《公司会议管理制度》

公司会议管理制度第一章总则第一条目的加强公司会议纪律，规范议事日程，进一步提高会议的质量和效率第二条原则强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求第三条适用范围适用于公司各种例会及专题会议第二章职责第一条归口部门总经办负责监督该制度的执行第二条职责

1、总经办负责公司级例会的组织及相关工作，负责部门例会及各种专题会议的监督

2、综合管理部负责各种会议的会场安排、设备准备，负责管理保存所有会议纪要原件

3、公司各部门负责本部门例会及主责专题会的组织及相关工作第三章管理规定第一条会议分类

1、公司例会原则上固定于每周一下午17:00召开，要求公司

五、专题工作（协调）会专题工作（协调）会是指由总经理室领导主持的，由相关部门人员参加的，为了研究和解决某一项工作问题，或为了解决有关业务部门之间在工作上出现的矛盾而召开的会议如

1、VIP会议接待协调会主要是对重要客情接待过程中的房间安排与布置，客人的饮食安排，设施设备的检查，安全保卫和物资供应等工作进行统一的部署，对各环节的衔接问题作出明确的规定，落实责任部门一般由总经理主持，部门经理参加，相关人员列席

2、质检信息沟通与工作改进交流会主要是为了总结改进质检工作内容和方式方法，交流各部门质检工作情况,并通报部门内部质量考核情况，形成近期质检工作重点一般由分管副总经理主持，质检部经理、质检员、大堂副理，各部门质检员，人事培训员参加

3、培训信息沟通与工作改进交流会主要是为了总结改进培训工作内容和方式方法，交流各部门培训工作情况,形成近期培训工作重点一般由分管副总经理主持，行政部人力资源经理、培训员，各部门培训负责人参加

4、鲜活原材料采购定价会主要是对半月以来餐饮原材料价格的调研结果进行讨论并给予调整确认，同时对需上浮价格的产品进行确认一般由分管副总经理主持，采购部经理、采购员，财务经理、成本核算主管，餐饮部总厨参加

5、工程改造基建会主要是为了某项工程改造或围绕相关设备设施招投标等重要问题，召开的招标小组或基建小组会议一般由分管副总经理主持，基建小组成员，工程部经理和工会或纪检等相关部门负责人参加主要程序

1、请有关人员准备好会议所需材料

2、总办或相关部门通知参会人员

3、总经理或副总经理主持会议

4、针对某项专题进行协调、商讨

5、总经理或副总经理综合会议意见，作出决定

6、如需要，由相关业务部门人员进行记录

六、专题座谈会专题座谈会是指由总经理室牵头，邀请有关人员参加，为了研究和解决某一专门问题，以倾听意见，沟通信息为形式，以了解各方面对有关问题的反映，掌握有关情况为目的而举行的会议如年度经营管理工作职工座谈会（中层管理人员层次、主管领班层次、党团员及普通员工层次）主要程序

1、请有关人员准备好会议所需材料

2、总办或相关部门通知参会人员

3、总经理或副总经理主持会议

4、针对某项专题进行交流、听取意见、组织讨论

5、如需要，由总办整理会议纪要，经总经理签批后发至总经理室成员和相关部门执行

七、经营管理工作会经营管理工作会是为了总结上一年度经营管理、服务质量、营销状况，部署落实本年度财务预算的各项工作任务的会议，内容主要是向各部门作有关情况说明并组织开展讨论，由总经理室领导就各自分管工作对各部门和各级管理人员提出具体要求，由总经理与各部门签订目标责任书主持总经理组织总办主任出席集团公司领导，董事会（监事会）成员，总经理室成员，经理助理以上列席部门主管以上，党支部书记，工会委员，团委委员记录总办秘书时间1月中旬全天地点1#302主要程序

1、参会人员提前5分钟到会，总办对未到人员进行催查

2、财务部经理分析上一年度经营状况，并作本年度财务预算编制及财务管理要点的说明

3、质检部经理评述上一年度质量状况和本年度质检工作要点

4、营销部经理分析上一年度营销状况，并阐述本年度营销工作思路

5、行政部经理作本年度经营管理、安全管理和廉政目标责任书起草情况的说明

6、各部门展开分组讨论

7、部门经理代表本部门分别汇报分组讨论情况

8、总经理室领导分别对的管理干部、经营管理运转工作、党工团及后勤保障工作等提要求

9、总经理与各部门负责人签订年度三个目标责任书

10、邀请集团领导讲话相关要求

1、各部门根据总经理室领导的分工进行分组，讨论要围绕会议主题，探讨发展的优劣势与对策，每个部门发言限时十分钟

2、会议间隙，将安排有关培训和知识讲座，以进一步加强中层管理人员培训I

八、员工大会员工大会是指由组织的，由全体员工和领班以上管理人员参加的大型会议主要内容为总结半年或全年工作，布置半年或全年计划；表彰先进；传达上级的重要指示或重大决定等主持总经理组织总办主任出席集团公司领导，董事会（监事会）成员，总经理室成员，全体员工时间7月/I月中旬（遇到其他事项经总经理室研究可随时召开）1400—1600地点大会堂主要程序

