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(一)案例分析题示例力而行过一段再买,等我们预算出来大家可以再商议讨论下面大家议一议财务预算的具体细节(淡出)情景二(在公司的仓库房,高正在带着采购人员对所购的设备和办录相公用品逐一检查验货)人物高小孙,你那边检查的进货的型号、数量、规格都没有什么问题高叶总经理助理吧?王民宏远公司总经理孙没问题,我逐一清点,而且开包抽查了几个箱子,质量还不错谭平总经理办公室文员高那好,你把这些发票、单据送到财务,把这个后续的贷款支票刘建设备采购部经理开出来交给厂家孙悦设备采购员情景三(高叶办公室,电话铃响)陈宏财务总监高喂,你好,我是高叶陈总监吗?你说前两天采购的办公设备物品用品的发票有问题哪出问题了?是货物的单价和原来的不一样,采购方案、领导任务单、政府采购任务书、会议室一间、来访者登我审的时候没太注意那怎么办呀?好吧,我让采购部尽快跟供应记卡样板、布告板一个、企业产品宣传册若干、小型会议条幅(公商联系一下司办公设备和家具采购方案协调会)情景一(公司会议室)(重新拿起电话给钟秘书打电话)(高叶主持一个协调会,后面挂着会标,到会者有谭、文U、孙、高钟秘书,请你帮我找出前几天设备购买的相关档案资料,特殊陈、苏)是将其中的定货单、交货单和发票的复印件尽快给我送过来什么?高今天我们来开一个协调会,两天前王总给我下达了一个任务单,你没有将这些东西复印,我没告诉你?难道你不知道这些东西都是我公司的接待区需要重新装饰,为了适应公司的发展需要,我们首要必须复印存档的吗?连这么点基本常识都没有还做什么秘书?先碰一下接待区所需采购的各种物品,在此基础上,写出采购方案,(扔下电话淡出)做出采购预算事先我已请行政部和总经理办公室广泛征求公司各参考答案部门的意见,现在我们将情况汇总一下我先提醒大家几点,我们
1、能够主持好协调会,启示和引导大家积极地发展意见对需要采购的物品要充分考虑实际的需求和与原来设备的匹配,同
2、在商讨重要会议议题前,能够提前通知有关部门根据会议议题时要考虑到公司财务承受的能力,以及售后服务等问题谁先谈谈?广泛采集意见,做好会前的相关准备对苏公司要对接待区重新布置,我们尽可能让它比较完善,现在需要增设欢迎来访者的信息板,普通的布告板,如果可能应建立来访
3、在会议组织中,能够引导会议,先提出上些建设性的意见,供大家参考对者卡、证的登记系统,并要在合适的位置安装录相探头等监视系统,还有各种展示架和资料报刊架
4、对于下属提供的实用信息注意及时的确认和形成书面文字对高非常好,请你们将需要订购的物品写成书面报告提交上来,为
5、知道在办公用品的采购计划和预算中考虑交货的时间和售后服制定整体的采购计划提供资料务有关的细节问题对孙我们在制定采购预算之前需要对多家供货商进行比较,要充分
6、能够检查出政府采购的招标文书中所存在的问题(如没有写清比较设备的性能、价格、付费方式招标文件的发售时间和地点、询标的时间和地点)对高还要考虑交货时间和有关售后服务问题公司考虑将公司的采
7、能够在开展参预政府采购项目之前,主动了解政府采购招、投购项目参预到由市政府采购中心主持的公开采购的活动中去标的主要内容对苏昨天我已经将准备提交采购中心的任务书上报给了总理经办公
8、在预会人员发生矛盾冲突时,能够限制影响会议决议的行为,室尽量消除交流的障碍,以保证团队成员的交流,尽可能的有效和谐高我看了,但是中间还有一些问题,比如你没有写清招标文件发对售的具体时间和地点,询标的具体时间与地点苏是吗,那可能
9、在会议主持中以问题为导向,不断引导预会者形成讨志中是钟秘书他们疏忽了我让他们重做一份尽快报总经理办公室谢谢高请你们同时将政府采购的招、投标程序写出一份报给我陈关于办公设备和用品的采购经费事先一定要做出详细的预算,公司最近流动资金比较紧张,因此,接待区的重新装饰和布局应该行政经理苏明立求简洁、实用,有些一时达不到的功能不必强求2022年3月15日苏我们既然重新装修一次还是应该力求功能齐全,跟上时代,要不还有什么意义参考答案陈我的意思是说,要简洁务实,像你们说的什么展式架、录相探苏明经理下星期一工作安排及工作日志见下表:头有必要吗?苏怎么没有必要呀,你去别家公司看看,哪家不是这样呀经理工作日志陈反正花的不是你自己的钱,没人知道心疼星期一2022/3/19高大家都是为了把公司的事情做得更好,并非为个人的利益,所时间内容地点以简朴务实和与时俱进都是很必要的,什么一定要买,什么可以量900-1000处理日常事务如阅读文件、处理办公室参考答案信件等
1、确定预算的核算基数经理主管会议董事会会议室1015-
