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标准化文件的结构和起草规则
1.标准通过标准化活动,按照规定的程序经协商一致执行,为各种活动或其结果提供规则、指南或特性,供共同使用和重复使用的文件注标准宜以科学、技术和经验的综合成果为基础
2.标准的特性标准本质属性是一种标准化文件;标准的制定有规定的程序;标准具有共同使用和重复使用的性质
3.标准编号代号+顺序号+年号地方标准为推荐性标准山西省地标编号DB14/T XXXX—
20234.标准属性分类标准;标准化指导性技术文件;及其这两类的分部分形式,可以单独编制、修订和发布
5.标准内容功能分类术语标准;符号标准分类标准;试验标准规范类标准一一为产品、过程或服务规定需要满足的要求,并且描述用于判定该要求是否得到满足的证实方法的标准;规程类标准一一为活动的过程规定明确的程序,并且描述用于判定该程序是否得到履行的追溯/证实方法的标准;指南类标准一一以适当的背景知识提供某主题的普遍性、原则性、方向性的指导,或者同时给出相关建议或信息的标准
6.文件的表述原则一致性原则;易用性原则
7.规范类标准总体要求
①结构要完整规范类标准(服务规范类、过程规范类)对照国家标准或行业标准一地方标准结构;
②起草规则应遵循国家通用标准规定“……应符合国家有关法律法规”这样的表述是不容许出现在标准条文中的
8.文件名称必备,置于封面及首页;要准确、简洁、术语统一;名称结构构成引导要素+.主体要素+补充要素引导要素一可选,表示标准所属的领域主体要素一必备,表示在上述领域内所要论述的主要对象补充要素一可选,表示该主要对象的特定方面文件命名一要准确反映标准的范围;二要协调各要素的内容,各要素的用语不应重复、各要素的位置不应颠倒三要注意词语选择,无需强调文件为标准,不得出现“……标
③公式公式不应使用量的名称或描述量的术语表示示例P=,不写作密度=薪
④商品名标准中通常尽量避免出现商品名;不得已使用时,应指明其性质,示例最好用“聚四氟乙烯(PTFE),而不用“特氟纶”;如果适用某文件的产品目前市场唯一时,可用商品名,但需附上脚注X)……[产品的商品名或商标]……是由……[供应商]……提供的[商品名或商标]给出这一信息是为了方便本文件的使用者,并不表示对该产品的认可如果其他等效产品具有相同的效果则可使用这些等效产品”产品特征描述有困难,且商品名不唯一时附上脚注准””……国家标准”“……行业标准”“……标准化指导性技术文件”等词语,可用规范、规程、规则、规定等表示
9.文件结构——层次层次编号部分XX XX.1章5条
5.1条
5.
1.1段无编号列项列项组合字母a)、b)或数字编号1)、2)
10.文件结构——要素按要素所起的作用分类规范性要素一一声明符合标准而需要遵守的条款的要素资料性要素一一标示标准、介绍标准、提供标准附加信息的要素按要素的性质和在标准中的位置分类资料性概述要素一一封面、目次、前言、引言规范性一般要素一一标准名称、范围、规范性引用文件规范性技术要素一一术语和定义、要求、规范性附录资料性补充要素一一资料性附录、参考文献、索引要素存在的状态分类必备要素一一封面、前言、名称、范围、规范性引用文件、术语和定义可选要素一一除以上外
11.层次的编写
①章基本单元,标准不能无章,从1开始连续编号,均应有标题,后不得有标点或条文排版编号顶格,与标题(文字)空一字,占三行编号、标题均五号黑体
②条章的细分单元每层次可往下细分,到第五层次,即5个“.”与6个数字用阿拉伯数字编号,比如……”;同一章、同一层次的条才连续编号;同一层次只有一条,不编号有无标题可选择,但在同一章或条的下一层次的各条,有无标题应一致,比如
4.
1.1给出了标题,那么
4.
1.
2、
4.
