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管理方法与艺术案例在现实生活中,一些管理者在个人能力方面堪称表率,工作也尽职尽责,却绩效平平而有些管理者虽然个人能力不很突出,但绩效却很优异这中间固然有很多客观原因,但更重要的是后者更善于管理下属,赢得了团队的尊重和拥护,上下一心,众志成城“管理,就是让他人做事的艺术”作为管理者,要使团队具有战斗力,不仅要有良好的个人品质和职业素质,更应具备卓越的管理艺术,用自已的人格魅力感染下属,使下属在理解的基础上尊重和服从,从而有效地形成合力取得成功管理者的成功之道是什么?我的观点是练好两面派功夫!
一、一面是永不动摇的勇气,一面是如履薄冰的谨慎要成功,你就得在众人面前保持永不动摇的勇气和胜券在握的气概,无论是在一帆风顺还是波涛汹涌时,你都必须镇定自若,充满必胜的信心和决心你要相信没有人会跟着一个对前途绝望的将军试想在二万五千里长征中,如果毛泽东、周恩来都灰心丧气了,红军可能“万水千山只等闲”,最终实现胜利会师,扭转乾坤吗?拿破仑说过一句话“一只绵羊率领一百只雄狮打不过一只雄狮率领的一百只绵羊”要取得胜利,就把绵羊的一面藏在内心深处,而让自已象雄狮一样无畏软件项目管理中的沟通艺术及案例分析介绍了软件项目管理中沟通的重要意义,分析项目干系人间的相互联系,沟通与效率的关系,以及沟通的一些关键要素,并结合具体案例讲解沟通在软件工程中的应用项目沟通管理是现代项目管理知识体系中的九大知识领域之一,项目沟通管理在成功所必需的因素一人、想法和信息之间提供了一个关键性连接在项目管理中,沟通是一个软指标,其所起的作用不好量化,沟通对项目的影响往往也是隐形的但是,沟通对项目的成功,尤其是IT项目的成功非常重要,本文就围绕沟通的重要意义、项目干系人、沟通对效率的影响、沟通的关键要素这几方面展开一些探讨,最后结合高职外语教学、综合测评平台项目,对沟通在小组软件开发过程中的应用进行案例分析1沟通的意义及项目干系人分析项目管理要素有:范围、时间、成本、质量、人力、风险、采购、沟通,一个成功的项目与这些因素是紧紧相关、不可分离的但是在项目的实际参与和项目的操作过程中,可以发现无论是项目管理中的哪个因素,与其关联最多、涉及活动最多的是项目干系人,项目干系人一般包括最终用户、项目团队、项目公司的管理层等一些主要的利害关系者项目管理中时间、成本、质量、人力、风险、采购等很大一部分是与人的沟通与人的管理有关,如何做好人的管理、如何组建一个成功的项目团队、如何在项目中发挥团队的所有潜力、如何与客户的关系日趋完善、如何做到让客户满意,这些都是在“沟通”管理中所必须及掌握的要素要做好各要素沟通,要实现于人的管理,就应站在这些“项目干系人”的角度上,从他们的需要及利益出发,最大限度地通过项目实现他们的价值,如果脱离这些,那么项目是很难获得成功的项目经理在与客户进行需求调研及交流前,一般先要充分考虑项目的需求性及可行性,然后列一个需求管理(包括详细的沟通计划及沟通要求)计划,并且要考虑需求沟通中所需的人员、资源、时间的要求,这样才可以保证需求调研的准确性很多软件项目在其开发过程中,客户突然提出需求变更,给项目的进展带来不利的影响,虽然很大程度上这是客户主观因素造成的,但也说明项目组在和客户进行前期沟通的时候,没有充分考虑一些假设或约束因素,也没有充分明确列举沟通要求同样,除了和客户进行沟通之外,在项目开发过程中,项目经理与项目成员之间的沟通方式及项目经理对团队的建设技巧也是直接影响到项目成败的关键项目过程中沟通的目的是为了“保持项目进展、识别潜在问题、征求建议以改进项目绩效”,如果在项目的开发、设计过程中未把好沟通这道关,可能会产生意料之外的项目失败,同样一个好的配合团队能使项目达到事半功倍的效果,关于沟通的具体的一些方法和技巧将在下文谈到2沟通与效率的关系