11152、进行市场调研给参加员工培训课的员工讲话员工培训中心1130-
12003、确定采购产品的种类及型号价格1230与光华公司的董事长马明及夫人.E朝酒店2楼西
4、编写预算方案域厅共进午餐
5、征求意见,完善方案1400-150下行会见丽康公司的销售部经理会客室张建八工作实务题示例1545下午前往阳光公司拜会市场开辟阳光公司背景说明你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明需要部的经理高原你完成的任务六工作实务题示例背景说明你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明需要便条你完成的几项任务钟苗便条公司准备上一条微波炉生产线,打算采用观察法、询问法获得有关市场信息,作为决策的依据和参考请你向我介绍观察法、钟苗问询法的优缺点安装在电脑上的刻录机坏了,公司准备再购买一台请你介谢谢!绍一下刻录机的主要性能指标,并且说明刻录机使用的注意事项行政经理苏明行政经理苏明2022年12月6日2022年3月2日参考答案参考答案、观察法的优点
1、刻录机的主要性能指标方法简单、灵便,获得信息较为客观,适于对环境情况的1数据传输速度了解,适于对人物、事件实际状况的了解2缓存容量、观察法的缺点3兼容性不易采集到深层次信息,获得信息量有限,效果受观察能力影响
2、刻录机使用注意事项、问询法的优点1安装时要注意散热灵便、实用;直接交流、沟通;能获得有价值信息、;能2保持清洁获得语言或者非语言信息3避免记得录机长期工作、问询法的缺点4刻录过程中要注意不执行其他程序、不对刻录机面板按键进行信息采集者要有一定能力;获取信息的质量受问询技巧的任何操作、不随意关闭刻录软件影响;费用高、时间较长、规模小,书面询问复杂、难掌5及时取出盘片握论的结论对七工作实务题
10、在办公设备和用品进货时,能够带领下属认真核查数量,但未背景说明你是宏远公司行政秘书高叶,下面是行政经理苏明需要能认真地检查相关的票据错误错你完成的任务
11、没有事先提醒下属将设备采购的相关票据复印存档错便条
12、在下属工作浮现漏洞和问题时,不能耐心地指导下属,态度比较简单粗暴错高叶
(二)案例分析题示例录相公司目前需要编制下一年采购预算,请你介绍一下编制采购预算的场景公司会议室、秘书办公室、经理办公室普通程序时间某日上午人物行政经理苏明宏远公司总经理办公室秘书钟苗、初萌2022年2月6日行政经理苏明总经理王成钟(推门而进)苏经理,你找我?部门经理高经理、崔经理苏你这份第三季度会议计划表编制得有问题,看不出是哪位领导物品几个装计算机的大箱子、装有空调的会议室、消防栓、办文去开会,第几周去开会,你把
7、
8、9三个月份的会各放在一个单(文件办理单)、办公用品的箱子、简报的报头、录音机、人名栏目中,既看不出第几周,也不知道是谁去开,领导怎么根据这个台签计划表安排时间呢?情景一(在公司会议室)正准备召开总经现办公会,提前10分钟,秘书与初秘书检各坐位第三季度会议时间表上的文件和茶水(2022年7月——9月)钟(对初萌)今天的总经理办公会将重点讨论综合楼项目的资金筹措问题,你匡助检查一下,录音机和磁带准备好了没有还有我七月份八月份九月份来公司时间不长,认识的人不多,请你把出席人员的坐位图给我出一份到香港参加一周的产品定货会休假每周上海会议每初桌上不是有人名台签吗?每周的周一参加公司的办公会每的周一\参周的周一参钟(不悦)我坐在边上,有的人名不是看不见吗?让你帮点忙怎一个星期三要参加,司内部的销加公的办i么话这么多(气氛有点紧张)加公司的办售部门的工作会公会钟(缓和了口气)初秘书,你觉不觉得这屋子有点凉?初是公会挺凉的,空调温度可能太低了(苏经理指着表,会议时间表的大特写,钟秘书不好意思)钟我钟(过去调空调温度)我说这么凉呢,温度在15度以下,以后就是太忙了,没太子细设计,我回去重新编一下设在20度摆布就行了(人们陆续进来入坐,王总宣布会议开始,(转身欲走)钟秘书桌前有记录本和录音机、磁带)王总下面我们开会,今天苏你先等一下,上次关于综合楼项目的会议下发文件为什么到现的会议内容很重耍,关系到我们综合楼项目的建设问题(画面淡在还没有收齐?出钟秘书埋头记录)情景二(钟秘书办公室)钟我收的晚了点,有几个经理不知道文件放在哪儿了,一时半会钟秘书正在起草《情况简报》(电脑屏幕)儿找不到苏文件清退必须要及时,否则很容易造成丢失,这些文件中涉及宏远信息有限责任公司情况简报到项目投标内容,一旦泄露会给公司带来严重的后果第8期钟(一脸不高兴)我明天一定收齐,要是没别的事,我回去即将编制会议计划表2022年6月5日苏那就这样吧!