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文本内容:
工程档案管理制度目录编制目的
1.1适用范围
2.1管理职责
3.1品质管理中心
3.
1.1城市/项目公司
4.
2.1管理制度条例
4.1工程档案的归档范围及质量要求
4.
1.1工程档案的管理机构及职能
5.
2.2工程档案的立卷
5.2建设档案管理
5.
1.2工程图纸管理
5.
2.7工程档案的借阅及销毁
6.
3.11实施
6.11工程文件收发及管理规定
6.
1.11工程文件接收
7.
2.12工程文件报送
8.
3.12归档文件的质量规定
9.
4.13附件
7.13设计单位供图
5.
2.
7.工程图纸的对外发放按部门负责人的批示,专业工程师及时通知施工、监理单位和1有关部室领取施工、监理等单位的图纸接收人为资料员、文员或专职工程师,2有关职能部室为文员或负责人
③图纸发放应办理发放手续,接收人核查无误后签字施工、监理、专业公司等单位办理接收和发放手续,作好图纸4的二级管理工作(收图登记、发图登记、领取人签字)
5.
2.
8.技术人员以及用图人应爱护图纸防止丢失和损坏
5.
2.
9.作废图纸的处置对施工中由于变版而作废的图纸,工程技术部门发布变版通知,1公司各部门及使用人员、施工、监理、专业公司等单位及其他相关使用人员及时将旧版图纸交回综合档案室,办理回收作废图纸手续作废图纸由相关技术部门负责人确认批准,加盖作废标识章,登记并隔离存放留存一份作废图纸作为参考,其余由综合档案室统一造册并经2公司相关领导批准后再销毁处置
5.
2.
10.工程图纸的借阅
①综合档案室存档的图纸,一律不予借出,由综合档案室统一整理保管,严禁其他任何人随意动用本公司内部有关部门及相关人员若需借阅图纸资料,须填写《图2纸借阅申请单》,经工程技术部门负责人批准后方可借阅,借阅后必须及时归还,借阅时间最长不得超过1个月,超过须办理续借手续非本公司工作人员不得借阅图纸如确有需要,填写《图纸借3阅申请单》,必须经工程技术部门负责人和分管领导同意方可借阅,借阅形式只限于现场查阅,不得将图纸资料带离综合档案室如需复印、扫描,另行申请
5.
2.
11.凡由设计单位签发的设计变更单,由公司规划设计部专业工程师及部门负责人签字确认后移交综合档案室,由综合档案室统一发放公司各部门、监理、施工或其他单位,并办理签收手续如遇工期紧等特殊原因所发生的设计变更设计单位不能及时签发设计变更单,由规划设计部签发临时设计变更单,设计单位在工程实施过程中于10日内补办设计变更单,再按正常流程办理相关手续设计变更单、工作联系函由综合档案室统一接收、发放对施工中由于变版而作废的图纸统一交回综合档案室,办理回收作废图纸手续,换发新图
5.
2.
12.竣工图纸档案最终分项目、分阶段统一移交综合档案室归档,移交时需编制移交清单,登记造册
5.
2.
13.工程竣工后,根据***市城建档案馆竣工资料编制和移交的有关办法和文件,凡列入市城建档案馆移交范围的竣工图,公司负责组织竣工图纸的编制工作,施工单位依据施工合同约定的数量向我方移交竣工图,且不应少于两套,一套向***市城建档案馆进行移交,我方自行留存一套;凡未列入市城建档案馆竣工图移交范围的,由施工单位将符合规定的竣工图向公司综合档案室移交,竣工图编制按照《秘*省地方标准》DB42/T503-2008《建筑工程施工文件管理规范》中竣工图内容与要求,竣工图数量依据施工合同约定的数量
5.
3.工程档案的借阅及销毁
5.
3.
1.文件内部借阅,应经工程管理部总监审批同意,并在借阅台账签字,借阅者应在指定的期限归还当遇到工程管理部经理外出暂时无法审批,且急需借阅文件时,经工程管理部经理同意,可先办理借阅手续,再办审批手续
5.
3.
2.文件原则不允许外部借阅如确属需要外借时,必须经工程管理部总监批准,并在借阅台账签字,否则不准外借
5.
3.
3.作废文件不需要保留时,应统一销毁;销毁作废文件,应由填写《作废文件处置审批表》,经工程管理部总监批准后,再行处置
6.实施
6.
1.工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理,理顺传递关系,并按工程进度作好工程文件的提供利用,按以下制度实施执行
6.
1.
1.图纸、变更等设计文件下发管控
6.
1.
