催办、办复和归档等处理

4.

1.2收文登记送达公司的文件、资料如没有指定部门和个人的，应送办公室档案管理员签收业务部门应指定专人签收本部门的业务文件文件拆封后，应进行分类、登记、编号，填贴《收文（电）处理笺》后送部门负责人拟办办公室主任在《收文（电）处理笺》内提出拟办意见和时限要求，并附相关的背景资料、政策依据等呈送公司行政总监批示批办行政总监根据来文内容与职责权限，对呈报文件作出批示，由办公室传送相关系统领导或职能部门承办处理

4.L5承办承办部门根据领导批办意见和文件要求，进行文件的处理或执行文件要求；需要其它部门共同承办的，由主办部门牵头负责，协办部门积极配合承办部门认为不属于本部门承办范围的，要及时向公司领导说明事由，由公司领导重新批示办理反馈承办部门（人员）把文件办理完毕后，应及时将办理结果报告行政总监,并将收文及领导批办意见、办理情况送办公室档案管理员存档

4.2发文办理

4.

2.1发文办理是指公司对外发文或内部发文的处理发文办理程序主要包括拟稿、核稿、会签、审批、签发、编号、校对、用印、分发等拟稿、核稿

4.

2.

2.1根据部门职责或系统领导批示，由主办部门拟稿拟稿人拟稿完毕，按文件格式规范要求打印文件清样，填贴《发文呈批表》，经部门领导审核后，送办公室核稿如需相关部门会签的，应先送相关部门领导会签后，再送办公室核稿

4.

2.

2.2核稿重点是a）是否需要行文b）文稿内容是否符合要求c）文字表达是否清晰b）使用文种是否得当

4.

2.

2.3办公室应对文件体例、格式、行文规则等审核把关，对存在以下情况之一的，实行退文处理a）直送领导个人（领导交办专题事项和紧急突发文件除外）b）越级行文c）文件主旨表达不清，错漏文字严重d）未按领导批示行文e）主送，或抄报、抄送不当f）文件使用错误，“请示”与“报告”不分，或“请示”一文多事、“报告”夹带请示等g）不使用规定文件版头h）其它不符合行文规范的问题审批、签发

4.

2.

3.1办公室核稿后由拟稿人呈送公司系统领导按职责权限审批，呈报总经理、董事长审批的应在系统领导签署意见后呈送;重大事项的决定应依据公司的议事规则提请公司领导班子会议集体研究决定

4.

2.

3.2签发文件a）公司行政编号文件由总经理或其授权人签发;重要文件由总经理决定是否报经董事长签发；b）公司行政非编号文件由公司系统领导签发；c）公司行政对外发文必须经公司系统领导审核和总经理或其授权人审批校对、编号、用印、分发、存档

4.

2.

4.1文件签发后，拟稿人根据公司领导批示意见进行修改以公司名义对外发出文件、内部下发的重要文件应送办公室复核签字和编号

4.

2.

4.3拟稿人负责校对、打印正式文件正式文件打印份数按存档1份及外发文件数量而定

4.

2.

4.4拟稿人应将正式文件及其电子文档、连同发文呈报表和领导修改审定底稿送交办公室，办公室加盖印章和编号后，填写《发文登记表》并存档，由拟稿人进行分发

4.

2.5非编号的业务性内部发文，系统领导签发后，由业务部门编号、发文、存档

4.

2.6公司内部下发的人事任免类文件由人力资源部编号、发文、存档

4.3文件传阅

4.

3.1本着“保密、及时”的原则，按照文件规定或公司领导的批示进行传阅文件传阅采取专人送传阅的方式，由办公室负责送、收、传，确保应阅领导或人员及时阅看文件

4.

3.2传阅文件要填贴上《文件传阅表》，如要办文的，及时送承办部门阅办

4.

3.3办公室要根据传阅范围做好传阅文件的催阅、催退，加速文件的流转；文件传阅后,应及时归档

4.4行文规则

1.

4.1在职权范围内行文没有公司领导授权，任何部门或个人不得对外行文；部门文件只作为公司内部业务工作布置、请示、报告使用

4.

4.2根据工作关系行文，选择适当文种向下属单位制发下行文，如决定、通报、通知、批复等；向上级单位（部门）制发上行文，如请示、报告；平行关系、不相隶属关系的文件往来使用平行文，如函等

4.

