接听客户电话的礼仪与技巧

接听客户电话的礼仪与技巧

1、融入笑容的声音即使你不看到和你通话的人，你也要像他们就在你的面前一样对待他们他们一直在注意着你的声音，包括语调和心情，你需要把你全部的注意力投入在电话中你的态度应该是有礼貌的，声音是适中的、清晰的，柔和的，不要在电话里喊叫或声音很尖有趣的是，如果你要使你电话里的声音好听，你试一试带着微笑，但他听到你的声音时就像你在微笑这个试验你不妨试试，非常有效，人们能通过你的声音辨别你的心情是快乐还是烦恼

2、办公室电话礼仪

（1）接听电话在一个跨国公司的办公室里，来电必须在第二声铃响之后讯即接听公司接电话应该是非常正规的，在礼貌称呼之后，先主动报出公司或部门的名称如“您好,羽西公司canihelpyou如果是一位秘书，则应说“您好！这里是（某先生/小姐）办公室，我是（名字）canihelpyou切忌拿起电话劈头就问“喂！找谁！”如果一时腾不出空来，让电话响了四次以上，拿起电话就应先向对方致歉“对不起，让您久等了”当来电话的人说明找谁之后，不外乎三种情况，一是刚好是本人接电话；二是本人在，但不是他接电话；三是他不在办公室里第一种情形，说“我就是，请问您是哪位？”第二种情形，接话人说“他要旁边，请稍候”第三种情形，接话人则说“对不起，他刚好出去您需要留话吗？”切忌只说一声“不在”，就把电话挂了，打电话人需要留话，应清晰地报出姓名、单位、回电号码和留言，但要注意言语简洁，节约时间我常要从美国打长途电话到国内找朋友，但因为他的同事或家人没有礼貌，我不能留言，浪费了很多钱和时间，需要再拨一遍找人替你的同事留个言是很容易做到的事，这不难，而后这个举手之劳同时帮助了两个人，为什么不做呢？最好在别人方便的时候打电话给他，而不仅只是你方便的时候谈话可以这样开始“现在与您交谈合适吗？一一你还要考虑到别人是否方便与你在电话中长时间交谈要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见”，再挂上电话，不可只管自己讲完就挂断电话无论什么原因，电话中断，首先打电话的人应该再拨如果你和某人在他的办公室谈话，而他突然接到了一个紧急电话,你应该问“我该出去一会吗？”而他在接电话的时候也应该说“对不起，我一定要接这个电话”当你通话时，注意背景不要太吵有太闹的电视或收音机，请尽量调轻一点当你打长途电话给别人请求帮助，正好对方不在，你应该选合适的时间再打去，最好不要让对方回电，因为对方可能会顾虑到昂贵的电话费如果打电话拨错了号码，应当说一声“对不起，我拨错了号码”如果接到拨错的电话，应当客气地告诉对方打错了，请他重拨，不要使对方难堪2秘书应有的电话礼仪如果你用了一个新秘书，应该教你的秘书有一个良好的电话礼仪,并逐渐把所有要领灌输给她首先是让她不要过多地参与你的电话，使你几乎不能直接和来电人联系为此，作为她的老板，你至少应该给她提供如下的名单你的至亲的人一一家人、朋友、医生、老师……那些可以立刻与你取得联系的人接到这类电话，秘书会说“我知道老板很想立即与你通话”你的重要客户一一如果你有时间就和他们通话如果暂时没有时间，秘书应说“我知道老板很想接你的电话，他现在正在接另一个长途电话，等他处理完，我会叫他打回电给你的”你不想接听电话的人一一接到这类电话,秘书则说“我很抱歉，老板目前仍在开会，他没有时间来接电话所以我只能建议你把你要说的写封信，然后寄到办公室来”同时要告诉秘书，不要让任何人等待超过15秒，如果你不得不持续时间长一点，让他告诉来电的人你会在几分钟之内回电给他！然后务必要做到止匕外，还要教你的秘书怎样将电话转给其他的人换句话说，让她多了解公司，什么人是负责什么事的，以便当你不在的时候，她可以知道将电话转给其他也有能力解决此类问题的人3做好电话留言当别人给你打电话时，有礼貌的做法是当天回电给对方但是如果你没接到电话，最好是两天之内回电如果你没办法回电，那么，你应该在两天之内，请别人替你回电话在办公室里，每个人上班、下班及中间离开或外出的时间都不一样，当接听同事的电话时，要替同事做好电话留言，记下别人的姓名、电话在这方面我们要互相帮助在家中也是一样的无论是生活中，还是工作中，我们都应当多替他人想现在许多人都在电话上安装录音装置外出时将装置打开，就可以把打来的电话留言录下来在录制自己的话音时，要注意措词的语调，说“对不起，XX现在不在家，请留言”当你听到留言，应该直接说出你要留下的信息留言时，最重要的就是清晰地说出你的姓名，慢慢地讲出你的回电号码和简洁的信息,最好将电话号码慢慢地重复一遍4留意时间差我在美国的家，有时候在凌晨5点，会接长途电话，这实在是太没有礼貌了打国际长途尤其要注意时间差若你真的十分需要在半夜打电话，可以看看当地的电话公司有没有callwaiting的设备，以便让别人知道有没有人打电话给他时间选择，包括选择打电话的时间和电话交谈所持续的时间的长短除了要紧事或事前约定好，一般不在早上700以前或晚上1030以后打电话，以免影响人家休息同时还应注意到各个国家和地区的时间差比如美国，东海岸和西海岸就有3个小时的时差夏威夷和东海岸有8个小时的差别5不要煲“电话粥”当你有急事，对方一直战线，你一定会心急如焚然而，你自己是否也曾有过煲“电话粥”的情形呢？打电话，切忌喋喋不休、不分重点、唠唠叨叨、说个没完，而要简明扼要，节省时间电话交谈所持续的时间，以谈话内容多少来定事多则长，事少则短如果不是预约电话，时间须5分钟以上的，那么就应首先说出自己的通话大意，并征询对方现在讲话对对方是否合适；若不方便，就请对方另约时间有时候来电话的人啰啰嗦嗦，你不愿再花费时间和他无聊在谈下去，你可以以礼貌地说“我不想占你太多的时间，以后再谈，行吗？”

