公司通讯工具管理制度

公司通讯工具管理制度文件类型规章制度文件名称分管部门行政部监督人行政内勤责任人行政部主任

1、适用范围本制度适用于集团公司、各分公司通讯工具的管理（驻外公司除外）

2、目的为规范集团公司及各分公司通讯工具管理，降低通讯费用和设备损耗，特制订本管理制度

3、权责

3.1集团行政部负责集团各部门、各分公司通讯工具的购买、发放、归档和管理

3.2集团行政部负责集团各部门、各分公司通讯费用定额的制定

3.3集团行政部负责通讯工具的维修、维护和保养

4、更新、变更根据企业实际情况及要求，本制度原则上每年3月1日进行更新第一条通讯工具涵盖范围第一款本制度涵盖通讯工具是指座机、传真机、对讲机、手机、电子邮箱、邮件等工具第二款个人手机和相关通讯工具不包含在本制度范围内第二条座机、传真机、话费补助手机管理第一款集团各部门、各分公司如需安装座机、传真机时，需填写《签呈表》（见附件1）,经集团部门经理、分公司总经理审核后报集团行政部，由行政部统制度内容一安排人员安装第二款集团各部门、各分公司的电话机、传真机、对讲机等出现自然损毁需要更换时，由所在单位填写《签呈表》（见附件1）,经集团部门经理、分公司总经理审核后报集团行政部，由行政部统一安排人员购买第二款集团各部门、各分公司座机和传真机话费实行定额制，原则上不得超出定额，特殊情况须由执行总裁批准第四款集团各部门、各分公司所有外线座机和传真机在使用时，必须由使用人填写《电话使用记录表》（见附件2）,详细登记使用人、事由、电话号文件类型规章制度文件名称分管部门行政部监督人行政内勤责任人行政部主任码等内容第五款集团各部门、各分公司所有外线座机和传真机严禁外人使用，特殊情况需使用时，必须经部门负责人同意，并按第四款要求办理手续并由同意人签字确认第六款任何人严禁使用外线座机和传真机拨打私人电话第七款审计部每月对集团各部门、各分公司外线座机和传真机话费进行随机抽查，对违反规定的严格按照处罚措施进行处罚第八款所有由集团报销话费或有手机费补助的人员，必须24小时开机，无故不接听或半小时内未回电话，视为未开机第九款集团所有座机、传真机话费由行政部负责按时交纳，其他话费由营销结算中心负责交纳第十款所有需报销的话费必须由经办人签字、审计部审核后报执行总裁签批入账第三条邮件管理制度内容第一款集团各部门因实际业务需要发的邮件由集团行政部统一办理由发件部门填写好邮件内容，行政部统一投寄，并填写《邮件收发登记表》（见附件3）备查第二款邮件寄出后，集团行政部寄出人要及时跟踪落实邮件到位情况，确保邮件及时送达收取人第三款各分公司业务邮件投递由各分公司自行办理第四款集团行政部收到邮件时应妥善保管，及时填写《邮件收发登记表》（见附件3）,并第一时间通知收件人领取为保证邮件安全，收件人在领取邮件时须在《邮件收发登记表》上签字确认后方可领取第五款各分公司接收邮件时应参照第三款有关规定执行第四条电子邮件管理第一款为节省办公费用，公司内外沟通时应尽量使用电子邮件第二款集团行政部负责设立集团电子邮箱，并公开邮箱名称和密码，发布一般性通知或通告时集团各部门、各分公司可通过电子邮箱查看文件类型规章制度文件名称分管部门行政部监督人行政内勤责任人行政部主任第三款公司电子邮箱严禁个人使用，严禁发布私人信息第四款公司网管人员应设置邮件邮寄记录和过滤系统第五款公司职工应遵守职业道德，公司机密材料及文件严禁外发第六款集团行政部内勤人员每日早上上班后应打开公司邮箱，及时收集邮件，制度内容有用的信息应于第一时间传递到相关人员第七款集团行政部内勤人员应及时对邮箱进行维护，对无用或垃圾邮件及时删除，以免影响使用第八款各分公司邮箱管理要遵照集团公司要求进行管理第一条检查人及检查频次通讯工具管理制度的执行情况，由制度监督人负责监督检查，每月检查一次，且做好检查记录责任人根据实际情况不定时进行抽查监督、检查第二条检查内容根据《通讯工具管理制度》内容，逐条进行检查，对于违反制度的行为，依据处罚措施对当事人进行处罚

1、违反第二条第一款规定，未按要求私自安装座机或传真机的，所发生的一切费用由责任人全额承担

2、违反第二条第二款规定，如电话机或传真出现人为毁损的，由损毁人自行购买

3、违反第二条第三款，话费超出定额部分由所在部门自行承担，执行总裁批准的除外

4、违反第二条第四款规定，未按要求登记的，每次给予相应责任人20元罚处罚措施款

5、违反第二条第五款规定，公司外部人员未经许可使用外线电话或传真的按1元/分钟收取费用，并将收费上交集团营销结算中心

6、违反第二条第六款规定，拨打私人电话的，一经查实按发生费用的10倍对责任人进行罚款

7、违反第二条第八款规定，一经查实每次给予当事人100元罚款

8、违反第三条第四款规定，所出现的损失有管理人员负责文件类型规章制度文件名称分管部门行政部监督人行政内勤责任人行政部主任

9、违反第四条第三款规定，利用公司邮箱发布私人信息的，一经查实每次给予当事人100元罚款

10、违反第四条第五款规定，发布公司机密的，一经查实立即辞退，并追究法律责任

11、违反第四条第十一款规定，未及时清理邮箱，影响公司信息传递的，每次给予行政部内勤人员50元罚款

12、本制度有关规定，如因负责人、监督人失职、管理不当而出现的违规行为，负责人、监督人负连带责任

1、对违反制度者，当事人自接到罚款通知之日起三个工作日内，须主动到集团营销结算中心交纳罚款，并将罚款单交集团行政部罚款交付

2、对违反制度的当事人，在规定时间内未交付罚款的，将以罚款额的双倍从其当月工资中直接扣除制度卜发抄送集团各部门各分公司营销结算中心。