2.1项目复杂程度与实施效率沟通路径所消耗掉的工作量多少取决于软件项目本身的复杂度和契合度原IBM在马里兰州盖兹堡的系统技术主管JoelAron,在他所工作过的9个大型项目的基础上,对程序员的实施效率进行了研究他根据程序员和系统部分之间的交互划分这些系统,得到实施效率表一般说来,底层软件(操作系统、编译器、嵌入式系统、通信(软件)的接口复杂度要比应用软件MIS、操作维护软件、管理软件)要高得多在估算软件开发项目工作量时要充分考虑任务的类别和复杂程度,因为抽象的、接口复杂的系统开发过程,其沟通消耗必然大另外,有深厚行业背景的软件,要考虑开发人员为熟悉行业知识所需付出的沟通消耗
2.2团队规模与实施效率需要协作沟通的人员的数量会影响开发成本,因为成本的主要组成部分是相互的沟通和交流,以及更正沟通不当所引起的不良结果(系统调试)人与人之间必须通过沟通来解决各自承担任务之间的接口问题,如果项目有n个工作人员,则有nx(n-l)/2个相互沟通的路径假设一个人单独开发软件,年实施效率为1000行代码,而每一条沟通路径上每年消耗掉的工作量可折合500行代码,则团队规模和沟通消耗以及实施效率存在以下关系
2.3团队的默契度与实施效率团队的默契程度对软件实施效率影响很大一个经过长期磨合、相互信任、形成一套默契做事方法和风格的团队,可能省掉很多不必要的沟通,其合力甚至可以超越这个团队本身,而做出一些平时他们连想都不敢想的成就来相反,初次合作的团队因项目成员各自的背景和风格不同、成员间相互信任度不高等原因,就要充分考虑沟通消耗营造一个配合默契的团队并没有一个简单易行的规定和过程,但是有一个必不可少的因素,那就是团队中的所有成员对这个小组承担的全部义务,成员乐于为整个团队而放弃自己的利益和志向,这样整个团队就一定有很强的内聚力,而且一个人置身于氛围良好、合作默契的团队中心情一般都较好,这种良好的氛围所能带来的能量是不可估量的所以持续良好的沟通和交流是一个团队的无形资产,而由之形成的一个自然、稳定、默契的开发团队就是软件企业的核心竞争力所在3沟通的一些要素一个优秀的团队组织和协调管理者所发挥的作用往往对目的成败起决定作用,他必然也是一个善于沟通的人沟通研究专家勒德洛Ludlow,R.提到,高级管理人员往往花费80%的时间以不同的形式进行沟通.普通管理者约花50%的时间用于传播信息缺乏沟通这个问题是不能通过技术来进行改进的,现在技术发展很快,但人们对沟通和融洽相处的需求不但没有减少,反而显得越来越重要了沟通的效率直接影响管理者的工作效率,在项目成员间改善沟通将提高士气、生产率、质量,并可以减少成本,使得项目更好开展但如果出现沟通问题,也可以遵循以下过程来有效地控制问题:找出问题的起因;实行纠错行为;加强工作环境中的沟通活动4项目中沟通运用的案例分析笔者在负责开发外语学院的英语网络教学、考试综合平台时,就充分考虑软件项目管理中沟通的一些要素整个项目按小组软件开发过程TSP进行开发,其中每个步骤都涉及到了沟通
4.1技术调研该项目是为教师和学生进行英语教学、考试、以及评估的综合性网络平台,学生可以通过网络进行全程的英语学习、测试,老师也可以利用这个平台动态地掌握学生的情况在技术采用方案中,我们打算用ASP.NET+SQLSERVER进行开发,分三层体系结构在听取了他们构思的同时,针对项目调研情况,我们也从技术层面上阐述了自己的看法、最后达成了一个初步共识