1.3等也必须给出标题条的划分原则条的内容明显不同;同一层次有两个或两个以上的条无标题条不应再分条排版编号顶格;有标题时与标题空一字,占二行,5号黑体;无标题时,编号用五号黑体,空一字接排的条文及其他条文均为五号宋体
③段章或条中的细分,避免出现悬置段排版五号宋体,空两字,回行顶格
④列项应由引语和被引出的并列各项组成一是突出列项中各项的并列关系,列项中各项的内容表述更醒目、清晰;二是强调各项的先后顺序列项的形式a)后跟句号的完整句子,引出后跟句号各项b)后跟置号的文字,引出后跟分号或逗号的各项,列项的最后一项均由句号结束无编号列项用破折号“一一”或圆点“・”;在第一层次列项使用破折号“一一”,第二层次列项使用圆点“产有编号列项用小写字母带半圆括号“a)、b)”或“1)、2)”编号;第一层次列项使用字母编号“a)、b)”,第二层次列项使用数字编号“1)、2)”
12.要素的编写
①封面必备要素,应给出标示标准的信息,包括标准名称、层次、编号、ICS号、CCS号、备案号(不适用国标)、发布日期、实施日期、发布部门等标准代替了某个标准,封面应给出被代替编号封面为单数页
②目次可选要素,主要是为了方便查阅,页数较少的一般不用目次有必要设置的情况1)标准的层次较复杂,便于迅速了解标准的结构2)展示标准主要内容,便于查阅和检索应列出前言、引言(如有)、章的编号及其标题、附录(如有)(编号、性质、标题)、参考文献(如有)、索引(如有)选择列出的内容正文的条、附录的章、条、图、表应是带有标题“术语和定义”一章中的术语不应在目次中列出H次中所列的编号、标题、页码都应与文中完全一致目次应自动生成
③前言必备要素,不应包含要求和推荐型条款,也不应含公式、图、表,前言应视情况依次给出下列内容标准结构的说明标准编制所依据的起草规则,提及GB/T
1.1“本标准按照GB/T
1.1—2009给出的规则起草”标准代替的说明(首次发布没有此项)与国际、国外文件关系的说明(不采标没有此项)有关专利的说明(不涉及专利没有此项)标准的提出信息和归口信息标准的起草单位和主要起草人标准所代替标准的历次版本发布情况(首次发布没有此项)注意前言中不应给出要求;前言中不应包括“范围”一章的内容;前言中不应规定配合使用的文件;前言中不应阐述编制标准的意义或介绍标准的技术内容;前言中不应介绍标准的立项情况或编制过程,可写入标准的编制说明;前言中只准许编写“规定的内容”
④引言可选要素包括阐明编制标准制修订的原因、目的、意义;给出标准技术内容的特殊信息或者说明;专利的声明注意不应有要求;不应包含“范围”一章的内容编排应另起一页,不编号,当引用内容需要分条时,应仅对条编号,编为
0.
1、
0.
2、……,用罗马数字编页(I、
0、HI、IV……),格式同前言
⑤范围必备要素置于正文开头第1章,范围不能有要求条款,范围应明确A.标准中“有什么”,即标准化对象所涉及的各方面,应使用下列适当的表述形式本标准规定了本文件规定了……的要求/特性/尺寸/指示本文件确立了……的程序/体系/系统/总体原则本文件描述了……的方法/路径本文件提供了……的指导/指南/建议本文件给出了……的信息/说明本文件界定了……的术语/符号/界限B.标准“有什么用”,即给出适用性或适用边界,必要时还可给出不适用边界,应使用下列适当的表述形式本文件适用于……本文件不适用于……