1、参会人员提前5分钟到会，总办对未到人员进行催查

2、请有关人员准备好会议所需材料

3、总经理主持会议

4、总结上一年度（半年）工作，部署下一年度（半年）计划

5、表彰先进

6、邀请集团领导讲话总经理、分管副总、各部门经理及副职参加；

2、部门例会原则上固定于每周二上午召开（公司例会次日）,要求部门全员参加；

3、专题会议指由相关部门（或人员）组织的针对专项问题的会议，会议时间、地点、参加人员由召集部门确定第二条会议通知

1、会议召集部门需在会议召开前一个工作日发通知单给各参会部门（人员），并同时抄送总经办、综合管理部未发通知单，会议召集部门负责人（或会议召集人）罚款50元

2、例会时间固定，不需另行通知如出现会议时间调整，公司级例会由总经办通知各参会人员，部门例会则由部门报总经办，并说明原因未通知的，责任部门负责人罚款50元

3、会议通知单需明确会议时间、地点、内容和参会人员等未按要求填写，填写人罚款50元第三条会议准备综合管理部负责会场安排、设备准备，需在会前半小时准备完毕因准备不充分影响会议召开的，相关责任人罚款50至100元第四条会议纪律

1、会议组织部门负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到未准备签到表，会议组织人罚款50元

2、参会人员提前5分钟到达会场进行签到会议开始时，组织人收回签到表会后，组织人在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到人员

3、参会人员如不能按时出席，需提前1个小时向会议组织部门请假，公司例会需向总经办请假未请假视同缺席或迟到处理

4、公司例会需部门经理及副职参加，如部门经理因故不能出席，需指派本部门主管级人员代替，并提前通知总经办

5、无故缺席会议，罚款100兀；迟到罚款50兀第五条会议记录

1、会议组织部门安排专人进行会议记录，会后整理会议纪要，并于会后一个工作日内，发各参会部门（复印件），同时抄送总经办原件（附签到表）交综管部存档未提交会议纪要的，会议组织人（或部门负责人）罚款100元

2、会议纪要需参会主要人员签字确认公司例会纪要由总经理签字，直接下发；部门例会纪要由部门负责人签字；专题会议纪要需参会主要人员（或部门）签字未签字的，会议组织人罚款50元

3、会议纪要按公司模板记录，会议迟到、未到人员名单附后未按要求编写，会议纪要记录人罚款50元第六条处罚规定综管部负责编制每月会议纪律处罚清单，每月1日报给总经办第四章附则第一条例会如遇节假日，召开时间相应顺延第二条本制度由公司总经办负责解释及修订第三条本制度自发文之日起施行附件:附件1:会议纪要样板.doc附件2会议签到表.xls附件3会议规范处罚单.do附件4会议理知单及回执范本.doc企业内部会议制度为了规范会议程序，提高办事效率，减少会议成本，现将各类会议归纳为“党政联席会”、“晨会”、“一周（一月）工作指令会”、“专题分析会”、“专题工作（协调）会”、“专题座谈会”、“经营管理工作会”、“员工大会”八类会议，并将其议事日程、地点、目标及出席人作出具体规定，希望有关人员根据会议内容的要求，认真做好准备，按时参加会议例行会议一览表日期时间会议名称主持人出席人地点备注总经理周六党政联席会相关人员列席/总支书记总经理室成员党总支委员每日晨会运转副总经理总经理室成员部门经理总经理室成员周一一周（一月）工作指令会运转副总经理部门经理助理以上，工会、团委、市内外派团队负责人总经理室成员每月上旬质量分析会分管副总经理部门主管以上，质检部全体专总经理室成员题每月上旬财务分析会分管总经理部门经理助理以上，财务部主分析管以上会总经理室成员每月上旬营销分析会分管副总经理市场销售部全体，餐饮、房务、康乐、财务经理及总台负责人总经理不定期30—45分钟专题工作（协调）会相关部门人员/副总经理总经理不定期30-45分钟专题座谈会相关部门人员/副总经理集团公司领导部门主管、党支董事会（监事会）成员，总经理室部书记、工会委1月中旬全天经营管理工作会总经理成员员、团委委员列部门助理以上席集团公司领导7月中旬董事会（监事会）成员，总经理室60-120分钟员工大会总经理成员1月中旬全体员工

