文件和档案管理制度

文件档案管理制度-目的

1、为标准安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制以确保各过程、环节、场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件防止各部门误用作废文件

2、对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等过程规定了各过程负责人的职责，合用于各过程管理体系文件的控制本程序包括记录的填写、采集、保管、处置等过程合用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制、实施及使用

三、职责

1、各过程管理部门职责

1.1负责确定所管理的过程的文件需求

1.2负责对所需的文件进行筹画并安排专人编写

1.3负责过程管理文件的〔程序、规定、制度、表格〕组织编制

1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录

1.5负责文件更改内容及修订等

2、生产部职责

2.1负责生产管理手册的编制

2.2负责体系的认证和日常维护管理工作

3、各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准

4、各部门负责本部门记录的建立与管理、程序内容

1、确定文件种类

1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件

1.2夕味文件夕味文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准〔见法律涉见的识^与评价程序〕；上级部门下发的通知、要求、规定和方法；相关方的期望和要求13综合管理体系文件a.安全生产管理性文件；b.环保安全相关文件；c.消防安全相关文件

1.4资料和记录相关的资料包括但不限于a.各类分析/评价/统计数据；b.特种设备〔如叉车〕及其附件的安全技术监察〔检测〕资料；c.建设〔工程〕工程可行性研究报告、评价报告、设计方案和图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；d.各类检查、教育培训I、演习及其他活动记录；e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；f.设施的设计、运行技术资料；g.供给商和承包商档案；h.作业许可证等;i.其他资料

2、提出文件的编制和修改需求

2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请

2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求，汇报总经理处得到确认许可，方可进行编制修改

3、指定编写人

3.1如需要编制或者修改，对所需的文件进行筹画并安排专人编写

3.2主要管理规程由行政部负责编制；各部门的各过程管理类文件〔管理过程的辨、规定、表格〕由过程负责人负责组织编制；

4、进行编写

4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写文件格式根本内容:a.目的明确编制本文件要到达的目的b.范围本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围c.定义需要对使用人解释的术语或者词汇d.职责本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门e.程序/规定内容针对各项活动提出具体的要求、职责、时限f.相关文件编制本文件所依据的文件或者引用的文件g.相关记录本文件涉及到的文件、表格和记录h.修改记录本文件每次修改的主要概要的记录

1.文件概要/流程规定类文件的概要及程叙文件的流程图

4.2文件的编号按如下要求口口一口口一□□I--记录编号文件顺序号文件层别号文件类别公司代号〔ND〕其中序号为阿拉伯数字，如01,02,03等；文件类别为安全生产文件、环保文件、消防文件、公司管理内部其他文件例子文件编号ND-AQ-0201安全生产文件【法律法规标准标准管理程序】表格编号编号ND-AQ-0201/01〔合用法律法规标准和其他要求清单〕，其中01表示对应程序的第一张表格记录所有文件〔包括表格〕必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新

5、评审和审批

5.1文件评审文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核允许，再送交相关部门主管审阅会签〔由部门主管确定空部门白缕量］O

5.2文件批准人应对文件进行子细审核后，如果允许在批准栏签字；如果不允许将文件返回文件编写人〔或者部门〕，待修改完毕后再批准

5.3文件审批权限a.生产、环境、消防、职业健康安全方针、总目标、管理评审方案及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准b.过程管理文件〔程序、规定、制度、表格〕由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准c.操作规程、工艺指标等、产品标准由安全生产副总审批d各部门内部合用的文件由本部门负责人批准

6、发雌制

6.1生产部发布综合管理体系文件,建立外发文件清单，该清单内容包括文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新O

6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交行政部，行政部保存文件原件

6.3各部门需建立【文件控制清单】，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致

7、使用控制

7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件

7.2管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不许私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索

8、文件更新

8.1文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件〔原件T分、电子T分〕、填写【文件更改遴口单】，到办公室登记备案后同时更新【文件控制清单】，行政部保存批准的文件原件同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应即将回收并更新，填写【文件与回收记录】，防止作废文件非预期使用

8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出，文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批

9.1建立记录清单行政部制订记录台帐，使用统一表格内容包括记录名称、保管人、采集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等

9.2安全记录的使用按规定的工程填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写

9.3收集定期对安全记录进行采集并整理记录，放到指定的地点保存或者交档案室存档9・4储存、哪

9.

4.1记录可以是纸质或者电子档案，对于电子档案形式的记录,必须保证所保存的记录不被非记录人员或者计算机病毒干扰，应留有备份

9.

4.2记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丧失、防磁等，同时还要做好标识

9.

4.3保存期限依据〃安全记录台帐〃中保存的期限规定

9.5处置记录保存人按照〃安全记录台帐〃中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或者归档

五、相关文件暂无

六、相关记录AQ-0306/01文件管控制度AQ-0306/02文件发放、回收记录AQ-0306/03文件更改通知单AQ-0306/04安全记录台帐。