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文本内容:
编制人时间审核人时间批准人时间生效时间
一、目的
2.
二、范围2
三、责权2
四、文件的纵向分类与定义3
五、文件的横向分类与定义4
六、文件的分层审核管理5
七、文件的编号管理6
八、文件的发放、保存、更改管理7
九、文件的查阅、拷贝、借阅与保密管理7
十、机密文件管理
8.
十一、文档的起草、会签、归档管理9
十二、文件的作废、回收与销毁10
十三、公司文件管理制度违反考核规定10
十四、公司文件普通格式11
十二、文件的作废、回收与销毁、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件,文控员应定期清理造册,并按上级有关规定,办理1申请回收销毁手续,填写销毁清单;、经审核允许回收销毁的文件应在部门负责人及分管领导的共同监督下销毁;
2、若文件因版本过于陈旧需要作废,相关部门填写《作废申请单》,获得总经理允许后,将作废申3请交由文控员处,由文控员对文件进行作废处理;、文控员将文件作废要,要使用红色字体或者红色印章,在文件的明显处写明“作废”二字,并注4明作废的原因、时间、申请作废人等;、级以上作废文件不得即将销毁,文件作废后,文控员将《作废申请单》与作废文件按照文件管5A理有关程序进行分类保管,保存时间不得小于两年
十三、公司文件管理制度违反考核规定、公司所有员工必须严格按照本制度执行,提交文档不全、提交文档不及时、文件类型编号不清晰1等蓄意违反本规定事件,视情节严重程度处于元/次的罚款;5-
50、在本公司有效文件上进行乱涂乱画、损坏、丢失、无法复原等,除要求当时人赔偿原文件外,视2情节严重程度处于元/次的罚款;5-
500、故意泄漏公司文件每次处于元/次的罚款,情结严重者公司赋予开除处分;
350、泄漏公司机密文件)对公司造成损失的)公司有权依法追究其刑事责任;
4、所有的文件的更新或者更改,都必须填写更改申请单,并在新文件的末5尾注明更改支出与更改原因,更改后必须第一时间交由文控员处统一保管,不得故意拖沓时偶尔估计不予更改,违者视情节严重处予元/次的罚款;5-
200、文控员与其他部门或者个人进行文件交接时,必须填写《文件交接记录6表》,检查交接文件是否齐全,交接双方必须签字确认;、对于文件管理流程不清晰,新旧不分,不根据实际情况及时更新文件者,7每次处予元的罚款;5-100
十四、公司文件普通格式公司各文件制度写作格式范本参照下图范本执行,会签部份可根据文件制度实际会签要求做适文件等鼓“公司文件范本:受控状态)关于的通知XX受控编号,0量的调整文件编号版本页码第页共页XXXXXXXX X X X编制时间审核时间批准时间执行时间正文:题(宋体,号,加粗)4正文(小四号字宋体,倍行间距)
1.5部门XXX年月X XXXXX XX主题辞抄送部门、部门、部门通知A B CXX接收签字
十五、文件的生效与执行本文件管理制度于年月日执行XXXX XXX行政部年月日Xxxx XXX主题辞抄送文件控制接收签字第七章一.选择题能描述文件的特征
1.FAT_B_文件逻辑文件物理结构文件共享文件保护A.B.C.D.文件的符号名与物理地址的转换是通过来实现的
2._C_索引.索引节点.文件目录.二级索引A.B C D.在文件系统中,为了对磁盘空间的空暇块进行有效的管理,采用3UNIX的方法是一B_空暇表成组链接法位示图法A.B.C.FAT D..为了实现对文件的共享访问,在读写文件时需对文件加锁现在已有一4个用户对某文件进行了读加锁,则另一个用户对该文件的加锁操作可以_B_成功加读锁和写锁均不能成功加读锁能成功A.B.加读锁和写锁均能成功加写锁能成功C.D..操作系统实现文件管理后,允许用户对流式文件进行存取的最小单位5^_D_o数据项记录文件字符A.B.C.D..操作系统采用多级目录结构可以6_A_解决命令冲突节省存储空间A.B.缩短文件传送时间减少系统开消C.D.下述有关文件管理的叙述中,是正确的
