Access课程设计报告档案管理系统

课程设计报告Access档案治理系统名目•设计方案

1.系统任务

2.系统功能设计任务或主要技术指标•

1.档案治理系统永久性关系

2.档案查询

3.窗体设计4报表•宏

5.〔三〕学习心得2登陆窗体4系统窗体:

（5）含子窗体:报表1创立报表报表是Access的重要对象之一，常用它来输出数据库中的信息创立报表有两种方法，即，使用向导创立报表和在设计视图中创立报表一般用户创立报表，一般利用报表向导（包括，报表向导、图表向导、标签向导，以及自动创立报表等）重点是报表向导2使用“报表向导”启动报表向导的方法单击工具栏上“建”按钮后，在“建报表”对话框上选中“报表向导”，然后单击“确定”或者直接单击“使用报表向导创立报表、在报表向导引导下创立报表时，用户需要设定的工程有是否按分组级别显示信息、是否按字段进展排序、报表布局（纵栏表、表格和对齐）、样式以及标题名等3使用“自动创立报表”在上述“建报表”对话框上选用“自动创立报表-纵栏式”或“自动创立报表-表格式”，可以简化创立步骤由于选用默认选项，创立的报表格式统一4修改报表构造在设计视图中进展5子报表子报表是插入在其它报表中的报表主报表可以包含子报表，同样也可以包含子窗体，而且，能够依据需要无限量地包含子窗体和子报表另外，主报表最多可以包含两级（疑问到底能包含几级？）子窗体和子报表例如，某个报表可以包含一个子报表，这个子报表还可以包含子窗体或子报表在主报表中插入子报表，需借助“工具箱”上的“子窗体/子报表“控件子报表的编辑方法与主报表一样

4、报表:

5、宏登陆窗体宏的设定〔三〕学习心得转瞬间，一学期已经过去了，回忆所学的学问有很多都似乎很感兴趣的，比方我们这学期学的数据库我设计的是档案治理系统档案治理是治理的一个重要Access内容随着时代的进步，企业也渐渐变得浩大起来；当今社会人员流淌越来越频繁，使得档案治理工作也变的越来越简洁如何治理好员工的信息，成为治理中一个大的问题假设能实现档案治理的自动化，无疑将给公司治理部门带来很大的便利本系统是依据数据库入门与实例演练李俊德/编著中国青年出版社通过Access这次的课程设计使我们有了更多的收获！真是“看花简洁绣花难”，由于档案治理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案治理技术与治理制度近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是我们必需糊涂地看到，一代档案学尚未产生，档案治理信息化还存在大量未解决的难题因此，处理好档案治理信息化中的治理创和原有档案治理制度之间的冲突是我们面临的首要挑战原有档案治理制度的核心一是为了快速查询、应用，二是为了确保档案安全同时，对历史档案治理现状难于转变的特点，必定使档案治理不行避开地走向治理方式的多元化档案治理系统向深层应用进展时，会消灭与其它应用系统整合的状况，如文档治理一体化对于这类整合，重要的是处理好整合应用工程与档案治理特有的、独立性要求的冲突例如，档案治理中对文件标题有权改动，这必定使公文、档案一体化治理系统的设计简洁化实行治理创和合理技术是档案治理与其它信息系统整合的可行的解决方案档案治理是随着人事制度改革应运而生的一项的工作近年来，随着人事制度的改革及企事业单位实行劳动合同制，用人单位拥有了用人自主权但由于一些企业的改制，人事的更迭，以及人事档案的多头治理，造成了局部档案的流失,也造成了效率低，办事难的状况最初的档案治理，都是靠人力来完成的当企业规模比较小的时候，人力可以完成，随着企业的规模越来越大，企业员工的数目越来越多，照IH维持着人力进展档案治理，必定会造成工作效率低，工作错误增高的问题企业档案治理就是把分散在企事业单位的职工档案实行统

