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文本内容:
公司行政制度档案管理制度
一、制度目的为加强公司行政制度档案管理工作,规范档案管理流程,确保档案的完整性、准确性、安全性,提高档案利用效率,制定本制度
二、适用范围本制度适用于公司各部门行政制度档案管理工作
三、管理职责
1、总经理负责本制度的执行和监督;
2、行政部门负责制订、落实公司行政制度,及时更新公司行政制度档案,负责行政制度档案的管理工作;
3、各部门负责制订、落实本部门行政制度,建立行政制度档案的制度档案库,保证制度档案的正确性和完整性;
4、人资部门负责对外公布公司行政制度,协助行政部门对行政制度档案的存储与保护
四、档案管理流程
1、制度档案的归档1行政部门收到新制度,将制度原始资料如起草人的草稿、批文、会议纪要等进行记录,并进行初步审核和审定,制定制度名册和制度目录;2登记制度,划分档案级别保密级别和保管期限,并在制度文本上注明档案号、保密级别、保管期限;3制订制度档案封面并加盖公章
2、档案的存储行政部门应将归档好的档案有效地进行保存,有条件的部门应建立制度档案库,进行分类、归类、整理;在管理时应采用定期盘点、修缮、除虫、整理的方法确保制度档案的安全、无污点、易于查找1按照制度目录中登记的档案号进行检索;2可查阅纸质档案或档案电子文档库
4、档案的调用1因重大事件、重大工作项目需要调阅制度档案以确定制度内容的,应事先经过保密和使用授权,方可调取;2调取制度档案的涉及部门,应当遵循制度档案借阅的规定;3调用完毕后,应当及时归还档案
五、档案管理注意事项
1、保密措施1在制度档案管理中,按照保密制度的要求采取相应的保密措施;2对保密制度档案应当安排专人负责保管;3保密级别的制度档案在处理时应当遵守相应的保密规定
2、档案借阅1档案借阅有关部门应当严格履行制度档案借阅的规定,以保证制度档案的安全、完整和易于查找;2制度档案借阅时,借出者要求借阅者进行使用授权,保障制度档案的安全;3借阅完毕后应当及时归还档案
3、档案保管1制度档案保管地点要尽量选择防火、防汛、防盗、防虫、防潮、防尘等具备较好的防护措施的地方,严格控制保管环境的温度、湿度、光线以及其他物理因素;2制度档案应该统一编号,为每一个制度档案详细记录档案号、档案名称、档案级别、档案保管期限等档案管理信息,建立定期更新的制度档案目录以便进行检索和调用;3制度档案保管期到期后应当按照规定进行销毁,销毁时应当认真组织,由行政部门进行验收,并留下相应的销毁记录1建立制度档案管理工作的监督机制,定期对行政部门档案管理工作进行检查、考核;2发现制度档案管理中的问题及时进行整改,并对涉及责任人进行追究
六、附则
1、宣传普及本制度,让全体员工都能遵守制度,提高制度档案管理的质量和效率;
2、本制度的修改和解释权归公司总经理办公室所有,并报人资部门备案。