还剩25页未读,继续阅读
本资源只提供10页预览,全部文档请下载后查看!喜欢就下载吧,查找使用更方便
文本内容:
档案管理办法第一条目的为加强企业档案管理工作,维护档案的完整与安全,便于企业各部门人员的利用,充分发挥档案在生产、管理中的作用,根据国家有关档案管理的法律、法规,制定本办法第二条适用范围本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有保存价值的文件材料,包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案第三条职责档案管理工作设立档案管理员,对企业内的档案资料实行统一管理,各部门设立二级档案员,由档案管理员组织协调档案管理员,负责组织各部门做好档案归档工作,对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用,并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督各部门档案员,负责部门内档案的收集、整理工作,并于指定时间将部门档案移交至档案管理员第四条档案的分类及编号本企业档案共分八大类文书档案A、工程档案B、合同档案C、会计档案D、人事档案E、声像档案F、实物档案G、设计档案H大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号大类及属类设置如下A文书档案B工程档案C合同档案D会计档案
5.工程档案归档范围及保管期限序号保管期归档文件材料名称或类型备注限1招标文件2投标文件3中标通知书4监理、设计、施工合同5工程开工报告及施工组织设计、技术交底6图纸会审、变更及洽商记录7设计变更单及相关资料(报价单,审核确认单)8施工现场签证记录永久9隐蔽工程检验记录10现场施工图片11施工日志12施工材料合格证和检验报告13工程结算书工程结算审批表、竣工验收移交证明书、交工验收现场记录及14竣工验收报告等15相关竣工图纸
(三)合同档案合同档案采用单件归档方法,以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号不同年度的要分开整理,合同档案保存期限为永久
1.排序对同一形成年度同一保管期限的归档文件进行排序一般按时间、机构或问题、文号等先后顺序排列,尽量将同一事由的文件排列在一起
2.编页码没有编页码的文件,以“件”为单位对有效页面编连续页码,正面编于右上角,反面编于左上角,本身有正确页码或单页的文件不需再编页码;1份文件各部分(如收、发文处理单和定稿)已有独立正确的页码时不用再编页码,合并计算其总页数即可编页号时采用打码机
3.盖档号章每“件”加盖档号章,档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处如文件首页上方不够位置盖章,可盖在文件首页左下方空白处,如上下方都不够位置,可另加白纸封面档号章可用字粒章填写,也可手工填写,要求工整档号章示例C全宗号类别号期限永久2020机构1年度件号全宗号是档案馆进馆单位所编制的实体管理号,无则不需填写类别号合同档案大类代字期限文件保管期(永久)年度文件形成年度机构归档文件的承办机构(规范化简称)件号文件在该年度同一保管期限内的排序号
4.装盒将整理好的归档文件按照编号顺序装入文书档案盒内,并填写档案盒背脊、盒内备考表不同年度不同保管期限的归档文件不能装在同一盒内
5.著录上传在合同档案Excel中著录每份归档文件的基本信息著录项目包括全宗号、类别、保管期限、年度、件号、合同编号、责任者、合同题名、日期、页数等
(四)会计档案会计档案采用单件归档整理方法,以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号,不同年度的要分开整理“件”是归档文件的整理单位,一般以每份文件为1件1份会计报表为1件、1本(份)账簿为1件、1册(本)凭证为1件“件”题名应准确概括该件会计档案的形成单位、时间、内容、文件名称
1.编码没有编页码的文件,以“件”为单位对有效页面编连续页码,正面编于右上角,反面编于左上角,本身有正确页码或单页的文件不需再编页码;1份文件各部分已有独立正确的页码时不用再编页码,合并计算其总页数即可凭证类不需要编页码编页号时采用打码机
