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文本内容:
记录控制程序
1.目的对记录的标识、收集、编目、使用、归档、贮存、保管和处理进行控制,为管理体系过程运行、物业服务符合规定要求及持续改进提供证据,必要时作为可追溯的依据
2.范围适用于公司所有记录的控制和管理
3.职责1综合部负责监督物业管理部各部门记录文件的控制;2公司各部门和物业管理处各岗位配合做好记录控制的工作
4.工作程序1记录格式的管理
①记录的格式分为国家、行业规定的标准记录格式或公司编制的记录格式两大类
②记录的格式内容应满足管理体系过程运行要求,并结合其工作特点
③记录格式的编制和收集1管理体系文件已明确引出的记录格式,由文件编制部门负责记录格式的编制管理体系运行过程需要新增的记录格式,由各主管部门负责组织相关人员编制,经部门负责人确认后递交综合部门复核、备案必要时须说明份数和传递的方式、路径2各部门负责本部门使用的国家、行业规定的标准记录格式的收集,经部门负责人确认后移交综合部门复核、备案
④记录格式的发放1管理体系文件引出的记录格式,由文件发放部门随按文件发放方式发放2除管理体系文件引出的记录格式外的记录格式,由综合部门根据实际需要发放至各使用部门
⑤记录格式的更改1)各使用部门应及时收集国家、行业规定的标准记录格式的更改信息,瑞4日关更改的记录格式,提交综合部门复核、备案2)各使用部门因需要提出公司记录格式的更改,及时将更改的记录格式,提交综合部门复核、备案
⑥记录格式目录1)各使用部门应及时建立并更新本部门使用的《记录格式目录(外来)》或《记录格式目录》,每半年提交综合部门复核、备案综合部负责每半年整合各使用部门提交的《记录格式目录(外来)》和《记录格式目录》2)《记录格式目录》的内容包括记录编号、记录名称、保存期限及保存地点等内容
(2)记录的编号,按《文件编号工作规程》的相关规定执行
(3)记录格式的复制、印刷根据日常工作需要,可按规定对记录格式进行复制、印刷
①少量复制时,由各使用部门直接复制;
②需批量印刷时,由各使用部门将数量提交综合部门统一印刷
(4)记录的填写1记录内容应按其格式要求认真填写,使用黑色中性笔填写,不宜使用铅笔或圆珠笔书写,书写时保持字迹清晰易辨,并注明日期、部门(包括签章)或姓名(包括审核和批准),确保记录内容及时、真实、准确、完整,签全名2记录内容遇不需要填写时,应在空格上划斜线表示,或遇记录内容填写有空余时,应划折线“勺”或加盖(填写)“以下空白”章(字)
(5)记录内容的更改记录内容填写完成后一般不得任意更改,遇特殊情况需要更改时1书面文本记录内容的更改,可在原记录内容上划双横线(保持原记录可辨认),并在其旁填写更改后的内容,需要时重新填写记录的内容,保留原始记录内容;2电子文本记录内容的更改,应按正确的要求更改或重新填写记录的内容,需要时保留原始记录的内容;3记录内容的更改,由更改人或负责人(批准人)签字(盖章),并注明日期
(6)记录的发放
①记录要求按规定的要求,正确填写完整后才能发放
②记录的发放形式包括签收和张贴1)记录发放、签收时,发放部门负责填写《文件(记录)发放/回收/接收登记表》,接收部门(人)在《文件(记录)发放/回收/接收登记表》上签名以挂号信、传真等形式发放时,保存相应证据视作接收人签收;2)记录张贴发放时,发放部门负责填写《文件(记录)发放/回收/接收登记表》,并在规定范围内张贴
③记录接收部门(除公司外单位),负责将接收的记录及时填写在本部门《文件(记录)发放/回收/接收登记表》内
(7)记录的收集、归档和保管
①记录的使用部门或保管部门应指定保管人员收集、归档和保管记录2电子文本记录应按保存期限保管,在使用和保存期内,及时拷贝备份3记录的使用部门保管人负责记录收集,根据编号、名称、时间顺序按月、季或年度整理成册(书面文本记录)或整理集合(电子文本记录),附有封面和目录,并注明编号、名称、日期等4记录的保管部门保管人负责记录适时归档工作使用部门的记录需移交时,应填写文件(记录)《移交单》,向保管部门保管人办理移交手续5记录的归档,应采用适宜的贮存器具,如夹、盒、箱、柜等,确保便于存取和查阅6记录的保管,应在适宜的环境下贮存,按保存期的要求做好防护措施,防止损坏、7变质和遗失,确保记录完整、清晰
(8)记录的处理
①记录保存到期后,由使用部门配合保管部门保管人对记录进行筛选,需销毁处理的记录,填写《文件处理审批表》,经保管部门负责人批准,由保管人员在指定专人监督下定期统一销毁处理;需继续保留有历史参考价值的记录时,保管部门需加盖“作废保留”印章,并注明作废加盖的年、月、日,同时填写《文件(记录)作废保存登记表》进行妥善保管,防止误用
②记录保存期内,使用部门或保管部门需处理记录时,由保管人员填写《文件处理审批表》,经使用部门或保管部门负责人批准,需要时报总经理(或其授权人)批准,由保管人员在指定专人监督下统一销毁处理
(9)记录的查阅、借阅和复制
①记录的查阅、借阅公司内部人员查阅、借阅记录,经使用部门或保管部门负责人同意后,在公司内查阅、借阅,应填写《文件(记录)查阅/借阅登记表》;外部人员查阅、借阅记录,应填写《文件处理审批表》,由联系部门负责人同意,经使用部门或保管部门负责人批准后,在公司内查阅、借阅,同时填写《文件(记录)查阅/借阅登记表》
②记录的复制公司内部人员复制记录,应填写《文件处理审批表》,由提出复制部门负责人同意,经使用部门或保管部门负责人批准,在公司内复制;夕卜部人员复制记录,应填写《文件处理审批表》,由联系部门负责人同意,经使用部门或保管部门负责人批准,必要时报总经理或其授权人批准,在公司内复制
③原则上记录不外借阅或不外借复制,以防止丢失和损坏公司内部人员确因工作需要,则需办理借阅或复制的手续,并限期归还
5.相关/支持性文件
(1)《文件编号工作规程》
6.相关记录
(1)《记录格式目录》。