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会议管理规定(拟)
6.30澳达树熊涂料(惠见I)有限公司AODA KOALAPAINT(HUIZHOU)Co.,LTD.会议管理规定文件编号编制文件版次审核发布日期批准会议管理规定
1.目的为进一步规范公司会议管理,使会议务实高效,沟通快速,确保会议内容及议定事项落实到位,提升公司运营效率,特制订本制度
2.范围本制度适用于公司规定的定期会议以及组织的各种临时性会议
3.会议分类
3.1公司会议1)总经办会议2)生产例会3)质量例会4)营销例会5)年终总结会
3.2部门会议
3.3晨会
3.
4.其他会议
4.会议内容
4.1公司会议总经办会议会议内容
(1)传达学习、实行上级的重要指示、会议和确定
(2)各职能中心负责人就本部门工作进行部署,即结合本部门的工作职责汇报上月工作完成状况以及未完成缘由,提出下月支配
(3)探讨确定公司日常工作中的有关事项,通报、沟通重要工作状况
(4)探讨分析公司生产、质量、平安形势,制定工作方针、工作支配、目标、措施、策略
(5)探讨确定公司制定和发布的综合性文件及公司管理规开的会议
7、作业流程图会议管理流程图主流程支流程责任部门工作内容简述表单记录申请人
1.申请时需填申请单
2.需部门负责人签认《会议申请表》总经办正常会议由总经办审批;紧急或特殊会议由总经理审批《会议申请表》总经办行政部行政部依据会议室的运用现状及总经办的指示,通知申请部门最终的会址与时间《会议申请表》总经办由会议申请部门通知各参会人员,并保留申请表《会议申请表》申请人行政部
1.主持部门和各参会人员会前分别充分准备;
2.行政部帮助主持部门会议议题的收集、准备《内部沟通单》主持部门
1.各参会人员现场签到,不许代签、有意误签
2.会前发放会中所用资料;《会议签到表》主持部门主持部门按会前准备绽开详细的会议议程《会议议程》主持部门总经办L各项议程需形成决议;
2.必要时需于会后刚好呈报总经办审批《会议纪录表》行政部行政部统计参会人员的出席状况,包括迟到人员和时间、以及缺席等《会议签到表》行政部行政部依据会议统计,将出席状况予以公布《会议纪录表》执行部门各执行部门需按时保质完成会议决方的要求《会议纪录表》验证单位总经办
1.各验证部门需按时验证执行的结果;
2.必要时,需呈报总经理审核《会议纪录表》主持部门综合分析运用会议参会和决议执行等方面的资料,以利提高会议效率以上
8、本制度说明权归总经办,本制度执行自总经理批准之日起施行会议申请填写申请单部门签认申请审批会址时间确认会议通知会前准备现场签到议程绽开形成决议出席统计公布出席统计效果验证资料运用保存OK NGNG0K章、规定
(6)须要总经办集体探讨解决的其它重大事项生产例会会议内容
(1)各车间汇报上周生产完成状况,以及未完成的缘由;
(2)分析影响产量的主要问题以及订正预防措施;
(3)生产部布置本周生产支配与任务等质量例会会议内容
(1)汇报当月质量工作的状况以及公司存在的主要质量问题;
(2)汇报原材料、半成品、成品检验过程中存在的质量问题;
(3)通报重大质量事故以及解决方案,并制定订正预防措施,提出下一步的改进方案等营销例会会议内容
(1)汇报公司当月销售工作状况,产品销售状况以及市场占有率,反馈产品存在的主要问题等;
(2)对下一工作月度销售工作进行预料;
(3)探讨行业发展趋势及销售工作的对策;
(4)近期所须要的支援支助等年终总结会会议内容
(1)对一年来的工作进行回顾和分析;
(2)总结一年来的公司所取得工作成果和缺点;
(3)总结一年来的成功的阅历与教训,对以往工作的阅历和教训进行分析,探讨,概括,集中,并上升到管理的高度来相识;
(4)依据今后的工作任务和要求,吸取前一年工作的阅历和教训,明确努力方向,提出改进措施等
4.2部门会议
4.
