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公司档案管理制度==本文档为word版,下载后可任意编辑修改==为了规范公司内、外文件,资料、证件的管理,确保各类档案保管的规范有序和完整准确,提高档案资料查阅、使用效率,特制订本制度本制度适用于公司各部门档案的规范管理
一、各级档案管理员职责
(一)公司办公室负责公司级档案资料的保管,各部门只负责涉及本部门业务的档案资料的保管;
(二)各级档案管理部门必须指定专人负责档案管理,切实做好保密工作,严格按照本制度要求对各类档案资料进行分类、立目、归档等工作,确保各类档案分类清晰、立目规范、归档及时准确;
(三)档案管理人员必须做好档案的“防火、防潮、防尘、防盗”工作,定期对纸质档案进行整理,确保安全;
(四)各级各类档案,一律采取纸质档案和电子档案保管同步的方式,确保档案查阅快捷、准确
二、档案分类
(一)法规性文件包括上级颁发、需公司执行的,或由公司发行的各种标准、规章制度等附件四档案资料销毁清册档案资料销毁清册序号档案名称销毁人签章监销人签章公司负责人意见销毁原因销毁时间页数备注附件五档案移交登记表档案移交登记表份数序号档案名称移交方签章监交人签章接交方签章移交时间原因原件复印件公司档案管理制度第一条归档范围公司的规划、年度计划、财务审计、劳动工资、经营情况、会议记录、决议、协议、合同、项目方案、通告等具有参考价值的文件资料第二条档案管理要指定专人专责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全第三条档案的借阅与索取
1、工作人员借阅档案须经过档案管理人员的批准,然后再提档;
2、借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,用后完整归还第四条档案的销毁
1、任何个人未经允许无权随意销毁公司档案材料;
2、若按规定需要销毁某些档案时,须经经理批准后方可销毁;
3、经批准销毁的公司档案,档案人员要认真填写、编制销毁清单,有专人监督销毁第一章总则第一条为加公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定第二条本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务第四条档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行网络化管理第五条公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)第六条档案工作由公司总经理统一领导,办公室负责接收,收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作,并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作第七条办公室应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化第八条整理办法
1.方法以问题特征为主,立小卷,一事一卷
2.步骤:A.收集文书档案当年立前一年的卷,并预立当年的卷企业科技档案类立竣工工程卷,未竣工工程资料整理成册B.整理根据分类和成立时间整理C.分类根据下述分类方法分类
1.立卷区分不同价值确定保管期限永久、长期、短期第九条过程管理
1.属于公司保管的档案公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管,任何人不得据为己有
2.属部门保管的档案在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室,各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室第十条监督办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,来监督各部门及各部门档案的管理工作第十一条销毁须报总经理批准,销毁时应有两人以上负责监销,并在清单上签字第十二条公司档案的分类及编号指定资料员经办公室培训后,按有关档案分类及编号要求操作第十三条在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理第十四条借阅因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕即归还阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失第十五条分级查阅具体的查阅分档,公司拥有绝对的制定权第十六条公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份第十七条各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存对存入电脑的资料、档案,按《计算机管理办法》管理第十八条备份盘与源盘应分开存放,公司的备份盘应在公司外保存第十九条有下列行为之一,据情节轻重,给予
50、500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任
1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案
2.擅自向外界提供、抄摘企业档案
3.涂改、伪造档案
4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者
5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)第二十一条本制度适用于伟凡公司各员工各部门第二十二条本制度监督责任部门为公司办公室,第一责任人为各部门指定的资料员;第二责任人为资料员所在部门的部门经理公司档案管理制度第一条为加速公司规范化管理进程,进一步完善文书档案管理工作、特制定本制度第二条归档的文件材料必须按年度立卷,本公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档第三条文书档案归档范围包括
(一)重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等
(二)本公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件(即外部文件),包括请示、报告、项目立项、重要函件、经营合同等
(三)本公司反映主要职能活动的报告、总结
(四)本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料以及本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报
(五)公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等
(六)干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料,职工劳动、工资、福利方面的文件材料
(七)其他对本公司工作具有查考价值的文件材料第四条所有外送或内发的文件及其原稿由负责部门分类整理,按年代立案,予以归档、保存和备查,并交一份由经办部门存档备查第五条各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定人员变动应及时通知档案室第六条各部门都要建立健全平时归卷制度对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管第七条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷第八条已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档,任何人不得随意留存,各部门每季度应将归档的文件材料清理一次,登记造册,对重要的文件要标注密级(绝密、机密、秘密)第九条纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档第十条存档文件必须为原件,至少三份(包括复印件)第十一条每年年末或次年初、各部门向档案室移交已归档完毕的上一年的文书档案(要办理移交手续)第十二条为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室兼职档案员配合,档案室文书档案员负责组卷、编目第十三条案卷质量要遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用第十四条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整第+五条在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也应随同