宏远信息有限责任公司办公室情景四(钟打电话)钟崔经理吗?你前两天跟我说让我提供一份发文处理的流程图,初(推门进来)钟秘书,苏经理让我来问总经理办公会下发的文我做了一份,现在传真给你,你们可以根据这个流程图建立你们相件都收回来了没有关的文件处理的规定钟(头也不抬)我还没顾上呢,等我把简报打完再说吧初钟发文秘书,综合楼项目高经理后天要出差,急需这些文件资料,让我过登记来取一下用印钟会议文件的清通不用那末着急高经理要带相关文件我再给出审核撰写议拟交拟一套初这是总经理办公会定下的有关第三季度各位领导有关的工作安排,苏经理请你制成一份第三季度的会议时间表(流程表特写,拨打传真电话开始发传真,传真机卡纸,将原稿抽出重发)第三季度领导主要工作安排钟(重新拿起电话)崔经理,传真件收到了吗?收到了,那再见(2022年7月——9月)(推门走出办公室看见楼道边有几个计算机的大箱子挡住了她的门口)
1、王总7月前两周到上海参加客户洽谈会,8月的第二周到香钟这是哪个部门的大箱子呀?赶快拿走,别挡在通道上,多碍事港参加一周的产品定货会呀(摆布看看没有人回应,自言自语)这是谁干的好事,真缺德,
2、刘副总在8月的每一个星期三要参加公司内部的销售部门的放在别人门口怎么不放自己门口呀?(将箱子往前使劲推,推离了工作会自己的门口,档在了消防栓前)参考答案
3、赵副总每周的周一参加公司的办公会,9月第三周要开一个
1、能够提前10分钟到会议地点检查会议的准备情况对
2、能够全公司的分公司销售会议,9月的最后一周安排休假事先准备好预会人员的文件和茶水对情景三(苏经理办公室)
3、能够做好会议记录前的准备工作,准备好了记录本和录音机、苏经理(拿起电话)是钟秘书吗,请到我办公室来一下录音磁带对
4、知道在会议桌上摆放人名台签,以便预会者正确落座和做好记钟秘书说“今天,我们在这里为周总一行接风,真是荣幸录对之至,咱们新朋旧友能坐在一起,真是缘分”
5、在对公司情况不熟的前提下,能够为会议事先备好座次表对王总咳嗽一声,说“大家闲话少叙,先端起酒杯,为我们
6、在指导下属工作中,态度比较生硬,不注意语言沟通的技巧的友谊和合作干杯”大家起身举杯错情景三服务员小姐不断端上菜来,报菜名“扒猪脸、烧猪手、藕
7、在检查会议地点时注意了温度的控制,能够指导下属将室温控制在适度的范围内对炖排骨……”钟秘书问身边的男土“钱先生,您怎么不动筷子?”钱先
8、在进行会议记录时,为了保证记录的准确性,能够同时运用手工记录和录音机记录对生不好意思“我……”旁边周总说“我忘了介绍,我们钱副总是回民”
9、情况简报的文头不正确,情况简报四字应在单位名称下居中王总“真不好意思,我们考虑不周,钟秘书让餐厅的江经错理给我们换几个菜”
10、简报的印发日期应写在间隔线的右侧,编印单位应写在与印发钟秘书“对不起,是我工作不细,我即将去另点几个菜”日期平行的左侧错钱先生”给你们添麻烦了”情景四
11、保密会议下发的文件应及时清退错服务员小姐不断端上菜来,报菜名“罐炳牛肉、羊肉萝卜
12、编制领导会议时间表时,应注明不同月份的周次错
13、注盅……”明参加会议的领导人名错钟秘书用自己的私筷给客人夹菜“周总经现尝尝这道牛
14、缺乏保密意识,在重要的会议文件浮现丢失的情况下,不及时肉,……钱先生尝尝这道萝卜盅”加以追回,也未及时汇报错过了一会儿,钟秘书开始脱毛背心“这屋里太热”
15、发文工作处理的流程图不许确、不完整、缺少签发、印制等重王总“周总,咱们俩既是老同学,又是合作火伴,咱们俩要环节错得干了这杯”两人干完
16、在传真文件时,不能正确地使用传真机,浮现卡纸,违反操作钟秘书主动敬酒“各位老总,难得大家有缘相聚,又难得规定,硬往外抽错周总和王总有着这么深厚的友谊,我敬周总和各位一杯,愿我们的
17、注意到办公环境的管理,能够及时将挡在通道上的箱子移开合作顺利”对钟秘书一边给旁边的钱先生夹菜,一边问“钱副总,你们
18、在挪移箱子时,忘记了安全隐患的管理规定,将箱子挡了消防公司这两年生意这么火,员工的收入一定不错吧,像部门经理级的栓前造成为了隐患错月薪都能达到5000以上吧”
