行政办公室日常管理规定实用

行政办公室日常管理规定实用文件编码・・・・・GHTU UmDGGBKT POIUWUUI

8968、凡是只写明“山西通洲煤焦集团收”的信件，由办公室文书负责拆阅，7视情况处理；写明董事长收的信件，由办公室主任拆阅后视情况处理、凡收到信件、报刊须及时分发，不得积压，造成信件延误或者遗失按有8关规定追究责任公文管理规定例划例划例第一条为了规范公司各类公文的收发、审批、处理，特制定1本制度第二条本规定合用于公司各部门第三条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或者商洽工作的重要工具，由办公室实行统一管理、科学管理、保密管理，真正做到规范、准确、及时、安全第四条公文管理在公司分管经理的领导下，由办公室主任、秘书、文书和档案管理员负责，对上级公文的接收、阅办、整理、归档和公司内部公文的起草、核对、签发、归档进行管理，相关部门要密切配合第五条上级来文、函件、传真，均由办公室文书登记编号，并附“公文阅办卡”，由办公室主任提出分送或者拟办意见，及时送有关领导审阅处理第六条对于急件、急电，或者是无法及时请示办公室主任批办的特殊情况下，文秘可视情况直接送分管领导批示或者交由相关部门处理，再另行汇报第七条机、绝密文件不得自行处理，要单独造册，安全存放普通的函件，可由办公室转有关部门处理第八条业务往来的文件由办公室主任和文书根据文件内容要求经公司领导批示后，交有关部门处理第九条凡是写给“通洲集团公司”且没有具体处室和姓名的函件一律由办公室文书拆阅写明部门和姓名的直接转给相关部门处理第十条要符合国家的方针、政策、法律、法规和上级的有关办法等如提出新的政策规定应尽量与原来的有关政策衔接，并加以说明第十一条情况要确实，观点要明确，文字要简炼，条理要清晰，层次要分明，篇幅要简短第十二条引用的公文要写明标题、发文机关、公文编号和发文时间公文如有附件，则在正文后注明附件及其顺序第十三条在使用简称时，应先用全称，再加以说明字体要规范，年、月、日、人名、地名、文件名称、事物名称等普通不要用简称约定俗成的可以用简称第十四条注意数字的写法，正式的文件中除文件编号、统计表、计划表、序号专用术语和百分比等必须用阿拉伯数字外，其他均用汉字书写第十五条公文由办公室秘书和文书根据相关会议或者精神起草，由办公室主任核稿，送主管副总审批，然后安排打印，办公室盖章、发送分送要填写文件收发登记表第十六条核稿的重点看有无必要行文要素；是否符合国家的方针政策、法律法规；与本单位已发公文是否衔接、是否相互抵触；所涉及的要求和措施是否明确，切实可行；行文关系和公文格式是否符合相关规定或者是习惯；文字叙述是否符合文法逻辑；标点符号是否合适等如发现不妥之处，必须进行修改,属于重要内容或者是原则性问题，则应退回起草部门修改第十七条专业性公文由相关部门起草，分管副总审批后按原程序进行第十八条重大决策、规章制度、人事任免、机构设置、以及其他重要公文，由董事长签发普通性公文由分管副总签发第十九条签发的公文，不得做任何修改，如需要修改的需要重新送签公文发送的范围、份数根据其内容确定，需要的发够，无关的不发第二十条每年总结完毕后，将一年来形成的文书，按相关档案管理规定和要求整理、分类、组卷归档，并确定保存期限第二十一条重要的会议材料，包括通知、报告、决议、总结、讲话、典型发言、会议简报、会议记要等公司内部发文；上级机关发来的与本公司生产经营有关的决定、通知、指示、命令、条例、规定、批复等；公司对外的正式发文和与相关单位来往文书都在归档范围第二十二条公司内部的各种工作计划、总结、报告、统计报表等；与有关单位签订的重要合同、协议、意向书等；公司内部奖惩、任免等文字材料；员工工资、福利等方面的材料；大事记，反映本公司重要活动的简报，照片，其他资料；公开媒体上有关通洲的报导；《通洲报》；其他一些有价值的资料也都需要归档管理第二十三条需要销毁的公文，应登记造册，写明发文单位或者部门、标题、文号、份数，报主管领导批准后，方可销毁第二十四条各处室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或者本公司应保密的事项，必须严守机密不许随便向他人泄露第二十五条红头文件只合用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、记要、任命等第二十六条所有发文，文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送办公室存档有领导指示的，还应附批复件第二十七条公司发文，一定要由办公室统一编号以公司名义对外发文，一律晋通焦（年）号；公司党XX XX委发文，用晋通党（年）号XX XX档案管理制度

