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文本内容:
地产股份有限公司档案管理制度地产股份有限公司档案管理制度
一、制度总则为规范公司档案管理工作,保障公司资料安全,提高档案信息的利用价值,本制度制定
二、适用范围本制度适用于本公司所有部门及员工,涉及公司内部的所有档案管理事宜
三、档案的定义与分类、定义1本公司的档案是指通过打印、印刷、复印、录音、录像等各种形式,已经形成或者将要形成的各种文件、资料、印章、规章制度、稿件、图纸、图片、声像记录等文献和实物材料、分类2本公司档案分为纸质档案和电子档案两种)纸质档案指公司以文件形式刊载、保存、交换和利用的各种文献资料,包括纸1质文件、纸质图资、印刷品、区域平面图等)电子档案指公司以数字化处理方式形成的文件,包括数字文件、电子平面图、2电子图件等
四、档案管理的组织、公司下设档案管理科,行使公司的档案管理职能,按照公司的要求开展工作;
1、公司设置档案保管员,全面负责全公司档案的管理、保管和查询等事宜;
2、公司各部门要设立档案管理员,配合档案科,做好本部门的档案整理和编制等工3作;
五、档案的保管、保管原则1公司的各类档案必须统一保管,严格保密,加强防火和防盗措施,确保档案安全,保证档案及时、准确、完整地管理;、保管方法2公司对档案分类、编制、编号,配备专有保管设施,采用物理或电子隔离手段,实行分层授权访问制度,控制查看、编辑、复制、打印等操作的权限,定期进行备份和维护
六、档案的整理与归档、整理方法1档案管理员应按照统一的档案管理标准,按照一定的规范,整理纸质档案清点、装订、编号、归类,并进行全面的资料整理检查电子档案的整理包括存储、命名、分类、备份等方法、归档要求2公司要制定合理的归档方案,严格按照归档规定和时间节点,对档案按照文件编号、文件性质、文件格式、文件产生的部门及时间顺序归档
七、档案借阅和查阅、借阅申请1公司员工在需要查阅公司档案时,先提交借阅申请书借阅申请书必须详细、准确、完整地填写,同时注明查阅的目的、时间和地点、审批过程2档案管理员先对申请放松进行审核,批准借阅的话,要求借阅人签署保密协议,并允许档案管理员现场监视查阅过程
八、档案的销毁与移交、销毁条件1公司档案的销毁需要严格遵守《档案鉴定、保管、销毁规定》的有关规定,印制假发的文件或者文件载体、保密文件、涉诉文件不宜销毁、移交档案2档案管理员应当将公司档案移交到档案管理部门,严格按照移交程序和标准,移交过程中要做好现场监督、清点、验收等工作
九、违反规定的处理对于违规存放、管理、利用公司档案的行为,由公司对相关责任人进行相应的处理,对严重的行为将严肃处理,追究相关人员的责任
十、制度的执行本制度的执行由公司总经理负责,档案科负责具体的执行工作,公司员工必须严格遵守本制度的规定,确保公司档案管理工作的顺利实施
十一、制度的修订根据公司的发展和需要,公司有权对本制度进行修订,修订报公司总经理批准后生效以上为地产股份有限公司档案管理制度该制度针对企业档案管理的方方面面,保证企业的信息安全和有效利用,值得推广。