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集团合同管理规定制度名称新奥制度编号XAJT/ZD1001F-2008新奥集团合同管理规定(试行)总则1目的
1.1为了规范集团合同管理行为,提高合同管理效率,有效控制合同风险,维护企业权益,特制定本规定释义与分类
1.2合同
1.
2.1本规定所称的合同,是指企业之间签订的各类协议、或企业对外出具的担保书、要约书、承诺书或其它与合同有关的具有法律效力并会产生经济后果的报告书及类似文件的总称包括集团关联企业之间的合同,但不包括劳动合同、劳务合同可行性资信可靠,资金充裕;具有在额定权限内订立合同的能力;担保2方式切实可靠;严密性数量、价款、金额等标示准确;计算方式正确;财务等有关附件3齐备;第夜共页515制度名称新奥集团合同管理规定试行制度编号XAJT/ZD1001F-2008合法性资金来源合法;资金使用合法;结算方式合法4合同管理部门对合同内容、形式的合法性、合规性、严密性以及合同风
3.
4.5险进行审核合法性包括主体合法、内容合法和形式合法主体合法是指签约各方具1有签约的权利能力和行为能力;内容合法是指签约各方意思表示真实、有效,无悖法律法规、政策以及集团规定,无显失公平的内容;严密性条款齐备、完整;文字表述准确;权利、义务具体明确;2手续完备;附加条件适当、合法;可行性资信可靠,有履约能力;担保方式切实、可靠;3程序性符合合同订立的一般程序;相关合同审核会签部门审查意见齐全4合同审核一般流程
3.
4.6合同审核实行电子文本先期审核,纸质文本意见会签的形式
3.
4.
6.1业务承办部门先期将电子文本发送各合同审核部门,各部门向业务承
346.2办部门反馈审核意见电子文本合同管理部门同时确定合同编号反馈业务承办部门,合同编号由“公司代号、年份、合同类型代号、合同序号”四部分依次组成,其中,公司代码按照《新奥集团公司代码标准》执行;年份用四位数表示;合同类型代号按《合同分类表》附件执行;合同序号统一为三位数,1不足三位数的前面以补齐0业务承办部门根据先期审核意见修订合同文本并加注合同编号,填写
346.3《合同签订审批单》,再次将纸质文本提交各部门会签经办部门认为无法采纳的意见,须报本部门分管领导决定是否采纳,分管领导决定不予采纳的,须在《合同签订审批单》上注明理由各部门按照先期审核意见对照纸质文本,所提意见全部采纳的,在《合同签订审批单》上签署“同意;未采纳或部分采纳的,在《合同签订审批单》上列明先期审核意见,并注明未采纳字样为提高工作效率,对于时间较紧或内容复杂的合同,业务承办
3.465部门可以召集审核会议,组织合同审核各部门进行集中审核合同审核简易流程第夜共页615制度名称新奥集团合同管理规定试行制度编号XAJT/ZD1001F-2008全部满足下列条件的业务,可以采用合同审核简易流程
3.
4.
7.1经常发生的原料采购业务或产品销售业务;1合同交易额在限定数额下的业务具体数额由各单位总经理提出建议,征2得产业集团财务、法律、业务部门同意后确定;采用合同范本的业务合同范本须经过上级合同管理部门审核同
3、As*采用合同审核简易流程的合同,经业务承办部门负责人审核同意后,
3.
47.2提请本单位总经理审批总经理为第一责任人,业务承办部门负责人为直接责任人采用合同审核简易流程的合同,产业集团法律、财务、业务部门须加
3.
47.3强监管同审核实行专人审核制
3.
47.4同审核涉及的各部门负责人为合同审核人
3.
47.
4.1根据工作需要,合同审核部门负责人可以授权相关人员行使合同审核权3A
8.2利并报同级合同管理部门备案合同管理部门须指定专职法律人员行使合同审核权利;本单位没有专职
3.483律师的,合同管理员经专业培训并经上级合同管理部门授权可以行使部分合同审核权利合同审核人员须对自己签署的意见负责,禁止只签名不签署意见3A
8.4同审核实行时限审结制各部门须在接到待审合同后的最多个工作
3.