7._C_一^个文件不能同时多次建立A.在一级目录结构中,不同用户可以用相同的文件名B.文件系统主要是实现按名存取C.逻辑记录的大小与存储介质块的大小必须一一^寸应D..文件系统是指8D_文件的集合实现文件管理的一组软件A.B..文件的目录.文件及其属性、管理文件的软件和文件系统接C D口文件系统的主要目的是
9._A_实现对文件的按名存取实现虚拟存储A.B.提高外存的读写速度用于存储系统文件C.D.操作系统实现文件管理后,用户对记录式文件进行存取的最小单位
10._C_O扇区字节目录.记录A.B.C.D.为了解决不同用户文件的“命名冲突”问题,通常在文件系统中采用以11下方法_B_约定的方法多级目录路径索引A.B.C.D.文件的绝对路径是指
12._C_文件名和文件扩展名A.一系列的目录文件名和该文件的文件名
8.从根上到该文件所经历的路径中各符号名的集合C.目录文件名和文件名的集合D..文件的相对路径名从开始,逐步沿着各级子目录追溯,最后到指定13_A_文件的整个路径上所有子目录名组成的一个字符串当前目录艮目录多级目录二级目录A.B/C.D..对一个文件的访问,常由以下共同控制14_A_用户的访问权限和文件属性A.用户的访问权限和用户的优先级B..优先级和文件属性C文件的属性和口令D..位示图可用于15_B_文件目录的查找磁盘空间的管理A.B.内存空间的共享实现文件的保护和加密C.D..最常用的流式文件,可以看成是的集合16_A_字符序列数据记录目录A.B.C.D..常用的文件存取方法有两种顺序和17D_索引流式串联随机A.B.C D..文件采用多级目录结构后,对于不同用户的文件,其文件名18_C_应该相同应该不同可以相同也可以不同受系统A.B.C.D.约束.磁盘上的文件是以为单位读写的19_A_磁盘块逻辑记录.柱面字节A.B.C D.目录文件存放的信息是
20._D_某一文件的数据信息某一文件的A.B.FCB所有数据文件所有子目录文件和数据文件的C.FCB D.FCB为了解决不同用户文件的“命名冲突”问题,通常在文件系统中采用
21._B_一个文件的相对路径名是从开始,逐步沿着各级子目录追溯,最后
22._A_到指定文件的整个通路上所有子目录名组成的一个字符串当前目录根目录多级目录二级目录A.B.C.D.位示图可用于
23._B_文件目录的查找磁盘空间的管理A.B.内存空间的共享实现文件的保护和保密C.D.逻辑文件的组织结构是由确定的
24._C_操作系统存储容量.用户文件长度A.B.CD.逻辑文件存放到存储介质上时,采用的结构形式是与有关的
25._B_文件的逻辑结构存储介质的性质A.B.存储空间管理方式逻辑文件长度C.D.实现按名存取后,允许用户对记录式文件进行存取的最小单位是
26.,B_0文件记录数据项字符串A.B.C.D.结构的文件最适合于随机存取的应用场合
27._D_流式.顺序链接索引A.BC.D.物理文件的组织形式是与无关的
28._A_文件长度文件的存取方法A.B.存储介质特性文件系统采用的管理方式C.D.在文件管理中可以利用位示图来实现
29.__B_磁盘的驱动调度磁盘空间的管理A.B.文件的存取文件目录的查找C.D.文件系统采用多级目录结构可以
30._C_减少系统开消节省存储空间A.B.解决命名冲突缩短信息传送时间C.D.同一文件在不同存储介质上的组织形式
31._D_可采用用户指定应该用相同A.B.必然采用不同可以采用不同C.D.为了允许不同的用户可以使用相同的文件名,通常在文件系统中采用
