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江苏**(集团)有限公司系统管理制度0A文件编号CWQM-2024版本生效时间2023-1-12限制状态2023-1-12发布2023-1-12生效运用部门编制审核批准:日期日期日期:江苏**(集团)有限公司0A公司系统运用管理制度
一、总则1】为提高公司的整体运行工作效率,保障信息传递的流畅性、精确性和高效性,同时结合公司的实际,特制定本制度2]公司办公自动化系统(以下简称0A)管理平台,采纳服务器/客户端/阅读器结构,建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统,实现网上无纸化办公和信息资源共享,同时也是有效降低企业管理成本的有效工具0A系统是公司信息化建设的重要组成部分,是提高公司办公整体管理水平的重要手段
二、组织职责0A系统运行中,公司各部门各负其责,协同协作各职能部门职责如下行政部1]行政部是公司0A系统的归口管理部门主要职责为2]负责制定0A系统建章立制、运行监管、平安维护等;3]负责0A系统核心工作流程设计、修改;4】负责0A系统各职能部门工作流程设计输入的审核;5]负责确定、监管0A系统核心工作流程参加人员的权限设置;6]负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转状态;7]负责工作流程的归档、供应查询;8]帮助HR培训分支组织操作培训;9]帮助公司各职能信息搜集、提取的需求;10]负责对系统内的保密设置进行定期检查11】负责0A系统的建设、维护和服务支撑工作,服务器的日常管理维护12]负责系统用户注册、注销等管理;13]负责0A系统软件的开发升级及数据备份;人力资源部主要职责如下人力资源部负责为0A系统供应现行组织机构设置,用户的流淌信息职责如下负责现有用户、新增用户的权限审核;112]负责供应用户(变更或注销)信息提报至行政部;质检部主要职责如下负责公司及部门规章制度、文件0A系统签发版本编写标准的制定;112]负责0A系统签发文件、制度版本号、文件号的统一汇编工作;3]负责0A系统签发文件、制度原件的受控、归档等文控工作,不得出现遗失、借阅记录不清、责任部门的现象其它职能部门主要职责如下各职能部门有0A账户的每日上班须第一时间打开0A系统,进行文件批阅、批复工作;112】各职能部门有0A账户的若出现出公差的状况,必需用手机下载0A客户端,0A文件批复效果必需是跟在公司时效性一样;3)各职能部门依据实际状况须要更改0A流程的,需依据0A流程更改流程报批后交由行政部统一更改
三、文件及流程管理要求0A公司各部门发出、报送的各类0A文件(含通知、申请、报告、报表等信息)原则上统一采纳公司0A系统发11出,发出部门必需负责督促整个0A流程刚好实现闭环,时效性必需符合以下条款序号流程类型批复时效管控方法考核对象1部门内未涉及分管领导8小时超出负激励50元未批复者2部门内涉及分管领导24小时内超出负激励30元未批复者3发出文件涉及总经理48小时内超出负激励10元未批复者批复结束24小指令未执行者或部4文件指令督办部门主观缘由超出负激励100元时内门批复结束24小客观缘由超出执行者或部门必需累计不得超出3次,5文件指令督办部门时内予以邮件回复反正负激励20元由文件发出部门提报绩效考核主发觉有舞弊现象,60A指令执行异样通报异样发生点管处按制度处理,监管由质检部舞弊部门负激励负责不定期抽查100元2]遇特别状况或紧急事务(来不急走0A流程)的如销售接待费用等,有0A流程发起部门负责人以电话、短信方式报领导审批后补0A流程,并将手机短信截图作为附件一并传送;3]电子公文与纸质公文具有同等效力,不加电子印鉴如须要对外供应纸质文件,各部门申请报批后由行政部提取正式文件;4]在0A上发布的文件各相关部门会签结束后,由文件发起部门U!1]系统用户必需建立个人密钥,填写个人信息,爱护好个人登陆密码、电子签名密钥,并定期更换多人共用一台计算机,如暂停0A办公需刚好注销或退出0A系统,以免他人介入工作环境;2)登陆0A系统用户口令应常常更改并保守隐私,以防他人有意或无意打开系统数据库获得信息,滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转
五、平安保密1]0A系统中的全部用户应按规定的权限阅读和运用系统供应的信息不得冒用他人账号,不得干扰其他用户和破坏系统服务2]未经管理人员的同意,任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看0A系统中的内容,更不许下载受控的内容;3]发生泄密的状况,将按制度及保密规定追究相关人员责任且惩罚权归属公司行政部
八、不良记录为强化0A系统的健康运行,发挥其有效作用,实施考核管理1】对未按规定刚好回复的由发出部门进行记录报人力资源部,按月进行公布,列入考核,对造成工作受到影响的将予按以上“表格”规定考核;。