47.52日内完成意见反馈,重大合同可以延长个工作日1合同审核部门须设立合同审核台账,明确记载合同编号、合同主体、
3.
47.6标的物、标的额、审核意见、经办部门、经办人、审核时间等基本信息合同审核部门对下列合同不予审核、签署意见
3.
47.7没有合同编号或者合同编号不符合编制规则的合同;1未进行电子文本审核的合同;2未提交对方营业执照、授权委托书、资质证明、询价单、谈判纪要等资信3调查和合同谈判资料的;对方已经加盖公章或合同专用章,或已经签署的合同4第夜共页制度名称新奥集团合同管理规定(试行)制度编号715XAJT/ZD1001F-2008合同审批
3.5合同审批按照合同分类实行三级审批制,一般合同由各级经营单位审批,
3.
5.1重要合同报送产业集团审批,重大合同报送集团总部审批合同审核后,业务承办部门须将《合同签订审批单》、合同文本和相关
3.
5.2资料提交本单位总经理审批重要合同于本单位总经理审核后,报送产业集团对口业务部门、
3.
5.3财务部门、法律部门(或岗位)、总经理或审批CEO重大合同由产业集团审核后,报送集团总部对应业务部门、财务部门、
3.
5.4法律部门、总裁或集团董事局主席审批业务承办单位对自己经办的业务,需要委托集团内部其他法人企业且以
3.
5.5其名义签署合同的,业务承办单位在履行其内部审批程序后,还须在被委托企业内部履行下列程序:合同主体为实体公司的,须经该实体公司的财务部门、法律部门1和总经理审核同意;合同主体为特殊目的公司的,须经对该特殊目的公司有实际管理权的财务2部门、法律部门审核同意合同签署
3.6合同签署实行法定代表人签署和授权委托签署制度
3.
6.1法定代表人代表单位签署合同,未经其授权,任何人不得签署合同
3.
6.2法定代表人可授权本单位总经理或相关人员签署日常经营合同
3.
6.3其他合同的签署,须经法定代表人特别授权法定代表人授权须根据《新奥集团组织管理制度》关于授权管理的规定进行管理纸质合同的签署须由法定代表人或其授权代理人亲笔签名并签
3.
6.4署日期电子合同的签署须遵守法律法规和电子签名系统的相关规定合同签署后,业务承办部门填写《用章审批单》,报本单位总经理签字
3.
6.5同意后,印章管理人根据《合同签订审批单》、《用章审批单》加盖合同专用章或单位公章页以上的合同加盖骑缝章合同文字改2动部分,须盖章确认下列合同不得盖章没有合同编号或合同编号不符合编制规则的合同;1;未经合同管理部门审核的合同2第夜共页815制度名称新奥集团合同管理规定试行制度编号XAJT/ZD1001F-2008未经法定代表人或其授权代理人签署的合同3对方由代理人签署合同的,须索取其法定代表人身份证明、授权
3.
6.6委托书、代理人身份证明等相关资料合同见证、鉴证、公证或审批、备案手续,由业务承办部门会同
3.
6.7合同管理部门办理合同业务承办部门或经办人对合同对方当事人在合同上签字、盖章行为
3.
6.8的真实性负责合同履行、变更或解除4业务承办部门是合同履行全过程的责任单位,负责组织合同履行,对合同
4.1履行负完全责任合同经各方签字盖章后,业务承办部门须将合同原件和资信调查、合同谈
4.2判等相关资料各一份送合同管理部门备案合同履行完毕后,业务承办部门须将合同原件及资信调查、合同谈判、合同履行等相关资料整理完备,送档案部门存档,具体规定按照《新奥集团档案(实体)管理规定》执行合同台账管理
4.3业务承办部门须设立合同履行台账,财务部门须设立合同款项收支台账,
4.
3.1明确记载合同编号、基本内容、款项支付、履约进展、变更或解除等内容业务承办部门和财务部门于每月日前将上月合同台帐报合同管理部门
4.