(三)案例分析题钱先生为难地说“你们的公司做得也很不错嘛,彼此彼此录相啦“钟秘书一边听着一边用牙签当人面剔牙人物这时钟秘书的手机响,钟秘书“对不起,我要接个电话”宏远公司秘书钟苗离座出去,在包房外面,钟秘书“你说什么,一车间出事故了,宏远公司王总经理一个工作的手被轧断了,好,你不要离开,我即将向王总汇报”宏远公司几位同事拿出便签本,在上面写了几句话,进去到王总身边递给他,然后退出王总看完,过了一会儿,说“我有个电话,对不起,失陪一昌和公司的周总经理等几位客人下”走出来地点宾馆宴会厅、秘书钟苗办公室钟秘书“刚才公司的值班室来电话说一车间一位工人把手物品一桌酒席给轧断了“王总送医院了么?‘钟秘书“已经送了,他们着装要求职业装主要怕工人的家属来闹怎么办?”王总“我现在一时半会儿也情景一(秘书钟苗办公室)走不开,这样吧,你让在公司留守的马副总经理先处理一下这件事,钟秘书“红枫宾馆餐厅江经理吗?我是宏远公司秘书钟苗,等送走周总他们,我即将赶回公司处理”然后回到包房钟秘书今天中午12点我们要订,,枫韵阁”包房,来了几个西北的客人继续打电话“马总吗,我是钟秘书,王总让我转告您.……”过没问题吧?那好,你问订什么菜?我们王总,你还不知道,爱吃了一会儿,钟秘书回到包房,向王总示意“0K”的手势肉呗,什么扒猪脸、烧猪手、藕炖排骨、烧大肠等等,反正以肉菜参考答案为主就这么说定了,我12点准时到,到时上菜可得快点”情景二(宾馆宴会厅楼上正在装修,宴会厅有不少人在吃饭,不时
1、宴请订菜,没有考虑客人的情况和饮食习惯错传来包间的歌声)
2、宴请选择的地点不合适,不够肃静错钟秘书领着几位客人“这边请”走在客人的左侧引领
3、引领客人的动作和手势正确,合乎礼仪要求对客人中有一两个人悄悄相互说“真够乱的”
4、宴请的坐次不正确,不应让客人坐在门口,也不应让客人坐在钟秘书“大家请入坐,周总经理您请这边坐”一起,应与主人相间而坐错钟秘书帮客人抽出椅子,钟秘书将周总理等客人安排在了包
5、能主动帮客人抽出座椅,合乎礼仪要求对间门口,让客人坐在一起王总等本公司的人坐在一边服务小姐
6、钟秘书抢在上司前说话错沏上茶
7、发现有回民,能主动道歉,并及时调整合适的菜肴对
8、用自己的私筷给客人夹菜,不讲卫生错
2、能够提前到办公室做好工作准备对
9、当着客人的面脱毛背心,不讲礼貌错
3、办公室通风、光线良好对
10、领导敬酒后,能主动敬酒,注意礼仪对
4、电脑开机顺序错误错
11、谈论不适宜的话题,如向别人打听收入错
5、下班前没有整理办公桌错
12、当别人的面剔牙,不文明错
6、能够将文件进行分类对
13、能用礼貌用语,向客人道歉,然后出去接电话处理方式正确
7、保密文件应锁入文件柜中错对
8、电话放置位置正确对
14、能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的事情对
9、能够及时接听电话对
15、能按上司的要求通过电话处理各种紧急的事务对
16、能以
10、电话应答语正确对暗示的方式向上司报告处理结果,与上司有一定的默契
11、电话旁能事先准备好纸和笔,方便记录对
(四)案例分析题示例
12、能够做电话记录对时间某日上午
13、手机不应放在显示器旁错地点公司经理办公室
14、握手礼仪正确对人物四达公司经理秘书初萌,女;维达公司张经理,男物品电
15、接名片礼仪正确对脑、各类文件夹、电话机、办公文具、文件柜、沙发、纸笔、手机、
16、茶水斟得过满错暖瓶、茶杯
17、保密工作没有做好,电脑不应放在客人能够看到屏幕内容的地情景一方错初萌身着圆领无袖衫,下身穿牛崽裤,脚上穿着旅游鞋,走
18、能够使用工作日志进行时间管理对进办公室
19、日程有变化时能够及时改动工作日志对办公室桌椅整齐,时钟特写750o初萌打开窗户,调整
20、送客礼仪不正确错好百页窗的光线然后坐在办公桌前开电脑(动作特写先开主机,后开显示器)桌面上很零乱地堆放着文件初萌一一归入办
(五)案例分析题示例公桌上的文件夹中文件夹特写,有“急件”、“要件”、“密件”人物秘书钟苗、同事周伟、张总(声音)、李经理(声音)等字样物品印章、带存根的介绍信、用印申请单、电话这时,电话铃响了(电话的位置位于初萌的左手边)初萌场景秘书办公室迅速拿起听筒初萌“你好!四达公司》情景一初萌“哦,王经理,您有什么指示?”边说边从电话旁拿秘书钟苗着职业装坐在办公桌前整理文件镜头扫过办公室,起纸笔环境整洁,但地面有裸露的电源线门口有灭火器初萌“好的,我记一下”边说边记,“后天上午九点,电话铃响下,钟苗及时拿起听筒“你好!伟南公司”听在公司第二会议室,开关于新产品研发的会好的我会通知各部筒中传来同事周伟的声音“钟苗,我一会儿要去乾坤公司联系业门负责人到场的(画面淡出)情景二务,你给我开张介绍信”“好的”钟苗答道,“别忘了填张用初萌正坐在电脑前打一份文件闪过标题新产品开发计划印申请单”周伟“好的”书她的手机放在显示器旁这时,有人敲门电话铃又响了,钟苗及时拿起听筒“你好!伟南公司“听初萌“请进”客人推门而进,同时初萌起身迎接初萌筒中传来张总的声音“钟苗,今天下行我暂时有个会议,原定召“您好,我是秘书初萌”初萌边说边伸出手双方握手客人开的各部门经理会议挪到明天下午吧,时间地点不变,你安排一下”“您好,我是维达公司的”迷说边递过名片初萌双手接过名片,钟苗“好的我即将安排”边看边念“噢!