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受控与非受控文件控制程序一.目的对文件进行控制,确保文件的使用场所使用有效文件,并与时从所有发放或者使用场所撤回失效或者作废的文件,防止作废文件被错用、误用,从而保证管理体系的有效运行二围.X本程序合用于管理体系有效运行的所有部门或者个人的所有文件和资料(包括外来文件)的控制,规定了文件的编写、审批、发布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处置的方法三.职责总裁负责管理文件的批准
3.1管理者代表负责管理文件的审核
3.2办公室负责文件的管理和控制,包括外来文件的管理和控制
3.3各部门负责本部门所有使用文件的管理和控制
3.4四.程序文件的编写、审批
4.1公司文件根据文件的性质有相关部门起草)管理体系文件由总裁批准a)行政文件由办公室起草或者委托有关部门起草,办公室主任审核,总裁批准b可作业性文件如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认规定、规章制度等文件由各部门负责编制,经部门领导人审核后,由主管领导批准文件的编号所有文件都应有惟一的编号,以便区别、归档、保存具体编
4.2号方法()管理手册的编号方法年代号管理手册代号a SYMM****MM—管理手册)公司代号Man agementManual0()程叙文件的编号方法顺序号程叙文件代号b SYPF**PF—Procedu程叙文件)公司代号()re File()作业文件的编号方法顺序号作业文件代号c SYOF***OF—Operan)公司代号tion File0()记录文件的编号方法顺序号程叙文件顺序号记录代号一d RF****R FRecord记录文件)File)行政文件和技术文件按公司文件方法编号e文件的发布
4.3文件发放前应规定文件的发放围,经管理者代表审批,并填写好《文件发放X围签收表》()X QR0501经审批后的管理手册、程叙文件、作业性文件(管理性)统一由办公室发放收件人需在签收表上签收各部门内部文件由部门负责人发放收件人需在签收表上签收文件的标识
4.4管理手册、程叙文件、作业性文件由办公室需在文件的封面的中间标明受控状态、分发号、持有者非受控文件由办公室在文件封面打上非受控字样作废文件由办公室在文件的封面或者文件的第一页右上角加盖作废章对需要保留的作废文件由办公室在文件的封面或者第一页右上角加盖的保留章内部文件、外来文件、照片、胶底片由该文件的管理部门用标签标识电子媒体文件由电脑操作员在软件或者光盘的背面贴上标签,标明编号与标识类别(受控、非受控、作废、作废保留)并要进行必要的书面记录文件的使用的实施
4.5(办公室编制好公司《文件控制清单》)控制文件使用情况QR0502受控文件不可转抄、外传,管理手册、程叙文件经管理者代表审批方可复印作业文件与外来文件由办公室审批方可复印工作场所如发现过期或者作废文件,应交办公室处理,过期作废文件以与作废保留文件不得在工作场所使用文件要完好保存,如损坏或者缺页应与时向办公室申请更换文件卷面要保持整洁,不可乱涂乱画各部门应编制本部门所使用的受控文件清单,控制本部门文件使用情况办公室每季度至少一次对文件进行检查,以监督文件的完好保存与贯彻实施,并做好《文件检查记录表》()QR0503文件在使用过程中发现有错误或者操作性不强,可申请更改,更改程序按本程序条执行
4.6公司电子媒体文件电脑操作员不许擅自拷贝和外泄,并妥善保管文件的更改
4.6文件更改程序(更改申请由文件更改人填写《文件更改申请单》)经审批后交原.1QR0504,发放部门执行更改更改审批由原文件的审批部门进行,若指定其他部门审批时,该部门应.2获得审批所需依据的有关背景资料(委托、授权、或者其他)纠正和预防措施、管理评审、内部质量审核涉与的文件更改由办公室填写《文.3件更改申请单》()经管理者代表审核,总裁批准后,办公室统一发放QR0504,文件更改方式笔误可用划改.1文件只改动某页内容时,可用换页方式.2文件内容多处或者多次改动,可用改版方式.3(办公室编制好《文件修改状态控制清单》)并保存,以控制文件修QR0509改状态(《文件更改申请单》)应注册更改性质笔误、更改、删除、新增QR0504作废文件处置
4.7更改后的文件发放由原发放部门按原《文件发放围/签收表》围发放,并X X从原使用场所收回失效文件收回的作废文件以与过期文件由办公室填写《文件销毁(保留)控制清单》()经管理者代表审批后销毁QR0505,因需要保留作废文件,由办公室确定并填写好《文件销毁(保留)控制清单》()经管理者代表审批,办公室按标识后方可继续保留作废文件QR0505444电子媒体文件作废处置程序由申请人填写《文件销毁(保留)控制清单》.1经管理者代表审核,总裁批准.2由电脑操作员进行清除.3其它媒体文件(例照片、底片)由该文件的管理部门填写《文件销毁(保留)控制清单》,经总裁批准后自行销毁文件的归档
4.8文件经批准发布后,经批准人签署的原件与打印件,由办公室归档并登记外来文件由办公室对其运用性、有效性进行检查,再登记归档需贯彻执行的外来文件,经审批后(审批手续按)将复印件转发到相关部门贯彻执行
4.3文件和资料的借阅
4.9(部门经理与以下人员借阅文件,应填写《文件和资料借阅登记卡》)QR0507,在公司内阅览由管理者代表审批,借出公司外由总裁审批,并登记副总裁以上人员可直接向资料室借阅,并作好登记公司以外人员借阅资料由总裁审批,并作好登记外来文件的管理控制标准和法规、分承包方提供的图片和资料、顾客提供的资料、技术性的外来资料分别由办公室、营销部、技术开辟部、总裁或者其委托人按本程序进行管理控制,并作好登记行政文件由办公室,管理体系文件由质管部,技术文件由技术部按本程序
4.10控制.相关文件《记录控制程序》5SYPF
02.记录《文件发放围/签收表》6QR0501X《文件清单》QR0502《文件检查记录表》QR0503《文件更改申请单》QR0504《文件和资料销毁(保留)控制清单》QR0505《文件和资料归档登记卡》QR0506《文件和资料借阅登记卡》QR0507《文件和资料编号登记卡》QR0508QR0509《文件和资料修改状态控制清单》。