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项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置,保证项目班子内部的信息畅通班子内部信息的沟通直接关系到班子的目标、功能和组织结构,对于项目的成功有着重要的意义
一、项目沟通管理的定义及特征项目沟通管理,就是为了确保项目信息合理收集和传输,以及最终处理所需实施的一系列过程项目沟通管理具有以下特征、复杂每一个项目的建立都与大量的公司、企业、居民、政府机构等密切相关另外,I大部分项目都是由特意为其建立的项目班子进行实施的,具有临时性因此,项目沟通管理必须协调各部门以及部门与部门之间的关系,以确保项目顺利实施、系统项目是开放的复杂系统项目的确立将或全部或局部的涉及到社会政治、经济、2文化等诸多方面,对生态环境、能源将产生或大或小的影响,这就决定了项目沟通管理应从整体利益出发,运用系统的思想和分析方法,全过程、全方位地进行有效的管理
二、项目海通管理的重要性对于项目来说,要科学的组织、指挥、协调和控制项目的实施过程,就必须进行信息沟通没有良好的信息沟通,对项目的发展和人际关系的改善,都会存在着制约作用具体来说,主要有以下几方面的作用、决策和计划的基础项目班子要想作出正确的决策,必须以准确、完整、及时的信I息作为基础、组织和控制管理过程的依据和手段只有通过信息沟通,掌握项目班子内的各方面2情况,才能为科学管理提供依据,才能有效地提高项目班子的组织效能、建立和改善人际关系是必不可少的条件信息沟通,意见交流,将许多独立的个人、团3体组织贯通起来,成为一个整体畅通的信息沟通,可以减少人与人的冲突;改善人与人,人与班子之间的关系、项目经理成功领导的重要手段项目经理是通过各种途径将意图传递给下级人员并使4下级人员理解和执行如果沟通不畅,下级人员就不能正确理解和执行领导意图,项目就不能按经理的意图进行,最终导致项目混乱甚至项目失败
三、项目沟通管理的方法、方法1正式沟通与非正式沟通1正式沟通是通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递和交流的方式它的优点是沟通1效果好,有较强的约束力缺点是沟通速度慢非正式沟通指在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流这种沟通的优点是沟通方便,2沟通速度快,且能提供一些正式沟通中难以获得的信息,缺点是容易失真上行沟通、下行沟通和平行沟通2上行沟通上行沟通是指下级的意见向上级反映,即自下而上的沟通Q下行沟通下行沟通是指领导者对员工进行的自上而下的信息沟通2平行沟通平行沟通是指组织中各平行部门之间的信息交流在项目实施过程中,经常3可以看到各部门之间发生矛盾和冲突,除其他因素外,部门之间互不通气是重要原因之保证-o平行部门之间沟通渠道畅通,是减少部门之间冲突的一项重要措施)单向沟通与双向沟通3)单向沟通单向沟通是指发送者和接受者两者之间的地位不变(单向传递),一方只发Q送信息,另一方只接受信息方式这种方式信息传递速度快,但准确性较差,有时还容易使接受者产生抗拒心理()双向沟通双向沟通中,发送者和接受者两者之间的位置不断交换,且发送者是以协2商和讨论的姿态面对接受者,信息发出以后还需及时听取反馈意见,必要时双方可进行多次重复商谈,直到双方共同明确和满意为止,如交谈、协商等其优点是沟通信息准确性较高,接受者有反馈意见的机会,产生平等感和参与感,增加自信心和责任心,有助于建立双方的感情)书面沟通和口头沟通4)言语沟通和体语沟通
5.提高与改善项目沟通管理的方法2沟通的有效性,主要看发送者转交接受者态度的状态及其程度人际沟通是否成功,取决于领导者(发信者)所要向下级人员提供的信息与下级人员通过理解而获得的意义是否相一致为了增加沟通成功的可能性,必须保证领导者(发信者)提供的信息(下达的指令)与下级人员(接受者)对信息(指令)理解的最大限度的吻合性)改善有效沟通的方法1()重视双向沟通,双向沟通伴随反馈过程,使发送者可以及时了解到信息在实际中如何1被理解,使受讯者能表达接受时的困难,从而得到帮助和解决()多种沟通渠道的利用,一个项目组织,往往是综合运用多种方式进行沟通,只有这样,2才能提高沟通的整体效应()正确运用文字语言3提高有效沟通的方法2沟通前先澄清概念,经理人员事先要系统的思考、分析和明确沟通信息,并将接受者及Q可能受到该项沟通之影响者予以考虑只沟通必要的信息2明确沟通的目的,经理人员必须弄清楚,作这个沟通的真正目的是什么要下级人员理3解什么明确了沟通的目标,则沟通内容就容易规划了考虑沟通时的一切环境情况,包括沟通的背景、社会环境、人的环境以及过去沟通的情4况等,以便沟通的信息得以配合环境情况计划沟通内容时应尽可能取得他人的意见5要使用精确的表达,要把经理人员的想法用语言和非语言精确地表达出来,而且要使接6收者从沟通的语言或非语言中得出所期望的理解要进行信息的追踪和反馈,信息沟通后必须同时设法取得反馈,以弄清下属是否真正了7解,是否愿意遵循,是否采取了相应的行动等要言行一致的沟通8沟通时不仅要着眼于现在,还应该着眼于未来9应该成为一个好听众成为一个好听众,才能明确对方说写什么10
四、项目经理的沟通管理职能在项目环境下,项目经理很可能花费或更多的个人时间来沟通,典型的职能包括:提90%供项目指导、决策、授予工作、指导行动、报告、参加会议、综合项目管理、市场与营销、公共关系、备忘录/信件、记录管理、合同文件管理等等项目经理在进行沟通管理时,他主要所做的沟通管理工作是确定沟通计划、明确沟通依据、检验沟通结果、沟通计划1与谁沟通?Q为什么沟通动机是什么?2确定和明确需要沟通的是什么信息?3选择最佳时间4使用接受者能理解的语言5⑹选择沟通地点、沟通依据2沟通要求沟通要求是项目参加者信息要求的总和Q沟通技术它包括根据沟通的严肃性程度所分的正式沟通和非正式沟通;根据沟通的方2向分为单向沟通和双向沟通,横向沟通和纵向沟通;根据沟通的工具分为书面沟通和口头沟通等等制约因素和假设
3、沟通结果3分析确定项目的厉害关系者确定他们的需要和期望是什么后对这些期望进行管理和施Q,加影响确保项目获得成功制订沟通管理计划2说明待分发信息的形式、内容、详细程度和要采用的符号规定与定义3订出信息发生的日程表4制订随着项目的进展而对沟通计划更新和细化的方法5
五、结论沟通是人际之间传递和沟通信息的过程,它对于项目取得成功是必不可少的,而且也是非常重要的无论何种规模及类型的项目都有其特定的周期项目周期的没一个阶段都是重要的甚至是关键性的特别是大型土建工程和复杂的成套设备生产线安装过程更是如此显而易见,为做好每个阶段的工作,以达到预期标准和效果,就必须在项目部门内、部门与部门之间、以及项目与外界之间建立沟通渠道,快速准确的传递和沟通信息,以便项目内各部门达到协调一致吏项目成员明确各自的职责,并了解他们的工作对实现整个项目目标所做的贡献;通过大量的信息沟通,找出项目管理的问题及解决问题,制订政策并控制评价结果因此,通过良好的项目沟通管理,必将做好人力资源管理工作,更好的实现项目目标。