一、总则、为规范档案管理工作，特制定本办法1

二、公司档案范围公司建档范围确立为、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清1算等方面的文件材料；、公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；

2、财务、会计及其管理方面的文件材料；

3、经营管理方面的文件材料；

4、生产技术管理方面的文件材料；

5、产品生产、能够消耗、安全生产方面的文件材料；

6、仪器、设备方面的文件材料；、基本建设、工程设计、施工、竣工、78维修方面的文件材料;、科研、技术引进、转让方面的材料;

9、教育培训方面的文件材料；

10、信息、情报方面的文件材料；

11、党群（工、青、妇）组织方面的文件材料；

12、其他具有利用和保存价值的文件材料13以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结公司档案还包括声像资料、照片档案新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说1明构成；、影片档案原版底片、拷贝及文字说明；

2、录音档案唱片、录音带；

3、录相档案政治、经济、科技、文娱、广告活动4

三、公司档案管理体制、公司档案工作，实行集中与分散管理相结合的体制由行政办公室档案1科负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行催促和指导、根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则2上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管

四、档案管理工作

（一）、档案材料的采集、建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；

1、对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极采集齐全；

2、及时办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档3

（二）、档案的归档、立卷与管理、区分全宗，确定立档单位

1、分类依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类2别、归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内

3、案卷罗列立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、4附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和卷内目录、整理案卷，使之厚度适宜，控制在至之间，材料过窄应加衬51cm2cm边；材料过宽应折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件；以每一案卷端正书写标题、每年对档案进行一次清理）、清除不必要保存的材料;61）、对破损和退色的材料进行修补和复制2

（三）、档案的保管、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；

1、做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、2防强光等工作

（四）、档案的鉴定、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值

1、确定各类档案的保存期限表其中财务档案见财务档案保存期限表2公司档案保管期限分永久、长期、短期三种介于两种保管期限的，保管期限从长

（五）、档案的销毁、对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；

1、办理销毁手续，经董事会或者总经理批准，方能销毁；

2、销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字3

（六）、档案借阅、利用工作、凡需使用档案者，均须填写文件借阅单，依据借阅权限和1档案密级，经各级领导签批后方能借阅、借阅期限不得超过三个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续

3、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪4裁、抽取、拆散或者损毁借阅档案交还时，须当面查看清晰，如发现遗失或者损坏，应及时报告主管领导、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不5得带离档案室其抄摘内容也须总经理允许且审核后方能带出

五、附则、档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率

1、本办法由行政办公室解释、补充，由公司总经理批准颁行2接待管理制度为加强公司对外接待工作的管理，促进对外接待工作规范化，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，制定本制度一接待范围、来访接待

1、会议、培训和其他重大活动

2、公务性接待包括各级、上级部门来我公司检查、调研、指导、联系工3作二接待程序坚持先请示后接待原则、各部门向公司领导报告来客人数及事由；

1、公司领导允许；

2、办公室核实后，按规定标准安排或者配合有关部门接待3三接待办法、对上级部门的领导接待，由公司领导参加；

1、县以上相关部门的主要负责人由公司领导接待，普通工作人员实行对等2接待

四、接待标准及要求、本公司接待人员由公司领导根据情况确定，安排客饭由相关领导作陪

1、凡暂时性接待或者迎检工作需要烟、水果等物品的，应事先报公司领导2允许后由办公室统一安排、就餐后原则上不安排与工作无关的其他活动

3、确需超标准超范围接待的，需经请示公司领导允许后方可4安排办公室日常管理制度

一、考勤制度、请假必须填写请假条，并请相关领导签字批准假期结束按时上班并要1提前找办公室主任销假如果假期结束还不能上班，必须按规定续假，否则视为旷工、不许代替请假，特殊原因也必须电话请假，再请别人代填假条

