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1.0签发人华润置地(上海)有限公司行政管理制度目的1为了提高公司行政管理效率,保证公司日常运作的高效、平安,加强行政管理工作的综合职能和服务职能范围2本制度适用于华润置地(上海)有限公司人事行政部工作职责
33.1在公司总经理领导下工作,仔细做好写字楼口常管理工作
3.2负责公司的文秘工作,包括文件制发、公文呈转、文书档案、印鉴管理、会议组织、接待及取送信函物件等事宜
3.3统一购置、分发办公用品;负责固定资产报批、购置、清点和管理;做好写字楼绿化、饮用水的管理
3.4负责电话申请安装、接转,电话、传真机、复印机的修理、养护及费用结算等事宜
3.5负责集团公司人员的日常接待、住宿支配、机票及车船票的预订工作
3.6负责公司业务款待的酒店预订、车辆支配工作;
3.7负责公司的总务及后勤保障工作协作并推动有关部门的日常管理
3.8负责写字楼的防火、防盗、平安保卫、清洁卫生工作
3.9负责员工午餐费用结算工作
3.10负责公司车辆保养、年检、养路费及车船运用税的交纳、驾驶员的平安学习与管理;负责车辆损坏及肇事的保险理赔工作
3.11依据公司车辆运用的有关规定保障公司领导、各部门用车要求
3.12确保公司在办公用品、固定资产选购及酒店、车船票、机票预订等各项开支方面,保持成本事先公文管理4文档编号格式
4.1公司的文档均采纳如下格式予以编号A/B/C/DA表示对文档的分类日常工作用CRLSH表示,项目收发文须注明项目名称(如董家渡DJD)B表示发文的部门行政代码为“1”,财务代码为“2”,设计部代码为“3”,市场部代码为“4”,合约部代码为“5”,经营部代码为“6”,工程代码为“7”,新增部门以此类推C表示部门下属子书目采纳两位数字代码(
01、
02、
03、
04、
05、
06、
07、08……99)各部门可依据公司的规定以合理分类运用,一般状况下部门规章制度代码为“01”,会议纪要代码为“02”,公司的通知、通告、确定代码为“03”,政府所发相关文件代码为为4”,集团相关文件代码为“05”,致政府机关的信函代码为“06”,公司签定的合同代码为“07”,部门工作支配代码为“08”,部门的各种请示报告代码为“09”,公司法律文件代码为“10”,公司财产资料代码为“11”,其他代码为“99”;预留“12-30”的代码编号由公司统一分类运用,各部门可从“31-98”的代码中自行选择分类,但每个分类编号一经运用,需到行政部备案登记D表示流水号以四位数计如“
0001、0002”等,此号为大流水号不因部门而重复假如是发文可在流水号前标示撰文人简称举例
1、董家渡项目指挥部发来的关于办理申请拆迁许可的文,是我们的其次十三个须要收编的文,则编号为DJD/1/04/
00232、芮洁写的关于公司注册资料的函,发到集团,是我们的第一百个须要收编的文则编号为CRLSH/1/05/RJ
01004.2收文
4.
2.1收文办理程序包括签收、编号、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、立卷、归档、销毁
4.
2.2部门来文,人事行政部刻制一个收文专用章,全部收文均由行政部秘书统一登记编号加盖收文专用章,经行政部经理签署拟办看法后,放入相应的传阅文件夹送有关人员、部门批阅
4.
2.3依据阅批范围,由行政部负责送阅及催办公司领导及各相关部门对文件应刚好阅看并签字,之后应退回行政部,不得自行传递,以防丢失和延时误事
4.
2.4来文处理必需做到刚好、精确、平安,必需严格执行保密原则和有关保密的规定,确保公司商业隐私的平安
4.
2.5各有关部门对公司领导已批示的公文要刚好处理,或复印一份留存办理,但需将处理看法或结果标注于收文签上,并将原件退回行政部归档备案
4.
2.6传阅文件,请阅后签名并注明阅文日期,不得以圈阅代替签名
4.