⑥规范性引用文件必备要素设置为文件的第2章,由引导语和文件清单构成规范性引用的原因涉及了其他专业领域;避免标准间的不协调;避免标准篇幅过大;避免抄录错误有规范性引用文件情况“下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款其中,注日期的引用文件,仅该日期灼应的版本适用于本文件不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件”无规范性引用文件情况“本文件没有规范性引用文件”被规范性引用的文件应是国家、行业或国际标准化文件规范性引用文件清单顺序A国家标准化文件B行业标准化文件C本行政区域的地方标准化文件(仅适用于地方标准化文件的起草)I)团体标准化文件E国际标准(ISO或IEC标准)、ISO或IEC有关文件F其他国际标准及文件注国家标准、国际(ISO、IEC)标准按标准顺序号排列行业、地方标准、其他国际标准先按标准代号的拉丁字母和(或)阿拉伯数字的顺序排列,再按标准顺序号排列不得规范性引用法律、行政法规、规章和其他政策性文件引用方式A注日期引用一一在第二章及条文中注明年号引用到具体要素的应注口期不能保证同步用最新版本B不注日期引用一一在第二章及条文中不注明年号可接受引用文件将来的所有变化引用的常见表述A规范性引用X XX的试验方法应符合GB/TXXXX—XXXX的规定(列入第2章“规范性引用文件”)B资料性引用(提及资料性附录、条文的脚注、示例、图注、标注等资料性内容时)XXX参见GB/TXXXX—XXXX的内容(列入“参考文献”,不列入“规范性引用文件”)C提及标准本身的引用正文中引用,不必抄录引用的具体内容不注日期引用,执行的是最新版本(包括修改单及修订版)引用自身的方法a)提及标准自身“本标准”b)本标准的条文“按第X章的要求”(不写“按本标准第X章的要求”);“应符合
3.1的规定”(不写“应符合本标准第
3.1条的规定”)c)图、表:“应符合表X的规定”(亦不用“本标准”);“(见图X)”d)附录应按附录X规定的方法进行”;“见附录A”引用需注意的事项规范性引用文件的规范性;列入的条件应满足在标准条款中被提及、被规范性引用1)不要列入标准起草过程中依据或参考的文件;2)不要列入标准中的资料性引用文件;3)不要列入不能公开得到的文件;4)不要列入尚未发布的标准或未出版的文件
⑦术语和定义必备要素设置为文件的第3章,由“引导语+术语条目”构成用引导语开头三种情况1)只有标准中界定的术语和定义适用时”下列术语和定义适用于本文件”2)除了标准中界定的术语和定义外,其他文件中界定的术语和定义也适用时“GB/TXXXX-XXXX界定的以及下列术语和定义适用于本文件”3)只有其他文件界定的术语和定义适用,而本标准中没有界定术语和定义时JGB/TXXXX—XXXX界定的术语和定义适用于本文件”4)如果没有需要界定的术语和定义的情况下应注明:“本文件没有需要界定的术语和定义”非术语标准中需定义的术语的选择1)理解不一致的术语专业的使用者在不同的语境中有不同的理解2)文件中至少使用两次以上3)尚无定义或需要改写已有定义的术语改写定义需增加说明提示定义已经被改写的事件4)标准的范围所覆盖领域中的术语术语所涉及领域不属于标准所覆盖的范围,则该术语不应在标准中的“术语和定义”一章中给出定义术语条目的内容1)条目编号
3.
1、
3.
2、
3.32)术语术语条目编号和章条编号不同,在排版格式上作了处理术语条目编号单独占一行,而章、条编号与后面的标题或文字接排3)英文对应词,除专有名词外,英文对应词全部使用小写字母,字体为五号黑体,名词为单数,动词为原形4)定义名词性术语界定清楚是什么;动词性术语解释清楚如何做定义不能含有要求通常为陈述型条款做到术语和定义能在标准的替换术语条目的内容注意事项1)定义中不重复术语;2)避免使用“它”、“该”、“这个”等代词开头;3)避免使用“指”、“是“、“是指”、“表示”、“称为”等词语
⑧附录性质规范性与资料性提及正文一定要提及,并且应在目次、附录本身注明性质编号按条文中出现的顺序,从大写A编号,单个也编附录A附录要有标题每个附录中章、图、表和数学公式的编号应重新从1开始,编号前应加上附录的编号字母,字母后跟下.脚点,如附录A的第1章编号用“A.1”表示,图用“图A.1”表示,表用“表A.1”,并且表前面要用一段话说明,比如“表A.1给出了……\条文提及规范性为“见附录A;资料性为“参见附录A”排版A)版面居中排三行附录编号、性质、标题,五号黑体;B)每个附录均应另起一面