2.盖档号章每“件”加盖档号章,档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处如文件首页上方不够位置盖章,可盖在文件首页左下方空白处,如上下方都不够位置,可另加白纸封面档号章可用字粒章填写,也可手工填写,要求工整档号章示例:D1全宗号类别号期限永久20201年度机构件号全宗号是档案馆进馆单位所编制的实体管理号,无则不需填写类别号文书档案大类代字期限文件保管期(永久,25年,15年、5年)年度文件形成年度机构归档文件的承办机构(规范化简称)件号文件在该年度同一保管期限内的排序号
3.著录上传在Excel中著录每份归档文件的基本信息著录项目包括全宗号、类别、保管期限、年度、件号、文号、责任者、文件题名、日期、页数等
4.会计档案归档范围及保管期限序保管期归档文件材料名称或类型备注号限D1报表(包括各级主管部门汇总财务报告)1年度财务报告(预、决算)永久包括文字分析2月、季度财务报告5年包括文字分析D2账簿1现金出纳账25年2银行存款账25年3总账25年4明细分类账25年D3凭证1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年D4其他115年会计移交清册2会计档案保管清册永久3会计档案销毁清册永久4银行余额调节表5年55年银行对账单
(五)人事档案在员工入职一周内建立统一的基础档案,实行一人一档的立卷方法根据员工的异动(调动、转正、调薪、离职等)、绩效管理、培训及奖惩等,由财务综合部负责人办理好相关手续后,移交给档案管理专员档案管理专员应及时将相关资料归档,装入员工内部人事档案袋,并做好目录填写
1.著录上传在人事档案管理系统中著录每位员工的基本信息
2.人事档案归档范围及保管期限序保管期归档文件材料名称或类型备注号限1员工个人简历定期2员工入职表定期3员工转正申请表定期4员工与企业的劳动合同等契约性文件定期5员工身份证明材料(如身份证复印件等)定期6员工学历、学位和专业技术职务证明材料(复印件)定期7员工在本企业工作期间的考核、考绩、鉴定材料等定期有关员工任免、聘用、待遇、奖惩、离职等方面的文件材8定期料9员工在本企业工作期间参加各种培训的证书定期10员工参加社会保险、医疗保险等方面的文件材料定期11有关该员工的其他应归档文件定期
(六)声像载体档案视频档案一项工作或活动所形成的音频或视频作为一件档案材料,视频按“件”♦整理归档收集的视频应具有完整准确的文字说明,包括活动的时间、地点、内容、主要人物姓名或景物名称、摄录者等要素文字说明宜用“TXT”文件保存
1.视频档案存储格式要求属于模拟信息或不符合归档数字格式要求的音频或视频应先按以下要求转换为标准数字格式MKV、AVI、MOV.MX、WMV、ASF、ASX、RM、RMVB、MPG、3GP、MPEG-
2、MPEG-
4、M4V、DAT、FLV、VOB等应转换为MPEG-4文件格式,并保留原始格式,同时保存一份FLV格式便于利用
2.储存在声像载体档案Excel中著录每件视频的基本信息著录项目包括档号、视频题名、录制时间、录制长度、备注等同时在档案移动硬盘上传每件视频储存路径可移动硬盘声像载体档案视频档案“年度”命名(“年度”一般指摄录年度)的文件夹每段剪辑后的音频或视频文件以“摄录日期•地点•活动内容摄录日期用8位阿拉伯数字表示摄录地点记述地点全称活动内容记述清楚活动主题、主要人物姓名、职务照片档案照片要选择该项工作或活动内容具有代表性的进行归档,归♦档照片应图像清晰,冲晒成4R规格,以便入册保管
1.照片说明文字应包括活动时间、地点、主题、主要人物及其位置、拍摄者等要素
2.相片标签:每组照片打印一份《照片组文字说明标签》,例:♦组号F3/2020/8r/j£BT,J地点市会议中心H20200702■”.■张X X拍摄日期纸质照片数码照片张数1510张数2020年7月2日,市XX局在市会议中心召开全市档案工作组文字说明会议副市长XXX、特邀嘉宾XXX出席了会议每张纸质照片打印一份《照片文字说明标签》,例:♦F3/2020/8/120200702档号拍摄时间张X X拍摄地点市会议中心拍摄者2020年7月2日,市XX局在市会议中心召开全市档案工作会文字议图为副市长XXX(中),特邀嘉宾王XXX(右一)、市XX说明局局长XXX(左一)在会议主席台上