4.2需求分析项目的最终用户是外语老师和学生,我们开始与外语学院老师进一步接触,了解高职外语教学领域内的情况为了防止或减少用户需求变更,产通目标中考虑了很多制约因素和假设因素,大概经过了一个星期的沟通,一份完整的SRS文档生成,并且我们将SRS的段和节编号,用来确定每一个说明的来源
4.3概要设计软件的大概要求和功能在得到确定后,项目流程到了概要设计阶段,这时项目开发小组完全启动,项目小组开始制定详细工作目标、角色目标等
4.4详细设计在概要设计阶段定义好了各功能模块、明确了开发者责任之后,开始了模块内的细节设计,在这个阶段我们定义了整个平台数据库,在定义数据表和字段时,有两位成员的想法互不相同.两人各持己见,争的面红耳赤,僵持不下,最终双方把各自的想法和理由列个清单,征求了小组其他成员和外语学院老师的意见,经过大家共同的分析,最终确定了某一个成员的数据库方案,另外那个成员也心服口服
4.5编码设计在编码阶段的每次会议中,我们都要掌握各个成员的进度,询问下个阶段的安排,并要求每个成员在会议中都要开诚布公地对待问题,不能隐瞒,使小组保持一种透明的风格这样我们就可以知道将要发生什么事情,并预见问题,以便能迅速进行调整
4.6集成与测试在开发后期,各个模块功能基本完成,在确认每个模块基本上无独立缺陷和比较好的质量后,进入了整体的测试这个项目在制作半年后完工,并测试合格,现运行非常正常,总结这个项目的一些经验,要确保软件开发质量和效率,与用户的有效沟通以及开发成员间的良好协作是关键,要达到这一点,一个团队至少应具备以下三个要素:透明性、聆听、协商透明性能使整个小组知道将要发生什么事情、并能预见问题,知道什么时候谁最需要帮助,并能保持整个小组工作的一致性最好的交流者应该是非常善于聆听的人,这种聆听应该是全身心的,只有这样,别人才会和你进行比较深的交流,你也会准确地领会对方的意图协商最重要的作用是解决问题和分歧,能使得矛盾双方都得到一个满意的结果5结束语项目沟通管理是一门艺术,这不仅仅表现在“项目干系人”相互之间的沟通技巧上,而且体现在项目负责人对项目的全局管理上,项目管理的八大要素记起来简单,但如何灵活地驾驭它,使这些要素在操作上更方便,更适合应用到实际项目中去,这就需要艺术化的管理、技巧性的操作,管理上的条条框框虽然是定死的,但人可以动态地去应用它无论在哪个领域的项目管理中,这些沟通技巧都可以通用,并且可以结合各自领域的一些独特要素去实施虽然有必胜的信心和决心,但在实际工作中必须要有危机感,如履薄冰,小心谨慎正如比尔盖茨所说我们距关门倒闭永远只有十五天只有居安思危,才能意识到逆水行舟、不进则退的困境,保持创新和活力
二、一面是公司的发展,一面是个人的发展正如赛马场上的骑手和骏马,优秀的骑手要获得成功必须依赖剽悍的骏马,个人和公司的关系同样如此,个人的发展必须和公司的发展结合在一起,才能取得共赢锅里有了碗里才会有只有公司发展了,个人才能发展因此管理者无论于公于私都必须以大局为重不以大局为重的人,是绝对不可能赢得下属的信赖的管理者在处理事务时,应该不论个人好恶,不论亲疏,光明磊落,一碗水端平在工作中有功必赏,有过必罚,功过分明;在用人时,知人善任,任人唯贤,而不任人唯亲,拉帮结派;在涉及责任时,严于律已,主动承担责任;在处理矛盾时,秉公办事,不亲此疏彼,使倔强的人互相妥协,使心存芥蒂的冤家握手言和,绝不可顺我者昌,逆我者亡