32._C_重名转换机制存取控制方式A.B.多级目录结构标识符对照表C.D.采用多级目录结构的系统中,允许多个用户共享某些文件因此,各用户
33.一文件名访问共享文件A_可以按自定义的必须用系统规定的A.B.应该用相同的只能用不同的C.D.用户要求访问一个存放在存储介质上的文件时,首先要调用操作系统提
34.供的文件操作_A_打开建立读关闭A.B.C.D.用户可以调用文件操作来归还文件的使用权
35._C_打开建立关闭删除A.B.C.D.用户可以要求文件系统删除一个再也不需要使用的文件,但提出删除要
36.求前应先调用文件操作_D_写打开建立关闭A.B.C.D.为防止系统故障造成文件被破坏,通常可采用_忆方法来保护
37.存取控制矩阵定时转储文件设置口令密A.B.C.D.码转换为防止用户使用共享文件时可能造成文件被破坏,通常可采用
38.方法来保护文件_D_建立多个副本定时转储文件设置口令规定使用权限A.B.C.D.在文件系统中设置一张它利用二进制的一位表示磁盘中一个块的使
39._B_,用情况空暇块表位示图链接指针表索引表A.B.C.D.“打开文件”操作要在系统设置的中登记该文件的有关信息
40._C_索引表链接指针表已开文件表空暇块表A.B.C.D.文件管理实际上是对的管理
41._B_主存空间辅助存储空间逻辑地址空间物A.B.C.D.理地址空间如果文件系统中有两个文件重名,不应采用结构
42._A_一级目录二级目录树形目录一级目录和A.B.C.D.二级目录逻辑文件可分为流式文件和两类
43._C_索引文件链接文件记录式文件只读文件A.B.C.D.由一串信息组成,文件内信息再也不划分可独立的单位,这是指
44.流式文件记录式文件连续文件串联文件在随机存储方式A.B.C.D.
45.中,用户以为单位对文件进行存取和检索_D_字符串数据项字节逻辑记录A.B.C.D.数据库文件的逻辑结构形式是一
46.C_链接文件流式文件记录式文件只读文件A.B.C.D.文件的逻辑记录的大小是
47._D_恒定的相同的不相同的可相同也可不同A.B.C.D.索引结构为每一个文件建立一张索引表,用来存放_口_
48.逻辑记录的地址部份数据信息A.B.主键内容逻辑记录存放位置的指针C.D.采取哪种文件存取方式,主要取决于
49._C_用户的使用要求存储介质的特性A.B.用户的使用要求和存储介质的特性文件的逻辑结构C.D.文件系统可以为某个文件建立一张其中存放每一个逻辑记录存放位
50._B_,置的指针位示图索引表打开文件表链接指针表A.B.C.D.二.填空题.文件类型按用途分系统文件、用户文件、库文件1
一、目的为对公司各种文件的程序、格式、起草、收发、保存等实行统一管理,提高公司文件的可控性与标准化管理,特此制定本文件管理制度
二、范围、本制度所规定的各种资料管理流程,对公司内部广泛合用,任何文件资料的初定、1审核、实施、发放、保存、借阅、销毁等都必须严格按照本制度执行、若本制度浮现规定不彻底、规定程序无法实施等情况,发现部门有权利向公司总2经理以书面的形式提出修改,获得总经理批准后按照最新修改程序执行
三、责权、行政人事部责权起草、修改、报审、保存、监督与执行本制度,严格监督本制1度的实施过程,保证本制度的顺利实施;对无法实施条款或者新增条款进行审核、其他部门责权严格执行本制度流程;对不符合实施或者无法实施的流程提出书2面修改申请;提出新增内容;、文控员严格按照本制度对公司文件进行保管、保存、更新、收发等
3.文件类型按文件性质分普通文件、目录文件、特殊文件
2.文件类型按存取属性分可执行文件、只读文件、读写文件
3.文件类型按文件性质分类源文件、目录文件、可执行文件
4.对记录的操作检索记录、插入记录、修改记录、删除记录
5.对文件的操作创建文件、删除文件、打开文件、读文件
6.文件的物理结构有顺叙文件、链接文件、索引文件7文件存取方法普通有顺序存取、直接存取、索引存取