2.1各部门每周须定期召开由部门负责人主持召开的专题会议,传达公司会议精神、讲评部门工作要点、落实各项管理措施、帮助下属解决工作中遇到的困难和问题,并对下一步工作进行指引
4.
2.2对于质量方面出现的产品不合格、过程中不合格、原材料不合格等质量问题,由品管部牵头组织可随时召集相关部门负责人参加会议,进行分析、评审等,并对会议议定的事项进行记录备案
4.
2.3对于营销方面合同订单评审由营销部牵头组织召集相关部门负责人参加会议,对合同订单进行评审分析,并对会议议定的事项进行记录备案
4.3晨会各部门就当前一天的工作进行总结,对当天的工作进行简洁部署
4.4其他会议公司或各职能部门解决工作中临时出现的问题及公司生产与质量方面等紧急状况而召集的临时会议
4.5会议的申请、审批
4.
5.1申请与审批原则召开会议必需主题明确,准备充分,内容充溢,时间简短能合并召开的会议需合并召开,能不开的会坚决不开
4.
5.2公司级会议会议召开需提前一个工作日申请申请人需向总经办提交有部门责人签认的《会议申请表》申请表需注明开会理由、会议主要议题、参会人员、帮助支援的部门、会议起止时间与地点(会议如所需经费应注明金额及来源)总经办将审核会议的必要性等项,行政部帮助总经办对会议时间和地点作综合调配,以解决可能存在的会议时间和地点上的冲突审批确定后,会议召集人需在确定的会议召开时间前至少提前2个小时[工作时间]通知参会人
4..
5.3部门级会议由各单位负责人组织召开运用会议室时,请先与行政部确认会议室运用状况,如与公司级会议发生冲突时,公司级会议优先运用公司会议室及相关设备
5.6会议的准备与支配
5.
2.1会议的准备明确会议的目标与程序;以逻辑依次排列内容标题,准备好主题;议事日程或资料会前发放;事先告知与会主持人和主持人的准备;区分参会发言者与旁听者,做好座位支配;明确会议记录人和记时员;与参会者会前必要的协调沟通;规划好每个议题所花费的时间,以及整个会议的时间;会议所需品的物品的准备[如茶具饮品、投影仪、电脑、音箱设备等],会场地点的支配等,需向行政部寻求支援时,行政部需向提出者供应帮助,并于会前15分钟准备完毕
6.
2.2全部与会人员需分别作好与此次会议有关的准备工作
4.7会议实行和决议
4.
7.1参会人员均需于会前5分钟到达会议现场,并主动签到
4.
7.2主持人要驾驭会议起先时间,会议起先介绍议程,并且说明会议的目标;按议程支配依次推动会议进程,并激励每人发言及进行有效提问;
4.
7.3会议各项议程之决议,原则上务必于现场达成若因权限等因素无法现场达成决议,则主持人需于会后刚好向上呈报,明确决议
4.8会议记录
4.
8.1主持人支配记录人员,记录人员需按《会议记录表》中的要求详细填写,尤其需明确会议的决议措施、以及责任人、完成时间、验证人等《会议记录表》编制后于会议结束后,3个工作日内送达总经办总经办视情帮助监督会议决议的实施
4.9决议执行与验证
5.
5.1各执行部门或责任人需按时保质完成会议决议要求的各项内容
5.
5.2各验证部门或验证人需按时验证执行的效果,必要时需由总经理亲自确认
5.0会议纪律与监督
5.
0.1缺席请假凡明确规定的参会人员,原则上不得缺席请假确有特殊状况不能参加会议者,必需至少提前20分钟向会议主持人请假或征得主持人同意,并需指定代理人参加会议
5.
0.2迟到早退参会人员必需依据通知要求按时参加,因特殊状况不能按时到会的,最少应在会前20分钟主动向会议组织者说明缘由禁止迟到早退且未征得会议组织者的同意、甚至不通知会议组织者的现象发生
5.