一、集中、标准的收集治理，建立分类编号治理、电脑存储查询等现代化、专业化的治理系统档案治理为企业单位和个人供给信息询问、档案检索、档案存取、工资调整、依据档案出具各类证明材料等效劳；为企业单位和个人供给档案的收集、整理、保管效劳企业档案治理的对象是企业、企业化治理的人事单位及职工本人企业档案治理的自动化是当今社会的进展趋势档案信息录入工程齐全、完整、系统，这些无疑是现代企业档案治理系统的要求现代化的企业档案治理系统中灵敏使用了表格对档案分门别类，组成企业档案治理系统，可以便利地查询、阅读、修改、沟通和重复使用本档案治理系统为企业单位和个人供给信息询问、档案检索、档案存取、工资调整、依据档案出具各类证明材料等效劳，能够满足现代企业对员工档案治理的需要后台数据库选择ACCESS2023,操作系统为WINDOWS98■“刖百Access是Office系列软件中用来特地治理数据库的应用软件，它兼具了易学易用的特色Access也是一个开放式的数据库治理系统，它不仅能与Office套装办公软件进展数据资源共享，还可以与其他应用程序共享，深入了解Access之后，就会觉察利用宏，也可以完成一般中小型应用系统，假设再结合VBA,就可以完成一个专业到达应用程序数据库是计算机软件的一个重要分支，是在二十世纪六十年月末七十年月初进展起来的了它的计算机网络、人工智能并称为当今计算机技术的三大热门技术使用数据库的主要目的是跟踪数据的变化用户除了将信息放在数据库外，还需要编辑、排序或筛选信息，或者依据需要生成各种各样的报表因此，为了更好地把握和使用数据库，应中选择一个易学易用的数据库治理系统Access2023/2/3是Office2023/2/2的一个组件，是一种关系数据库的治理程序，它不仅能输入、组织数据，而且可以执行基于数据的治理任务，供给表、表格查询、报表等数据库治理工具可以对数据进展排序、搜寻、按需要取出数据并分析数据，最终生成报表提示Access

2023、2023（XP）、2023创立库文件、数据表记录的添加、删除等根本功能的操作方法一样但是，假设2023/3版保存库文件时，承受Access2023-2023格式（参见右图所示“选项”对话框中的设置），则2023版就无法翻开为了说明Access是一个易学易用的数据库治理系统，下面将它与FOX Foxprow,作一简洁比照

1、概念方面一个Access数据库文件中，可以包含多张表（相当于多个关系数据库）及其相关的对象（如窗体、标签、报表等）为了便利，有时也将一个Access文件（mdb）称为一个数据库Foxprow中数据库（dbf）s索引（idx）、备注（fpt）等均为独立文件

2、操作方法方面通过导入外部数据，来建立数据表；涉及多个数据表（库）的查询方法

3、数据库定义以确定的组织方式存储在一起的、能为多个用户共享的、独立于应用程序的、相关数据的集合

4、数据模型数据模型就是数据库的组织形式共有三种，即，层次型、网络型、关系型关系型数据库相当于没有重复行和重复列的二维表格表中的列称为字段；行称为记录提示我们通常接触的均是关系型数据库

5、数据库组成数据库由两局部组成数据库构造和存放在其中的数据构造包括字段名、数据（字段）类型和字段属性课程设计报告Access档案治理系统一.设计方案〔一〕.系统任务

1.档案治理系统的主要任务是用计算机对学生的档案，成绩，课程，具体信息，学生选课资料进展查询，修改，增加，删除以及存储并快速准确地完成课程，操行分，学生档案和各科成绩的统计和汇总工作迅并速地打印出各种报表资料以供教学治理使用.米统功能匚二〕档案治理系统东统登陆档打窗参资种各工密档案印体数料类项作码案管操员理行〔二〕设计任务或主要技术指标系统需求（）系统为档案们治理员建立用户档案，治理员进入系统前需要验证身份

（2）系统对档案进展分类治理，档案治理员可为不同部门建立各自的档案资料柜治理员可修改档案信息时记录修改人员及修改时间等信息

（3）系统供给对档案资料柜资料信息的维护功能，档案治理员可对资料信息进展录入、查询、修改及删除操作档案治理员可在不同的分类折纸下，在建立或维护档案信息时，可选择该档案所使用的档案柜

（4）系统中，档案治理员可依据借用状态对档案进展治理假设借用状态表示为“未归还”，该档案可被归还；归还后，将借用状态表示为“已归还”，同时修改状态为“未借出”系统保存档案的归还信息，以便利治理员进展查询、修改和删除当执行删除操作时，系统需保证档案归还信息全都性