8..文件系统功能分为文件存储的的分配与回收、文件信息的存放位置和形9式、实现按名存取、实施文件的控制操作和存取操作、文件共享与保护文件控制块的内容分为文件存取控制信息、文件结构信息、文件使用信息、
10.文件管理信息.文件系统需解决的问题有磁盘空间分配、磁盘空间管理、文件系统可靠性
11.磁盘空间分配策略分为连续分配、链接分配、索引分配、混合分配
12.存储空间的管理分为空暇表、空暇链、位示图、成组链接法
13.文件系统一致性分为盘块号一致性检查、链接数一致性检查
14.坏块管理分为热修复重定向、写后读校验15三.名词解释文件指具有文件名的、在逻辑上具有完整意义的信息集合
1..文件名是指字母或者数字组成的字母数字串2文件的属性即描述文件的元信息
3..逻辑结构概念独立于文件物理特性的文件组织形式
4.物理结构概念指文件在外存上具体的存储结构
5.存取方法指操作系统为用户程序提供的使用文件的技术和手段
6.目录的有序集合即文件目录,可分为单级目录、二级目录、多级目7FCB录等.文件控制块描述和控制文件的数据结构8FCB:.索引结点简称结点系统使用9i UNIX事务是用于访问和修改各种数据项的一个程序单位
10..检查点引入检查点的目的是使对事务记录表中事务记录的请求的清理工11作时常化.文件系统对文件系统统一管理的软件、被管理文件及文件管理所需的数12据结构的总称.系统文件由操作系统软件构成,包括系统内核、系统管理程序等
13.用户文件用户自己的文件
14.库文件由标准的子程序及非标准的子程序构成
15.普通文件系统所规定的普通格式的文件16目录文件包含目录属性信息的文件
17..可执行文件只允许被核准的用户调用执行,不允许读,更不允许写
18.只读文件只允许文件及被核准的用户读,但不允许写19读/写文件只允许文件及被核准的用户读和写文件
20.九简答题
1.文件系统要解决的问题有哪些?答文件系统的目标是提高存储空间的利用率,他要解决的主要问题有完成文件存储空间的管理,实现文件名到物理地址的转换,实现文件的目录操作,提高文件共享能力和保护措施,提供友好的用户接口文件系统向用户提供了有关文件的目录操作的各种功能接口和系统调用,如命令接口,成寻接口和图形用户接口
2.文件目录的作用是什么?文件目录项通常包含哪些内容?答文件目录是文件名与文件所在存储位置的一张映射表文件系统根据他实现用户安明存取文件文件目录由若干目录项组成,每一个目录项纪录一个文件的管理和控制信息其中包括文件名、文件类型、文件在存储设备上的位置、文件的存取控制信息、文件的常见、访问和修改信息等文件类型分为哪些?
3.答
①按用途分系统文件、用户文件、库文件
②按文件性质分普通文件、目录文件、特殊文件
③按存取属性分可执行文件、只读文件、读写文件
④按文件性质分类源文件、目录文件、可执行文件4・文件系统功能是什么?答
①文件存储的的分配与回收
②文件信息的存放位置和形式
③实现按名存取
④实施文件的控制操作和存取操作
⑤文件共享与保护
5.两级目录的优缺点是什么?答优点1提高了文件检索速度2允许文件重名缺点用户之间不容易实现文件共享.连续空间分配的优缺点是什么?6答优点便于顺序访问顺序访问速度快缺点要求有连续的存储空间不便于文件动态增长.文件系统的可靠性是什么?7答坏块管理热修复重定向写后读校验备份备份设备备份方法系统一致性数据一致性对文件操作可以分为两大类是什么?文件系统提供的基本文件系
8.统调用有哪些?答⑴对文件自身的操作⑵对记录的操作
①建立文件;
②打开文件;
③读/写文件;
④文件立;^4
⑤关闭文件;
⑥数与打开操作相同;
⑦文件截断普通应该包括哪些?
9.FCB答⑴有关文件存取控制的信息⑵有关文件结构的信息⑶有关文件使用的信息有关文件管理的信息4单级目录的确定是哪些?