4.3确定行文路线上下行文一般采用逐级行文，不得越级请示和报告；如特殊原因需越级行文的，必须抄报被越过的单位；重要事项下行文可采用多级行文，同时通报，提高工作效率；

4.

4.4确定行文方向主次普发性下行文件可以多头行文；上行文或指导性文件通常以一个单位为主要受文者，即一个主送单位;在下列情况之一,文件应向次要受文单位抄报或抄送a）向下级主送重要规定性、领导指导性的文件时，可向上级抄报；b）越级行文时，应向被越过上级抄报或向被越过下级抄送；c）受双重领导或多重领导时，向其中一个负责办理责任的上级单位主送文件的同时，抄报其他上级单位；d）抄送其他应当和需要了解文件内容单位需协商的问题，应在行文前充分协商

4.5文件格式

4.

5.1文件格式主要指文件的外观形式，包括具体反映在文件页面上的文件各个组成部份、附加标记等如文件版头（文件头）、版面安排、字体字号、字距行距、用纸尺寸等，通过合理安排，使文件有一个整洁、舒适的外观，便于阅读和文书处理

5.

5.2文件格式主要依据《国家行政机关公文处理办法》和《行政公文印制说明》，结合公司的实际确定

6.

5.3用纸规格国际标准A4型纸（210mmx297mm）；

7.

5.4版式要求使用Word文档页面视图版式排版；

8.

5.5文件版头a）发文机关标识发文机关全称+文件，1号宋体字，红色，顶行空2行，居中b）发文字号（文号）发文机关代字+［年份］+序号在发文机关标识下行，居中，3号黑色宋字体发文号是公司制发文件依次编排的顺序代号

（1）公司经营管理文件豫金字［XXXX］XX号

（2）党群文件党总支部文件豫金党字［XXXX］XX号工会文件豫金工字［XXXX］XX号c）眉线在发文字号下印一条与版心等宽的红色横线

4.

5.6文件标题眉线下空一行，居中，2号宋体字文件标题应准确简要概括文件的主要内容并标明文种，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号

4.

5.77主送单位标题下空一行，左侧顶格，3号宋体字，冒号；主送单位是文件的主要受文单位，应使用全称或规范化简称

4.

5.8正文主送单位下一行，自然段始左空2字位，回行顶格，3号宋体字正文文字排版应在版心尺寸之内，每页22行，单倍行距，每行28—29个字；版面干净，字迹清楚无断划，版心不斜

4.

5.9附件正文最后下空一行，左空2字位，3号宋体字，注明顺序和名称即附件X X X X X X或附件

1、X X X X XX

2、XXXXXX

4.

5.10发文机关发文机关名称，3号宋体字，应使用全称或规范性简称

4.

5.

115.11成文日期发文机关名称下一行，居中于发文机关名称，汉字，年、月、日写全，“零”写为“O”，以公司领导最后签发的日期为准

4.

5.12发文印章单一发文印章压成文日期，印章中正，骑年盖月，上大下小；联合发文两印章，相距3nini均压成文日期会议纪要一般不加盖印章主题词3号加粗黑体字，居左顶格，词目用3号宋体字，词目之间空一字位外发的正式文件应标注主题词会议纪要和函件一般不加注主题词抄报主题词下加印与版心同宽黑色反线，居左空一字位，3号宋体字，机关名称之间逗号隔开

4.

5.15抄送抄报下加印与版心同宽黑色反线，居左空一字位，3号宋体字，机关名称之间逗号隔开抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓的其他单位，应使用全称或规范化简称

4.

5.16印发机关及印发时间抄送下加印黑色反线，左侧空一字体

4.

5.17页码采用阿拉伯数字，由电脑设置形成，居中

4.

5.18颜色文件头的文字、眉线和发文机关印章为红色，其他如文号、收发文机关、正文、成文日期、主题词等均为黑色

4.

5.19印刷着墨均匀，字面不花、不白、无断划

4.

5.20装订左侧装订，上下平装，不增页、不缺页、不倒页

4.6行政文件管理

4.

6.1各部门应每月15日前对上月行政文件进行收集并按编号整理

4.

6.2办公室不定期的对各部门行政文件管理进行稽查，对文件缺失、审批手续不全、整理无序等问题进行查处

4.

6.3每年一季度，各部门应将上年度的行政文件分类整理成册，交档案室贮存5相关文件无6记录《收文（电）处理登记表》、《公司发文登记表》、《公司收文（电）处理笺》、《公司发文呈报表》、《公司文件传阅表》。