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文本内容:
费用管理制度为加强公司费用管理、开源节流,控制不合理费用开支,提高经济效益,特制定本制度本制度用于XX公司各部门公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法除公司特别规定的项目外,严禁先支,后报销所有报销的原始凭证不得涂改,如有涂改,在报销时扣除该费用金额本制度执行基本原则,制度凡无明示则禁止,需申请批准后执行
一、业务招待费
1、招待费是指招待客人而产生的费用,包括餐费、住宿、礼品/金、娱乐活动、旅游景点门票等职能部门的招待费采用预算管理和额度管理相结合的方法;
2、招待费用发生前,采用口头或书面的形式,一定要填写《业务招待费用申请表》向职能部门主管/经理提出本次费用计划(特殊情况可事后补办,如领导出差等),申请内容包括
①事由
②参加人数
③发生次数
④预计金额
3、招待费报销须附《业务招待费申请表》,无此表财务作退回补办相关手续处理出差期间的招待费须与差旅费同时报销,报销时间每周六上午
二、办公费
1、办公费是指公司内各单位办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等的购置费用办公费实行额度管理与预算管理
2、公司办公费用涉及物品由行政部(电脑及耗材由系统管理员)在预算额度内按需求购买、管理,办公用品购置实行定点采购管理
3、行政部设专人对办公用品进行管理办公用品采购审批程序各职能部门填写《采购申购单》报行政部审核,并经总经理/财务主管审批后到定点单位采购
4、严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品,否则,由此发生的费用,将不予报销、■一rH-t
二、差旅费
1、差旅费是指因公外出发生的各种交通费、招待费、住宿费等因公出差按出差地点分为国内临时出差、国内长期出差(外派)、境外出差差旅费实行行政管理员工国内临时出差所发生差旅费按国内差旅费开支标准执行
2、长途交通费总监级以下人员未经总经理/财务主管批准,擅自乘坐飞机的费用,按其级别所对应的标准报销,超额自理原则上不允许乘坐软卧、客轮、飞机商务、豪华仓,夜间行走超过8个小时方可乘坐硬卧特殊情况下,经总经理/财务主管书面批准,请凭票据报销XX%,否则凭票据只能报销XX%费用
3、员工一人或多人一起出差需要住宿的,按人数、性别安排单间、二人间或三人间住宿,住宿费按标准的执行,按标准的报销
4、出差期间内的业务招待费、的土费等,报销人员应事先口头或书面(特殊情况可事后补办,如主管/经理没有同行等)向主管/经理申请批准,事后必须书面形式补办申请该费用发生差旅区域内相应的差旅费用,经主管/经理签字,总经理/财务主管审批否则,一概不予以报销
5、公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办单位通知和培训合约确定
6、公司因外延发展需要派驻外地长期工作的人员的差旅费及补贴标准由公司另行规定,不适用本办法
四、交通费
1、交通费是指用于公司派车的燃油费、停车费、过路过桥费等及市内发生的出租车费、公交车费、地铁费等,发货(取货)运输费归为交通费,交通费实行预算管理、行政管理相结合的原则
2、公司车辆燃油费实行预购加油卡管理,未经主管/经理签批(附文字说明)的现金加油发票,财务不予以报销受理
3、公务用车申请审批程序,由用车人员登记用车登记表向主管申请/经理,总经理审批后,方可用车严禁公车私用,用车人在行车期间出现各类违章,导至罚款、扣分由用车当事人全部承担用车人在行车期间出现交通事故,在车辆投保范围内的由保险理赔承担,对于超出保险理赔范围之外的一切费用由事故用车人承担
4、市内交通费实报实销,原则上以公交车、地铁为主,无特殊情况不得乘坐出租车;若有特殊情况的,事先向主管经理提出申请,批准后方可乘坐坐出租车的,在报销车费时一,须在出租车票空白处,写明
①乘坐原因
②起讫地点,不写明
①②两项内容的,在报销时财务部门作退回处理
五、员工福利经费聚餐、传统节日福利、娱乐活动、旅游等由公司统一安排
六、费用管理方法及报销程序
1、费用报销人在费用产生前,采用口头或书面的形式向主管/经理提出本次费用计划,经主管/经理同意后,产生的费用方能按报销流程到财务部门报销费用无口头或书面书面申请批准的,不予以报销
2、额度管理,根据销售额评估招待费用额度,原则上控制在当月销售额的千分之三,超额度需要总经理特别批示方可予以报销
3、本制度所规定的费用等款项支付最终签批权限由总经理/财务主管负责
七、费用报销单填列规范
1、费用报销单必须用黑水笔书写,用胶水粘贴附件,不得使订书针、大头钉、回形针串别不符合规定的,财务部门作退回处理
2、报销的原始发票要求是正规发票,确实无法取得,可以采用《付款凭单》代替,但需写明原因,且金额不得超过100元发票级次增值税发票-普通发票-正式收据
八、费用报销的步骤和流程
1、报销人填写《费用报销单》并附相关附件,参照本制度并按费用报销单上所列部门逐一进行审核签批
2、总经理/财务主管审批后,到财务部领款,完成报销程序
九、责任及处罚规定
1、报销人营私舞弊、弄虚作假,对违规违纪金额不予报销,对已经报销的,除退回违规报销金额外,同时对报销人予以违规报销金额X—XX%的罚款
2、部门经理(主管)在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的,对部门经理(主管)予以违规报销金额X%—XX%的罚款
3、财务审核人员审核不严使公司造成损失的,或者未执行本办法规定处罚责任,擅用职权受理违规费用报销者,对财务审核人员并处违规报销金额X%—XX%的罚款
4、如果违反上述开支标准或手续不齐全,报帐时列入其他项目而隐瞒实际金额或超预算报销,财务有权拒绝受理
5、每周发生的费用,原则上应每周六报销,超期(限一周内)未报销的费用,报销人书面陈述原因经主管/经理、总经理/财务主管批准后报销
十、附则
1、本制度由公司财务部、总经理办公室/行政部修正制定,经总经理核准签发,自签发即日起实施执行,未尽事宜以财务部发文为准
2、本办公室负责解制度由财务部、总经理释
3、本制度是公司费用的普通规定,关于相关费用的特别规定从其规定,不适用本制度。