3.25合同管理部门汇总、核对并对合同履行情况进行监督合同管理部门于每月日前将本单位上月合同履行异动情/兄、重要合
4.
3.310同和重大合同履行情况逐级报上级合同管理部门°合同履行实行黑名单管理集团总部合同管理部门根据各单位
4.4合同管理信息,参考业务承办部门出具的合同客户信息或客户信用管定期在集团范围内公开企业不得与进入“黑名单”的客户签约理部门出具的客户信用信息,会同上述两部门建立违约客户黑名单业务需要,必须签约的,须按照下列条件和程序执行由黑名单客户为合同的履行提交真实、合法、有效的担保;1合同业务承办部门负责人出具报告并署名,就业务必要性、签约2第夜共页915制度名称新奥集团合同管理规定试行制度编号XAJT/ZD1001F-2008原因、拟采取防范措施等问题做出书面说明;该合同属于一般合同的,须于本单位总经理审核后,报送产业集3合同分类:
1.
2.2根据合同内容不同,分为买卖合同,供用电、水、气、热力合同,赠与合1同,借款合同,租赁合同,融资租赁合同,承揽合同,建设工程合同,运输合同,技术合同,保管合同,仓储合同,委托合同,行纪合同,居间合同,投资合同,其他合同共类合同;17根据集团合同管理风险的大小,分为一般合同、重要合同和重大合同三类2为有效管理合同风险,集团总部、产业集团每年度根据各级经营单位合同管理能力状况,结合各级经营单位具体合同风险大小,制定或调整一般合同、重要合同和重大合同的明细分类各类合同的常见形式等详见《合同分类表》附件1业务承办部门指有业务发展目标与职责,且需要通过合同为业务实现
1.
2.3提供保障的发起机构、业务办理机构或代办机构合同审核相关部门指对合同执行负有部分或阶段性履行与配合团对口
1.
2.4业务部门、财务部门、法律部门或岗位、总经理或审批;CEO该合同属于重要合同的,须于本单位总经理审核后,产业集团相关部门和4总经理或复核后,报集团总部对应业务部门、财务部门、法律部门、仲裁CEO审批;该合同履约情况须于每月日前由合同业务承办部门逐级上报集团总部510法律部门并纳入风险管理重点监控对象合同生效后,企业须遵循诚实信用原则,全面履行合同约定义务,并根据合
4.5同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务,但有下列情形之一的合同,企业不得实际履行合同未经双方签字,盖章的;1合同约定的生效条件未成就的;2合同约定的生效期限未届至的;3对方负有先履行义务,但尚未履行或履行不符合约定的4合同履行联动响应机制
4.6合同履行过程中发生第条至第条情形之一的业务
4.
6.1承办部门须向合同管理部门提交书面处理意见,经合同管理部门进行法律论证后,提交总经理决定后采取相应措施有确切证据证明对方有下列情形之一的,我方应当中止履行并书
4.
6.2面通知对方,对方在接到我方通知后提供适当担保的,我方须恢复履行经营状况严重恶化;1转移财产,抽逃资金,以逃避债务;2丧失商业信誉;3分立、合并或者住所变更导致我方履行发生困难的;4有丧失或可能丧失履行债务能力的其他情形5合同对质量要求、价款或报酬、履行地点、履行期限、履行
4.
6.3方式、履行费用负担等内容没有约定或约定不明确的,须及时与对方以书面形式协商确定第夜共页制度名称新奥集团合同管理规定试行制度编号1015XAJT/ZD1001F-2008合同履行中,对方交付的标的物或提供的服务不符合合同约定、出现逾
4.
6.4期付款、逾期供货等情形的,须按法律规定或合同约定的合理期限内向对方提出书面异议合同签订时的客观情况发生重大变化,导致我方不能履行合同,或履行合
4.
6.5同造成我方重大损失的,我方须向对方书面提出合同变更或解除请求有确切证据证明有下列情形之一的,我方可向人民法院或者仲裁机构提出合同变更或撤销请求:我方因重大误解订立合同的;1订立合同时对我方显失公平的;2对方以欺诈、胁迫手段或乘人之危,使我方在违背真实意思情况3下订立合同的有确切证据证明有下列情形之一的,我方须向对方发出解除合同
4.