（5）档案治理员可通过不同的查询条件（如档案编号、名称、状态）对档案的根本信息、借阅信息进展查询Access的数据库不只包含数据表南海包括查询、窗体、报表、宏以及模块等对象

1、档案治理系统永久性关系

2、档案查询:包括表达式查询和参数式查询两种类型利用查询可以通过不同的方法来查看、更改以及分析数据也可以将查询作为窗体和报表的记录源Access数据库的查询用于在表中搜寻、查看以及修改已存在的数据用户可以为每个表建立查询，也可以将多个表的字段集中建立查询最常见的查询类型是选择查询选择查询将按指定的准则，从一个或多个表中猎取数据•，并依据所需的排列次序显示可以在“数据表”视图中查看这些查询，还可以作为数据源用于创立数据库中的窗体和报表除了供给依据查询条件进展的搜寻功能以外，查询还可以用广汇总、分析、追加和删除数据例如，从职工信息和号码簿两个数据表中，依据职工信息中的“姓名”字段和号码薄中一样名字记录中的“办电”、“宅电”，组合的记录，然后保存在建的查询表中从多个表中查询时，应先定义它们之间的关系

4.1查询视图Top查询有三种视图，即，“设计视图”、“数据表视图”和“SQL视图”SQL即构造化查询语言在“设计视图”用户可设定查询的条件等，“数据表视图”中显示的是符合查询条件的结果返回值SQL视图是一种高级的检测杳询方式该视图供给了实际的SQL代码，当执行贪询时便要执行该代码

4.2使用查询向导创立Top在一个浩大的数据库中，每次为了特定的目的使用其中特定的记录时，只有通过建立查询才能准确快捷地到达目的创立查询可以在不用首先翻开特定的表或窗体的条件下，查看记录的子集也可以选择包含所需记录的表，并在需要的状况下添加更多的表；把握记录的子集中的那些字段显示在结果中；在字段中执行计算查询总的来说有两种方法，一种是使用向导创立查询；另外一种是使用设计器创立查询在前一种方法中，包含四种使用向导创立查询方法下面，具体介绍使用查询向导的几种方法

1、使用“简洁查询向导”该向导用来指导用户完成简洁查询的创立此方法仅适合于简洁查询的创立用户可以用它来快速创立查询，然后用户利用其进展查询设计的更改

2、使用“穿插表查询向导”该向导用来指导用户创立穿插表查询,穿插表查询显示来源于表中某个字段的总结值合计、计算以及平均，并将它们分组，一组列在数据表的左侧,一组列在数据表的上部这样，就增加了数据可视性，更利于数据的查看

3、使用“查找在复项查询向导”该向导用来指导用户创立一个在单个表或者查询中查找重复取值的查询

4、查找不匹配项查询该向导用来指导用户创立一个在多表关系中查找不匹配或者孤立的记录其次种方法是使用设计器创立查询该方法的特点是它能够让用户创立自己想要的查询，用户能够完全定制该查询它能够创立选择查询，也能建立穿插表查询等等下面将具体介绍查询向导的使用方法

4.

2.1简洁查询向导Top使用“简洁查询向导”可以创立一个简洁的查询该向导的使用格外便利，有两种方法可以启动该向导第一种，在数据表窗口中，按下“查询”主题按钮，单击工具栏“建”按钮，然后在“建查询”对话框上，选中“简洁查询向导”，再单击“确定”按钮其次种，在数据库窗口中，按下“查询”主题按钮，再双击使用向导创立查询在该向导的引导下，用户依据需要进选择有关选项即可

4.

2.2穿插表查询向导Top穿插表查询向导可以用来快速创立一个穿插表查询穿插表查询是查询的另一种类型穿插表查询显示来源于表中某个字段的总结值合计、计算以及平均等，并将它们分组，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部这样就增加了数据可视件，更利于数据的查看

4.

