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文本内容:
酒店物资采购管理制度
一、目的规范酒店的物资采购工作,遵循“申请-审批-采购”的程序进行,合理控制酒店采购成本,确保酒店正常运营
二、物资采购项目分类及申请
(一)仓库日常储备物品的申请
1、定义指进货送至仓库、储存管理的物品;
2、仓库的每项物品,均应设定合理的最低存货量,以此为依据提出合理的申购数量,严格控制库存量,在接近最低存货量时,即需要补充货仓里的存货;
3、由综合管理部申请采购办公用品,财务部库房管理员对其他仓库补充物品进行申请采购;
4、在进货单价不受数量制约的情况下,一般本市购买商品不超过一个月的用量,异地购买不超过两个月的用量;
5、若仓储物品部门停止使用,各部门应提前一个月书面知会库房,库房根据通知不再补仓
(二)仓库正常储备以外的物资的申请
1、各部门对仓库正常储备以外的物资,新增物品、更新替换旧有设备和物品的,由各部门进行申购;
2、申请前须查询仓库是否有该项储备,或在仓库物资中是否有代用品,如若此物品以后需列入库房日常储备的,数、货品名称、金额和供应商单位或姓名;3每月的16日-20日,采购部负责对上月货款的支付进行审核,采购主管签字,交财务会计主管、财务经理审核后,报总经理审批;4每月的25日-28日为付款结算日,出纳根据审核和记账完毕的付款凭证,按货款支付方式之规定开出支票或转账汇款,由采购人员通知供应商领取货款5上述结算时间的规定一般不得变动,除此时间之外的对账和结算特殊情况除外财务一律不予受理
3、所有以供应商名义办理入库和结算手续的货款支付,原则上不得由酒店采购员代为结算,如有此情况,出纳员有权拒绝付款本制度由财务部负责解释,自颁布之日起试运行应特别注明,根据使用情况由库房及使用部门确定最低存货量;
3、维修零配件和工程物料的申请由工程部进行申购
(三)直接采购
1、定义当日进货不经过仓库储存,直接送至使用部门,指各个厨房、酒吧消耗的鲜活类餐食料(蔬菜、水果、肉禽、水产品等);
2、各个厨房、酒吧消耗的鲜活类活食品(蔬菜、水果、肉禽、水产品等),每日由厨房负责人填写《每日市场购货单》
(四)采购申请单填写要求
1、《采购申请单》内必须注明以下资料
(1)货品名称,规格、品牌;
(2)平均每月消耗量;
(3)库存数量;
(4)最近一次订货单价;
(5)最近一次订货及订货时间;
(6)提供本次订货数量建议
2、《每日市场购货单》应填写菜品名称、规格要求、采购数量
(五)采购申请的时间要求
1、本地采购提前三至五天提交采购申请单;
2、外地采购物品需提前十五天提交采购申请单
三、物品采购审批程序
(一)仓库日常储备物品
1、办公用品申购每月25日-30日由综合管理部填写《采购申请单》,其他补仓物资由库房填写《物品补仓申购单》;
2、库房将《采购申请单》交采购部完成报价,采购负责人审核签字后,经财务经理审批,交由总经理批准后方可购买;
3、采购员根据签批完毕的《采购申请单》,及时通知供应商备货,确保在规定的采购周期内到货
(二)仓库正常储备以外的物资
1、每月25B-30日由各部门计划填写《采购申请单》,由部门负责人签字确认后交采购部;
2、对临时、加急的采购申请,由各部门填写《采购申请单》,并标注加急;
3、采购部根据《采购申请单》项目进行市场询价比较,确定供应商,完成报价,由采购负责人审核签字,经财务经理审批后,交由总经理批准后方可购买
(三)直接采购鲜活类食品
1、由各酒吧、各厨房厨师,根据当日经营情况,预测明天用量,填写《每日市场购货单》;
2、经行政总厨签批审核后,每日下午7点前交由财务部采购;
3、采购部审核《每日市场购货单》内容,确定是否属于直接采购的物品,由采购主管、财务经理核准后,采购员当日下午以电话通知,由符合条件的供货商供货;
4、因特殊情况,对于临时、加急需要采购的鲜活类物品,由行政总厨或通知采购员电话通知供应商采购,其他员工不得直接与供应商联系送货;
5、当日加急采购的申请物品,次日补充填写《每日市场购货单》,补充填制收货凭证,作为付款凭据
(四)零星加急采购
1、对一次性购买在500元以下、紧急、必要的物品采购,可免予填写采购申请单;
2、由使用部门的负责人垫付资金,紧急购买,但应及时知会财务部库房收货人员,证实物品采购到位,开具收货凭证;
3、由购买部门相关经办人员按财务报销制度进行报销
四、物资采购的规定
(一)采购人员根据批准的采购计划,按照物品的名称、规格型号、品牌进行采购,以保证供给及时;
(二)对大宗物品和长期使用的物品,根据批准的申请,可向与酒店签订协议的固定供货商实施采购;
(三)各种鲜活类蔬菜、水果、肉禽等食材,必须保证每十五天进行一次市场询价,由采购部根据供应商报价确认采购价格,报总经理审批;
(四)对各部门申购的物品,采购人员必须采取三方报价的方法进行采购工作,即在订货前,必须征询3个或3个以上供应商报价,充分了解所需物品的价格信息,本着质优价廉服务信誉好的原则,选用目标供应商;
