OA系统使用管理制度资料

系统运用管理制度0A第一章总则第一条为了提高工作效率，保障信息传递畅通，依据公司实际状况，制定本制度其次条本制度适用于公司0A系统的管理0A系统管理网络系统是管理信息传递的有效平台，它集合了各方面信息，是公司实施高效管理的重要工具第三条为了保证通过0A进行发起和传递的各类电子文件能够刚好得到处理，原则上各环节处理时间不得超过三个小时其次章管理职责第四条原则上各子公司有行政部门的，行政部门负责人将作为各子公司OA管理员（二级管理员），没有行政部门的，可指定专人作为管理员各管理员要担当起所属公司OA子系统的管理工作，依据要求，在系统内进行分层级，分区域的全面管理工作，开展诸如电子档案管理、通知通告下发、重要文件资上传共享（分权限）、系统深化开发应用等工作行政部将对上述管理员进行特地培训第五条在系统运行初期OA系统管理员（包括二级管理员）须对系统平台进行实时监控，确保系统运行稳定第六条各系统管理员（包括二级管理员）及系统运用人要刚好收集、归纳和反馈0A平台运行过程中的各类问题（包括表单设计、流程设置、功能模块、操作运用等方面问题），逐级上报解决存在的问题第七条0A系统管理员需依据不同工作、不同岗位、不同团队的性质，确定各子公司、部门的机构和权限设置，凡需变更权限或部门设置时，变更部门需向行政部提出申请，由行政部统筹考虑后确定是否同意变更，因员工调动、离职等缘由造成岗位变动时，变动部门应刚好将变动状况函告OA系统管理员，系统管理员须在收到函告后的24小时内完成相关账号、权限、归属等的调整工作第八条相关文件、资料（包括传审、传阅、公告、新闻等等）由发起人负责对发起内容进行管理第九条为了确保OA平台的正常和高效运行，各系统运用人均有合理运用系统、进行系统维护、提出看法建议等的权利和义务第三章日常运用第十条在OA系统上线运行之初，原则上全部传审、传阅、签批、通知、公告、新闻及资料传递均需通过0A系统进行，但考虑到当前运行的实际，除部分文件外的传递可沿用现有纸介质传递流程之外，其他传递均需通过0A系统行政部将严格依据规定履行纸质文件审核上报关，凡能通过0A系统上报的纸质文件，一律退回发起人用0A系统上报第十一条0A系统文件审批环节的效率刚好间限制

（一）凡上报审批的文件，在每个环节停留时间原则上不得超过3小时，凡超出规定时限，又无正值理由的，每次惩罚相关责任人200元，以下状况除外

1.晚上九点至次日上午八点；

2.流程节点审批人因生病、出差、学习、开会及其他重要工作开展须要延长审批时间的；

3.流程节点审批人在审核中因传审事项不清、数据及资料不全而要求发起人赐予说明或补充的

（二）凡上报审批的文件，因不达标被退回时，退回人应注明退回缘由、修改要求、须要达到的标准以及重新上报的时间，并刚好电话或当面告知发起人，坚决杜绝无原由、无标准的退单现象发生第十二条由于OA系统流程属刚性流程，存在一经发起便无法修改发起内容的问题，因此，要求各发起人在发起前细致审核文件内容，确定文件数据资料齐全后方可上传审核及审批环节中各节点责任人均应严格把控审核、审批关，否则将进行如下惩罚

（一）日常上报审批的文件（资料），部门必需细致把关，如拿不准时须刚好征求相关领导看法，帮助子公司完善文件（资料）；如不细致修改，被总经理退回时，惩罚责任经理200元；被董事长退回时，惩罚责任经理300元