2.7经有关人员带回的发给公司的公文及有关会议文件,应统一交行政部登记、传阅、归档上级机关及政府致公司领导的信件,由收件人开封并视信件状况确定处理看法后,一般交由行政部保存
4.
2.9公司全部收到的传真,均由行政部统一收集,在加盖传真收件章后,依据收文操作程序办理
4.3发文
4.
3.1发文程序包括拟稿、审核、会签、编号、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁常用的公文种类
4.
3.2确定适用于对重要事项或重大行动做出支配
4.
1.
1.1通告适用于在肯定范围内公布应当遵守或周知的事项
4.
1.
1.2通知适用于批转下级单位的公文,转发上级和不相隶属单位的公文;发布规章;传达要求下级办理和有关单位须
4.
1.
1.3要周知或者共同执行的事项;员工的职务任免和聘用通报适用于表彰先进,指责错误,传达重要精神或状况
4.
1.
1.4报告适用于向上级机关汇报工作,反映状况,提出看法或建议,答复上级机关的询问,不得夹带请示事项
4.
1.
1.5请示适用于向上级机关恳求指示、批准,要求一文一事
4.
1.
1.6批复适用于答复下级单位请示事项
4.
1.
1.7函适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题
4.
1.
1.8会议纪要适用于记载和传达会议状况的议定事项
4.
1.
1.
94.
3.3公文格式及字体规则编号五号宋体
4.
1.
1.1签发人五号宋体
4.
1.
1.2标题三号仿宋GB2312居中
4.
1.
1.3称呼四号黑体左齐
4.
1.
1.4正文小四号宋体左齐
4.
1.
1.5行间距定义为最小值18磅,并通过调整字间距,尽量避开“此页无正文”和段落最终一个字另起一行,以保证页面充溢、完整、美观正文中的结构层次序数为,第一层为其次层为“
1.1”,第三层为“
1.
1.1”,第四层为除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色调语句中作为词素的数字必需运用汉字外,应当运用阿拉伯数字
4.
3.
3.6附件正文之后,成文时间之前,注明依次和名称
4.
3.
3.7发文单位及成文时间小四号仿宋GB2312左齐以领导签发日期为准
4.
3.
3.8印章除会议纪要及部门文档外,应加盖印章(需“骑年压月)
4.
3.
3.9抄报、抄送小四号仿宋GB2312与正文齐
4.
3.4公文用纸统一采纳国际标准A4型(长297mm、宽210mm),左侧装订以公司或部门名义发文,要采纳公司信笺,并加盖相应印章
4.
3.5凡以公司或部门名义发文,均应实行部门流转会签制度填写《发文会签单》(见附表一),文稿由各相关部门运用统一的拟稿纸草拟并签名,部门负责人核签,由文稿内容涉及的各相关部门签署看法,并经部门经理签字,然后交人事行政部复核,人事行政部负责确定发文范围、印发份数和缓急程度后,呈总经理签发经总经理签发的文件底稿退回行政部进行登记、编号、打印和发送
4.
3.7草拟、修改和签批公文,不得运用铅笔或圆珠笔,不得在文章装订线以外书写
4.
3.8向下级单位的重要行文,应当同时抄送干脆上级机关
4.
1.9受公司公文格式限制,且只需报送公司分管领导和有关部门,避开滥送
4.
3.10肃穆公司行文制度,要留意效用,不得滥发,做到少而精
4.