(五)对酒店物资必须每月逐类、重点调查一次,以便及时对供应商调整定价,将定价报总经理审批;
(六)供货商的优惠、折扣、赠送等必须归酒店所有,并在报价中注明;
(七)对于申购物品中技术性、专业性较强的产品,须有使用部门或专业技术人员参与购买,以保证物资采购的有效性;
(八)凡购买物资、工具、用具,尤其是订制品,采购人员应取得样品,征得使用部门同意后,方可进行采供和定制;
(九)对食品、酒水的采购,货品要有中文标示,且符合国家规定,且在合理的保质期内,采购时需与供应商协商好换货相关事宜
五、供应商的管理规定
(一)供货商选择的原则
1、公开性原则在保证不泄露酒店商业机密的前提下,采购部门在选择供货商时,应按照公开的原则进行筛选,以加强选择工作的透明度;采购部门可以向外界公开发布求购信息
2、平等性原则所有供货商在地位上都平等,在经过慎重选择之前,任何一个供货商都不存在与酒店关系的亲疏远近问题
3、广泛性原则供货商的选择不应局限在几个厂商之间,而应该尽力拓展供货商的数量,尽量扩大可供选择的领域,为酒店获得最优供货商提供帮助
(二)供货商选择的途径选择供货商的关键环节在于了解有关供货商的各种信息这些信息包括
1、距离供货商的远近在酒店采供中,一般要优先考虑与酒店距离较近的供货商,以减少运输费用,缩短物资运输时间,从而保证采供物资的新鲜度,同时还可以降低运输途中一些不可控因素所导致的中断或延缓进货的风险
2、供货商的信誉采购方要选择信誉记录良好、守信用的供货商
3、供货商的供货能力采购方要充分了解供货商的供货能力,包括供货商接受的订单量、存货数量、物资质量、基本加工程序,尽量选择供货能力强的供货商作为合作伙伴
4、供应商的员工队伍供货商的供货业务最终要靠其员工具体落实,因此,供货商拥有一支品德优秀、素质较高的员工队伍是其可信度的重要保障
六、物资验收规定
(一)酒店采购物品,严格执行联合收货程序,即库房、采购、使用部门共同验收;
(二)采购员按《补仓申购单》、《物品申购单》或《市场购货单》购回的货物,必须及时通知库房、使用部门进行验货收货,以确认物品内容、数量、规格、议定之质量及单价等是否符合酒店申购的要求;
(三)库房员工根据批准的《补仓申购单》、《物品申购单》、《市场购货单》上列明的品名内容、申请数量、规格、品牌、单价,清点实收数量,使用部门及采购人员检查货物质量是否符合酒店要求;
(四)属于直拨厨房的鲜货类食品,厨房负责人需验收食品的新鲜度、质量、标准,在验收无误后,需要在收货单上签名证实,对不符合标准、不新鲜的鲜活类食品当场予以退货、换货,坚决杜绝进入厨房;
(五)对于大宗物品采购,进行抽查验收的,如在使用过程中发现有质量不符合标注、质量不达标的,由使用部门退至库房,库房知会采购部,予以退货;
(六)属于贵重物品和需要经过技术鉴定的物品应与使用单位共同验收;
(七)库房人员对货物核实后,应开具一式三联的收货凭证,收货单上详细列明品名、品牌、规格、实收数量、单价、合计金额,使用部门指定人员须在收货单上签认,收货人员、采购员也应在收货单上签名确认;
(八)对于临时/加急订货,按“临时/加急订货”上的内容与价格库房人员、采购员、使用部门进行验货、收货个别已经直接将货送到申购部门使用的情况,使用部门在收到货物一日内补填《申购单》或《市场购货单》,在获得使用部门经理收货证实后,库房人员可在事后补开收货凭证手续;
(九)所有未经申购、加急单手续而进货的物品,库房人员有权拒绝验收点数,财务部一律不开具收货凭证,并不给予报销付款,责任由购进部门当事人自负
七、供应商货款结算
(一)供应商货款开户规定
1、个体户供应商凡以个人名义与酒店签订协议的供应商,在协议中必须详细注明该供应商姓名、身份证号码、联系电话和地址(一家供应商只能以一个人名义签订协议,不得多户多人)财务部根据此协议中提供的资料录入电脑,并据此开户名称办理入库手续;
2、以单位名义开户的供应商凡以单位名义与酒店签订协议的供应商,在协议中必须详细注明该单位全称、开户银行、账号、委托经办人姓名、身份证号码以及货款的支付方式(支票、电汇等),收款单位必须与合同单位一致,否则,必须由合同单位出具委托付款协议书,并由其法人签字、盖章认可
(二)供应商货款结算规定
1、供应商供货、结款应严格按照开户的名称执行,在办理入库时,以协议中的个人或单位名称为准进行货款支付,由协议中的委托经办人持本人身份证领取支票(电汇由出纳员直接按协议办理)如有变更,须有加盖该供应商单位公章或财务专用章的、负责人签名的书面变更通知,出纳员方可办理结算手续;
2、供应商货款结算流程及时间的规定供应商货款集中按月支付,下月支付上月货款;
(1)每月的1日TO日为上月货款对账日供应商将上月的货物验收单整理,与采购人员对账完毕后,5日内开据正规有效的发票(不得使用复印件),交财务部应付会计;
(2)财务部应付会计填写付款申请单,并对发票真实性进行审核,不合规定者不予以办理;付款审批单注明单据张。