三、一面是“先之以身”,一面是“后之以人”遇到困难要“先之以身”,遇到享受要“后之以人”要求别人做到的,自已首先做到,要他人不做的,自已率先不做只有这样才能服人,正人,赢得下属的心榜样的力量是无穷的与其喊破嗓子,不如做出样子只有以身作则,以实际行动去影响人、激励人,才能起到事半功倍的效果如果不学无术,夸夸其谈,说得多,做得少,就会使下属失望,挫伤下属的积极性,导致离心力增强有人分析国民党为什么失败,共产党为什么成功,说国民党的官喊的口号是“给我上”,士兵在流血,他们在花天酒地,而共产党的官的口号是“跟我上”,将军和士兵一起在枪林弹雨中冲锋陷阵结果是国民党退守台湾,共产党的红旗插遍全中国“其身正,不令而行,其身不正,虽令不从”以自已的行动去带动别人,实际上也是对越轨行为的无声批评,其效应是正面批评无法代替的另外,在下属出现失误时,必须勇担责任,而不要推诿于人诸葛亮在失掉街亭之后深责自已用人不当,自行请罪,降职降薪,被千古传颂周恩来说得好“缺点和错误的改正要从领导做起,首先领导上要自我批评,要多负一些责任,问题总是同上面有关系的一面是原则,一面是宽厚在工作中以温和的态度和下属接触,在谈笑中解决问题,但决不能信奉无原则的调和主义,做一团和气的好好先生
1.在工作中该坚持的原则就必须坚持,不能因怕影响与下属的关系而放松管理一是在思想上严格要求,克服各种消极因素,使团队在正确的方向上有共同的语言;二是在工作上严格要求,凡是下达的各项任务,决不能因遇到暂时困难而降低标准
2.在处理问题时,不能“多栽花,少种刺”,必须进行有的放矢,行之有效的批评态度坚决,处罚严厉,既可体现管理者的人格威慑力量,又具有很强的警策力,使批评的影响持久而深远相反如果畏首畏尾,立场和态度暧昧不明,就会挫伤一部分人的积极性,失去他们的拥护同时,使犯错误的人也不能痛改前非,在错误的路上越走越远但要注意的是,批评好比一剂有强烈刺激作用的药物,用之得当,能够治病救人,用之不妥,则会伤人害人因此批评务必要因人、因事制宜,既坚持原则,又讲究方法比如,批评尽量在私下场合进行,而在公开场合最好是只针对现象而不针对个人不仅要做个有原则的人,还要做个健忘的人,有宽厚的气度对于下属的缺点和失误,一定要掌握分寸,在严历批评后,又持宽容和体谅的态度,帮助下属总结经验、吸取教训,而不能把问题储存起来,秋后算总帐
五、一面是以理服人,一面是以情感人批评会使人有不同反应,有人因此努力奋进,有人因此心灰意冷,有人因此恼羞成怒,因此管理者必须既善于批评,又善于抚慰,即充分把握山姆大叔的“大棒加胡萝卜”政策下属犯错误时,该挥舞大棒就绝不婆婆妈妈,但在“棒”打之后,还要用“胡萝卜”善后大棒是以理服人,胡萝卜则是以情感人一枝一叶总关情,在工作中帮助,在生活中关心,缔造团队上下之间深厚的感情,使之产生“受人滴水,报之涌泉”的感激之情,从而发挥工作的主观能动性另外培育人才,使下属的能力得到不断提高,是一种更深层更广泛的关心,可充分激发下属的工作积极性,而且有利于增进感情,使下属朝气蓬勃,奋发向上
六、一面是尊重自主权,一面是加强监控大凡有才之土,都有极强的自尊心、自信心、成就感和荣誉感,有独立处理问题的能力和解决问题的方式管理者应充分信任他们,如果对人将信将疑,处处设防,必然伤害其自尊心,产生不安全感,影响工作积极性,最后不欢而散“信而不疑”是一种强大的凝聚力因为信任不是单方面的,你给别人以信任,才能换来别人对你的信任;你对别人的信任有多深,别人对你的信任就有多深以信任换信任,就能聚集才华横溢,而又肝胆相照的人才在实际开展工作的过程当中,在下属的职权范围内的事,要放手地让他去做,但也绝不能放松监控“权利导致腐败,绝对的权利导致绝对的腐败”,因此对过程的适当控制是必须的当然这种监控是在在制度、程序上的监控,而不是听非正常渠道的小报告这样既大胆使用,又加强监控,使下属感到既有动力,又有压力,由此获得持久的支持和拥护同时,在监控的过程中还能及时发现工作的难点和问题,适时为下属加油鼓气,排忧解难,从而真正上下一心,拧成一股绳
