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合同档案管理制度模版合同档案管理制度制定时间20XX年XX月XX日修订时间XXXX年XX月XX日为规范公司合同档案管理,提高合同管理效率和准确度,特制定本合同档案管理制度
一、适用范围本制度适用于本公司所有部门和人员的合同档案管理
二、合同档案的定义合同档案是指公司签署的各类合同文件的集合,包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等
三、合同档案的保存期限
1.合同档案的保存期限分为两类长期保存和短期保存
2.长期保存的合同档案包括股东协议、合伙协议、投资协议、法律咨询服务合同、保险合同、信托合同等重要的合同文件长期保存期限为20年以上
3.短期保存的合同档案包括销售合同、采购合同、服务合同、租赁合同等短期保存期限为3年以上
四、合同档案管理的职责和权限
1.公司相关负责人应对合同档案进行管理并安排专人负责档案的保存、归档和检
2.合同档案的管理要求各部门需及时提交合同原件或复印件并把合同名称、合同有效期、合同签订日期、合同内容及合同地点等有关资料存入公司合同档案管理系统,以确保合同管理的规范性和全面性
3.涉及到公司利益及财务的合同,需要经公司决策层签署后方可生效
五、档案的保存方式
1.采用物理档案和电子档案相结合的方式进行保存公司合同档案管理系统应能够实现物理存放和电子存储两种方式,并及时进行备份
2.应当按照合同类型、合同期限、公司部门等进行归档必须设置明确的文件夹和文件标签,方便检索
六、档案安全措施
1.制定涉及档案资料保护的制度和相关规定,并对该制度和规定进行宣传和培训
2.合同档案的保管人员应当实现保密意识,并严格遵守公司保密制度
3.公司合同档案管理系统应当实现权限控制,确保只有特定人员才能够查看相关档案信息
4.制定灾难备份计划,确保档案信息能够得到及时恢复
七、档案借阅
1.各部门借阅合同档案应当在事先细致核查后,报经公司相关负责人审批并批准后方可进行
2.借阅人员必须进行登记,未经批准不得外带或摔坏或损坏档案
3.借阅人员应当妥善保管好所借合同档案,避免遗失和破坏
八、违纪处罚
1.任何借阅人员未报备或者违规操作合同档案的,要承担相应的责任并受到公司纪律处分
2.对任何涉嫌篡改、损毁合同档案的人员,要给予严肃处理,直到清晰查证违纪事实并按照公司制度进行相应的惩罚
九、制度的修订和公示
1.本制度实行制度责任制,相关负责人负有本制度的实施和修订责任如需进行重大修改,需经过公司领导层的审批方可实施
2.本制度公示时间不短于5个工作日,公示结束后方可实施
十、附则本制度自XX年X月X日开始实行,如有遗漏瑕疵,应在实施过程中及时予以修改和完善,并提交公司领导层审批。