6.6的书面通知:因不可抗力致使不能实现合同目的的;1在履行期限届满之前,对方明确表示或者以行为表示不履行主要义务的;2对方延迟履行主要义务,经我方催告后在合理期限内仍未履行的;3对方延迟履行或者其他违约行为致使不能实现合同目的的;4所列中止情形发生后,对方在我方中止履行通知后在合理期限内未恢复履5行且未提供适当担保的合同履行中,对方提出中止履行、合同变更、合同解除或其他履行异议
4.
6.7的,我方须在法律规定或合同约定的合理期限内做出书面答复或采取相应措施合同履行争议经各方协商一致的,须签订书面补充协议,书面补充协议视
4.7为新合同,须执行审核、审批、签署程序合同纠纷处理合同履行争议、合同变更、解除不能达成一致时或收到对
55.1方律师函或应诉通知书时,业务承办部门须及时积极采取下列措施,维护我方利益第夜共页1115制度名称新奥集团合同管理规定试行制度编号XAJT/ZD1001F-2008收集、整理合同签订、合同履行过程中形成的文件资料,保存证1据;及时报告本单位合同管理部门和总经理;2拟订合同纠纷解决方案,报上级法律部门审核确认;3与对方积极协商,争取和解,和解不成的,积极应诉4合同法律纠纷产生的,须按照《新奥集团法律纠纷管理规定》予以
5.2处理合同检查6集团总部合同管理部门、产业集团合同管理部门每半年对各单位合同管理
6.1情况进行一次检查检查可以采取单位自查、上级单位抽查、委托外部单位审查等形式合同检查主要检查下列事项;
6.2合同管理体系的运转情况;1合同管理工作的有效性和时效性;2合同的履行情况;3合同资料的日常管理工作;4合同的合法合规性;5其他需要检查的情况6合同检查须形成合同检查报告,单位自查的,须全面梳理、分析本
6.3单位合同管理情况,存在的问题和不足,提出改进措施上级单位抽查或委托外部单位审查的,须简述合同管理概况,分析合同管理经验、问题与不足,并针对下列情况进一步采取措施针对合同管理中存在的管理职责不清晰、审核流程不规范、履约监控不到1位等违反或不符本规定的行为,出具整改意见书各级经营单位须予以整改并提交整改报告;针对合同管理制度中存在的漏洞、瑕疵以及不能适应客观实际的条款,出2具制度修订建议书,上报上级单位法律部门或者在本单位权限内进行修订合同检查报告、整改意见书、整改报告、制度修订建议书等须逐级报集团
6.4总部法律部门和风险管理部门备案第夜共页1215制度名称新奥集团合同管理规定试行制度编号XAJT/ZD1001F-2008在合同检查过程中各级经营单位的负责人和合同管理人员必须积极配合,
6.5真实全面地提供相关资料,不得隐瞒真实情况或藏匿合同资料奖惩7有下列情形之一的,给予相关人员表扬、奖金、职务提升、晋档晋
7.1级等奖励合同审核严谨细致,有效避免了合同重大风险的;1合同纠纷处理及时妥当,避免或挽回了合同重大损失的;2合同台账和合同资料管理及时、完整、准确,成绩突出的;3其他应予奖励的情形4有下列情形之一,按情节轻重给予相关单位、部门和责任人通报批
7.2评、警告、记过、留用察看、降职降级或解除劳动合同的处分涉嫌犯罪的,依法移交有关部门处理,造成经济损失的,赔偿经济损失违反合同管理禁止性或限制性规定,造成合同风险或重大损失的;1业务承办人员、审核人员及印章管理人员对工作不负责任,玩忽2职守给单位造成损失的;通过订立、变更或解除合同而谋取私利,损害单位利益的;3未建立合同台账或合同台账内容不完整或报备不及时的;4对合同管理整改意见无正当理由拒不整改的;5在合同检查中不予配合、拖延配合或隐瞒真实情况、藏匿真实材料的;6其他应予惩戒的情形7附则8本规定由新奥集团法律事务部负责解释、修订
8.1《新奥集团采购管理制度》或《新奥集团客户信用管理规定》对合同另有
8.2具体规定的,还须履行该相关的具体规定各级经营单位可以结合自身业务特点,在不违反本规定的前提下,拟订本单
8.3位合同管理实施细则,并必须在该等文件颁布、修订、废止制度名称新奥集团合同管理规定试行制度编号XAJT/ZD1001F-2008前报集团总部法律事务部门审核同意本规定自年月日起试行,试行期为个月个
