唐山兴邦管道工程设备有限公司档案管理制度

唐山兴邦管道工程设备有限公司档案管理制度

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度

2、公司档案是指公司从事经营管理以及其他各项活动，直接形成的对公司有保存、查考利用价值的文件材料

3、公司档案室是公司档案的直接管理部门，档案人员应保证文件的系统完整（文件上的各种附件一律不准抽存）所经办的文件应按规定及时归档，工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁

二、档案资料的收集与管理

1、公司的归档资料一般实行“季度归档”和“年度归档”制度，即每年

四、

七、十月和次年的一月和每年的二月为公司档案资料的归档期情况特殊，与档案室沟通后，也可实行“每月归档”

2、在文件的归档期，各部门应积极配合档案室管理人员的工作，主动将已整理好应归档的原始资料连同《归档资料清单》一同转交档案室归档并办理好转交手续

3、各部门专用的收、发文件资料，按文件的重要程度确定是否归档凡属机密文件的必须先将原件放入档案室，复印件在使用完后，按归档期限及时归档

4、凡应该及时归档的资料，由档案管理员按部门、年度、用途等进行分类归档，并编写档案目录，档案盒侧面应标明档案类别，正面应按规定用碳素笔逐项书写具体资料名称，字迹要工整，以便于识别查找

三、归档范围

1、凡是反应公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料，如公文、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、照片、录音、录像等均属归档范围

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料

4、政府、项目批文、合同

5、公司制度体系文件、会议纪要、内部发文（包括总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）

6、公司工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等），工程初设、修改、竣工图纸

7、公司及各部门年度工作计划、上年度工作总结

8、公司签订的已履行完的各类合同

9、公司有效的证照、证件、产品说明书和各种检测报告，职能部门和客户开具的相关证明，供应商开具的授权书、原材料使用证明和资信文件

10、公司IS0900K IS01400K GB/T28001管理体系文件原始版本，法律法规文件，公司产品执行标准及各种相关标准原件、复印件，质量运行记录等

11、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等

12、公司及公司领导获得的社会荣誉证书、职能部门颁发的相关证书

13、公司已履行完的工程招投标文件原始本、与甲方签订的技术协议书

14、公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料

15、其他有必要归档管理的资料

四、档案的保管期限

1、档案的保管期限定位永久、长期、短期三种长期为五至十年，短期为三年以下

2、确定公司档案保管期限的原则1凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管2凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管3凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管

五、档案管理人员职责

1、按照规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作

2、按照档案收集期限和归档范围要求，将文件材料按时归档

3、档案管理人员应遵纪守法，忠于职守，认真做好档案的防盗、防火、防潮、防尘、防晒、防虫蛀等工作，努力维护公司档案的完整与安全

六、档案的利用

1、公司档案一般情况下，只有公司内部人员可以借阅，借阅时都要填写《档案借阅记录》，报档案室主管审批后方可借阅

2、档案借阅的最长期限为两周公司投标或外地办事处借阅并经总经理批准除外，对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理

3、档案借阅人必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任

4、借阅人不准拆卷及任意抽、换档案内文件或剪贴、涂改其字句等，不得任意摘抄或复制档案内容如确有需要，必须经总经理批准才能摘抄或复制

5、借阅人必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料内中写字、划线或做记号等

6、借阅人不得转借档案，必须专人专用

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续

8、如有外单位到公司借阅档案文件，应持有单位介绍信，经公司总经理批准后方可借阅，且不得将文件带离档案室，其抄摘内容也必须总经理同意且审核后方可能带出

七、档案的销毁

1、公司任何部门或个人非经允许，不得销毁公司档案资料

2、当某些档案到了销毁期限时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》，交总经理审批后执行

3、经批准销毁的公司档案，档案管理员须经认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档；登记表永久保存

4、在销毁公司档案资料时，必须由公司总经理或执行副总经理指定专人监督销毁

八、奖励年度内，档案文件归档及时井然有序，文件识别率为100%,保持文件完整率为100%,文件破损、丢失率为0,借阅文件归还率为100%,未发生一起因泄露档案文件内容，给公司造成损失的事件建议年终给予档案管理人员1000-2000元的奖励

九、处罚

1、档案管理员因工作疏忽或未关好门窗等原因，致使档案文件破损、丢失的，根据其情节，将给与其通报批评，并处以100-500元的处罚

2、借阅人对借阅的档案文件逾期不还，或使档案文件丢失、损坏的，根据其情节,处以100-500的处罚

3、档案管理员或借阅人泄露有关档案文件内容，给公司造成一般损失，证据确凿的，将给与其通报批评，调离原工作岗位，并处以200-500元的处罚；造成重大损失的，对其处以2000元的处罚，并报请总经理予以辞退

4、借阅人未经允许擅自涂改、拆换、抄摘或复制档案内容，根据其情节，将处以100-500元的处罚

5、档案管理员或借阅人未经总经理允许，擅自将档案文件私自转借或复制给外单位人员，证据确凿的，不论情节轻重，将给与其2000元的处罚，并报请总经理予以辞退

6、各部门在归档期，未及时将文件归档，在档案室管理人员通知其两次（含两次）以上的，根据情节轻重，给与该部门100-500元的处罚

7、因某部门在归档期未及时进行文件归档，档案室知情未及时上报或未及时催促的，将给予100-500元的处罚

九、附则；

1、本制度自颁布之日起施行

2、档案室负责本制度的制订、修改和解释

3、总经理负责本制度颁布及废止的审批唐山兴邦管道工程设备有限公司2011年12月8日。