3.11公司全部对外传真应由行政部统一编号、发送,行政部秘书在文件发出后应加盖传真发件章,并统一归档以便查阅印章管理
54.1公司内设三级公章一级为公司法人代表个人印章和公司公章,二级为财务专用章、总经理个人印章、人力资嫄部章、合同专用章,三级为部门章和其他业务公章总经理负责公司法人代表、总经理个人印章的保管、运用;人事行政部负责公司印章、人事行政部门章的保管、运用;财务部负责财务专用章、合同专用章的保管、运用;其他部门负责部门章及业务章印章须有专人保管,不得随意转交他人
4.2人事行政部负责公司印章的刻制、更换
5.3运用公章需填写《用印单》(见附表二)由部门经理签署看法,并确定是否需总经理加签后交人事行政部办理一般性事务,授权人事行政部经理签署
5.4凡以公司名义对上级单位和外单位的请示、报告、公函、通知、合同、协议等具有法人性质的书面文件及工作人员的工作证件,外出联系工作介绍信均加盖公司公章凡部门用于对内对外工作往来的文字交接、说明、财产手续和其它实物进入库证明,用部门公章
5.5凡公司领导已签署的文件、合约,如需用印,视同领导同意,可干脆与行政部联系办理
5.6遇特别状况,需在空白纸上加盖公司印章时,必需经公司领导批准,登记后方可签发如未运用,须退回行政部
5.7非签约、工商登记、领取牌照额度等特别状况,不得携带公司公章外出必需携带公章外出时,需填写《印章借用登记表》(见附表三)并经公司总经理同意后,由经办人在行政部办理借用手续,运用完毕应刚好归还印章外借期间,责任由借用人担当
5.8行政部负责填写《印章运用登记表》(见附表四),内容包括运用时间、用途、份数、批准人、承办人;借用公章应记录借用人、借用时间、用途、归还时间
5.9凡授权有关部门管理运用的印章要严格用印制度,仔细履行登记签手续,不得擅自扩大运用范围;印章须有专人保管,不得随意转交他人办公用品管理
66.1公司写字楼办公用品由人事行政部统一购买各部门须指定专人负责报领;急需且人事行政部没有库存的文具用品,由部门购买后,需经人事行政部负责人签字,方可到财务部报销
6.2领用文具,需填写《月份办公用品申领支配表》(见附表五),并由领用部门负责人签字认可
6.3各部门每月20日前,将所需办公用品数量汇总至人事行政部,由其负责打算
6.4每月10日为办公文具领用日,其他时间不再零星发放办公用用品如因工作须要临时领用办公用品需填写《办公用品领用表》(见附表十八)
6.5凡100元以上较珍贵文具,由行政部经理审批后,方可购买
6.6计算器、胶纸座、订书机等不易耗损用品,一次配齐后,原则上不重复发放如丢失,需由部门经理签批;如破损,须以旧换新留意节约开支,不得铺张奢侈
6.7公司信笺、信封、名片、资料袋、便签纸的印制,需严格依据集团的统一字体、颜色和规格,以保持公司对外的企业文化形象
6.8各部门对领用的印有公司字头的信封和信笺要严加管理,防止其他人员利用公司信封、信笺做有损公司利益的活动电话、传真机管理
77.1人事行政部委派专人负责管理和操作写字楼电话总机、传真机,并做好口常养护及修理联系工作
7.2公司写字楼电话一般不开通国内、国际长途因业务须要运用国内、国际长途电话,必需严格履行申请、审批手续运用人告知总台文员电话号码,由总台文员负责接通后转接申请人,总台文员应同时做好运用记录
7.3凡未按公司规定擅自运用国内、国际长途的,一经查实,所发生的费用及法律责任一概由当事人负责
7.4因公事运用长途电话,要尽量缩短通话时间,可以用电子邮件、传真办理的业务,尽量不运用电话
7.5任何员工均不得运用传真机拨打长途电话
7.6建立传真件发送登记、审批制度凡发出的传真件,必需在《发送传真文件登记表》(见附表六)进行登记公司的传真接收统一由人事行政部负责,总台文员需刚好登记《传真接收登记单》(见附表七),所收传真按公司收文的有关规定办理
7.7不得运用传真机办理私人事项