3.著录上传在声像载体档案Excel中著录每件照片档案的基本信息著录项目包括档号、相片题名、拍摄时间、相片所在页号、备注等同时在档案移动硬盘上传每件相片储存路径可移动硬盘声像载体档案相片档案以“年度”(一般指拍摄年度)命名的文件夹按照一组照片对应一个文件夹的原则,在“年度”文件夹下建立以“拍摄日期+地点+事件内容+拍摄者或来源”命名(“拍摄日期”用8位阿拉伯数字表示,“拍摄者或来源”应用“()”括起)的文件夹,将拍摄或扫描后形成的数码照片存储(按JPEG标准格式存储,内容特别重要的宜同时选择RAW、TIFF等文件格式存储)在该文件夹下,每张数码照片按顺序号命名,对于主要人物的合照,应以“主要人物及其职务(在照片中的位置)”命名该张照片,以方便归档人员整理著录
4.声像档案归档范围及保管期限序保管期归档文件材料名称或类型备注号限1反映本企业主要职能活动和工作成果的照片、VCD等永久领导人和著名人物参与本企业有关重大活动的照片、VCD等2永久3本企业组织或参加的重要外事活动的的照片、VCD等永久
(七)实物档案
1.归档的实物应当拍照,所拍照片需刻盘脱机保存,两者之间要建立准确、可靠的标识关系;一些珍贵的实物应使用包装物包装存放,包装物上附贴标签,填好档号、实物名称等
2.属于归档范围的实物档案在其形成后1个月内,由经办人拟订说明文字,移交总经办登记归档如需在其它地方悬挂、展示的,应办理相关手续,并在档案目录上注明悬挂、展示地点
3.实物档案不分属类,每年按其形成时间的先后顺序进行排列,同一次活动产生的实物档案排列在一起
4.标识给每件实物档案制作标签,标签内容包括该实物档案的档号、名称、来源、时间等相关信息,并将标签贴在相应实物的背面或侧面等不显眼处实物名称应标明其主题内容及类型,类型用“()”括起如“广东省档案系统2013年度档案先进单位(奖牌)”
5.著录上传将每件实物档案的相关信息在实物档案Excel中著录并上传相应数码照片著录项目包括档号、名称、获得时间、授予者、备注等同时在档案移动硬盘上传相应数码照片储存路径可移动硬盘实物档案以“年度”命名的文件夹
6.实物档案归档范围及保管期限序号保管期归档文件材料名称或类型备注限1永久反映本企业工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等2永久反映本企业领导人和著名人物工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等3本企业在对外交往中获得的各种纪念品、礼品永久
(八)设计档案凡委托我司设计的新建、改建、扩建、加固等工程设计阶段成果文件,设计修改文件以及与工程有关的同建设单位,施工单位发生的各类协议、合同、函件、公文和竣工验收、调试、工程总结等文件,均归入设计档案照片由各科室经办人按组拟写有关说明后及时向声像档案科移交,并办理交接手续数码照片的移交应在电子档案馆管理系统(或文件与档案管理服务平台)中进行,并在移交前做好下列工作;
1、分组经办人按反映同一项工作或活动的若干张照片为一组的原则对照片进行分组
2、存储经办人在工作计算机C盘以外的目录下建立以“照片档案”命名的文件夹,再在“照片档案”文件夹下建立以“年度”命名(“年度”一般指拍摄年度)的文件夹按照一组照片对应一个文件夹的原则,在“年度”文件夹下建立以“拍摄日期+地点+事件内容+拍摄者或来源”命名(“拍摄日期”用8位阿拉伯数字表示,“拍摄者或来源”应用“()”括起)的文件夹
1.图纸管理底图以张为单位单独保存和管理案卷内图纸应按照国际标准A4型(297mmX210mm)进行折叠,蓝面向内,图标外露,折叠方法一致,按阶段、部位分别立卷,依图号顺序排列
2.档号章不装订的案卷,应在每份图纸的右上角加盖档号章,格式如下:档号序号