2.设计变更仅包含由于设计工作本身的漏项、错误或其它原因而修改、补充原设计的技术资料设计变更和现场签证两者的性质是截然不同的,凡属设计变更的范畴,必须按设计变更处理,而不能以现场签证处理
6.
1.
3.监理公司是承接项目公司和参建单位之间文件资料流转的枢纽,图纸、变更等设计文件完成后,监理单位接收,由内业负责人分发至各参建单位
6.
1.
4.监理单位对图纸、变更等设计文件负有监督、收集、整理责任,设计下发的图纸、变更等设计文件由监理单位跟踪文件及文件内容的落实情况
6.
1.
5.
1.
5.对图纸变更下发后产生签证的,由签证单位发启签证申请,通知监理公司、工程管理部(项目部),且邀请成本部、设计部对变更事实进行核实,监理公司对签证核实过程做相应记录(包含影像资料),经过三方见证核实的签证单附上设计变更单后,上报成本部核算、定价,完成签证过程
6.
1.
6.档案严禁擅自复制;所有资料全部以最终稿为准,禁止自行修改;由乙方汇总、整理备份,后交于甲方管理
6.
2.工程文件接收
1.
2.
1.各参建单位建立规范的工程技术资料室,设立专职工程技术资料员
6.
2.
2.工程文件的上报及下发(含图纸、变更等设计文件),发送单位及接收单位都需对文件进行台账管理(参考模板见附件二),收发文签收台账要求记录收发文单位、人员、内容、时间
7.
2.
3.对接收到的工程文件由资料室资料员按工程要求分发给各专业人员或文件接收部门(人员),接收的原件存档并及入管理台账,复印件传阅
8.
2.
4.原件在需要传阅或被借阅时,传借阅人需登记台账,资料员需对借出的原件负有跟踪责任,以确保原件不丢失
6.
3.工程文件报送
6.
3.
1.所有需发送的工程文件统一由资料室先入台账,再根据文件要求下发或上报至对应资料室资料员,由资料室统一归口办理
6.
3.
2.资料室接到需发送的工程文件应在第一时间报送致对应单位资料室,并要及时传阅相关人员
6.
3.
3.资料室人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计,及时催促借阅到期文件的归还
6.
4.归档文件的质量规定
6.
4.
1.凡合同、协议等文件材料均应为正本(即必须有各方代表符合规定的亲笔签名,有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档,签字方不能用副本或复印件归档)
6.
4.
2.施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单(含工程联系单)等表格和数据均应原件(验收签证单中的各方人员必须签名齐全,不能以盖章或打印件代替签名)归档
6.
4.
3.书写字迹工整,图样清晰
6.
4.
4.书写墨水应为碳素墨水,严禁用圆珠笔或铅笔书写
6.
4.
5.文件书写格式应用横行排列,文件段落,章节编排,按有关文件编写要求;汉字简化应符合国家颁发的有关规定
6.
4.
6.书写材料的大小尺寸应规范,装订边空白间距应为25mm,装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息
7.附件附表一作废文件处置审批表序号文件名称份数及页归档日保存期提交部销毁记销毁理由审批意见销毁人见证人日期收发文台账薄文件序号发件人份数收件单位收件人日期备注名称现场原始确认单编号:工程名称发生部位发生原因发生工程量施工单位监理单位建设单位
1.编制目的为规范工程档案管理工作,根据国家、地方工程档案管理有关规定,结合公司档案制度,制定本制度适用于华侨城中部集团及其隶属管控的城市公司
3.管理职责
3.
1.品质管理中心
①负责编制、修改《工程档案管理制度》;
②负责对各城市公司《工程档案管理制度》培训交底;
③督促城市公司/项目公司执行《工程档案管理制度》
3.
2.城市/项目公司
①根据项目特点和地区要求,编制《工程档案管理制度》;
②负责具体落实《工程档案管理制度》
4.管理制度条例
4.
1.工程档案的归档范围及质量要求
4.
1.
1.工程档案的归档范围对于工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状,具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档工程归档文件主要包括以下内容
①工程准备阶段文件;
②监理文件;
③施工过程文件;
④竣工验收文件;
⑤竣工图
5.
1.
2.归档文件的要求
①归档的工程文件应为原件
②工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁3工程文件应采用耐久性强的书写材料,不得使用易褪色的书4与材料工程文件尺寸统一采用A4规格归档图纸宜采用国家标准5图幅工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的6纸张图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件
4.
