中小企业采购管理制度-新

选购管理制度XXXXX

一、目的为加强选购支配管理，规范选购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低选购成本，特制定本制度

二、适用范围本制度适用于公司对外选购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的选购（以下统称为选购物品）

三、职责权限

1、总经理负责选购管理制度的审批；

2、分管副总、财务总监负责选购管理制度的审核；

3、人力资源行政部负责选购管理制度的制定

4、经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）的选购由企管部负责；非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的选购由人力资源行政部负责

四、选购原则

1、询价比价原则物品选购必需有三家以上供应商供应报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外

2、一样性原则选购人员定购的物品必需与请购单所列要求、规格、型号、数量一样在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的状况下，选购人员须刚好反馈信息供申请部门更改请购单或作参与如确因特定条件数量不能完全与请购单一样，经审核后，差值不得超过请购量的5—10%

3、低价搜寻原则选购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化选购

4、廉洁原则:

（1）自觉维护企业利益，努力提高选购物品质量，降低选购成本

（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手

（3）严格按选购制度和程序办事，自觉接受监督

（4）加强学习，广泛驾驭与选购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息

（5）工作细致细致，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失

5、招标选购原则凡大宗或经常运用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化选购程序，提高工作效率对于价格随市场变更较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时驾驭市场行情，调整选购价格

6、审计监督原则选购人员要自觉接受财务部或公司领导对选购活动的监督和质询对选购人员在选购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行惩处直至追究其法律责任

五、选购流程

1、选购申请物品（物资）需求部门依据生产或经营的实际须要，由企管部负责选购物品每月25日前、由人力资源行政部负责选购物品每季度最终一个月25日前提出选购申请，填写《请购单》，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求按选购申请流程，由各相关部门审批，经总经理批准后交选购部门选购各审核环节对选购申请提出议异者，应于2个工作日内将看法反馈给选购申请部门

2、询价比价议价

（1）每一种物品（物资）原则上需两家以上的供应商进行报价

（2）选购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《询价记录表》，按低价原则进行选购

（3）属下列状况者，无须进行比价、议价独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录

3、样品供应和确认

（1）若须进行样品供应和确认的，须确定送样周期，由选购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认

（2）对于须要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较

4、供应商选择

（1）具有合法经营主体者

（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者

（3）信誉良好者

（4）客户认可的供应商选购人员须建立供应商信息台帐

5、合同签定

（1）供应商经送样审查合格后，由选购部门与选定的供应商签订合同

（2）交易发生争吵时，依据合同的核定条款进行处理

6、进度跟催

（1）为确保准时交货，选购人员应提前接受电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应

（2）若选购物品（物资）无法在预定时间内交货的，选购人员须提前通知需求部门，寻求解决方法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门、验收入库7选购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管验收合格后，库管开具《入库单》，按流程办理入库手续如验收不合格的，由验收部门通知选购部门，2日内办理换（退）货手续

8、对帐付款选购物品（物资）办理入库后，由选购员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续

9、选购流程图（附后）

六、考核凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行惩处

七、本制度说明权归人力资源行政部，自公布之日起执行

八、本制度附件

1、《XXXXX请购单》

2、《XXXXX询价记录表》XXXXXXXX集团有限公司XXXX年XX月XX日选购流程图流程作业要求记录表单责任单位/人―

1、物资需求部门依据生产或经营实际须要请购单需求部门选购申请►填写请购单

11、接收已核准的请购单请购单选购员—接收请购单►

1、选购人员依需求缓急，参考选购询价记录选购员—询价比价议价历史记录或供应商所供应的资料，至少表►精选两家以上供应商进行比价和议价▼—样品供应确认

1、以满足需求部门所提出的性能、指标、申请单选购员►品质为原则—供应商选择

1、依优质低价原则进行选择询价记录需求部门/企表管部/选购1员--签订选购合选购、依据供需双方确定的条件签订合同选购员1合同进度跟催A、依据合同或约定的交货期进行跟踪确选购1选购员1认，发生异样刚好处理合同验收入库

1、按选购需求进行验收，办理入库手库管员入库单续/需求部门—

1、库管员按已办妥的请购单、送货单整理汇送货单发库管员对帐/整理付款资料►总票支付凭选购员、选购员依据库管员供应的相关资料进行对证2帐，到财务部办理付款申请单位:申请日期:编号:XXXXX请购单序号物品名称厂家/品牌缓急程度规格型号单位需求数量用途需用日期库存请购数量备注经办人部门负责人申请部门分管领导库管企管部（人力资源行政部）审核审核部门分管领导财务总监总经理XXXXX询价记录表编号:拟定序号物料名称规格/质量标准付款及开票方式单位数量单价合计报价单位报价人联系方式供应商选购员选购部门负责人分管领导财务总监总经理选购物品验收单编号:序号品名规格型号单位数量验收看法请购单号验收部门负责人验收经办。