3.设计档案归档范围及保管期限序归档文件材料名称或类型保管期限备注号1建设单位提供的全部设计基础资料,原始资料永久2设计成果(蓝图、蜡纸、白图等图纸)永久3设计方案过程图(CAD、PSD、模型)永久4永久内部作业文件(设计方案文本)项目设计,施工过程中与建设单位各种联系中形成的有关文件、图纸、资料、来往公文、函电、设计过程5永久中的交底会审纪要,与工程有关的会议纪要工程竣工验收,调试过程中形成的文件、图纸、资料(竣工验收报告、修改、补充核定有关图纸和文件)6永久7成果汇报材料(PDF方案或者PPT汇报)永久8项目现场照片、完工照片等永久第七条档案的鉴定销毁
(一)档案鉴定要充分考虑档案的凭证作用和参考作用、历史作用和现实作用、正面作用和反面作用、内容上的作用和形式上的作用等,遵循“保存从宽,销毁从严;孤本从宽,复本从严;本单位从宽,外单位从严;历史档案从宽,现行档案从严”的原则
(二)销毁档案应征求档案移交部门的意见,编制档案鉴定销毁报告和销毁清册,经企业领导审批销毁时,由两人负责在指定地点监销,并在销毁D1会计报表D2会计账簿D3会计凭证D4其他会计材料E人事档案E1财务综合部E2总经办E3设计部E4技术部E5项目管理部F声像档案F1视频F2照片G实物档案H设计档案
(二)编号方法文书档案编号
1.文书档案采用单件归档方法,其编号结构模式为分类号保(含大类代字及管期限代号)/年度/件号保管期限代号永久为1,30年为同一4,10年为5,保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号例A/1/2020/1|件号(第1件)-------------年度(2020年)----------------------保管期限代号(永久)---------------------------大类代字(文书档案)工程档案编号
2.工程档案按工程项目组卷,其编号结构模式为分类号(含大类代字及工清册上签字,销毁清册应长期保存档案实体销毁后,应将相应电子档案从电子档案管理系统中同步销毁
(三)会计档案的销毁按照《会计档案管理办法》(国家财政部、国家档案局1998年发布)中所规定的程序执行第八条档案调阅管理
(一)档案资料借阅需履行登记、签字手续,并填写《借阅档案登记表》借阅者未按本办法办理借阅手续,档案管理员一律拒借,否则,追究档案管理人责任
(二)本企业员工一般只能借阅秘密以下的档案,查借秘密档案,需经部门主管副总签字,方可借阅机密档案仅限与工作有关的人员借阅,由部门主管副总签署意见批准后方可借阅
(三)企业员工外借档案一般在一周内规划,所借档案到达规定借阅期限,如需继续使用,若无他人预约可办理续借手续
(四)借阅档案要注意爱护和保管,不得转借阅卷严禁吸烟、折叠、剪裁、拆卷、抽页、圈画、涂改、撕毁、摘抄、翻印、损坏涉及密级内容和内部控制事项的档案,要注意保密,如有上述违规行为,将追究当事人责任查阅一般档案材料,经档案管理员审核同意后方可进行复制、拍照、摘抄
(五)借出或归还档案时,档案管理人和借阅人需当面检查案卷的完整情况,如发现档案缺损的情况要严肃查处本管理办法有总经办负责解释,自颁布之日起生效附件:
1、档案交接登记表
2、销毁清册
3、借阅档案登记表附件档案交接登记表1档案交接登记表•:部门----------------保管序号年度文号或图号备注页数题名期限卷内文件已保管档号原期限备注年限件数页数附件销毁清册2附件借阅档案登记表3借阅档案登记表序借阅人归还日号日期档号题名借阅部门备注签字期借阅档案登记表序号借鉴阅日期部门案卷或文件题名利用目的期限卷号归还日期备注人签名档案销毁清册序号卷号或卷内文件页案卷或文件题名年度目录号(件)数原期限销毁原因备注文号2009程项目代号)/案卷号每个项目从“1”开始编案卷号例B1/1---------案卷号(第1个案卷)---------------工程项目代号(第1项工程)------------------大类代字(工程档案)
3.合同档案编号合同档案采用单件归档方法,其编号结构模式为分类号(含大类代字及保管期限代号)/年度/件号保管期限代号永久为1,30年为4,10年为5,同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号例C/1/2020/1|件号(第1件)-------------年度(2020年)----------------------保管期限代号(永久)---------------------------大类代字(合同档案)