一、党政联席会（总经理办公会、党总支委员会）党政联席会为总经理室和党总支每周为研究和处理日常工作而定期举行的会议主要是交流工作情况，研究集团指示，按照“集体领导、民主集中、个别酝酿、会议决定”的原则就经营管理、运转接待、党群工作等各类事项和一些重大问题进行研究讨论决策主持总经理/党总支书记组织总办主任出席总经理室成员/党总支委员列席根据需要邀请相关人员记录总办秘书（党办秘书）时间每周六上午0930（遇到紧急事项可随时召开）地点:1#206会议室主要程序

1、各分管副总经理/总支委员就上周分管工作进行小结并明确下周分管工作要点

2、总经理/总支书记督导上周工作指令完成情况并布置下周工作重点

3、与会人员就提交报告和重要事项进行讨论，明确议定事项

4、如需要，总办根据总经理要求，通知列席人员就相关议题进行汇报相关要求

1、各部门每周五下午1700前将经分管副总经理同意，需提交党政联席会讨论的报告上报总办交总经理审批

2、会议的决定和意见，由分管副总经理负责落实、督导、检查

3、总办负责做好会议记录，整理会议纪要，报总经理审批，并对议定事项进行督办，及时向总经理汇报晨会是进行日常行政管理的一种例会主要是听取各部门汇报前一日工作情况，总经理室领导针对出现的问题予以解决并布置当日工作重点内容包括检查通报前一日经营与管理情况，含经营收入、住客率、平均房价、重要接待、设备运转、服务质量、宾客表扬与投诉等；并布置安排当日重要接待、会议、宴会及其他运转工作；同时对违纪及作出成绩的员工作出奖惩裁定主持运转副总经理组织总办主任出席总经理室成员、各部门经理记录总办秘书时间每日早晨0845—0900地点1#206会议室主要程序

1、管理人员提前2分钟到会

2、总值班经理汇报前一日值班情况

3、财务部汇报前一日营业收入、平均房价等营业日报表数据

4、市场销售部汇报当日客情及重要接待情况

5、房务部汇报前一日住客率，并预报当日住客率和在店重要客情

6、餐饮部汇报当日客情及重要宴会

7、质检部汇报宾客表扬投诉及当日质检报告

8、各部门经理汇报前一日工作指令和质检问题落实情况以及当日工作要点,提交须解决的事项

9、各分管副总经理提出注意事项，布置当日工作重点

10、总经理或运转副总经理讲评服务质量，裁决客人投诉或表扬员工的处理意见，针对反映的情况作出相应的指示和要求相关要求

1、本着准时、高效的原则，全体与会者不得迟到，不许早退

2、通报及布置工作要简明扼要，不发挥，不分析，时间限于2分钟

3、晨会上不作协调，如遇需要协调的问题，会后单独处理或按专题工作协调会程序处理

4、各部门对于前一日需延续的指令和未落实的工作要说明原因并明确整改期限

三、一周（一月）工作指令会一周（一月）工作指令会是对一周（一月）来在经营管理、服务接待、质量控制、后勤保障等方面的情况进行回顾和总结并布置本周（本月）工作而召开的会议内容包括由各部门分别汇报本部门上周（上月）计划完成情况和本周（本月）主要工作；分管副总经理通报分析并检查上周（上月）各项工作执行情况,安排本周（本月）工作要点；总经理对上周（上月）工作进行评估，并提出本周（本月）整体工作要求，通报党政联系会的决定主持运转副总经理组织总办主任出席总经理室成员、部门经理助理以上的管理人员，工会、团委、市内外派团队负责人记录总办秘书时间每周一上午0845—1000地点:1#302会议室主要程序