2、必须在当日班前会前请假，否则视为迟到

3、请假每一个月不能超过天（婚丧、分娩、大病等除外）

43、班前会和当日总结会前签到签退，凡迟到早退半小时扣除半天考勤，迟5到超过一小时，视为旷工、无故旷工日内由行政办公室处理，停职反省写出深刻检查，日以上611者交公司处理

二、现场管理制度、行政办公室各分办公室实行现场管理，保证办公室清洁，物品摆放16S整齐有序、各办公室的设备禁止外人操作，保证设备完好

2、行政办公室人员着装要雅致慷慨，举止文明，礼貌待人，3集体活动时必须统一穿工作服，女员工把头发盘起、因工作需安排住宿的，请示公司领导允许后，由办公室具体负责安排客5房包括洗漱用具、床上用品、开水，茶叶等、用餐原则上在公司机关食堂，由办公室通知食堂做好接待工作

6、业务洽谈需用会议室的，应提前与办公室联系说明，由办公室负责安排？

7、因工作接待需送礼品的，由公司领导安排，公司办公室核实人数、按程8序领取、发放会议管理规定第一条为加强公司现代化建设，加快发展步伐，保障信息沟通，有关指令、精神、部署的及时性，达到相互协调，政令畅通，特制定本规定第二条本规定合用于公司组织的各种会议第三条例会和公司领导决定召开的会议，如总经理办公会议、中层干部会议、全体职工大会等由办公室组织安排由公司名义通知公司有关领导参加的专业会议，办公室协同其他专门部门组织安排第四条办公室在收到会议通知后，及时准确地把会议时间、地点、主题通知预会人员特殊情况及时请示相关领导第五条办公室协同后勤等部门，做好会议室的会议准备工作和会议接待工作大型会议需要保卫处协助做好会议安保工作第六条严格会议的组织性和纪律性，准时到会，不得中途离开不得无故迟到，缺席第七条会议要听取不允许见，预会者要严肃认真对待会议议题，要议而有决，达到集中统一特殊问题、难点问题可适当搁置下次会议或者会后商讨解决第八条相关人员在收到会议通知后要严格认真的准备会议第九条开会期间，特殊是有人发言时，应把手机等通讯工具设置为静音或者关机状态第十条会议由办公室秘书记录，要求字迹清晰，内容完整，并妥善保存记录本，定期归档备查重要会议要制作音频或者视频文件存档备查第十一条总经理办公会议是公司最高的决策机构主要包括公司年度、季度工作计划和具体工作安排，重大决策、重大投资或者项目、重要合同、规章制度、人事任免、机构设置和变动、员工福利待遇、安全、生产、供销、财务等暂时浮现重大问题等第十二条总经理办公会议参加人员董事长、总经理、副总经理、工会主席、办公室主任，和会议特殊要求参加的人员会议由办公室主任记录第十三条总经理办公会议会后由办公室整理会议内容，视情况以文件的形式下发会议记要，催促各相关单位执行第十四条中层干部会议向下传达上级有关文件、会议精神，安排落实执行措施，向上反映日常经营情况、暂时浮现问题等，是公司日常运作的纽带机构第十五条中高层干部会议由总经理，或者常务副总经理，或者相关副总经理主持，公司中层以上干部参加，由办公室秘书做会议记录第十六条中层干部议会后视实际情况，需要形成文件下发的由办公室整理，起草、印发，并负责检查会议决定的落实情况及时上报相关负责人印章管理规定第一条