绝密文电立卷第十六条卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前、定稿在后;其他文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列第十七条有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内备考表应置卷尾第十八条因工作需要借阅属秘密、机密类的文书档案,须经部门负责人、办公室主任、主管副总经理签字后方可借阅,绝密类的文书档案除需经部门负责人、办公室主任、主管副总签字外还必须经总经理签字后方可借阅如遇特殊情况,属机密、秘密性的文书档案可由部门负责人、办公室主任签字后可借阅第十九条借阅人员应对档案的保密、安全和完整负责,不得带至公共场所,不得泄密、丢失、转借、涂改、污损、拆散,未经批准不能抄录复印第二十条凡从公司办借出的文书档案资料、因工作需要复印、须经办公室主任同意签字后,方可复印,使用后需将复印件归还公司力、,个人不得留存,如因工作需要无法拿回复印件,须报公司办批准,由办公室主任酌情处理,并在借阅登记簿中注明第二十一条因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁第二十二条文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种,超过保管期限的文书档案经公司办及相关领导批准后可销毁,并建立文书档案销毁清册第二十三条本制度自印发之日起实施
(二)公司的重大决议包括由公司董事会、管委会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等
(三)计划性文件包括公司总体计划或规划、项目发展计划、经营质量计划、营销计划、财务计划等
(四)总结性文件包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等
(五)凭证性文书材料包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本
(六)证件性文书资料包括法人营业执照、税务登记证、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、公司和作品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等
(七)汇报性文书资料包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料(A)劳资人事资料包括公司下属各部门的人事任命、调整,员工培训、工资审核记录,员工档案等相关资料
(九)声像制品资料包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文体娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等各部门在档案管理工作中,凡是涉及以上资料的,应在本部门内进行分类管理各部门负责管理与本部门业务紧密相关的各类档案资料,办公室还要负责对公司级各类档案资料的管理
三、档案管理程序
(一)建档档案管理人员收集到的档案资料,应按照档案性质进行合理分类,建立电子档案和纸质档案,确保电子文档记录与纸质档案统
一、对应遵循“批复在前、请示在后,正件在前、附件在后,印件在前、定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后”原则进行建档对于没有名称的资料,档案管理人员必须命名
(二)编号同类档案资料,按收到资料的时间先后顺序进行排序每份档案资料可以用铅笔或打印字条进行编号,按编号顺序在《档案登记目录表》(见附件一)中填写名称、日期等信息,以便查阅
(三)保管各部门应具备档案柜,对档案柜及其钥匙进行编号可以采用文件盒或档案袋对各类档案资料进行装存,文件盒或档案袋上必须标注清楚档案分类名称、年份等
(四)存档档案保存期限分为定期、永久定期按文件材料的保
1.永久保存1公司章程、制度、合同2组织规程及办事细则3董事会、管委会记录4财务报表5政府机关核准文件6不动产所有权及其他债权凭证7工程设计图8其他经核定须永久保存的文书
2.10年保存1预算、决算书类2会计凭证3事业计划资料4其他经核定须保存10年的文书
3.1年至5年保存:1期满或解除之合约2其他经核定保存5年的文书3会议纪录
4.1年以下暂时保存结案后无长期保存必要者
四、档案日常管理一借阅
1.借阅手续1公司档案密级分为绝密、机密、秘密和非密四给级别因工作需要,公司的其他人员需借阅档案时,由借阅人填写《借阅档案申请表》见附件二,经过部门负责人审核并由办公室主任签字批准后,方可借阅如果审核人或批准人不在公司,可以由借阅人或经办人通过微信、手机短信等方式申请同意后办理,待审核人或批准人回公司后签字确认2绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时3档案员接到借阅条,经核查后,取出该项档案,并在《借阅登记表》见附件三上注明借出日期和归还日期,以备及时催还4档案归还时,经档案员核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,取消借阅记录
2.借阅人须爱护档案,保持整洁,不得转借、拆卸、遗失、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印和摘抄档案
3.借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需借阅部门负责人书面请示,经办公室主任批准
4.借阅人应于规定期限内归还如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受
5.会计档案一律不准外借内部调阅应经财务负责人同意外单位因特殊需要,查阅有关会计档案时,应持正式公文,并经公司领导同意查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印,应经财务负责人同意方可办理二销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料
2.凡属于密级的档案资料必须由公司办公室主任批准方可销毁;一般的档案资料,由部门负责人批准后方可销毁
3.每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案资料销毁清册》(见附件四),报公司主任审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁《档案资料销毁清册》需注明销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间
4.销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章《档案资料销毁清册》需永久保管
5.保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者应单独抽出立卷,直到事项完结时为止
(三)移交
1.需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》(见附件五),报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交《档案移交登记表》需注明移交档案目录、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因
2.移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管
(四)保密
1.档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案,维护档案的完整和安全,主动做好档案的提供利用工作任何无关人员未经许可不得入内
2.档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料
3.爱护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动附件一档案登记目录表附件二借阅档案申请表附件三借阅登记表附件四档案资料销毁清册附件五档案移交登记表附件一档案登记目录表档案登记目录表目录编号档案名称内容种类档案编号归档日期交件人签名收件人签名备注附件二借阅档案申请表借阅档案申请表档案名称及文号总页(份)数借阅用途借阅时间归还时间借阅人审核批准注
1、归还时间原则上不超过15天,到期归还;如需再借,应办理续借手续;秘密级档案不得超过4小时
2、人事档案转移时,归还时间栏填档案不归还和档案转移字样
3、外单位借阅档案,需持单位介绍信,经部门领导签字,副主任审核、主任批准后借阅附件三借阅登记表借阅登记表方式借阅日期部门档案名称及文号密级页数借阅人归还日期收档人备注借阅查阅。