⑨参考文献可选要素引用到的文件中,除了规范性引用外的资料性引用文件,如果需要将它们明确列出,则可设置“参考文献”要素,应置于最后一个附录之后列入参考文献中常见文件1)标准条文提及的文件;2)标准条文中的注、图注、表注中提及的文件;3)标准中资料性附录提及的文件;4)标准中示例所使用或提及的文件;5)“术语和定义”一章中在定义后的方括号中标出的术语和定义所出自的文件;6)摘抄形式引出时,在方括号中标出的摘抄内容所出自的文件;7)标准编制过程中参考过的文件参考文献的列出1)文献清单中每个参考文献前应在方括号中给出序号2)文献清单所列的文献(含在线文献)以及文献的排列顺序与规范性引用文件清单规则相同3)列出国际标准、国外标准和其他文献无须给出中文译名,而规范性引用文件中须在标准编号后给出标准名称的中文译名和原文名称⑩索引可选要素索引为标准的最后一个要素,置于“参考文献””=之后,或无参考文献要素时置于最后一个附录之后;标准终结线之前“关键词”索引出对应的章条附录编号和表的编号规则1)顺序以关键词的汉语拼音顺序为索引顺序;2)关键词多时,可标出分类的汉语拼音首字母;3)索引编排可选择单栏或双栏;4)索引宜自动生成术语标准或符号标准1)都应编写索引;2)索引对象为“术语”或“符号的含义或名称”,索引中的字体和条目中的字体应相同;3)除中文索引外,通常设置外文索引,每种语言文字的索引之间应空行,但不应分页;各种语种索引应具有同一个共同的标题“索引”
13.要素的表述
①A条款表述一致性原则,每个文件内或分为部分的文件各部分之间,其结构以及要素的表述宜保持一致1)相同条款宜使用相同的用语,类似的条款宜使用类似的用语;2)同一个概念宜使用同一个术语,避免使用同义词;3)相似内容的要素的标题和编号宜尽可能相同B条款的类型1)要求型条款表达如果声明符合标准需要满足的准则,并且不准许存在偏差的条款2)推荐型条款表达建议或指导的条款3)陈述型条款表达信息的条款C标准类型的表述规范:规定产品、过程或服务需要满足的要求的文件,标准内容中应包含要素“要求”,还需规定相应的证实方法规程为设备、构件或产品的设计、制造、安装、维护或使用,推荐的惯例或程序的文件标准宜以推荐和建议的形式起草,应以推荐型条款为主指南给出某主题的一般性、原则性、方向性的信息、指导或建议的文件不应包含要求型条款,也不应推荐惯例或程序,应以陈述型条款为主D条款表述所用的助动词
(一)陈述型条款的表述(陈述句或助动词)1)利用一般陈述句提供信息如“术语和定义”中的定义内容2)利用助动词“可”或“不必”,表示在标准的界限内允许的行为或行动步骤如:“一个层次中有两个或两个以上的条时才可设条”、“不必每项标准都设置参考文献二3)利用助动词“能”或“不能”,表示由材料的、生理的或某种原因导致的能力如“在空载情况下,机车的速度能达到150km/h”,表示机乍在速度方面具有的能力;“如果隹特殊情况卜,不能避免使用商品名,则应指明其性质”,表示不具有避免使用商品名的能力4)利用助动词“可能”或“不可能”,表示由材料的、生理的或某种原因导致的可能性如“标准的内容可能被法规引用”
(二)推荐型条款的表述(助动词“宜”或“不宜”)1)在几种可能性中推荐特别适合的一种,不提及也不排除其他可能性如“每个表宜有表题:强调结果2)某个行动步骤是首选的但未必是所必须的如“测定该溶液的pH值宜采用滴定法”,强调过程3)不赞成但也不禁止某种可能性或行动步骤(使用否定形式)如“温度不宜高于20℃”;“在对样品进行分解时,不宜使用水溶法”
(三)要求型条款的表述(祈使句或助动词)1)利用祈使句直接表示指令/指示在过程和方法的要求中,祈使句表示要求如试验方法中的步骤”开启记录仪”2)利用助动词“应”或“不应”,表示声明符合标准需要满足的要求如“每个表均应有编号”;“无标题条不应再分条”