8.42008121766月内若无修订,则自动转入实施原《新奥集团合同管理规定》同时废止XA/ZD1601D-2004主要相关制度
8.5《新奥集团采购管理制度》1《新奥集团客户信用管理规定》2《新奥集团招标管理规定》3《新奥集团档案实体管理规定》4《新奥集团法律纠纷管理规定》5《新奥集团组织管理制度》6义务的部门(或岗位),或对合同及其管理负有审查审批职责的部门(或岗位)合同管理部门指对企业合同行为负有监督管理职责的专业性管理部门各级经营单位的法律事务管理部门为合同归口管理部门,未第夜共页215制度名称新奥集团合同管理规定(试行)制度编号XAJT/ZD1001F-2008明确法律事务管理部门的经营单位,须确定相关的管理部门负责合同管理工作,并指定一名高级行政人员分管合同管理工作管理原则13()合法合规合同管理必须符合国家法律法规及相关司法解释的规定,必1须遵守集团总部、产业集团和成员企业的相关制度()分工协作、流程管理根据合同行为涉及的业务、财务、技术等2内容,合同管理实行流程性审核管理;根据合同行为监督管理的《合同分类表》1《合同签订审批单》2第夜共页1415制度名称新奥集团合同管理规定试行制度编号XAJT/ZD1001F-2008附件1:合同分类表分类标准合同类型代号常见形式买卖合同物资采购合同、产品销售合同、商品房买卖合同A供用电、水、气、热力合同管输燃气供用协议民用户、管输燃气供用协B议(工福户)、居民小区供暖协议赠与合同赠与合同C借款合同贷款合同、借款协议D租赁合同房租租赁协议、设备租赁协议、车辆租赁协议E融资租赁合同融资协议、融资租赁协议F承揽合同加工合同、定做合同、修理合同、制作安装协议G建设工程合同H燃气管道安装工程承包合同(外网、室内、土方)、工程发承包合同、路面硬化、屋顶防水、绿化协议、拆除协议、拆除重建协议、装饰装修协议运输合同货运合同、客运合同I保管合同物资保管合同J仓储合同物资仓储合同K技术合同技术开发合同、专利(技术成果)转让合同、专L利(技术成果)许可合同、技术咨询合同、技术培训合同、技术服务合同委托合同物业管理委托协议、委托代理协议M行纪合同N居间合同投资合同合资经营合同、合作经营合同、股权投资合同、P股权转让合同按照合同内容分类其他合同保密协议、战略合作协议、框架协议、合作意向Q书第夜共页1515制度名称新奥集团合同管理规定(试行)制度编号XAJT/ZD1001F-2008附件2:合同签订审批单合同编号合同名称我方签约单位对方标的家款经办人供应商评价或客户信用经办部门—见年月日相关部门年月日财务部门—见年月日法律部门—见年月日总经理或CEO—见年月日职责分工,合同管理实行分类分级性审核管理企业的任何合同未经流程性审核与分类分级性审核批准,不得签订风险防范,预防纠纷合同管理须建立健全资信调查、审核会签、3授权管理、合同台账、履约监控、合同检查等管理规范,并尽可能普及标准合同,以主动防范和有效控制合同风险适用范围
1.4本规定适用于新奥集团所有单位组织与职责2各级经营单位须指定或设立专门的合同管理部门,主要负责
2.1;建立健全本单位合同管理制度、流程等1参与或进行合同谈判、文本起草、审核会签、争议处理等工作;2管理本单位法定代表人授权委托书;3指导、监督、检查本单位合同管理4;产业集团合同管理部门至少配备一名专职法务人员成员企业至少配备一
2.2名兼职合同管理员,在集团总部或产业集团指导下,具体负责本单位合同管理工作集团总部法律部门主要负责
2.3制订集团合同管理制度、流程;1每年度组织制订或调整集团总部与产业集团一般合同、重要合同与重大合2同的分级审核方案;审核各级经营单位上报的重大合同;3指导、监督、检查各单位的合同管理;4指导、检查各级经营单位合同管理人员的培训;5第夜共页315制度名称新奥集团合同管理规定试行制度编号XAJT/ZD1001F-2008指导、协助、或参与处理重大合同纠纷6资信调查
3.1合同签订前,业务承办部门须对合作主体进行资信调查,确定合作主体
3.
