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在一个商业社会里,商务礼仪活动邀请函也出现得越来越普遍.商务礼仪活动邀请函反映了商务活动中的人际社交关系,企业可根据商务礼仪活动的目的为其合作伙伴(投资人、材料供应方、营销渠道商、运输服务合作者、政府部门负责人、新闻媒体朋友等)撰写具有企业文化特色的邀请函.一般来说,商务礼仪活动邀请函的文本内容包括两部分邀请函的主体内容和邀请函回执.如洛阳XXXX公司年终客户答谢会邀请函尊敬的XXX先生/女士过往的一年,我们用心搭建平台.您是我们关注和支持的财富主角.新年即将来临,我们倾情实现公司客户大家庭的快乐相聚.为了感谢您一年来对XXXX公司的大力支持.我们特于XXXX年X月X日X时在XX大酒店一楼XX殿举办XXXX年度XXXX公司客户答谢会,届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着您,期待您的光临!让我们同叙友谊.共话未来,迎接来年更多的财富,更多的快乐!洛阳XXXX公司XX年X月X日这是商务礼仪活动邀请函的主体内容,标题除了文种邀请函、事由XX广告公司年终客户答谢会”字样外,还出现了活动主题标语财富主角”;正文亦符合礼仪文书的行文要求,可谓是事务与礼仪的完美结合.商务礼仪活动邀请函的回执则常采用表格的形式,将需要被邀请方填写的事项逐项列出.一般包括参会企业名称、参会人员姓名、性别、职务、民族习惯、参会要求(如参与某项专题活动);被邀请方的联系人、联系电话、电子邮件地址等.礼仪活动组织部门的名称、联系人、联系电话、电子邮件地址、企业网址等.回执要随邀请函同时发出,并要求按时回复.由以上各例,我们可以看出礼仪活动邀请函的结构通常由标题、称谓、正文、敬语和落款五部分组成.标题.一般只写文种”邀请函”即可,字号比通常标题要略大一些,有时也可以加”事由,如”关于参加研讨会的邀请函”.有时还可包括个性化的活动主题标语,如”沟通无限中部六省城市信息化高级论坛邀请函”.称谓.是对邀请对象的称呼.要顶格写受邀单位名称或个人姓名,后加冒号.要写明对方姓名、职务、职称、学衔.也可以用“同志“、“经理、“教授、“先生、“女士、小姐”称呼.通常还要加上尊敬的”之类定语.正文.是邀请函的主体.头可向被邀请人简单问候,位至各在称谓下一行,空两格.接着写明举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求,写明礼仪活动的日程安排、时间、地点,邀请对象以及邀请对象所做的工作等,并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请.若附有票、券等物也应同邀请函一并送给邀请对象.有较为详细出席说明的,通常要另纸说明,避免邀请函写得过长.敬语.末尾一般要写常用的邀请惯用语.如敬请光临“、敬请参加、”请届时出席”之类的敬语.有些邀请函可以用”此致敬礼“、“顺致节日问候”等敬语.落款.署上邀请单位名称或发函者个人名称,署上发函日期.邀请单位还应加盖公章,以示庄重.其次是形式上的要求.邀请函的形式要美观大方,不可用书信纸或单位的信函纸草草了事,而应用红纸或特制的请柬填写.要注意的事项
1.”邀请函”三字是完整的文种名称,与公文中的“函”是两种不同的文种,因此不宜拆开写成”关于邀请出席XX活动的函”.
2.被邀请者的姓名应写全,不应写绰号或别名.在两个姓名之间应该写上暨“或和“,不用顿号或逗号.网上或报刊上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以“敬启者”统称.
3.严格遵守写作格式,称谓、邀请事由、具体内容、活动时间、活动地点、相关事宜、联系方式、落款等是必不可少的部分,不能丢漏信息.
4.邀请事项务必周详,使邀请对象可以有准备而来,也会使活动举办的个人或单位减少一些意想不到的麻烦.
5.邀请函须提前发送,使受邀方有足够的时问对各种事务进行统筹安排.总之,礼仪活动邀请函属于社会生活使用文书,具有社会公关及礼仪功能.它不仅表示礼貌庄重,也有凭证作用,要写得简明得体,准确文雅.。