4.会计档案编号会计档案采用单件归档方法,其编号结构模式为分类号(含大类代字及属类代号)/年度/件号同一属类的归档文件每年从“1”开始编件号例D3/2020/1I_____案卷号(第1个案卷)----------------年度(2020年)------------------------属类代号(会计凭证)大类代字(会计档案)
5.人事档案编号人事档案按个人组卷,其编号结构模式为分类号(含大类代字及属类代号)/案卷号每个员工从“1”开始编案卷号例E1/1---------案卷号(第1个案卷)---------------部门代号(财务综合部)-------------------大类代字(人事档案)
6.声像档案类编号
(1)视频档案,采用按件归档整理方法,一次工作或活动所形成的视频为一件档案材料,其编号结构模式为分类号(含大类代字及属类代号)/年度/件号每年从“1”起编件号例F1/2020/1I_____件号(第1件)-----------------年度(2013年)-------------------------属类代号(视频)-----------------------------大类代字(声像档案)
(2)照片档案,按组整理归档,一次活动形成的照片为一组,其编号结构模式为分类号(含大类代字及属类代号)/年度/组号/张号每年从“1”起编组号,每组照片从“1”起编张号例F2/2020/1/1——张号(第1张)-------------组号(第1组)---------------------年度(2010年)------------------------------属类代号(照片)--------------------------------大类代字(声像档案)
7.实物档案编号实物档案每年按件整理归档,其编号结构模式为分类号(大类代字)/年度/件号每年从“1”开始编件号例G/2020/1I-------件号(第1件)----------------年度(2020年)-------------------------大类代字(实物档案)
8.设计档案编号设计档案按年度立项项目组卷,其编号结构模式为分类号(含大类代字及工程项目代号)/年度/案卷号每个项目从“1”开始编案卷号例:H1/2020/1案卷号(第1个案卷)----------------年度(2020年)------------------------设计项目代号(第1项)----------------------------大类代字(设计档案)第五条文件的整理和归档时间
(一)文件的整理1,归档的文件应完整、准确、系统,其制成材料应有利于长久保存,图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求
2.归档的文件应为原件因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料
3.归档的文件一般一式一份重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数
4.档号章、档案盒背脊、备考表等项目,使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写,也可盖字粒章或打印;档案目录应当打印并使用A4规格纸张
5.总经办要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定,对确无保存价值的档案进行登记造册,经部门领导审核、总经理批准后方可销毁,任何人不得擅自销毁档案