为规范公司印章使用，以利于公司发展，特制定本制度第二条本规定合用于公司各部门第三条本规定所指印章是在公司发行或者管理的文件以及凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，需以公司名称或者有关部门名义证明其权威作用而使用的印章主要是指印鉴公司向主管机关登记的公司章、法人私章、合同章、财务专用章等具有法律效力的印章；部门章刻有公司部门名称的印章，不具备对外法律效力第五条公司印章的制定、改制与废止经总经理办公会批准后由办公室发文颁布，同时，如有需要更换或者废止的印章应由印章管理使用部门迅速将印章交还办公室入档第六条公司印章遗失、损毁、被盗的情况下，印章管理者应迅速向办公室递交原因报告书，办公室根据情况依本制度有关规定的手续予以处理第七条办公室应建立印章登记台帐和影子每一个印章的起印、废止、使用部门与管理者等详细情况均应登记入台帐，并将此台帐永久保存；第八条每次盖章（公章）必须有主管领导的批准，办公室根据情况填写印章使用登记表，每次用印必须都有登记，写明文件名、使用时间、批准人、经办人等代理使用要在备注中说明董事长的私章使用要经本人允许方可用印，并在备注中特殊注明第九条公司印章的使用原则上由印章管理人担任印章使用人必须严格控制用印范围，并子细核实印章使用是否获准用印完毕应将用印情况予以记录代理实施用印的人在用印后应将用印依据或者用印申请表交印章管理人审查，同时用印依据或者用印申请表上应有代理人签字第十条公章主要用于上报或者下发的文件、员工外出的介绍信、证明、信函等；各部门上报的月度、年度计划、报表，财务处信贷业务相关资料等第十一条用印必须遵循正确的方法公司印章应盖在文件正面；盖印文件必要时应盖骑缝印；印章普通盖于公司名称、部门名称的中部，并能骑年盖月半遮日；盖印除特殊规定之外，一律用朱红印泥；部门文件份数较多，可盖只须保留原件的份数，其他可采用复印方式做到不漏盖，不错盖，浓淡均匀，清晰完整小车管理制度第一条为了适应集团公司小车管理改革的需要，制定本办法本办法合用于集团所属各单位小车第二条车辆由行政办公室统一管理第三条车辆出行实行派车制度，领导专用车由领导调派，其它车辆由行政办公室统一调派第四条用车单位（人）填写用车申请单要经分管副总经理批准分管副总不在公司，可以电话告知办公室，随后补办用车人要提前申请用车，每天以前必需把申请单送到办公室，以后不在派车，特820830殊情况逐情处理第五条司机凭派车单出车持盖有派车专用章的派车单到公司门登记外出里程和时间，门卫盖章（出行章）后放行出差车辆第六条司机要如实填写派车单车辆行使情况，详细记录行驶途径，加油、过路费、停车费等第七条车辆外出必须当日返回公司确因工作需要，路途遥远不能当时返回，可酌情处理但必须保证车辆安全，如因停放不慎造成车辆损坏或者零件丢失，责任均由司机自负第八条车辆返回公司后，司机持派车单到公司门卫登记返回时里程和时间，门卫值班员签字、盖章（车辆返回章）确认返回后把派车单交回办公室第九条除出差外，其余时间车辆统一停放到所属各公司院内第十条车辆外出前必须办理以上派车手续，不办理或者办理不