10.答
①不允许文件重名
②文件查找速度慢
③难于实现文件共享.多级层次目录的优点有哪些?11答
①既可方便用户查找文件,又可以把不同类型和不同用途的文件分类
②允许重名非但不同用户可以使用相同名称的文件,同一用户也可使用相同名称的文件
③利用多级层次结构关系,可以更方便地制定保护文件的存取权限,有利于文件的保护.文件目录操作有哪些?12答
①创建目录目录是多个文件的属性集合,创建目录就是在外部存储介质中,创建一个目录文件以备存取文件属性信息
②删除目录也就是从外部存储介质中,删除一个目录文件
③检索目录要实现用户对文件的按名存取,这就涉及文件目录的检索
④打开目录如要用的目录不在内存中,则需要打开目录,从外存上读入相应的目录文件
⑤关闭文件当所用目录所用结束后,应关闭目录以释放内存空间.一个分区有哪些信息?13答
①引导记录
②文件系统管理信息,其中记录了文件系统的全部参数信息
③空暇空间管理信息,记录该分区的哪些空间是空暇的,哪些空间已经被文件占有的
④目录信息,每一个文件有一个文件控制块,其中记录该文件的全部管理信息,文件控制块的集合就是目录
⑤文件.磁盘空间分配策略有哪些?14答.连续空间分配是最简单的磁盘空间分配策略
1.链接空间分配每一个文件都有一张相应的磁盘块的链表
2.索引空间分配
3.组合空间分配是多种分配策略的组合
4.哪几种实现磁盘空间管理的方法?15答.空暇表法1空暇表,空暇表法属于连续分配方式,它与内存的动态分配方式相似,1它为每一个文件分配一块连续的存储空间存储空间的分配与回收,空间盘区的分配与内存的动态分配类似,同样2可采用首次适应算法、循环首次适应算法等空暇链表法
2.⑴空暇盘块链,将磁盘上的所有空暇空间,以盘块为单位拉成一条链⑵空暇盘区链,这是将磁盘上的所有空暇盘区构成一条链•位示图法3空暇空间表可由位图或者位矢量的方法来实现成组链接法
4..广泛采用磁盘双工方式来实现稳定存储器有哪些?16答.事务1⑴事务名用于标识该事务的惟一位字⑵数据项名它是被修改数据项名的惟一位字⑶旧值修改前数据项的值⑷新值修改后数据项的值.检查点
2.文件包括哪些东西?文件属性有哪些?17答一是文件所包含的数据,二是关于文件自身的说明信息或者属性1文件基本属性文件名字、文件所有者、文件授权者、文件长度等2文件的类型属性如普通文件、目录文件、系统文件、隐式文件、设备文件等3文件的保护属性如可读、可写、可执行、可更新、可删除等4文件的管理属性如文件创建时间、最后存取时间、最后修改时间等5文件的控制属性6用户是指每一个操作系统使用者的标识7对象在操作系统中普通都是文件,因为,操作系统把设备资源也统一到文件层次8存取权限定义了用户对文件的访问权限文件的逻辑结构与文件的物理结构有哪些区别?
18.答文件的逻辑结构是从用户的观点出发,所看到的是独立于文件物理特征性的文件组织形式,是用户可以直接处理的数据及其结构文件的物理结构是文件在外存上具体的存储结构.文件系统的优点是什么?19答⑴按名存取文件,以对用户透明的方式实现对名字空间的管理和信息浮动,使用方便灵便⑵采取保护、保密措施,安全可靠⑶实现文件共享,节省空间和时间开消.文件系统向用户提供的功能有哪些?20答
①文件的按名存取
②建立文件目录
③实现从逻辑文件到物理文件的转换
④分配文件的存储空间
⑤提供合适的文件存取方法
⑥实现文件的共享,保护和保密
⑦提供一组可供用户使用的文件操作O
四、文件的纵向分类与定义、制度指要求公司成员共同遵守的,按一定程序办事的规程性文件;
1、办法指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件;
2、标准指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件;
3、通知是批转下级、转发上级、传达事项,发布制度、任免人员时使用4的文件;、通报是表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的文件,是一种有较强的教5育作用和指导作用的周知性下行文;、报告是向上级领导汇报工作、反映情况,答复上级领导问询的文件;