2.3查找重复项查询向导Top“查找重及项查询向导”可以用来创立一个查找重兔项的查询查找重复项查询在一个单个的表中显示全部的重复项，它以表中的字段作为根底该向导会询问用户想把哪一个或者哪些字段用于检查字段项，是否重复，然后它会询问是否想要查看视图中的其他字段这种查询帮助用户查找数据库中的重复数据，例如重复键值冲突假设已经有一个没有惟一主关键字字段的表，现在想将一个字段作为惟一的关键字字段，但又不能确定是否有重更的记录用值那么，利用查找重复键值冲突是格外有帮助的其使用过程很简洁，旦操作过程与前两个向导根本一样，此处不再表达查找不匹配项查询向导可以用来创立一个查找不匹配项查询.这种查询会显示一个表中在其他表中不存在相应记录的全部记录其中一些这类记录在一个关系的一端是没有记录的，而在关系的另一端却有记录其他的记录是一对多或多对一关系的记录，这种关系在其他表中没有相应的记录这种查询有助于查找在其他表中没有相应记录的记录当要设置关系以及增加参考完整性时，使用它会很简洁觉察引起问题的记录关于其创立步骤，此处不再表达

4.3利用“设计视图”查询设计器创立多表查询Top使用查询设计器，用户可以创立用户所需要的查询它可以创立选择查询，也可以创立穿插表查询，还可以创立每次运行时都会提示准则的参数查询、SQL查询、操作查询、自动填人数据的“自动查阅”查询等等

4.

3.1创立方法Top使用设计视图来创立多表查询的第一步是，选择查询要用到的表或查询，并将其添加到该查询的“字段列表”窗格中例如，需以“职工信息一览表”表中的“姓名”、“性别”、“工作时间”字段，与“房屋公积金”中的“合计”字段组成一张“房屋公积金统计表”的查询表方法是⑴在数据库窗口中，按下“查询”主题按钮，单击”使用设计器创立表”，翻开查询设计器见右图⑵在“显示表”对话框中，选择“职工信息一览表”和“房屋公积金”，然后单击添加”⑶首先建立两张之间的关系，对应是字段是“姓名”⑷将需要添加到查询中的字段上双击，即可将它们添加到设计网格的字段行中⑸为建的查询表起个名保存即可也可直接转换到数据表视图中，观看该查询表

4.

3.2查询的根本构造Top通过介绍查询的根本构造，重点争论如何使用查询设计器

1.字段每个选择查询至少返回一个字段在设计网格子窗口的网格中消灭的字段是当执行查询时消灭的字段，或者是在排序和为查询设置准则时要用到的字段在设计网格中，“显示”复选框打算了在查询的数据表中是否显示该字段

2.排序假设需要按某个特定的次序表示查询结果，则可按该字段进展排序Access在查询设计器中供给了“排序”属性行的功能来实现这个目标“设计网格”的“排序”属性行为查询指定了排序挨次及用户可自选选择升序、降序或不排序也可为不显示的字段设定排序方式，从而把握查询的返回值

3.准则使用准则可以为消灭在“设计网格”中的每一个字段指定一个准则，以确定查询返回哪些记录当执行准则时，只有匹配指定准则的记录才会由查询返回对于每个字段，可以为它们指定多个准则，即可以在“准则”属性行下面的各行指定准则这些“额外的”准则取值之间是OR关系，这意味着当字段的取值匹配了准则区中任何一行时，都会返回该记录例如，规定查询表（返回值）中，只包含1966-1-1前诞生的职工设定方法将光标移入“准则”后，单击右键，再单击“生成渊”［或者单击“查询设计”工具栏上的“生成器”命令按钮）然后在“表达式生成器”对话框上设定准则提示可以为不显示的字段设定准则，来把握查询的返回值

4.查询属性与Access数据库的其他对象一样，查询也有属性假设要查看查询相关的属性，应右击查询设计器上部的空白局部然后，单击“属性”查询属性窗口的大小是可以调整的其中“说明”属性是一个说明该查询的字符串在“数据库”窗口的查询标签上，当处在具体信息视图中或者在从快捷菜单上选择了属性之后，会看到同样的说明文字“输出全部字段”属性指定了是否在查询的数据表中显示网格中的全部字段将此属性设置为“是”，与将网格中每个字段的“显示”复:选框设置为选中的作用是一样的“推一值”和“惟一的记录”属性用来删除查询结果数据中的重复的记录值或者重复的记录关于其他属性的功能和作用，用户可以参看联机帮助