维达公司的张经理您快请坐”说完,拿起暖放下电话,钟苗从文件夹中抽出“上司工作日志在上面做瓶给客人沏茶特写茶水较满客人“谢谢!”边喝茶边看着电脑屏幕(屏幕正对着客了修订;又抽出“个人工作日志”做了修改人)钟苗拿起电话,拨号钟苗“后勤吗?我是钟苗,今天下初萌“不客气!请您慢用!”说完,坐回到办公桌前客午的会取销了,就不用会议室了会议改在明天下午举行,我预订人“这次来是想和王经理商讨一些事情的”初萌“您没有预一下会议室时间还下午两点钟”约吧?“边说边从文件夹中抽出“秘书工作日志”翻看“好的,谢谢啊!钟苗放下话筒客人“是的,我顺路经过这里”初萌“您看真不巧,“得赶紧通知各位经理”钟苗自语道她继续拨电话“销我们王经理到工地去了您看后天上午行吗,十点钟,王经理会在售部吗?请问赵经理在吗?赵经理,我是钟苗,今天下午的会议取办公室”客人“好的,我后天再来再见!”客人起身销了,改在明天下午进行……”初萌“再见!”在秘书工作日志上写下1000,会见(画面淡出)维达公司张经理接着又抽出上司工作日志写下什么客人自己拉情景二开门走了钟苗继续整理文件周伟推门进来,把用印申请单递细钟苗参考答案周伟“这是用印申请单“(特写)
1、着装不符合职业要求错伟南公司用印申请单地点秘书办公室文件标题介绍信人物业务部秘书初萌业务部经理冯建客户王佳必备物品计算机、电话、分类的文件夹、记录纸、笔、杂乱物品(报纸等)发往单位乾坤公司份数1情景一(初萌办公室)用印日期年月用印申请人周伟20221022H初萌身究职业装端坐在电脑前打字,办公桌上物品摆凌乱批准人备注经理冯建推门进来“初萌,下星期的会议通知你准备好了钟苗接过来看了看,说“哟,你们部李经理没有签字,我吗?”初萌起身“哦,冯经理,都整理好了”初萌在乱放的不能给你盖章”周伟有些着急,“我已经跟李经理说过了,他允文件堆里找来找去“您稍等啊,哪去了?哦,在这儿!给您”许了”“别急,我问一下”钟苗说着拨通了李经理的电话拿出一张纸身递给了冯经理钟苗“李经理,周伟去乾坤公司联系业务需要开介绍信,冯经理“你的工作习惯该改改了!对了,一会儿你先给我您没有在用印申请表上签字,您看怎么办?“李经理“噢,这印盒名片,要总经理那种的还有,明天香港的孙老板到京,你再事我知道我正在开会,你先给他开介绍信,一会儿我补一下签字”落实一下宾馆”初萌“好的冯经理,下周您在上海的会要没钟苗好的”有变化的话,我就订房间了”钟苗随手从桌子上的文件夹中取出介绍信,填好相关内容,冯经理“嗯,你去订吧我现在有个急事要即将出去,一然后从抽屉里拿出印章(特定章的位置正确,骑年盖月,但章会儿我有个客人要来,你先帮我接待一下”初萌“好的,您放盖倒了)心吧”钟苗将介绍信撕下递给周伟“给”“谢谢!”周伟接过冯经理走出房间来看了看,“钟苗,能不能给我开几张空白介绍信,每次都要找经情景二理签字,太麻烦了!”初萌翻找出大上海宾馆电话钟苗一边在文件夹中找“用印登记本”,一边回答“这恐初萌“你好!是大上海宾馆吗?”宾馆前台“您好,我怕不行,你用的时候再来开就是了”“那好吧”周伟无奈地说,是大上海宾馆,愿意为您服务”“我走了啊!再见!”钟苗“再见”初萌“我是宏远公司5月19号我公司订了一个套房,我钟苗翻开“用印登记本”,根据“用印申请表”在上面进行们下周五到请问房间都准备好了吗?”宾馆“请稍等,我即登记将查一下对!没问题,在1508房间我们恭候客人的到来”(画面淡出)初萌“1508房间,谢谢,再见9边说边记下来宾馆“再见!”参考答案情景三
1、秘书着装正确对初萌正打算关电脑,有人敲门
2、电源线裸露,存在安全隐患错初萌“谁呀?进来!”王佳推门而入“你好!请问这是
3、放置灭火器,有安全意识对业务部吗?”初萌坐在那里,抬眼看着来人“这里就是你找
4、接听电话及时对谁?”王佳“冯经理在吗?我跟你们冯经理约好了“
5、电话应答语正确对王佳说着掏出名片,双手递给初萌初萌用左手接过名片,
6、知道用印需要填定申请单对随手放在桌上,同时即将变得热情起来,招呼道“啊,刚才冯经
7、能够对工作日志及时进行修改对理还等您呐无非这会儿他有点急事要办,让您稍等会儿,他即将
8、能够管理上司工作日志对就回来您先坐”初萌让王佳坐下,转身倒水,用纸杯款待客人(特写)“您
9、能够及时预订会议室对是习惯喝茶还是开水?“客人不客气,都可以”
10、能够及时将会议变动信息通知相关人员对这时,电话铃响起,铃响四遍后,初荫拿起电话‘谁呀,
11、用印申请表上必须要有负责人签字错打错了”挂断
12、碰到不明确的情况,能够主动向上司请示核准对初萌坐下后开始与客人交谈初萌“我在报上时常看到对