6、请示是向上级领导请求指示,批准的文件;
7、批复是指导性的下行文,是上级领导答复下属请示事项的公文;
8、函是不相隶属的部门之间相互商洽工作,提出和答复问题、请求批准和答复审批9事项的文件;、工作联系单合用于不同部门之间的正是的书面联系,用于告知需要获得相关部10门的匡助或者变更;、会议记要是记载、传达会议情况和议定事项的文件;
11、计划是部门或者个人对未来一定时期内要做的工作或者要完成的某项任务,提12出某些设想,作出具体安排;、总结部门或者个人对过去一段工作的回顾和分析评价,判明得失利弊,提高理性13认识,用以指导今后工作的书面材料;、方案指部门或者个人出台的项目性工作计划书;
14、手册指作为指导员工开展工作的程序、方法的综合性文件
15、流程是一组输入通过特定行动准则达到特定输出的过程
16、人事档案资料指由行政人事部为每一个员工建立的工作履历、个人信息档案;17公司标识资料公司营业许可证、经营许可证、组织机构代码证、营业执照、普通18纳税人登记证明、法人身份证明、、邮件、信函、杂志指部门或者各人之间相互传递信息的书面表达形式;19电子资料指上述文件资料以电子版本、、、、、电子邮20word excelppt cadpdf UG件等的形式保存传阅;
五、文件的横向分类与定义、客户文件指传递一切与客户信息、客户要求相关的文档资料,如宗申产品要求等;
1、公司内部文件指在公司内部进行信息传递、沟通的文档资料;2行政体系文件指与公司日常行政管理、行政沟通、行政审核相关方向的行文,1如普通的通知、公告、告示、请示、工作计划、工作总结、人员招聘/考核方案、人员培训资料、营业执照、组织机构代码证、普通纳税人登记证等⑵技术质量控制体系文件与技术要求,工艺控制相关的文件,如技术通知、技术设计、工艺设计、技术摹拟、试生产通知书、工艺要求、作业指导书、、、检PPAP PQAP验检测标准、质量报表等,普通一项产品单独成册,方便及时查阅与变更;⑶质量体系文件质量手册、程叙文件、作业文件、体系更改申请单、内审/外审计划、审核结果、不符合项、纠正预防措施、合理化建议、质量体系运行指标等;生产体系文件生产报表、生产计划、产能分析、设备维修保养计划/记录、物资4管理/计划、库房盘点、物资报废、废旧物资处理等;⑸设备资料与公司设备状态、设备运行相关资料,如设备图纸、设备点检/维修记录、设备自我更改设计方案、外协件制作加工方案等;⑹供应商资料与公司供应各种生产原理、备品备件等商家的采购信息、资质评审等资料;财务文件如财务报表、资金计划、财务凭证、融资计划等,财务文件普通涉及7公司内部机密因此要求保密程度较高;其他文件如个人工作总结/计划等
8、外来文件资料指独立于公司内部资料从政府部门、客户等外部以任何形式传阅、3下发的资料,如政府部门的各种会议通知、政府部门的各种奖励、政府部门的各种政策补贴等文件
六、文件的分层审核管理、文件根据重要程度分为公司级文件级、部门级文件级、部门内部文件1A BC级文件起草部门根据文件的针对性与文件效力确定文件层级,如果不能准确把握,请示总经理后方能确定文件层级、公司级文件必须由各分管副总审核后,呈报总经理批准后生效;
2、部门级文件,合用于部门之间信息沟通传递,各相关部门主管审核后签发生效;3部门内部文件,只能运用于部门内部,由部门主管签发后生效;
七、文件的编号管理、起草文件编号管理1文件起草者在起草文件时必须严格按照本编号原则对所起草的文件进行统一编号,以便保存、修改、查找与销毁若文件起草者未能严格按照本编号原则编号,文件接收者或者保存者有权不接收,并要求其重新编号图一,文件编号原则行政文件一A—XZB—
2022.9—001文件序号►生效日期►编写部门►------------------------------------------------->文件等级文件类别k、非起草文件编号管理2部份非公司员工起草文件如外来信函、设备资料、电子邮件、客户要求、供应商资料等,接收人员在接收到该类文件资料后亦应按照上述编号管理办法对其进行编号