2.工程档案的管理机构及职能工程管理部(项目部)设资料员,主要负责本部门工程项目1从工程准备阶段到竣工备案验收过程中工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交监督工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移2交、索引、保管、统计工作,负责工程竣工档案的接收工作工程档案的收集文件形成后,文件形成责任人(经手人)3必须于当天交一份原件给资料员,资料员收到文件后,当天登记入盒工程档案的整理按照单位工程分部、分项工程及文件形成4的时间先后顺序进行分类排列
5.工程档案的立卷
5.
1.建设档案管理
5.
1.
1.建设档案归档的范围及内容
5.
1.
1.
1.建设档案归档范围包括前期策划档案、规划设计档案、土地管理档案、房产管理档案、建筑工程档案、地下管线的工程档案、市政工程档案、重要建筑档案、其它应归档的文件资料共九类
5.
1.
1.
2.前期策划档案应包括各项相关调研报告、项目策划报告、可行性研究报告等三部分内容(含纸质及电子版)
6.
1.
1.
3.规划设计档案(规划设计、建筑设计、外环境设计等)应包括概念规划、总体规划、详细规划及规划施工图设计等阶段,各阶段规划档案均应包括文本册、图册及图纸等,其内容必须包含土地利用规划图、规划总平面图及必要的经济技术指标等
7.
1.
1.
4.土地管理档案应包括
①土地利用规划图(控制性详细规划或法定图则)
②《建设项目选址意见书》
③与相关政府部门和地方管理单位签定的,涉及项目用地位置、面积、规划建设指标、土地价格和供地计划等信息的各种合作协议、备忘录和土地托管协议
④《土地使用权出让合同书》及相关补充协议
⑤宗地图或用地红线图
⑥《建设用地规划许可证》
⑦《建设工程规划许可证》
⑧《建设工程规划验收合格证》
(9)对于临时建设工程,需提供的土地管理档案包括•《临时建设用地规划许可证》•《临时使用土地合同》•《临时建设工程规划许可证》
5.
1.
1.
5.房产管理档案应包括建设项目的预售查丈和竣工查丈报告;1《房地产证》或出售商品房初始登记的“大房产证2房产的购买或销售合同;3已建房地产改变使用性质的批文或复函;4《建筑物命名批复书》或《建筑物更名批复书》等
55.
1.
1.
6.建筑工程档案应包括综合资料、技术资料、竣工图三部分内容
5.
1.
1.
7.地下管线的工程档案应包括地下管线工程项目的规划、设计、施工批准文件;竣工测量原始记录;地下管线成果表;地下管线工程项目竣工验收文件和竣工图(含平面图、横断面图、纵断面图、局部图);其他应当归档的文件资料(电子文件、工程照片、录像等)
①公司所有新建、扩建、改建的地下管线工程应提供以上四部分的内容(含供水、排水、燃气、电力、电信等的地下管线);
②城市地下管线普查和补测绘形成的地下管线档案;
③地下管线专业管理单位有关地下管线更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料
5.
1.
1.
8.市政工程档案(城区内),包括道路、广场、桥涵、隧道、环境卫生等工程档案;
6.
1.
1.
9.重要建筑档案(城区内)包括设计新颖、有特色的建筑工程;1具有纪念性的新、老建筑和构筑物;2十层以上(含十层)、投资在五百万元以上(含五百万元)、3建筑面积在一万平方米以上(含一万平方米)的建筑
5.
1.
1.
10.其他应当归档的文件资料含规划及建筑设计效果图、视频文件、建设宣传短片、工程实景照片、录像资料等
5.
1.