（二）各部门上报审批的文件（资料），因不达标被总经理退回时，惩罚责任人200元；被董事长退回时，惩罚责任人300元第十三条传审类文件经过审批返还给发起人之后，发起人要刚好将事务办理结果反馈填写入“办理结果回复”，经所在部门主管审核通过后，该审批流程方认定为最终办理完结O第十四条发起人在发起流程时，需精确把握文件性质及重要程度，除个别突发类或领导临时支配工作事项外，原则上任何文件均需提前足够多的时间上报，以备审核过程中的修改等影响工作开展，常规性审批因发起人未预留足够审批时间而造成的任何后果均由发起人及其所在子公司、所在部门全额担当，审核及审批环节责任人不担当责任（无故拖延除外）第十五条各审核、审批人在审批文件前，应酌情处理标识为紧急或特急的文件（待办文件名称前缀红色感叹号，无叹号表示一般，一个叹号表示紧急，两个叹号表示特急）系统运行之初，建议发起人及各节点审批人在处理完成后向下一节点承办人赐予提示，保证文件刚好得到处理第十六条原则上各类文件在发起时，发起人需担当归档职责，除对通过OA传递的表单进行归档外，传审时的源文件同样应妥当保存，以备以后查询或运用第十七条严禁任何人通过0A系统发布和传递含有非法、不健康和带有病毒的文件、图片、应用程序等内容，一经发觉，除马上停止责任账号外，还将依据公司相关规章制度赐予相应惩罚，直到开除处理第十八条为便利文件的传递和查阅，任何发起人在发起流程之前，均应检查文件格式，文件一律采纳OFFICE2023OFFICE2023及WPS（不建议采纳该格式）格式；图片在发起前，需检查图片的大小（不能过大，否则移动端将无法阅临览）、质量及格式（以JPG、JPEG格式为最佳）流程发起前，相关附件名称应修改为与发起事由一样,并注明各附件的功能作用第十九条发起人在发起流程时，需依据传递类型选择表单模版（上报审批类选择相关传审单，传阅类选择传阅单、人力资源类选择相对应表单），并依据表单各要素进行填写及完善并上传相应附件后点击发送，流程即告建立发起人为部门主管及以上管理人员的，因流程发起时默认的身份均为部门员工，而其身份权限包含部门员工与部门主管两个层次，因此，流程提交后会再次回到部门主管处，要求部门主管用主管身份进行审核并提交后，流程方才进入下一节点（即一提交一审核）；子公司总经理级别发起流程时，因其身份权限包含部门员工、部门主管、子公司总经理三个层次,因此，须要额外的两次审核后，方才进入下一节点（即一提交两审核）为了避开在此环节出现不必要的延误，请各主管以上人员在发起并提沟通程后多回看几次是否有待办文件存在或通过查看表单流程以确定当前处于哪一节点其次十条对于超出系统现有模版的相关传递，可采纳自由协同的方式予以发起，便利之处在于发起不受条件限制，并且在发起时复选修改正文选项后，各节点审批人均可对正文内容进行修改（附件不行修改），无需退回发起人修改后上报，并且全流程各节点由发起人制定，可指定任何人批阅，有很强的随意性不足之处在于，由于流程随意性很强加之正文内容可修改，因此流程的客观性大大降低，且各节点审批看法无法写入固定表单，后期运用存在不便适合发起需他人修改完善和传阅的相关内容其次十一条受各模版权限设置缘由，各节点审批人如在审核提交后出现流程节点选择提示时，请依据所审核文档性质自行推断文件去向（去向包括权限内审批、权限外上报、下一节点审批人等），如推断不清的可与文件发起人或相关部门取得联系，以确保传递流程精确高效其次十二条各管理员在管理所属公司子系统时，需严格依据权限开展文件资料的增、册h查、改等工作，并在日常工作中留意随时将所经手文件资料进行归档，以便于日后查询运用其次十三条因0A系统预览格式与所上传文档格式存在区分，上传文档中的细微环节可能会在系统预览中无限放大，因此，请各运用人在上传文档前对源文档进行细致检查核对，确保文档格式正确、编排合规，且事由描述清楚、理由阐述精确、附件要素齐全，尽可能削减因退单而造成的损失其次十四条OA系统是工作效率的倍增器，其包含的各种刚性流程及严格的时间限制将从根本上约束和限制各运用人的工作习惯，在运用之初，确定会与现有工作流程和习惯有确定区分，请尽快适应，并坚持运用，确保0A系统真正达到提升工作效率，优化工作流程，完善公司管理体系的目的第五章平安要求其次十五条各运用人首次登陆时须将初始密码修改为个人密码并妥当保管，不得随意将密码外泄给他人运用其次十六条任何运用人（尤其管理人员）均不得将个人账户交由他人操作和管理，特别状况下，系统管理员有权调用各运用人的账号与密码，但运用前需明确告知账号全部人，并不得对该账号开展除系统必要项目外的其他操作（即不得对详细工作事项进行任何操作）其次十七条全部运用人只可在权限范围内进行相关操作，特别状况下如需提高权限，请与各系统管理员联系，经审核的确须要提高权限的，可由管理员赐予调整其次十八条任何人不得随意让公司无关人员或外部人员查看系统内容，更不允许下载相关内容，尤其是涉密内容多人共用一台电脑时，如暂停0A办公并离开电脑，请刚好注销或退出0A系统，以免他人误操作其次十九条凡涉密内容须要在系统内发布的，发布人须严格设定查看权限和发布范围第三十条如发生泄密的状况，将依据公司相关规章制度追究相关人员责任第六章附则第三十一条本制度由行政部负责编制、说明和修定第三十二条为保障0A系统的硬件、软件和信息平安,保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应担当相应责任并接受公司《单项工作奖惩方法》的惩罚第三十三条本制度未尽事宜按国家法律法规和公司有关规定执行第三十四条本制度自下发之日起起先施行。