完整以上派车手续出车，本月结算时，其本次行驶里程在本月行驶里程中核减第十一条以车辆折旧租用形式抵顶车款的转让车辆，在车款未付清前，车辆登记证由集团公司办公室统一保管，还清车款时交车主第十二条随车手续由司机保管，登记证、保单由办公室保管相关手续由办公室负责办理发生事故由办公室负责与保险公司进行理赔第十三条司机遵守交通法规和公司规章制度，服从调派，不得借故刁难不出车第十四条司机要坚守岗位，随时待命出车，需要请假应提前申请，杜绝突发请假而不能出车延误工作第十五条司机要爱护车辆，保持车辆清洁卫生，要按期保养，保持车况良好第十六条严禁酒后驾车或者让他人驾车，更不许让无证人员驾驶车辆第十七条行车时，注意力要高度集中，不得接、打电话，要确保乘坐人员及车辆安全第十八条严格执行《车辆转让合同》和《车辆租用合同》车主及司机承担安全风险及车辆相关的法律责任第十九条对出车情况进行逐日登记，并认真核对派车单填写内容是否准确完整，以便考核时查对第二十条司机负责按期年审车辆如有违章要及时处理,必须在三个月以内处理完毕，随后并要进行查询，是否注销违章记录，避免给以后车辆手续办理造成麻烦如不能按期处理，给予元罚款的处罚500第二十一条以车核定费用周转金，事前向财务处打借条预支，用于该车的费用周转第二十二条各车辆正常规定费用在所属公司报支第二十三条保险费、二保费、运管费、过路费为正常开支，由公司支付油料消耗，维修保养及其它开支依照各车的《车辆租用合同》约定标准执行第二十四条《车辆租用合同》中第条款规定的部份租车费为司机工41资，由租车所属公司财务处以车对司机逐月核发第二十五条考核按月进行，每月日截止核算，年终汇总结算20第二十六条由集团行政办公室（留神峪公司办公室）负责考核统计汇总，由财务处负责核准结算第二十七条实际行驶里程以车辆里程表显示为准，结合派车单出车记录考核每月日由集团行政办公室（留神峪公司办公室）对各车核实行驶里程，20抄表（里程表）取数并统计汇总经保卫处和司机签字确认后，交财务处报销付款第二十八条每月终了，办公室依《车辆管理办法》及《车辆租用合同》结算汇总，财务处依办公室下发的各车费用结算汇总表，复核后予以报销第二十九条油料消耗实行包干制，依据公司年核定各车的油料消耗2022标准结算，节约归自、浪费自补；过路费依据派车单记录考核报支；车辆保养维修按照行业规定行驶里程定期定点保养维修，准备保养维修时司机填写保养维修申请单，经行政办公室审核，分管副总经理批准后，到售后服务站保养维修，费用凭发票报支（发票要填写清晰时间、盖章、并附详细明细），维修更换零件后要照像存档废旧配件要交回办公室第三十条各项费用经财务处核算科结算审核后，以真实票据报支第三十一条车辆折旧金，以实际行驶里程依照各车的《车辆转让合同》约定标准执行车辆折旧金二每月折旧金+每公里折旧金实际行驶里程X第三十二条派车单填写必须字迹工整、清晰，不得涂改，所填内容真实准确完整，保证行驶里程与出差地点相一致，相关票据必须清晰，有效（当月票据），否则不予结算第三十一条司机确保全年行车无事故，公司赋予安全奖励的以每公里元标准，按实际行驶里程计算奖金数额如发生事故造成车辆受