13、介绍信应放在加锁的抽屉里,随用随开错您公司宣传,我想买你们那个新的产品,可以优惠吗?”王佳犹
14、印章必须要加锁保管错豫着“……我回去给你想想办法”
15、文末落款位置正确,骑年盖月对初萌“您知道吗?我们公司刚刚研制出的WEC产品,即
16、文末章盖倒了错将就要投入市场了这回,我们能大赚一笔哎,你们公司待遇怎
17、没有盖骑缝章错么样啊?……”(淡出)参考答案
18、不能开空白介绍信对
1、着装符合要求对
19、用印后能够进行用印登记对
2、环境不整洁,办公用品摆放凌乱错
3、能够提前准备会议通知对
(六)案例分析题
4、能熟练操作办公室事务,提醒上司的工作安排对录相
5、能够用电话确订为上司订客房对时间上午9点
6、订房间没有事先查对标准错领用物品名称数量备注
7、电话语言规范正确,认真记录对复印纸本
28、没有做到热情迎客,语言动作均不礼貌错
9、对待客人不能一视同仁,先后态度反差太大错
10、接名片动作不规范错领用人主管审核发放人
11、接过名片后没有认真阅读,随手丢在桌上,对客人不礼貌错
12、送饮品能征得客人意愿对日期日期日期
13、没有遵循接电话“响铃无非三”的原则,电话接应不及时错初萌转身去储臧柜中拿出两本复印纸递给李力李力说“再
14、对待错打过来的电话,语言、态度不符合要求错
15、不懂给我们点儿笔吧,办公室总找不到笔用”“没问题!”初萌说得与客人沟通时的语言禁忌,为个人谋私利错
16、没有保密意识,着又拿出几支笔递给李力“谢谢啊!”李力接过物品转身走了将公司新产品秘密泄露出去错
17、随便问客人公司的待遇情况初萌坐回办公桌前,从文件夹中找出“库存记录”,打开,错
(七)案例分析题示例进行登记(画面淡出)参考答案人物秘书初萌(女)、销售部张伟、公关部李力、乾坤公司职员
1、秘书着装正确,符合职业标准对(声音)
2、办公桌比较零乱,不整齐错物品电脑、热感传真机、一份白纸打印的文件(两页,上有回形
3、电脑放置位置符合要求(屏幕背对门口,背对沙发)对针),一份深色纸打印的文件(两页,有回形针)、一卷未拆封的
4、不应在传真机上放置任何其他东西错传真纸、传真纸卷轴、一份物品领用申请表、两本复印纸、笔、“库
5、选择原稿正确,白色或者浅色的纸发送效果好对存记录”本
6、应提前接通电源,做好工作准备错场景秘书办公室,要求有桌椅、电脑、传真机、沙发、储藏柜、
7、能够正确处理传真机报警故障对电话等情景一
8、能够区分传真纸的正反面对初萌身着职业装,坐在电脑前打文件桌面零乱,传真机上
9、能够正确安装记录纸对压着一大摞文件(镜头扫过周围环境,能够看出电脑屏幕没有对
10、能够检查原稿,取下回形针对着门口,坐在沙发上亦无法看到屏幕)
11、能够正确放置发送原稿对销售部的张伟走进来,手里拿着一个文件夹他从中拿出两
12、电话用语正确对份文件
13、发送传真过程正确对张伟“初萌,帮忙给乾坤公司发一份报价单我们打了两
14、能够对传真进行确认对份,你看哪份发过去效果会更好些?”初萌“我看看”初萌接
15、领用物品需要填写申请表错过原稿,将深色的文件还给张伟,扬着手中的文件说“就发这份
16、物品领用申请表中主管、领用人等未签字错吧!你在沙发上等会儿”张伟在沙发上坐下
17、物品领用申请表中未填写日期错初萌将传真机上的文件放到桌子上然后插上传真机的电源,
18、发放物品的名称与数量必须与申请表中一致,不得任意增加传来报警声,红色报警灯闪烁,初萌看了一眼液晶显屏,自语道错“可能没纸了”初萌打开传真机,从中取出纸卷轴转身从储藏柜中拿出一
19、能够及时更新库存记录对卷新的传真纸,拆开包装,顺便用手指甲在纸的一面划了一下,浮(A)案例分析题现黑色的划痕(特写)初萌将传真纸装好,盖上面板人物行政秘书钟苗、总经理(声音)初萌取下原稿上的回形针,磕齐后正面朝下放入传真机中,物品投影仪、笔记本电脑、会议桌椅、会议记录本场景办公室、然后拿起话筒,拨号码初萌“你好!我是宏远公司的初萌,要给你们经理发一份传真,请给我一个信号“(画外音)“好的”会议室情景一听筒中传来信号音初萌按下“开始”按钮,然后放下听筒,传真秘书钟苗身着职业装坐在办公桌前,正在整理文件,这时电机开始发送传真(特写)话铃响了,钟苗很快拿起电话“喂,请问您找谁啊?”传真发送完毕,初萌再次拨通对方电话“你好!我是宏远听筒中传来总经理的声音“钟苗啊,你通知一下,今天下公司的初萌请问传真收到了吗?字迹清晰吗?”对方“收到了,行2点在一楼会议室召开各部门经理会议,讨论下个月的工作安排很清晰,谢谢!”初萌“不客气再见!”对方“再见!”我要用一下投影仪,你安排一下’“‘好的”钟苗答应着放下(画面淡出)情景二话筒,时钟特写10点钟公关部的李力拿着一份“物品领用申请表走进办公室,“初钟苗打开计算机主机电源,然后又打开显示器电源,(特写)萌,领点儿复印纸”初萌接过申请表将其放在桌子上(特写钟苗的手机放在显示器旁计算机启动后,钟苗打开邮件发送窗口,领用人、主管都未签名,日期也未填写)在窗口中写会议通知屏幕特写物品领用申请表申请部门公关部
