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文本内容:
广州中医药大学顺德医院采购管理系统项目需求书项目背景1财政部《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》明确提出内部控制建设的目标“到2020年,基本建成与国家治理体系和治理能力现代化相适应的,权责一致、制衡有效、运行顺畅、执行有力、管理科学的内部控制体系,更好发挥内部控制在提升内部治理水平、规范内部权力运行、促进依法行政、推进廉政建设中的重要作用”将科学规范有效的内部控制流程嵌入信息化系统.建设目标2本期建设的主要模块是采购管理、合同管理,核心目标是合理保障医院管理合法合规、过程留痕、业务财务一体化,相关系统高效衔接,形成资金使用全过程的闭环管理采购、合同相关信息真实完整,提升管理能力和工作效率,促进单位实现发展战略具体体现在如下几个方面将医院的采购、合同管理相关的内部控制管理制度嵌入信息系统中,固化经济活动业务流程、控制规则,使业务流程和管理制度在系统中实现自动流转和主动提醒预防实现全面涵盖采购管理、合同管理的基础日常财务业务处理工作的信息化“自动”实现医院业务运转过程中内控对经济业务的约束,有效防止违背内控规定的行为,减少人为因素对内控执行的影响,并提高业务信息准确性,降低日常工作出错概率更好地发挥财务部门支撑和服务各部门的职能帮助招采部门、财务部门、合同归口管理部门和相关管理人员能够集中精力在重要的管理性事务中帮助单位理清部门职责,改变单位各项经济活动分块管理、信息分割的局面,提升业务的协同性和高效性采购和合同系统必须具备内控管理的设计高度,具有良好的扩展性、兼容性,能够预制多种管控规则、业务流程、单据信息并与现有或将来医院要求的各种管理系统兼容系统功能需求3子项目名序号功能模块功能说明称年度采购计划申请/审批提供年度采购计划申请和审批功能;采购预算查询查询医院年度采购预算(一级、二级)清单数据功能;使用科室查询采购计划按货物+使用科室,查询汇总或明细;查询《年度采购计划需求申请书》、《可行性分析及效益分析》,查询各专业委员会论证情况资料、查询预算管理委员会审核资料及院长办公会、党委会的审核情况资料采购计划管理1查询上级主管部门的预算审批文件,财政资金批复,信息化项目采购批复资料(财务科)查询预算调整资料、紧急采购批复资料等采购计划申请/审批年度采购计划申报后,新增采购计划的申请、审批功能;采购计划台账业务科室查询科室采购计划申请单,采购计划台账审批;采购管医疗设备采购提供医疗设备采购立项、审批功能;理子系常用物资批量采购提供常用物资批量采购立项、审批功能;统物资零星采购提供物资零星采购立项、审批功能;项目采购立项装修修缮采购提供装修修缮采购立项、审批功能;2管理其他工程提供其他工程立项、审批功能;集采目录内服务采购提供集采目录内服务采购立项、审批功能;集中采购目录外服务提供集中采购目录外服务采购立项、审批功能立项审批查询采购立项审批表需求汇总提供汇总业务部门采购计划申请单,统一采购功能;采购需求审核提供采购需求汇总单审核功能;市场调研表、专家论证、技术审查表、工程控制造价等采购需求管理3进口产品采购申请/审批提供进口产品采购申请、审核功能;采购需求台账提供业务科室查询科室内采购需求单功能招标信息登记在此登记招标信息,上传招标文件,对招标登记信息进行确认,查看招标文件审核记录;招标文件审核提供招标文件审核功能;委托代理机构提供委托代理机构采购方式结果确认功能;招标公告提供招标信息公告功能;公开招标过程采购代表选定提供采购代表选定功能;4管理采购代表审核提供采购代表审核功能;评标结果登记提供评标结果登记功能;定标审核提供定标审核功能中标公告提供中标结果公告功能中标确认在此登记中标信息,确认中标信息,如废标也在此进行废标操作专家库抽签项目评审前按市场调研及采购评审专家管理规定要求抽取专家(要求设计随机抽签专家库名单市场调研与采购评审专家库,由本院提供)院内比选提供院内比选采购方式过程管理功能,包括采购文件编制、采院内采购过程购公告发布或邀请函发送、现场评审结果确认、成交结果公示;.5管理院内询价提供院内询价采购方式过程管理功能,包括被询价对象确定以及通知发出、询价小组成员选定、成交供应商确定;院内议价提供院内议价采购方式过程管理功能,包括议价采购公告、谈判结果提交与审批、成交供应商确定、成交结果公示;直接采购提供直接采购结果登记功能采购验收提供采购验收功能,包括医疗设备或其他设备采购验收、工程竣工验收、后勤物资采购验收采购验收及评6供应商评价在此对采购的供应山进行评价价代理机构评价在此对采购的代理机构进行评价准入申请登记由业务部门对项目代理机构和供应商库提出准入申请准入管理7准入申请审核对业务部门提交的准入申请进行审核准入结果登记对业务部门准入结果登记确认准入结果审核对业务部门提交的准入登记结果进行审核准入申请台账查询业务部门的准入申请单采购监察在此查看各个采购状态的数量及明细列表,以便单位采购管理岗了解各状态的工作分布,以便合理安排工作或者督促完成工作采购预算下达情况在此查看本单位执行方式为“采购执行”的内部预算批采购综合查询8复指标下达情况、采购情况、合同签订情况等,以便联系或督促相关岗位完成采购指标的下达采购一览表供单位采购管理岗查询本单位的所有采购记录供应商库维护维护供应商库以及供应商信息预选供应商管理维护预选供应商信息采购基础数据9代理机构管理对代理机构进行增、删、改、查以及禁用及启用操作评标专家库管理维护评标专家信息合同起草在此录入合同草稿信息合同审核在此对合同草稿进行审核操作合同签审10合同签署备案在此对已经审核通过的起草合同进行备案操作合同备案确认完成合同审核的功能合同台账查询单位内合同信息,并对合同单进行操作处理合同结转是指将合同中未使用的指标进行结转,释放其未占用的指标额度,并为合同增新的指标合同台账11合同管合同模板维护在此对单位内模板合同进行维护理子系合同变更申请对合同变更进行相应申请统合同变更审核在此对合同变更单进行相关操作合同支付根据合同实际情况,对合同各阶段进行支付操作保证金管理记录收缴质保金/质保函和履约保证金/履约保证函收缴和退还的情况合同执行12合同结项申请对履行完毕的合同进行结项操作合同结项确认对合同结项申请确认无误,同意结项合同纠纷处理对于合同存在纠纷的合同进行进行处理合同纠纷处理审核对于合同纠纷处理意见审核合同执行跟踪查看每条合同的合同进度、合同付记录、合同使用指标信息功能13合同查询U.合同执行预警对合同未按照合同付款时间支付的合同进行预警操作合同执行分析统计合同每月执行情况。