(二)文件的归档时间各部门档案员应按照相关规定时间向档案管理员移交上年度档案,集中管理电子档案需相关部门负责人上传至指定移动硬盘的文件夹中负责序号档案归档内容移交时间类别部门各类资质文件、证件(营业执照正副本、组织机构代码正副本、IC卡、财务综由财务综合部负责保国地税税务登记证副本、开户许可合部管证等)文书档1案会议记录、会议纪要、简报、公司相关经发文、工作计划、工作总结、设备每季度移交办部门及资产的登记资料等工程类合同待工程完工程承包及发包、销售、购置、商工结算后3个月内移合同财务综2务、转让等各类合同协议的正本原交,其他合同于次年2档案合部件月移交个人简历、入职表、身份证明材料、学历、职务证明材料、契约性文件人事总经办员工入职1周内移交3档案财务综异动(调动、转正、调薪、离职由财务综合部负责人合部等)、绩效管理、培训及奖惩等相办理好手续1周内,移关材料交电子及纸质相关资料,具体见《工工程档待工程完工结算后3个程档案归档范围及保管期限》4技术部案月内移交会计档财务综相关资料,具体见《会计档案归档由财务综合部负责保5案合部范围及保管期限》管声像档相关经相关资料,具体见《声像档案归档活动结束后1个月内6案办部门范围及保管期限》移交实物档相关经相关资料,具体见《实物档案归档实物颁发后1个月内7案办部门范围及保管期限》移交电子及纸质相关资料,具体见《设设计档计档案归档范围及保管期限》8设计部于次年2月移交案第六条各类文件材料归档范围及保管期限
(一)文书档案文书档案归档文件采用单件归档整理方法,以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号不同年度的要分开整理
1.划分保管期限按照《文书档案归档范围和保管期限表》,将归档文件材料划分为永久、30年、10年三种保管期限
2.排序对同一形成年度同一保管期限的归档文件进行排序一般按时间、机构或问题、文号等先后顺序排列,尽量将同一事由的文件排列在一起
3.编页码没有编页码的文件,以“件”为单位对有效页面编连续页码,正面编于右上角,反面编于左上角,本身有正确页码或单页的文件不需再编页码;1份文件各部分(如收、发文处理单和定稿)已有独立正确的页码时不用再编页码,合并计算其总页数即可编页号时采用打码机
4.盖档号章每“件”加盖档号章,档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处如文件首页上方不够位置盖章,可盖在文件首页左下方空白处,如上下方都不够位置,可另加白纸封面档号章可用字粒章填写,也可手工填写,要求工整A全宗号类别号期限永久20201年度机构件号档号章示例:全宗号是档案馆进馆单位所编制的实体管理号,无则不需填写类别号文书档案大类代字期限文件保管期(永久,30年,10年)年度文件形成年度机构归档文件的承办机构(规范化简称)件号文件在该年度同一保管期限内的排序号
5.装盒将整理好的归档文件按照编号顺序装入文书档案盒内,并填写档案盒背脊、盒内备考表不同年度不同保管期限的归档文件不能装在同一盒内
6.著录上传在文书档案Excel中著录每份归档文件的基本信息著录项目包括全宗号、类别、保管期限、年度、件号、文号、责任者、文件题名、日期、页数等
7.文书档案归档范围及保管期限序号保管期归档文件材料名称或类型备注限企业筹备期的可行性研究、申请、批准,企业章程,董事会、永久1股东会、监事会和经理层机构及变更2董事会、股东会、监事会活动永久3企业制定的规章制度永久4企业年度总结、计划永久5一般的会议纪要、30年6综合性行政事务30年
(二)工程档案工程档案的平时收集和管理工作由技术部指定专人负责,与项目建设进程同步从项目申请投标起,即应开始进行工程档案材料的收集,项目竣工后,要及时补充收集相关材料,确保文件材料的齐全完整
1.组卷工程档案按建设项目,区分前期准备、设计、施工、监理、竣工、使用维护等形成阶段,结合考虑文件材料内容、数量、保管期限进行组卷案卷题名应简明、准确地揭示建设项目名称、阶段名称、文件材料种类
2.编号整卷装订的案卷,以卷为单位编连续页码编号时,只对文件材料的有效页面编页码,空白页面不编编号位置正面编于右下角,反面编于左下角编页号时采用打码机本身有正确页码或单页的文件材料不需再编页码
3.案卷装盒整卷装订的,将装订好的案卷按照编号顺序装入档案盒内散件装订的,将卷内文件目录、文件材料依次装入档案盒内
4.著录上传在工程档案Excel中著录每个案卷和每份卷内文件的基本信息卷内文件著录项目包括全宗号、类别、保管期限、文号、责任者、文件题名、日期、页数、备注等;案卷著录项目包括全宗号、项目编号、案卷号、案卷题名、立卷单位、保管期限、密级等同时在档案移动硬盘上传每份卷内文件相应电子文件,无相应电子文件的卷内文件需扫描上传电子档案存放路径可移动硬盘工程档案工程项目案卷号。