八、文件的发放、保存、更改管理、部门级文件与部门内部文件由部门指派专人或者员工自行发放、保存、更改,如财1务报表、客户资料、供应商资料、生产报表、质量报表、物资数据、员工资料、考勤数据等、公司级文件由公司指派文控员负责发放、保存、更改,如通告、公告、质量体系文2件、技术资料、技术通知、试生产通知、设备资料、作业指导书等各部门/车间所起草的公司级文件签署完毕后,在一个工作日内将总经理签署原件1与电子版送交到文控员处重要文件或者紧急文件必须在一小时内传交到文控员处,并向文控员说明接收部门,由文控员统一保管、发放若总经理签署原件或者电子版不齐文控员有权利拒绝接收该文件⑵各部门/车间涉及文件变更,首先填写《文件变更申请单》,获得总经理批准后,在一个工作日内将最新文件、最新文件电子版与《文件变更申请单》交由文控员处,由文控员统一发放,并填写发放记录若总经理签署原件、电子版或者《文件变更申请单》不齐文控员有权利拒绝接收该文件总经理签署原始文件或者复印件页脚空白处作为本文件签收栏目,文件接收者必3须签字;外来文件,如传真、客户资料、设备资料、电子邮件等由文控员负责统一接收,4编号后发放于各部门若外来文件系书刊杂志、报纸、设备图纸、工程图纸,文控员接收编号通知相关部门文件到达后,由文控员进行保管,其他部门人员若需借阅必须严格按照文件借阅相关条款执行
九、文件的查阅、拷贝、借阅与保密管理、各部门有关工作人员工作需要借阅普通文件,需进行登记;对有密级的文件需经过1分管副总或者总经理允许后方能借阅,借阅期限普通为一个工作周,若需延长借阅必须归还后再次借阅,同份资料不得被同一员工连续借阅三次借阅者不得损坏、丢失、乱涂乱画文件否则照价赔偿;、公司级以上文件原则上不允许拷贝与复制,若需拷贝或者复制必须获得总经理的2A批准,并填写文件复制/拷贝记录;、公司各级员工应对公司文件进行保密,不得随意透漏公司秘密;不得将公司文件拷3贝于他人;不得随意在网上上传公司各种文件制度;更不得蓄意破换、销毁公司文件;、文控员应该严格监督文件的保密性,一旦发现泄漏公司文件事宜应及时向总经理报4告
十、机密文件管理、机密文件范围生产设备设计图具有专利性与独特性之机械设计图,1以及生产设备布置图;技术性的资料独特技术性的操作标准,与外人技术合作或者外人技术指导资料,产品开辟,改良或者试验资料,国外现场实习报告及其他技术上属于机密性之资料;业务性的资料销售成本资料,市场情报,客户信息与客户特殊要求等;各种财务报表与财务数据;与其他经厂处长以上主管认为有必要列入机密文件管理之一切资料、机密文件的管理2⑴机密文件的保存必须使用专门保存工具进行保存,在封面上注明机密文件字样,钥匙由负责保管部门与总经理负责保管;机密文件在传递过程中必须保持封装的完好,任何传递着在未获得总经理允许前,都不得随意翻阅;任何机密文件的借阅都必须获得总经理的授权,任何与该文件无关的2部门不得借阅机密文件;任何向他人透露公司机密文件,损坏机密文件,未经许可誉写、复印、印刷等行3为都是违法行为,公司有权利追究其刑事责任;机密文件失效后或者保密期过期后,责任部门应请示总经理后进行妥善封装集中4管理;若发现机密文件丢失、被人涂改、破坏、被人泄漏,责任部门应第一时间通知总5经理,情节严重可直接向当地公安机关报案
十一、文档的起草、会签、归档管理、文档的起草管理1普通原则公司级文件由公司牵头起草,部门文件由部门起草;1特殊原则对于公司广泛合用的部门文件,经过总经理批准后可升级为公司文件2如,财务管理制度;起草文件时,必须严格按照本制度编号规则执行,否则文控员有权利拒收与拒绝3发放、文件的归档管理2所有公司级文件由文控员统一归档、统一更改、统一发放;1⑵新拟定文件归档,要实现电子版与总经理签署原件统一;修订、更改文件后,要实现新版总经理签署原件、最新文件电子版、《更改申请单》统一;、文件的会签管理3公司级文件的起草与修订都必须经过相关分管副总的会签;1⑵涉及多个部门相关文件起草必须由各部门负责人会签。