5、字段属性与表一样，查询中的字段也有单个的属性属性影响了字段在数据表视图中的显示在查询中使用的、但不在结果中显示的字段（即它们没有选取“显示”框的标记）没有可以设置的属性选项功能说明指定查询中字段的说明格式指定用于显示字段中数据的格式的字符串输入掩码指定在字段中编辑数据时的掩码，即输人格式对于不符合输人格式的输人，Access将拒绝承受该属性仅对可以编辑的字段生效标题指定用于显示该字段的标签标题（对于窗体和报表）或者列标头（对于数据库视图）小数点位置指定用于显示的小数点位数（对于不是整型数据的字段）字段从其所在的表中继承了属性，在“设计网格”视图下端的网格中选择该字段后，单击“视图”•“属性”，翻开“字段属性”对话框杳询中的字段的全部属性都是空的这是由于在表设计中的取值对于该杳询是充分的用户可以通过指定查询字段的属性设置值掩盖表的属性设置例如，用户可以在查询的数据表视图中用一种特别的格式显示日期这需要在字段的“格式”属性中输入一个格式表达式上表列出了可用的一些属性来说明这些字段属性的功能作用

[1]表达式查询

（2）参数式查询〃窗体〔Form〕”就是显示在屏幕的界面，其功能在于建立一个可以查询、输入、修改、删除数据的操作界面，以便让使用者能够在最舒适的环境中输入湖哦查询数据

3、窗体设计窗体是用户与Access应用之间的主要界面，数据库的使用和维护工作，大多可以通过窗体这个界面完成数据表只能够以行和列的形式显示数据，而窗体能够以各种各样的格式显示数据，因此使用窗体来查看和编辑数据相对数据表更直观用户可以依据多个表创立显示数据的窗体，也可以为同样的数据创立不同的窗体提示在一个窗体中可以显示多张表中的数据一个设计合理的窗体可以加快数据的输入，并且削减输入错误

6.1自动创立窗体在数据表、查询表等中，输人记录的时候，用户可能会觉察，在“数据表”视图中输人数据时总会分心当用户看着整张表时，不行能将留意力集中到一条记录上因此，最好有一种简洁快速的可以将每一条记录单独显示出来，并可以进展编辑、输人数据Access供给了这种工具，这就是“自动窗体”创立“自动窗体”的方法是在数据库窗口中选定要使用自动窗体的表，然后单击工具栏上的“对象”按钮旁边的下拉箭头，选择“自动窗体”项（图1）一个自动窗体对象就建立好了使用这个窗体，用户可以很简洁地输人和修改数据入当关闭窗体时，Access会提示是否保存该窗体的设计，假设要，则确定名称另存为一个窗体

6.2使用向导创立窗体使用向导来创立窗体也是一种很简便的方法⑴在“窗体”视图中，单击”使用向导创立窗体”⑵在“窗体向导”对话框（图2〕，“有查询”下拉列表框中，选定要使用的表；“可用字段”列表中选择要参与窗体的字段，然后单击添加按钮，将其添加到右侧的“选定字段”框中，然后单击“下一步”⑶在“窗体向导”对话框上，选定窗体使用的布局，然后单击“下一步”⑷在“窗体向导”对话框上，选定窗体使用的样式（如，“宣纸”、“Rik”和“标准”）等，然后单击“下一步”⑸在“窗体向导”对话框上，“请窗体指定标题”框中输入窗体名，然后单击“完成”

6.3编辑窗体提示编辑窗体在“设计视图”中进展

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3.1编辑标签、文本框等一般说来，使用向导或自动创立窗体后，（控件）的对齐方式（位置）、尺寸等，需要用户进展一些调整调整方法既可以，直接使用鼠标移动位置，以及调整尺寸；也可以，在属性对话框上设定此外，还可以使用快捷菜单上“对齐”、“大小”的次级菜单命令

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3.2添加命令按钮添加命令按钮是编辑窗体的一项重要工作步骤是⑴在窗体设计视图中，单击工具箱上，“命令按钮”按钮，然后在窗体中需要添加按钮处单击

（2）依据“命令按钮向导”对话框上的提示，逐步完成添加工作

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3.3编辑命令按钮命令按钮添加后，可以利用其属性对话框进展编辑方法是右击命令按钮后，单击“属性”，然后，在“命令按钮”属性对话框上修改设置

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3.4Tab键次序按Tab键，可以转变当前文本框或命令按钮等，用户设定转变的挨次单击“视图”・“Tab键次序”，然后在“Tab键次序”对话框上设定。