2.建设档案的编制和整理要求建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规1定,并按档案管理的要求,由文件形成单位进行整理建设档案的各类文档均应严格按照相关法律、法规的规定编制
②建设档案的归档材料均应包括纸质文档和电子文档两部分公司档案室归档的各类文件材料应为原件,不是原件的,须加盖原件存放处公章建设档案应从工程项目前期至项目完成等全过程进行收集、3整理、立卷、归档建设档案收集必须与工程建设同步,各建设单位应按工程建4设不同阶段及时向公司档案室提交工程建设相关文件材料归档的城建档案材料应齐全、完整、准确、系统;真实记录5和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,各种鉴证手续完备,字迹清晰、图物相符、技术数据可靠、签字手续完备;应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程原件严禁用复印、复写,原始记录一律用不易褪色的墨水书写、装订整齐
⑥建设单位和施工单位在签订建设承包合同时,应明确编制竣工档案的责任和具体要求对建筑改建、扩建和重要部位维修的工程,建设单位应当组7织有关单位据实修改、补充和完善原建设工程档案
⑧对重要的建设工程施工中档案资料的形成,公司建设主管部门专业人员可进行现场监督检查,有关单位应给予密切配合9城建档案按***市城建档案馆《建设工程竣工档案归档内容及排列顺序表》组卷,组卷原则上按所属类别和专业进行,每卷厚度不超过15mm,同一内容的档案材料应紧接排列,防止内容脱节⑩竣工图原则上由施工单位负责编制,对变更大的竣工图由责任单位负责编制(涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过1/3的,应重新绘制竣工图)竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位,竣工图应是与实际物相符的新蓝图,真实反映项目竣工验收时的实际情况,并经工程技术负责人审核签字,加盖“竣工图”章11对地下隐蔽工程,应有隐蔽记录简图、覆盖前的现场实测数据,并经测量及验收人员签字12城建档案的整理装订做到文字材料以A4纸规格为标准,不够大的进行裱糊,去掉材料内的金属物,采用市城建档案馆统一印制的表格和档案盒,采用散装方式装盒竣工图采用手风琴式折叠,折叠后的图纸大小为四号图幅,并按目录顺序装入档案盒13整理好的档案一般按项目或内容立卷,每一卷应认真填写卷内目录,采取散装的办法装入档案盒内,一个项目装一个盒或若干盒移交书填写真实,各种签字盖章完备,随档案一起移交
5.
1.
3.建设档案归档时间及要求
5.
1.
3.
1.建设档案应按不同建设阶段及时完成各类档案的归档工作工程档案不准确、不完整的,建设单位不得进行工程结算前期策划和规划设计阶段应在各阶段工作完成后2个月内1完成归档工作;土地及房地产开发取得各相关文件后1个月内完成归2档工作;建筑工程档案、地下管线工程档案应在3个月内完成归档3工作;
④属于进市城建档案馆的竣工档案,竣工验收备案前移交市城建档案馆,并取得档案馆竣工档案移交清单、竣工档案验收意见书从工程竣工验收之日起六个月内,竣工档案按公司档案编制要求,移交公司档案室;不属于进市城建档案馆的竣工档案,从工程竣工验收之日起三个月内,按公司档案编制要求,移交公司档案室
5.
1.
3.
2.建设档案在移交公司档案室前,应检查确认归档材料真实准确符合有关规定,并出具证明材料
5.
2.工程图纸管理
5.
2.
1.工程图纸包括施工图纸(有设计院盖章的图纸、图审图)、计算机出图(临时图)、蓝晒图(临时图)、报建图、招标图、初步设计图纸
5.
2.
2.工程图纸管理职责综合档案室是工程图纸接收、登记、分类、分发控制的归口1管理部门设计、施工、监理、专业公司等单位工程技术部门各自负责2本单位的图纸管理
5.
2.
3.为加强工程图纸的统一管理,工程图纸一律入库,不得私自留存工程图纸后再办理入库手续
5.
2.
4.计算机出图(临时图)、蓝晒图(临时图)必须由主办部门专业工程师、部门负责人签字后图纸方能有效,对内对外发放
5.
2.
5.工程图纸的接收、移交公园工程管理部(项目部)、地产工程管理部(项目部)、规1划设计部、园林景观部负责从设计单位领取工程图纸,接收时必须进行准确核对与检查,以保证实际到图的内容、份数等与到图清单上的一致,如有疑问,应及时与图纸提供单位联系工程管理部(项目部)、规划设计部、园林景观部核对与检2查图纸后,编制工程图纸移交清单、到图目录,与综合档案室核对无误后办理工程图纸移交手续工程管理部(项目部)、规划设计部、园林景观部编制工程3图发送单@若有其他人员带回或以其他形式带回的图纸必须及时交给技术部门专业工程师,不得私自留存及外传,然后按正常程序办理图纸移交手续
5.
2.
6.工程图纸的登记、对内发放综合档案室对移交的工程图纸进行及时登记,分项目、分专1业统一编号微机登录后保存两套,一套存档、一套供借用登记内容为图纸名称、子项号、收到数量、收到日期、交图人、本公司编号、存档份数、专业数量、签收人、签收日期等综合档案室根据工程图发送单发放图纸,图纸发放应办理发2放手续,接收入核查无误后签字工程图纸须分专业按先后顺序整齐摆放,分类整理,做好标3签,有序存放,留存的原件孤本加锁保管综合档案室图纸管理人员应每月检查登记、统计情况的准确4程度,防止漏登情况的发生若须进行图纸复印,由用图单位提出申请,报相关技术部门5负责人批准,由综合档案室统一复印并登记发放
⑥流程图。