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文本内容:
企业档案管理制度
一、档案管理机构及其职责、公司档案工作实行二级管理其中一级管理是指公司综合1处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作、公司档案业务归属综合处,由综合处指定人员兼职负责各2处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作、公司档案管理员依据国家有关规定,以及公司档案工作制度、3条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作,负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,细致细致地做4好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指5导每年对二级档案管理进行一次检查验收
二、归档制度、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等1活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个2人不得擅自留存、归档的文件资料,原则上必需是原件,原件用于报批不能归3档或相关企业须保留的,综合处保存复印件、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要刚好归档;4以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复,属付款性质的,5由财务处保存原件;属人事问题的,由劳资员保存原件;属工程项目的,由工程处保存原件其他重要报告,在企业资料归档范围内的,连同有关资料由经办人整理后移交档案室归档范围外的请示报告由各部门自行保管、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,主管经理保6存一份,财务处及业务处室各保存一份特殊状况只有一份原件时,由财务处保存原件、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档
7、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存8
三、档案保管制度、公司办公室应有存放档案的特地库房,各处、部门应依据保1存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等平安条件、归档资料要进行登记,编制归档书目
2、科学地编制分类法,依据分类法,编制分类书目;依据须要3编制专题书目,完善检索工具,以便供应利用、档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存4放科学、库存档案必需图物相符,帐物相符
5、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,6驾驭利用规律、依据有关规定及公司实际状况,确定档案保管期限,每年年7终据此进行整理、剔除、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司8领导及有关人员会审批准后销毁销毁的档案清单由档案员永久保存、严格遵守档案平安保密制度,做好档案流失的防护工作
9、凡公司工作人员调离岗位前必需做好资料移交工作,方可10办理调动手续
四、档案借阅制度、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传外单位人员1未经公司领导批准不得借阅、借阅部门保管的档案材料,须经档案所属部门负责人批准2借阅档案材料,属借阅部门经办的,由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料,须经综合到处长批准阅档必需在办公室指定的地方,不得携带外出须要借出档案的,须经综合到处长批准、借阅档案,必需履行登记、签收手续
3、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借4过期由档案管理员催还须要长期借出的,须经综合处长报经理批准、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷5号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还、借阅档案者必需妥当保管档案,不得随意转借或复印、不得6拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损否则,追究当事人责任、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要刚好追查,并报告主7管部门刚好处理。