(一)工作实务题示例会议通知背景说明你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明需要你完成的任务各部门经理便条(兹定于今日3月20日)下午200在一楼会议室召开各部门经理会议,请务必准时出席钟苗总经理办公室2022年为规范公司对于文件的采集和整理的行为,公司拟召开一次座谈会3月20日请你将会议文件采集的要求和内容、会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我发送完毕,钟苗想了想,自语道“还是再用电话谢谢通知一下保险”她拿起话筒,拨号钟苗“张经理您好王总让我通知您今天下午点行政经理苏明在一楼会议室开会,具体情况您可以查一下邮箱,我已经2022年3月15日给您发过去了”放下话筒,钟苗继续拨号“刘经理您好今天下午点钟在一楼会议室,,(画面淡出)情景二参考答案会议室,时钟特写备忘录会议室中惟独钟苗一人,她正在连接笔记本电脑和发自秘书钟苗投影仪投影仪通风口处堆着一些文件,几乎挡住了通风发给行政经理苏明口连接好后,她先打开投影仪电源开关,再打开电脑开日期2022年3月15日关启动后,投影未显示计算机上的信号主题会议文件采集整理的要求和内容,会议文件立卷归档的意义钟苗按下笔记本电脑上的键与键(特写),墙壁内容上显示出图象,但不清晰而且画面倾斜钟苗调整机器的
1、采集会议文件资料的要求支架使画面正常钟苗调整投影仪的镜头旋钮,进行对焦,1确定会议文件资料的采集范围直到墙壁上画面清晰2采集会议文件资料要及时,确保文件资料在预会人员离会之前钟苗看了一下表,自语道“还有分钟才开会呢,全部采集齐全先把镜头盖盖上吧”她拿起镜头盖盖住了投影仪镜头(特写)3选择采集文件资料的渠道,运用采集文件资料的不同方式方法钟苗坐在自己的位置上,打开“会议记录本”,在4与分发文件资料一样,采集会议文件也要履行严格的登记手续;上面写着什么及时采取措施补救毁损的文件资料参考答案5采集整理过程中要注意保密、秘书着装正确对
2、需采集的文件资料、接听电话及时对1会前准备并分发的文件包括指导性文件、审议表决性文件、、电话应答语不正确错宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件、计算机开机顺序错误错2会议期间产生的文件包括决定、决议、议案、提案、会议记、手机带有磁性,不能放在显示器旁边错录、会议简报等、能够选择正确的发送会议通知的形式对3会后产生的文件包括会议记要、传达提纲、会议新闻报导等、会议通知没有写明会议内容错
3、会议文件的立卷归档、会议通知落款日期应该用中文格式错会议文件资料的立卷归档概念解释会议文件立卷归档的意义主要、能够及时完成经理交办的任务对有以下四点、能够提前到会议室做好设备准备工作对第一,保持会议文件之间的历史联系,便于查找利用第二,保持、不能遮挡住通风口,以免影响机器散热错历史的真实面貌,反映工作的客观进程第三,保护会议文件的完、笔记本电脑与投影仪连接正确对整与安全,便于保存和保管第四,保证会议秘书工作的联系性,、开机顺序正确对为档案工作奠定基础、能够正切当换电脑的输出方式对、能够解决画面倾斜现象对二工作实务题示例、能够正确进行对焦对背景说明你是宏远公司行政秘书高叶,下面是总经理苏明需要你、不应用镜头盖遮挡镜头,这样容易导致元器件损坏完成的任务错便条、有做会议记录的意识对高叶三工作实务题为开源节流,发挥员工的最大能力,公司准备调整目前人员背景说明你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明需要的工作模式拟安排研发部门的一些科技人员在家工作,请分析在你完成的任务家工作模式的优缺点此外,请简要介绍目前在一些组织中运用的便条其他较新的工作模式以供参考钟苗总经理苏明公司新成立的产品推广部的人员及办公用房都已确定下来,2022年3月5日你需要尽快布置他们的办公室请你向我说明如何完成这项工作参考答案行政经理苏明
1、在家工作模式优缺点1在家工作模式含义指人们在家中执行企业或者团队交给的工2022年3月5日作和任务,通常减少在在的工作时数,而增加在家里的工作时数参考答案2优点节省办公室的空间和资金;能把往返于办公室花费的时布置办公室的程序如下间用在工作上;有更大的灵便性安排管理自己的时间,安排工作与