7.8人事行政部负责不定期对电话、传真机的运用状况进行检查
7.9前台接线员接听电话用语应规范,“您好!华润置地”,语气应热忱恳切、请字当头,转接分机号码熟记,遇有忙音应转接最近的分机以免延误,分机呼叫回转,接线员应询问来电人的电话、姓名、来电事项并予以记录以便回复车辆管理
88.1公司车辆主要是保证公司领导及接待有关来宾用车公司车辆原则上担心排接送内部员工来回机场,如人数在四人以上(含四人)由人事行政部依据派车状况统一支配
8.2公司车辆由人事行政部统一调度,如遇特别状况,公司领导干脆向司机要车,司机应刚好报告人事行政部,以便刚好驾驭车辆调度和运用状况其他人员一-般不得随意调动公司车辆(含工作时间以外)
8.3公司各部门如需用车应提前一天向人事行政部申请,填写《派车单》(见附表八),经部门经理签署后,交由人事行政部统一支配,车辆运用完毕应即刻将钥匙和《派车单》(派车单须具体填写运用状况)归还人事行政部,并保证车辆及车上.物品完好未经同意不得揖自动用车辆车辆运用期间如发生事故,应冷静对待刚好电话通知公司人事行政部,听从民警的调解,如属我方责任原则上应由我方的保险公司指定的车辆修理厂予以修复,如对方有异议应凭民警开具的调解书的看法予以处理
8.4如遇公司领导和接待工作繁忙,人事行政部支配车辆有困难时・,人事行政部依据车辆运用登记状况及任务的轻重缓急程度予以合理调配,各部门应顾全大局,人事听从行政部的支配
8.5驾驶员要按要求的时间、地点出车,一般应提前5分钟到达出车地点,出车前应具体记录出车地点、时间、用车人,以免延误每次出车后驾驶员应具体填报《派车单》的各项内容并将其呈送行政部,使公司刚好了解车辆的运用状况每月30日由人事行政部检查、核对车辆里程表驾驶员的全部费用报销单据应经人事行政部核对签字后财务部方可报销
8.6驾驶员行车应遵守交通规则,留意礼貌行车,要为集团公司领导及重要来宾打开车门
8.7驾驶员在出车前应对车辆予以清洗,做到车辆内外清洁、车窗光明,车辆的行驶证、养路费随车存放,出车前驾驶员应检查上述证件是否齐备,严禁证照不齐上路行驶;人事行政部定期对车辆进行检查、保养、修理,使车况处于良好状态,严禁有事故隐患的车辆上路行驶车辆的行驶证、养路费驾驶员应妥当保管,以上证件如有丢失由责任人自行补办,补办费用及延误验车的罚款由责任人担当
8.8驾驶员应保持手提电话电源足够,随时接收,不得随意关机
8.9原则上任何人士不得将公司车辆开回家泊车过夜,未经允许,擅自将公司车辆开回家过夜者,不但要受到指责,一旦发生车辆问题,责任将由当车人负责
8.10行政部负责公司车辆的年检、保养、修理、装饰等事宜,涉及费用支出的需填写《车辆修理申请表》(见附表九),经批准后方可实施写字楼管理
99.1写字楼工作员工应遵守劳动纪律,仔细打卡考勤,文明办公
9.2写字楼设有门禁系统,员工进出公司需携带门禁卡,门禁卡如发生丢失,应刚好通知公司行政部,由行政部予以补办,费用员工自理,门禁卡每张成本费人民币50元,如因个人缘由未刚好通知行政部,而给公司造成损失的,责任由丢失人担当员工无论何种缘由未打卡考勤均应事后向人事部书面陈述缘由,填写相关考勤记录,具体见人事部考勤管理制度
9.3公司员工上班时间应精神饱满,男仕必需着西装或衬衣扎领带;女仕须着装整齐、大方得体,不得穿奇装异服,周五为便服日上班时间,不得吃零食,看与工作无关的书籍、报纸,不得打私人电话、闲聊、玩嬉戏、看电视等与工作无关的活动
9.4行政部前台文员每日应按时到达工作岗位,做好报纸、信件的分发工作
9.5接待客人,热忱有礼;商谈业务,耐性恳切写字楼内严禁大声喧哗,聚众谈笑
9.6凡需向公司领导、部门经理汇报工作,资料内容应打算充分,叙述条理清楚,重点突出,重大问题应提出解决的方法及看法,以便领导决策
9.7不得随意打断他人谈话,不准随意翻动他人桌上的文件、物品、电脑资料
