企业员工档案管理制度

员工档案管理制度

一、目的为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法

二、适用范围适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作

三、职责公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门

四、原则分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范

五、档案管理内容

1、员工入职档案个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议公司人事档案管理办法及规章制度

一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法

二、档案管理内容

1、员工入职档案个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议.

2、员工培训档案培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表

3、绩效管理档案将员工绩效考核相关资料按月归类整理.

4、员工离职档案员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系,死亡等情形

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存

1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案.在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记.

3、查、借阅档案注意事项

2.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料

2.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节严重，予以惩处

4、档案的销毁

3.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料

3.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》，经行政人力资源部经理批准后销毁

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存

四、制定、修订、废除与实施本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同

2、员工培训档案培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表

3、绩效管理档案将员工绩效考核相关资料按月归类整理

4、员工离职档案员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形

六、程序

1、新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以HR管理信息系统为平台进行统一管理员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》

2、档案建立新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职（失业）证明等

七、为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的优点，及时更新、变化的资料进行系统录入，具体时限要求如下

1、新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档；

2、组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档；

3、社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档

八、人事档案借/调阅

1、调阅员工的人事档案需填写《档案借/查阅申请表》并经有效批准

2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准

3、部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需行政人事部门主管审核，并报总经理批准

4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅

5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管批准借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，借出的档案必须在2天内归还

6、所有调阅档案，均需登记备案

九、人事档案归属

1、继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅

2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年以后销毁部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁

十、本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施行政人事部202X年XX月XX日借用、查阅人事档案审批表借用/查阅部门借用/查阅人借用/查阅时间归还时间借用/查阅何人档案借用/查阅理由借用/查阅内容借用/查阅人所在部门意见行政人事部审批意见总经理批示借/查阅人事档案登记表序号借/查阅时间借/查阅部门被查阅人姓名借/查阅理由批准人查阅人姓名归还时间承办人备注员工档案管理制度为保证公司员工档案科学、完整管理，为公司人力资源管理提供真实、有效的依据，特建立此制度

一、员工档案内容公司为每位员工建立公司员工档案，记录员工在应聘及入职后的个人基本情况及考核、奖惩、职位、薪资变动情况，以下资料纳入公司员工档案范围内

1、应聘简历

2、身份证、学历证书

3、背景调查记录（如有的话）

4、入职登记表

5、员工转正工作总结、考核表

6、劳动合同

7、岗位变动记录

8、薪资调整记录

9、奖惩记录

10、保险缴纳记录

11、与公司签订的其它合同、协议

12、其它有必要纳入档案的资料

13、辞职申请

14、培训档案单独管理

二、档案建立及维护人力资源管理人员负责员工档案的建立及维护工作，自员工入职第一天起为员工建立档案，员工入职后转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的一周内放入员工档案为保证档案的时效性，要求员工每年3月份填写一份最新的员工登记表并放入档案，原登记表继续保存员工档案管理人员负责将员工档案按部门编号统一管理，并登记《档案存放登记表》，建立《员工档案目录》，以便查询辞职、辞退员工的档案从原部门提出，单独保管

三、档案查询权限员工档案涉及员工个人及家庭信息等资料，档案管理人员应严格做好保密工作，不得随意翻阅、泄露员工档案内容，HR经理因工作需要可以查阅员工档案，本部门经理因工作需要可以查询本部门员工档案，其他人因工作需要经HR经理同意后方可查询员工档案

四、附则本管理办法所指的员工档案指员工入本公司后的档案，不含员工进入公司前的人事档案。