0.3会场纪律参会人员需自觉维护会场秩序,集中精力开好会议会议期间需将通讯工具关闭或调成静音,会议期间一般不得接打电话[特殊状况需接打电话者须征得会议主持人的同意]不得窃窃私语、随意走动或长时间滞留会场外,不得影响会议发言不得从事与会议无关的其他事情
5.
0.4会场清理行政部需确保会议结束后会场清洁、桌椅摆放整齐,投影机、电脑等用具必需刚好归还完好
5.
0.5会议监督公司内各类会议的监督工作由总经办支配人员执行,包括支配人员参加会议
5.1违规违纪的对策措施
5.
1.1为确保公司会议室得到合理的利用、为提高会议效率,对违反本规范规定的现象,公司将实行相应的对策措施,督促其改正、改进详细的对策措施,详见本规范下页表格中的内容规定
5.
1.2通告公布对违规违纪者每次实行的对策措施,由行政部统计并通告公布
5.
1.3爱心基金:公司设立爱心基金,对违规违纪的对策措施中包括向公司爱心基金捐款,每次每笔捐款由行政部负责收取现金
5.2资料运用保存
5.
2.1会议组织部门和文案对会议产生的相关记录妥当保存,以备必要之追溯
5.
2.2行政部对每月会议状况进行统计分析,以利提高会议效率、提高会务管理
5.
2.3行政部对每月会议状况的统计分析,需刚好向管理体系负责人提报
5.3会议管理要领
5.
3.1提高会议成效的要领第一条要严格遵守会议的起先与结束时间其次条开会有主题、有决议、有跟进、有结果第三条要把会议事项的进行依次与时间的支配预先告知与会者第五条应当指导和限制探讨,每一项议程中引导探讨第六条在必需延长会议时间内,应取得大家的同意,并确定延长的时间第七条应当指定发言人第八条让每个人都能主动参加和发言,主动倾听全部的发言,并提出有效的提问第九条阅读身体语言第十条在会议背离议程支配时能进行干涉第十一条总结并就关键点达成一样第十二条应当把决议付诸实行的程序整理出,加以确认第十三条坚持协商的行动,直至完成第十四条发言人发言言简意赅,勿让别人打断你的发言,也勿打断别人的发言,第十五条运用恰当的身体语言
5.
3.2会议禁忌事项第十六条发言时不行长篇大论,滔滔不绝(原则上以3分钟为限)第十七条不行从头到尾缄默原委第十八条不行接受不正确的资料第十九条不要尽谈些期盼性的预料其次十条不行做人身攻击其次十一条不行打断他人的发言其次十二条不行不懂装懂胡言乱语其次十三条不要谈到抽象论或观念论其次十四条不行对发言者吹毛求疵其次十五条不要中途离席其次十六条不要随意就座,需对准座位入座其次十七条不要太多人参加
6.相关记录与文件
6.1《会议申请表》;《会议签到表110517》.doc
6.2《会议签到表》;《会议签到表110517》.doc
6.3《会议记录表》;会议纪要格式.xls违反会议规定的对策措施(规范
5.
1.1)序号违规违纪现象对策措施1未得到会议组织者同意之迟到早退5分钟内;主持人现场予以警告510分钟;向爱心基金捐献10元1120分钟;向爱心基金捐献10元超过20分钟视为无故缺席2无故缺席每人次向爱心基金捐献30元3会议未经总经办审批会议组织者向爱心基金捐献30元4会议申请通过审批却未如期召开,未刚好通知到总经办、行政部等相关部门会议申请者向爱心基金捐献20元5会议记录等资料未于会后工作时间3个工作日内送达总经办,且无合理的说明会议申请者向爱心基金捐献20元6会议记录和签到的内容出现与事实严峻不符会议申请者向爱心基金捐献20元7干扰会场秩序视详细状况,确定相应对策措施8其它异样现象视详细状况,确定相应对策措施9以上对策措施适用于公司级会议,以及运用公司会议室召。