1、管理人员提前5分钟到会，总办对未到人员进行催查

2、总值班经理汇报前一日值班情况

3、财务部汇报周

六、周日及上周营业收入、平均房价等数据，并作简要经营情况对比分析

4、市场销售部汇报本周客情，并对上周客情作简要对比分析

5、安全部汇报上周安全工作检查情况

6、工程部汇报上周设备运行及能耗情况

7、人力资源部汇报上周培训情况

8、质检部汇报周

六、周日质检报告及上周质量检查，和宾客表扬及投诉情况

9、总办汇报上周工作指令完成情况

10、各部门经理汇报上周（上月）工作完成情况，工作指令、工作建议落实情况，本周（本月）工作计划，提交须解决的事项

11、各分管副总经理通报分管工作的检查情况并作出简要分析和结论

12、运转副总经理安排本周（本月）工作任务，并进行协调，同时对服务质量提出要求，强调运转工作重点

13、总经理全面综评上周（上月）工作情况，并对取得的成绩和存在的问题进行评价，对提交问题进行解决，并下达本周（本月）工作指令，通报党政联席会的决定相关要求

1、各与会人员均要充分做好会前准备工作，周六下午1700前按统一格式将本部门周（月）工作计划书面报总办，并明确本周（本月）部门工作主题、培训主题、改进工作、工作建议等

2、各部门汇报工作时要力求简单明了，对有关数据要有比较分析（与上周（月）变化幅度及主要原因）

3、一周（一月）工作下达各项指令要明确、可行

4、会后，总办应及时整理会议内容，形成“一周指令会纪要”和“周（月）工作建议汇总”，请总经理签批发至总经理室成员和各部门，并负责将“一周指令会纪要”在橱窗宣传栏内公布

5、各部门对于上周（月）需延续的指令和未落实的工作要说明原因并明确整改期限

四、专题分析会专题分析会是指由总经理室领导主持的，专题分析研究市场动态、客源状况、服务质量、经营管理现状等，并制定相应对策和措施的会议如

1、质量分析会质量分析会是专题分析会的一种，是加强质量控制的有效途径主要内容是对上月质量管理工作进行总结，并听取各部门月度质检问题整改情况和相关对比分析主持分管副总经理组织质检部出席总经理室成员、部门主管以上管理人员、质检部全体人员记录质检部时间每月上旬1430—1600地点1#302主要程序

1、管理人员提前5分钟到会

2、各部门针对部门上月质检情况分析原因，汇报整改措施和处理办法

3、质检部经理对上月总体质量管理工作，特别是重点投诉窠例进行总结分析，并确定本月质检工作重点

4、总经理室领导点评上月质量工作，并明确本月工作要点相关要求

1、与会人员均要充分做好会前准备，总结分析力求量化

2、各部门的汇报材料应简明扼要，重点在整改措施和本月质量工作重点

2、财务分析会财务分析会是专题分析会的一种，是加强财务监督管理职能的有效途径主要内容是对上月经营情况进行总结，并听取有关收益、成本、能耗等财务数据的对比分析主持分管总经理组织财务部出席总经理室成员、部门经理助理以上管理人员、财务部主管以上管理人员记录财务部时间每月上旬1430-1600地点地点:1#302主要程序

1、管理人员提前5分钟到会

2、财务部总帐会计、成本会计、审计主管、收银主管分别针对各部门成本收益情况进行比较分析并通报一二级库存

3、工程部对上月整体能耗情况进行具体对比分析

4、人力资源部对上月人力成本情况进行具体对比分析

5、财务部经理对上月总体经营情况进行总结分析，并从财务管理的角度提出需注意的事项

6、总经理室领导点评上月经营情况，并明确本月财务工作要点相关要求

1、与会人员均要充分做好会前准备，总结分析力求量化

2、财务部负责针对财务管理的薄弱环节和有关内容，开展针对性的财务知识专题培训，提高中层管理人员的理财算帐能力

3、营销分析会营销分析会是专题分析会的一种，是加强市场营销管理的有效途径，是分析研究市场动态，客源状况，制定相应对策和措施的会议主要内容是对上月销售情况进行总结，并听取各销售经理对相应客源市场的对比分析和会议团队散客销售情况的总结分析主持分管副总经理组织市场销售部出席总经理室成员，市场销售部全体人员，餐饮部、房务部、康乐部、财务部经理及总台负责人记录市场销售部时间每月上旬1900-2030地点1#302主要程序

1、管理人员提前5分钟到会

2、市场销售部各销售经理针对各自细分市场的销售情况进行对比分析

3、市场销售部经理对上月销售及客情情况进行总结分析，并确定本月销售重点

4、总经理室领导点评上月客情及销售情况，并明确本月营销工作要点相关要求

1、与会人员均要充分做好会前准备，总结分析力求量化

2、细分市场的分析要侧重于对比分析客源市场的变化及竞争对手的经营状况。