9.8办公场所要保持桌椅整齐,文件物品要摆放有序,不得乱堆乱放,做好个人桌面的清洁卫生工作
9.9接听电话应看法亲善、用语礼貌,限制音量,言简意赅,严禁煲电话粥
9.10领导布置任务或与之交谈时,应作好相关的记录,工作处理完毕应刚好口头或书面汇报处理结果
9.11禁止在写字楼用餐、吸烟,不得乱扔纸屑或其它污物
9.12上班时间,公司员工内部联系工作,上下楼梯应保持脚步轻快
9.13未经行政部许可,不得随意增加电器和大型办公设备;也不得擅自移动办公家私、办公设备及绿化花草
9.14发扬“一张纸两面用企业精神,厉行节约、杜绝奢侈
9.15写字楼办公室门及大门钥匙,未经许可不得私自配制仔细做好防火、防盗、防破坏工作,发觉问题刚好解决或报告
9.16平常下班前各部门最终离开办公室的人员应负责检查部门内门窗、电脑、电灯、空调、取暖器等设备是否关闭,最终离开公司的人员需检查公司各部门是否锁门,在确认无误后负责关闭公司公共部位的电灯,锁公司大门节假日前,需进行平安保卫工作检查,落实值班人员,检查水、电、门、窗、空调、取暖器是否关闭及保密文件的平安存放来客接待
1010.1公司日常来访的客人由前台文员负责接待,接待客人应面带微笑、看法亲善、用语礼貌、请字当头,先支配客人在接待区就坐,电话联系被访人,确认后支配接待的会议室,原则上公司办公区域外人不得入内
10.2为体现企业形象,前台接待文员应主动将客人领入会客室,打开灯光,为来客支配茶水,在确定客人无其他事宜后方可离开
10.3公司会议室、接待室、阅览室、贮存室、样品间由行政部统一管理,部门需运用公司会议室,需提前一天向行政部提出申请,由行政部在《会议室运用记录表》(见附表十)上予以注明,会议室的运用以《会议室运用记录表》所列依次为准
10.4由于业务须要馈赠礼品或业务款待,须由两人共同经办并按金额等级提前请示(详见《‘费用报销及物资选购、带格式的字体(默认)宋体,(中文)宋体,五号,无下划线淖批权限明细表》),经批准后方可报销带格式的字体(默认)宋体,(中文)宋体,五号,无下划线
10.5因工作缘由接受任何形式的馈赠,都应刚好向部门经理或总经理汇报,并上交财务部统一管理带格式的字体(默认)宋体,(中文)宋体,五号,无下划线公司档案、图书、杂志、报纸的管理
1111.1公司的图书、杂志、报纸的征订工作统一由行政部负责,各部门将所需订阅的清单报行政部,由行政部将各部门的清单予以整理、会同价格一并报总经理审批后,以公司名义予以征订,严禁以个人名义征订
11.2人事行政部负责公司征订图书、杂志、报纸的统计、整理、分发、归档工作总台文员将最近三天的报纸,存放于公司阅览室的报架,将替换的报纸交市场部整理归档后予以处理
11.3部门因工作须要购买书籍,需填写《购书申请单》(见附表十一),经批准后予以购置,新购书籍统一由行政部办理登记手续后方可借阅
11.4公司员工借阅公司的图书、杂志需到行政部办理相关手续,并在图书、杂志借阅簿上登记,行政部将每月定期在公司局域网上公布图书、杂志的书目及借阅状况,供大家参考;借阅公司档案需填写《借阅单》(见附表十二)经部门经理和总经理签署后,交人事行政部办理登记借阅等手续公司资产设备的选购、管理、调拨、报废的管理
1212.1人事行政部负责公司资产设备的选购、编号、登记、保养、检查、调拨、报废的管理
12.2设备选购由需求部门提出申请及预算,人事行政部负责询价的复核,合同签订工作新增设备验收需由申请部门和行政部共同完成,设备验收时需填写《固定资产验收单》(见附表十三)
12.3公司每年11月组织一次财产检查,人事行政部依据财务部供应的固定资产报表,结合人事行政部的有关记录,编制《固定资产清单》(见附表十四),呈送财务部复核
12.4人事行政部依据每年的财产检查结果,办理固定资产的调拨、报废手续,填制《固定资产调拨单》(见附表十五)及《固定资产报废单》(见附表十六)。