(四)五种助动词的比较同一个句子里,使用不同的助动词表达的意思或要求完全不同目次应自动生成表示一种要求,只有自动生成目次,才认为符合标准;目次宜自动生成表示一种建议,目次最好自动生成;目次可自动生成表示一种允许,标准许可自动生成目次;目次能自动生成陈述一种事实,一种客观的能力,目次能够自动生成;目次可能自动生成表达一种可能性,目次有可能被自动生成
(五)标准中助动词的使用1)前言为资料性概述要素及陈述内容决定前言中不应该包含要求和推荐的条款及其等效表述“应”“不应”“宜”“不宜2)引言为资料性概述要素,引言中不应包含要求型条款及其等效表述“应”“不应二3)范围不应有要求型条款及其等效表述4)术语和定义不应有要求型条款及其等效表述5)条文的注、脚注、图注、表注、示例不应有要求型条款及其等效表述E常用词使用
(1)“遵守”和“符合”遵守用于人员或组织采取行动的条款符合:用于规定产品/系统、过程或服务特性符合文件或其要求的条款,即需要“物”达到的用“符合”
(2)“尽可能”“尽量”“考虑”“避免”“慎重”等词不得与“应”一起表示要求,可与“宜”一起使用表示推荐
(3)“通常”“一般”“原则上”不应该与“应”“不应”一起使用表示要求,可与“宜”“不宜”一起使用表示推荐
②条文的注、示例和脚注A条文的注条文的注是附加信息,不应包含要求或必不可少的任何信息,只是解释注放在涉及的章、条、段下方编号以条为单位(章下无条,才连续编号),只一个注,写“注有几个注,为“注1”“注2”等B条文的脚注条文的脚注是附加信息,不应包含要求或必不可少的任何信息,用于对条文某个词、符号的注释条文的脚注应置于相关页面的下边脚注和条文之间用一条细实线分开细实线长度为版心宽度的四分之一,置于页面左侧通常用阿拉伯数字(后带半圆括号),从1开始对条文的脚注进行编号,条文的脚注编号从“前言”开始全文连续,即1)、2)、3)等在条文中需要注释的词或句子之后应使用与脚注编号相同的上标数字1)、2)、3)等标明脚注C示例示例是附加信息,不应包含要求或对于标准必不可少的任何信息,只是辅助理解条文,文中无须提及示例宜放在涉及的章、条、段下方编号以条为单位(章下无条,才以章连续编号),只一个示例,写“示例北有几个示例,为“示例1”“示例2”等
③图每幅图都应当编号,最好给出图题,有无图题应全文统一“图的接排”的规定转页接排的图,在随后接排的各页上应重复图的编号、图题(可选)和气续)”图的右上方有关于单位的陈述,应在续图上重复分图只准许对图作一个层次的细分分图应使用字母编号,如图1的分图编号为a)、b)、c)等编排图与其前面的条文宜空一行图的编号和图题应占两行
④表每个表都应编号,宜给出表题,有表题应全文统一编排表与其后面的条文宜空一行表的编号和表题应占两行表的外框线、表头的下框线、表注和(或)表内的段的上框线均应为1磅实线,仅有表的脚注时其上框线也为1磅实线表头中不准许使用斜线
14.其他规则
①数和数值的表示任何数,均应从小数点符号起,向左或向右每三位数字为一组,组间间隙为1/2个字符,但表示年号的四位数除外示例I
000.66666666为了清晰起见,数和(或)数值的相乘应使用“X”而不使用圆点数值与单位之间空1/2个字符表示范围的“〜”两边均为带单位的物理量10kPa~12kPa;0C~10℃
②尺寸和公差尺寸物理量应包括“数值和单位”如外形尺寸80mmX25mmX50mmo以下均不对©80X25X50mm
②(80X25X50)mm;常见的公差表示方式“和差”与“百分号”和差80uF±2uF;或(80±2)uFo常错80±2uF百分数(65±2)%o常错65±2%物理量的范围的表示常见的错误方式:0~10℃,10~12kpa、63〜67%;应写为0C〜10C,10kPa~l2kpa、63%〜67%。