1、对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析,明确各部门生活;减少高峰期交通拥挤,减少交通污染;工作人员也能减少交及各员工间的关系,以此为依据确定每位员工的工作位置通费用
2、列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来按工作人员3缺点需投资计算机和电话给工作人员,以保持联系和能在家数额及其办公所需要的空间,设定其空间大小
3、根据工作需要,中开展工作;有的家庭环境嘈杂,缺乏适宜的办公环境和位置,工选配相应的家具、桌椅等,并列表分别详细记载作难集中注意力;组织更加难以监督、管理和控制工作人员的工作;
4、绘制办公室坐位布置图,然后依图布置同事之间业务交流和情感交流减少,团队意识减弱,会感到寂寞;
5、对设备的安放提出合理建议考试大编辑整理与专业人员和社会联系也减少
2、其他工作模式四工作实务题示例1弹性时间工作模式在灵便的体制下允许员工对一天工作起止背景说明你是宏远公司行政秘书高叶,下面是总经理苏明需要你时间弹性化并积累计算总工作时间的一种方法完成的任务2远程工作模式指通过电话或者计算机等现代工具在异地接受便条指令完成组织交给的工作的方法这些人员可以在家工作,也可以在当地的工作间工作,还可以组成本地团队,设立主管与总部高叶保持联系从你昨天反映的情况来看,最近公司有的部门内部成员之间、3虚拟办公模式通过电话和计算机等现代工具和技术使所有任部门之间的协作确实浮现了一些问题为加强内部管理,我拟组织务能在一个虚拟的环境中执行,同时,管理者也在虚拟环境下对员一次部门主要负责人的面对面沟通会请你就以下问题给我提些建工的工作进行管理的一种工作模式议,并以备忘录形式发给我谢谢4兼职工作是指一人在多家企业或者单位兼职,充分发挥其专
1、提高团队士气的方法业技能,其兼职的组织与其商议好兼职的期限、任务、费用,并以合同确立的工作模式
2、团队任务的分配方法
3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径5定期合同制工作模式是指为完成某项任务聘用一些专门技术人员,并制定合同时确其权利和义务,直到完成项目的工作模式总经理苏明有的还采用承包一项特定任务的形式2022年2月12日参考答案6交替工作模式常由两人共同承担一项任务,每人工作一部份时间,但必须有段重叠的工作时间以交换信息,商议工作进度,共备忘录同完成工作发给苏明7暂时办公桌形式由于在家工作、远程工作、弹性时间工作及发自高叶兼职工作人员没有或者不需要有固定的办公桌,来到企业工作时暂日期2022年2月12日时安排空暇的工作位置办公工作人员没有固定的办公桌,文件和主题关于团队工作信息存放在计算机网络中,书面文件存放在存储间的一辆小推车上,
1、提高团队士气的方法当他们来工作时,领取手推车,然后使用企业中一个空暇的工作位1有一个良好的工作环境置2让队员了解团队的使命3努力的目标相同4记住每一个队员是独立的个体5创立团队识别系统6分享成果7确保团队正面气氛
2、团队任务的分配方法认真筹画确定团队工作所需的资源、重要的阶段点、计划时间表,以及团队中每一个成员的个人任务和责任公平分配每一个成员工作分配工作时,应考虑下列因素1团队成员工作经验的多少2每人承担的工作总量3尽可能变化着平均分配任务4应考虑团队成员的特长爱好,发挥每一个人的积极性5组织团队会议,公开化讨论6在实施执行中要有灵便性,随时重新调整工作任务
3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径1定期向上级主管部门提交书面报告2由团队领导定期向上级主管口头汇报团队的简要情况,保持团队领导与上级主管的个人接触3上级管理部门的领导亲自参加团队的有关会议4通过举办团队工作发展情况的展览等途径实现管理部门和团队之间的沟通管理部门与团队之间信息沟通通常是上述这些交流方法的组合五工作实务题背景说明你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明需要你完成的任务便条钟苗以下是我下星期一3月19日要参加的一系列活动上午如开董事会议,所有的经理都参加;上午给参加员工培训课的新员工讲话;中午与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐;下午前往阳光公司拜会市场开辟部的经理高原;下午会见丽康公司销售部经理张建请你抓紧时间为我作一合理安排并将其填入工作日。