0.1损，扣除全部安全奖金第三十二条本办法与公司其它车辆管理办法不相违，如有未尽事宜，届时修改之第三十三条本办法从发布之日起执行附

①山西通洲煤焦集团派车单；

②车辆逐日行驶情况登记表；

③各车辆的费用周转金明细表；

④各车辆费用指标明细表；

⑤集团公司（留神峪公司）派车记录汇总表；

⑥车辆折旧汇总统计表；

⑦车辆费用结算汇总表

⑧司机工资（部份租车费）对应表；

⑨单车行驶登记表（司机用）⑩用车申请单出差管理制度、为规范出差行为，确保出差目的的实现，确保差旅费合理使用特制订本1制度、员工或者部门领导出差，由上级领导直接安排，如跨级委派应先通知其2直接领导、出差人员在指定的时间出发，在预定的时间到达目的地，3不得借出差之机游山玩水或者故意绕道延长出差天数、在公司范围内行走不许勾肩搭背，严禁串岗

4、办公室电脑不许用来上网玩游戏、听音乐、聊天等，做与工作无关的事5情不许围成一团、嬉戏、打闹、闲聊、上班时间禁止吃东西

6、讲话要文明，有礼貌上门办事的要热情接待，接电话时必须说“您好、7再见，杜绝“不知道、不清晰”等词语如有涉及公司机密，不可告知的内容要委婉的拒绝

三、值班制度、为进一步加强和规范公司行政办公室值班管理制度，结合实际情况，制1定本规定、行政办公室所属行政科长、宣传科长、档案科长及行政科人员

2、科长全天候值班，每人一天轮流值班

3、行政科人员每天早至晚除正常工作时间外的其余时间

47302100、值班科长负责主持办公室班前会和班后会，落实办公室当日工作完成情5况后向办公室主任汇报，以便按计划安排第二天工作、行政科值班人员必须坚守办公室，负责值班时段的电话接6听、客房和会议室安排、会议通知、领导暂时交办的事务等遇、出差目的地是省、市、县的，食宿一律在办事处不得另行登记，出差4人员凭《入住通知书》在办事处登记入住否则差旅费不予报销、出差人员返回后必须提交出差报告或者考察报告、会议记录、经主管领5导批准后方可填写差旅费报销单、出差人员必须维护工作形象，不得参预任何影响公司形象的活动，不得6接受客户宴请，不得接受客户礼物，不得私自提高食宿标准、差旅费津贴标准7普通工作人员（含处室处长、副处长、办公室主任、副主任）每天津贴元副总经理、副总助理、总工程师每天津贴元常务副总经理、总经理每天津贴元到突发事件和职责外事件要即将向办公室主任报告特殊是紧急会议通知，必须即将通传、行政科值班员下班后负责清理办公室卫生，走后关好门窗和楼道电灯

7、值班人员要做好值班记录

8、值班人员要按照“值班表”编排轮流值班，需要调整时，提前向办公室9主任请示、值班人员实行交接班制度10

四、例会制度、每天召开班前会和班后会，每月召开一次工作总结会

1、班前会上午召开，班后会下午召开每月总结月底下午2800550召开

五、邮件收发管理制度、为保障公司全体员工的个人信件、定阅报刊能及时收到，根据需要，特1制定本制度、办公室内勤每天负责收取分发信件、报刊，并对各类信件采用不同的收2发办法，并做好登记、属于挂号信、包裹单、汇款单等由办公室内勤及时通知本3人或者家属，收件人或者其家属直接到办公室签字领取、收件人委托工作人员代收的信件或者特殊信件，如国外或者境外信件，4破损信件等，工作人员要特殊收管，及时通知收件人或者其家属，并直接面交收件人、普通信件，要及时通知收件人领取

5、查无收件人的信件，要注明情况退回

6、凡是只写明“山西通洲煤焦集团收”的信件，由办公室文书负责拆阅，7视情况处理；写明董事长收的信件，由办公室主任拆阅后视情况处理、凡收到信件、报刊须及时分发，不得积压，造成信件延误或者遗失按有8关规定追究责任

六、电视台设备管理制度、电视台全部设备及器材均为公司资产

1、各类设备及器材均应有专人保管，使用前须征得保管人的允许，遇有特2殊情况，须经电视台领导批准方可动用、保管人不得私自出借、互换或者拆御设备保管人对设备要定期清洁、3养护、检修并做好记录，保证设备完好率、摄录相系统、编辑系统、照像机、电视节目收转系统等属贵重设备，确4定专人使用，其它人员不得擅自动用设备、使用设备应严格遵守操作规程，及时作好使用情况记录，使用中发生异5常情况或者事故，应即将停机、断电并迅速报告，由办公室指定专人查明原因，进行处理，做好情况记录，属违章操作或者人为事故，要追究当事人责任，并按学校有关规定处理、新到设备开机前必须熟读说明书，掌握使用方法和操作规程，否则不可6使用，验收设备的技术人员有责任向使用人员介绍新设备的性能及使用方法、私人不得借用电视台的设备、仪器7

