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公司业务档案管理制度==本文档为word版,下载后可任意编辑修改==
1、存档目的为了规范公司合同档案管理,有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料,维护公司的经济利益,降低经营风险,特制定本管理制度本公司各类业务档案的所有权归本公司所有
2、定义
2.1合同档案公司与有关单位签订的各类业务合同及与业务相关的协议,文件等
2.2非合同档案与业务有关的协议,文件等
3、归档范围凡属归档范围的文件资料,均由各业务部门自行存档管理,档案归人力行政部统一审查,档案应至少保留一份原件,任何个人不得擅自留存
4、归档制度
4.1原件用于报批不能归档的,保存复印件,以备查阅■★第三条文件整理点收文件后,应依下列方式整理
1.中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则
2.右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢
3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一■★第四条档案分类L档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类
2.档案分类应力求切合实用倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级
3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考
4.每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则
5.档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2为经办部门代号,B1B2为大类号,C1C2为小类号D1为档卷卷次,E1E2为档案目次■★第五条档案名称及编号L档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混
2.各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定
3.档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅
4.档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用
5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审慎研议,并拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆■★第六条档号编定L案件如系新案,应就“档案分类编号表”,查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号
2.案件如可归属前案,应查明前案之档号予以同号编列
3.档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,编列档号
4.档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角■★第七条归档与档案清理
1.归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅
2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档■★第八条保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理
1.永久保存
(1)公司章程;
(2)股东名簿;
(3)组织规程及办事细则;⑷董事会及股东会纪录;
(5)财务报表;
(6)政府机关核准文件;⑺不动产所有权状及其他债权凭证;
(8)工程设计图;
(9)其他经核定须永久保存的文书
2.10年保存
(1)预算、决算书类;
(2)会计凭证;
(3)事业计划资料;⑷其他经核定须保存10年的文书
3.5年保存
(1)期满或解除之合约;
(2)其他经核定保存5年的文书
4.1年保存结案后无长期保存必要者
5.规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存■★第九条档卷清理
1.管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽每年年度更换时,依规定清理一次,已届保存期限者,得予销毁,销毁前应造册呈总经理核准,必要时向主管官署报备,并于目录表之附注栏内注明销毁日期
2.保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁之日期■★第十条调卷程序
1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时,应填具“调卷单”经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅
2.管档人员接到“调卷单”经核查后,取出该项档案,并于“调卷单”上填注借出日期后,将档案交与调卷人员“调卷单”则依预定归还日期之先后整理,以备稽催
3.于档案室当场借阅者,免填“调卷单”
4.档案归还时,经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后,档案即行归入档夹“调卷单”由管档人员留存备查■★第十一条调卷管理
1.“调卷单”以一单一案为原则,借阅时间最长以一周为限,如有特殊情形欲延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理
2.调卷人员对于所调案件,不得抽换增损,如有拆开必要时,亦须报明原因,请管档人员负责处理3•调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应经调卷变更登记,不得私自授受
4.调阅案件限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关之案件,应经文书管理部门主管同意
4.2所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号,留存电子版
5、档案保管制度
5.1为保证业务完整性、保密性和方便实用性,人力行政部为各部门设专门存放档案的箱柜做到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防磁等,确保各类业务档案完好无损
5.2正式归档后的各类业务档案,由档案室管理员进行分类整理,统一编写案卷目录做到存放合理,排列有序,查找方便
5.3各业务部门设兼职档案管理人员,档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找
5.4档案保管要有条理,主次分明,存放科学
5.5档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律
5.6严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作
6、档案管理员的职责
6.1人力行政部门设兼职档案审查管理人员,每季度末统一审查管理公司全部应归档资料
6.2具体负责工作业务部门兼职档案管理人员负责档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,人力行政部门兼职档案管理人员做好档案季度督查工作
6.3档案管理人员要严格执行部门档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用
7.4档案管理人员因工作需要发生变动时,应办理档案交接手续,安排有关人员监交交接手续办理完毕后,移交人、接受人、监交人均在移交表上签章移交人必须办理完移交手续后方可一离开若有一方未按照规定移交档案,将追究其责任
6.5业务人员调(离)职之前,须有档案管理员在问询业务人员所在部门经理意见后在《人员调离签单》中签署业务档案移交,检查是否符合规定的意见凡有未交业务档案的,应补交相应的业务档案;凡造成业务档案丢失且无法弥补的,按照有关规定办理;业务档案移交检查没有问题,或检查出的问题全部处理完毕后,档案管理员方可在《人员调离签单》中签署业务档案移交检查符合规定的意见;否则,签署不符合规定的意见,人力资源部不办理调动和解聘手续
7、档案查阅和借阅要求7」档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传单位人员未经公司领导批准不得借阅部门档案只供公司内部人员借阅,公司内部人员借阅者需要填写《档案借阅登记表》
7.2借阅档案资料,须经档案保管部门负责人批准阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出需要借出档案的,须经档案保管部门负责人批准
7.3档案借阅的最长期限为两周;对借出档案档案管理人员要定期催还
7.4不准转借,必须专人专用
8.5必须爱护档案,不得抽换档案内文件,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等,在档案材料右上角写档案编号除外
08.6用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续
8.7重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经分管副总经理同意,必须外借的,由总经理审批
8、合同档案保管期限及销毁
8.1正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限,保管期限达2年后需开启合同关闭流程,在合同关闭流程完结后可以销毁合同
9、档案销毁
9.1任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料
9.2各档案管理人员应定期对档案进行检查
9.3合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全
10、责罚制度
10.1公司各部门凡违反本制度,无故延期或不交应归档的备份文件材料的,经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外,各罚款100元,并予以通报批评
10.2公司所有员工凡违反业务档案管理制度,泄露公司档案机密的,涂改、拆散或未经人力行政部批准转借、复印或携带档案外出的,视具体情况,对其部门领导和当事人各罚款100元,并予以通报批评;
10.3公司所有员工不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查,并对借阅人进行绩效处罚100元;
10.4一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况,应立即报告档案归档部门并办好补办手续,同时对借阅人进行绩效处罚100元;如因遗失档案,泄露公司商业秘密,造成恶劣后果者,扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资,并视情况严重程度追究其相关责任
10.5不按规定存放电脑档案,不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评
10.6对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的,公司将追究其法律责任
11、附则
11.1本制度由人力行政部门负责解释及修改该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订,修订的版本获得公司批准后生效且自动替代以前的版本公司全体员工应遵循最新版本的规定
11.2本制度自下发之日起执行附件档案移交目录档案借阅审批单案卷目录一年一月一日本人已认真阅读并理解本制度规定,同意按本制度规定执行员工签名日期序号文件名称1原/复n数量备注1移交人日期年月日接收人日期年月附件2档案借阅审批单借阅部门j j借阅人借阅日期使用目的归还日期二备注」序号借阅内容查阅借阅i外借档案保管人意见年月日序号]备注]文件名称入档时间份数机密程度存档形式交档人存档人1234567公司档案管理制度■★第一条管理部门
1.文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门视实际需要留存影本如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经文书管理部门主管同意后妥为保存,文书管理部门以影本归档,原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本
2.各公司档卷分类目录及编号原则,由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室■★第二条文件点收文件结案移送归档时,依如下原则点收L检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入
2.文件如经抽存者,应有管理部门主管的签认
3.文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办
4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门
5.有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门应送指定保管部门签收后,文件送归档。