1.1是否具有主体资格、是否符合签约要求、是否具有履约能力未经资信调查,不得对外签订合同资信调查的范围包括审核合同对方是否具备主体资质调查内容包括但不限于具有经年检1i的营业执照及其他权利能力证明文件;涉及专营许可的,具有相应的经营许ii可证明文件;涉及业务资质要求iii的,具有相应的资质等级证书;审核对方或其经办人是否具有代理资格对方为合同项目代2i理单位的,具有生效的委托合同或委托单位签发的授权委托书等证明文件;对方经办人为合同谈判、签署代理人的,具有授ii权委托书、职务资格证书、个人身份证等证明文件;对方为外国法人或机构的,具有所在国公证机关出具的公证书和我国驻当3地使领馆出具的认证文件;集团采购管理部门出具的供应商评价信息或信用管理部门出具4的客户信用信息;其他与合同签订、履行相关的事项5上述文件须有对方或相关部门加盖的单位公章并留存,作为合同档案备查对不符合规定的合作主体,企业须避免与其发生业务往来
3.
1.2若必须发生业务往来,须在合同合法有效的前提下由其提供合法、实、有效的担保或由其先履行合同义务其中,以保证形式做出担保的,须按第的规定对保证人进行资信调查;以财产做出担保的,须对担保财产的权利状态、实际价值等进行调查和评估此类合同须纳入风险管理重点监控对象业务承办部门对上述调查文件的真实性和调查结论的可靠性负责
3.
1.3合同谈判
3.2制度名称新奥集团合同管理规定(试行)制度编号XAJT/ZD1001F-2008业务承办部门组织合作方进行合同谈判时,须由两人以上参加重要合同、重大合同必须召集财务、法律、技术人员以及相关业务部门组成谈判小组合同文本起草
3.3业务承办部门根据合同谈判结果起草合同文本,重要合同、重大合同可
3.
3.1由合同管理部门提供协助该类业务有合同范本的,必须采用合同范本需对范本进行修改或弃用的,经办人须在《合同签订审批单》(附件)上注明理2由对使用频率较高、重复性较强的合同,各级合同管理部门须在第一个合
3.
3.2同签订后的三十个工作日内确定统一的合同范本,并逐步完善合同范本须报集团总部法律部门备案除标的额不足元人民币且能即时清结的合同外,必须签订
3.
3.35000书面合同法律规定要求采用书面形式的,必须签订书面合同禁止口头合同,也不得以调拨单、结算单等单据代替书面合同书面合同包括合同书、补充协议、公文信件、电文等形式合同审核
3.4合同文本经业务承办部门负责人初审同意后,须连同资信调查、合同谈
3.
4.1判等相关资料依次报送合同审核相关部门(或岗位)、财务部门、合同管理部门进行内部审核合同业务承办部门负责人从业务的战略目的、业务计划、业务预算、本
3.
4.2部门业务权限等方面进行审核,确定是否将该合同提交审核合同审核相关部门按本部门(或岗位)职责,负责对涉及本部门职责的
3.
4.3合同条款进行审核,包括但不限于条款内容合规性、技术可行性、安全性、经济性以及是否符合相关技术(或服务)标准及政府文件规定等财务部门对合同中涉及与财务密切相关的内容进行审核,包括()
3.
4.41经济性符合企业的经济活动范畴;符合企业的经济利益;。