七、有线电视管理制度、闭路电视系统安装维护工作实行统一管理，所有安装维护及改造工作都1需要事先与办公室联系并进行登记、办公室将在日内做安排，技术人员将进行系统安装维护

22、安装维护完成后，将在个工作日内派人对安装维护情况回访

35、凡未经办公室许可私自进行安装维护工作，由此所产生的一切后果由当4事人负责，情节严重的上报相关部门追求责任、维护人员必须详细记录安装时间、工作过程、所用材料

5、如遇特殊情况须即将进行安装维护工作的，则事后要补填安装登记表

6、维护人员需熟悉闭路电视系统的工作原理、路线分布、连7接、维护人员需随时注意设备工作状态，并做好运行记录

8、负责闭路电视系统为正常维护工作，认真对待用户反映的问题

9、雷雨季节，强雷天气需关闭系统所有电源，待雷雨过后重新启动设备

10、设备摆放科学、合理、整齐，做到防漏电、防雷击，防静电、方便操11作使用，保证设备安全正常运行、室内设备每周维护检查一次，使之时常保持良好运行状125^5o、对千线放大器和分支分配器每半年维护检查一次，维护时间和设备运13行状态应做详细纪录，如发生雷击，电击而导致设备损坏的，应急时维修更换、暂时需要购买的材料，急时向公司申请，领导批准后方可购买

14、设备浮现故障时，应及时排除，个人不能解决的应急时向有关部门反15映进行维修或者更换、每年检查一次设备运行状态，不能使用的应及时报废，做好低质易耗16品登记

八、会议室管理制度、会议室音响设备、器材等由行政办公室宣传科负责管理

1、会议室卫生、供水、会标等实际会务工作由行政科负责

2、各个会议室的用电设备、音响设备安排专人管理，掌握会议室设备的操3作要领，对近期会议安排心中有数重要会议须提前到达会场，检查落实会议室准备情况、音响设备管理人员应熟练掌握会议室内各种设备的使用操作方法，保持4其时常处于良好状态，发现故障及时报告处理、会议室音响由专人管理，任何无关人员未经许可不得进入，更不可随意5操作相关设备（包括投影议）、连接自带设备（如、电台录音等），请在会议室预定时向管理员提出6IT相关要求，根据设备的兼容性、连接线接口是否匹配等情况，需提前至3060分钟到场、会议结束后，办公室应安排人员做好卫生清扫、关闭所有电器设备，关7严窗，锁好门、会议室音响设备管理人员应本着认真负责的态度去做好音响设备的日常8维护和管理工作每季度应对音响设备进行清点和检查，平时应不定期做好日常检查和维护工作，确保设备有较高的完好率发现失窃，及时报案、音响设备使用前，应检查路线连接是否正确，电压是否正常，确保设备9用电安全未经管理人员允许，严禁私自改动设备路线的连接音响设备使用完毕后，要关闭音响，切断电源，做到人走电断各音响设备和场地的保管单位应由指定专人负责保管，所借音响设备场地的钥匙应由借用人或者指定专人负责保管、新设备交付使用，要把说明书、保修卡、供应商、验收单等设备资料10及时采集和保存，配合公司档案管理部门做好建档工作；对各套设备按场地分类，在保管人员变动时，做好设备和档案资料移交工作；年终对音响设备使用记录进行总结统计，统计结果存入设备管理档案

九、邮件收发管理制度、为保障公司全体员工的个人信件、定阅报刊能及时收到，根据需要，特1制定本制度、办公室内勤每天负责收取分发信件、报刊，并对各类信件采用不同的收2发办法，并做好登记、属于挂号信、包裹单、汇款单等由办公室内勤及时通知本人或者家属，3收件人或者其家属直接到办公室签字领取、收件人委托工作人员代收的信件或者特殊信件，如国外或者境外信4件，破损信件等，工作人员要特殊收管，及时通知收件人或者其家属，并直接面交收件人、普通信件，要及时通知收件人领取

5、查无收件人的信件，要注明情况退回6。