3、家中电话礼仪在我家中电话旁，常备一支笔和一本小笔记本，以便记录来电中的重要事项这必须是事先准备好的因为这些东西在办公室随处可见，而在家中有时还需要现找，以致让人久等家中的电话在铃响起后也应马上接听当你打电话时，要注意周围的噪音你的电视机和立体声音响的声音从对方话筒里面听是巨响的；你嘴里咀嚼食物的声音听起来好像是暴风雨；如果你吃口香糖发出霹霹啪啪的声音，那听上去像机关枪开火有些人打电话时一边说话一边干别的事情，或一边说话一边跟身旁的人说说笑笑，这都是不礼貌的，所以，如果你要边吃东西边谈话，一定要先抱歉并说“你介意吗？对不起，我在吃东西”孩子独自在家如何接听电话？为你的孩子写一个简单的电话号码清单和怎样接听电话的礼貌,并把它贴在电话机旁以便随时提醒他如果一个陌生人打电话来问“你妈妈爸爸在家吗？孩子又没能听出声音是谁，应该教你不要给对方任何信息，可以教他说；“对不起，她现在不能马上来听电话，请留言，我让她回电话给你”如果陌生人进一步说“好吧，她去开会了吗？”或“她要公司吗？”这时孩子应该回答“她现在正在忙，不能被打扰！”这并不意味着在教你的孩子撒谎，他她只是简单地说妈妈现在不能马上来听电话你还可以装作陌生人给孩子通话，让你的孩子做正确的回答，不断在反复几次，这会在你孩子的脑中加深印象，从而,教会你的孩子正确接听电话的方法。