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交通学院学生会物品采购制度交通学院学生会物品采购制度
一、制度目的为规范交通学院学生会物品采购流程,保障物品采购程序的透明、公正、合法,提高采购效率和服务质量,特制定本制度
二、适用范围适用于交通学院学生会内部采购的所有物品,包括办公设备、文具用品、办公耗材、公章等
三、采购流程
1.采购计划阶段1学生会运营部门完成物品采购计划,包括品名、数量、规格、质量等信息,并报交通学院学生会主席团审批2学生会主席团审核、审批学生会运营部门提交的采购计划
2.供应商选择阶段1学生会运营部门根据采购计划,制定采购方案,包括拟定采购预算、发布询价通知、收集报价等信息2学生会运营部门根据报价情况,筛选出符合条件的供应商,并与其联系沟通3学生会运营部门根据询价结果,评估供应商信誉、产品质量、售后服务等情况,确定采购供应商
3.合同签订阶段1学生会运营部门与供应商联系,就相关事项达成共识,并签订采购合同2采购合同内容应包括采购品名、数量、规格、质量、单价等重要条款,同时要求供应商出具发票及相应的质保证明书
4.采购参观和验收阶段1学生会运营部门与供应商约定采购参观和验收时间和地点,并将其通知相关人员2学生会运营部门组织相关人员对所采购物品进行实地参观和验收,并核对采购物品与采购合同内容是否一致、质量是否符合要求3如发现采购物品存在质量问题,学生会运营部门应及时与供应商协商解决问题,需要更换或返修的,要求供应商及时处理
5.档案归档阶段1学生会运营部门对所有采购文件进行清点、整合、归档,包括采购计划、采购方案、采购合同、采购参观和验收记录等文件2采购文件应妥善保管,采购计划和采购方案要定期更新和修订,以确保采购工作的正常进行
四、采购原则
1.公开、透明采购过程公开,采购信息透明
2.公正、公平采购过程中实施招标、比价等公正公平的采购方式
3.合法、合规遵守国家法律法规和学院相关规定,以及财务制度规定
4.经济、合理遵循经济性原则,根据采购计划制定采购预算,控制采购成本
五、责任追究
1.如发现学生会运营部门在采购过程中存在违反采购制度的行为,学生会主席团有权取消该采购活动,并追究有关人员的责任
2.如发现供应商在采购过程中存在欺诈行为或提供虚假材料,学生会运营部门有权终止与其的合作,并追究有关人员的责任
3.如采购物品存在质量问题,学生会运营部门应及时与供应商协商解决问题,如果供应商拒绝处理,学生会主席团有权向上级主管部门申请维权
六、附则本制度由交通学院学生会主席团负责解释凡属未尽事宜,参照当地法律法规及学校有关制度处理本制度自颁布之日起实施。