七、一面是树立威信,一面是不摆架子为保障政令畅通,树立自已的威信是必要的要树立威信,注意以下三点
1.言必信,信必果,信守承诺
2.与下属保持适当的距离
3.果断o但是,在树立威信的同时,绝不能高高在上,摆架子
1.不要好为人师,自以为是,妄自尊大谁的意见正确,谁的办法好,就照谁的办法去做当下属反对或提出刺耳的意见时,要耐心倾听,允许人家把话说完,然后加以分析,修正自已的意见即使下属的意见不正确,也要谦和地听下去,然后给以必要的解释,说服和帮助,决不充耳不闻或横加指责即使和下属在探讨的过程当中发生冲突,直至闹得面红耳赤,也应该尊重下属,不使下属从此敢怒不敢言,相反应让下属感到管理者心胸宽广,下次有不同意见还要一吐为快
2.要敢于解剖自已,反省自已,这样做不仅不会损害管理者的威望,反而会使下属感到亲近和信任
3.在明知对方的意见不对时,既不能为了和气而放弃正确的东西但也不能以势压人,以权压人,而是循循善诱,说服和帮助对方
4.善解人意,主动沟通在与下属相处时,下属会感到紧张、,,拘谨,管理者应善解人意,以平等的姿态,真诚的态度风趣的言谈,主动创造和谐轻松的气氛消除对方的紧张心理,缩短彼此的心理距离这样既建立起管理者平易近人的形象,又能使下级受到鼓舞,把管理者视为知已,从而敞开思想,以心交心周恩来既具有高瞻远瞩的战略眼光,又具有运筹帷幄,决胜千里的英雄气概,但他在处理问题、作出决定时,却总是非常注意体察下级,从群众中吸取智慧和力量他常说“多讨论商榷总有好处的”由于周恩来与下级讨论商量时态度诚恳,大家都非常愿意把一切听到、想到的问题都毫无保留地向他倾诉这样周恩来听到了许多真实情况,也不断地掌握新的知识,从而正确及时地解决了很多棘手的问题,于国于民都作出了永不磨灭的贡献
八、一面是知人善任、任人唯贤,一面是求贤不求全有人曾打过一个形象的比喻,管理者就好比是一个教练,他所做的工作就是两件事,即一是找到正确的方法,二是把正确的人放在正确的位子上正所谓古人所言,“使勇者能竭其力,智者能尽其得,仁者能援其惠,德者能效其忠”因此管理者必须善于发掘人才,并建立起提拔人才的有效机制在用人时,务必注意求贤不求全“金无赤金,人无完人”选贤任能不坚持德才标准不行,过分苛求也不行天地无全功,万物无全用“水至清则无鱼”,对人不能苛求,太苛求,就留不住人才因此必须有宰相肚中能撑船,虚怀若谷的气度看人要看本质,看大节,看主流,不能求全责备,有才有德,大流就好
九、一面是正面激励,一面是反面鞭策要让一匹马跑得快,该怎么办?二者缺一不可充足的粮草,让它吃得膘肥体壮;一条鞭子,狠狠地抽,不让它偷懒管理同样如此要让团队充满活力,必须有行之有效的激励制度做得好的,重奖;做得差的,重罚否则就会是死水一潭你作为管理者,你的工作关系着公司的生存和发展,你必须把压在身上的担子压到各个下属身上,不得有半点“心太软”的成分,否则你可能既得不到老板的欣赏,也得不到下属的跟随!就好比在战场上,你不死命喝令部队向前冲,打了败战你可是要被砍头的!冲到前面的重重有赏,掉队的叛变的,毙!果断,会使你拥有一支铁军
十、一面是广开言路,一面是实地调查人为什么长两个耳朵、两只眼睛,却只有一张嘴巴?目的就是让我们多听、多看、少说!要了解市场的真实情况怎么办?认真地听!要了解公司员工的内心想法?认真方面的真实只有了解到各地听!要规划未来的战略?认真地听想法,才能制定行之有效的方案,从而解决问题但在广开言路的同时,要注意判断分析,要深入实地调查绝不可官僚主义,偏听偏信,为小人所误导,为表面现象所误导,为虚假的报表所误导宗庆厚为什么能率娃哈哈团队与列强争霸?就在于他一年有两百天在市场上,最准确最及时地把握了市场!熟读过《三国演义》的人曾这样总结三大枭雄的管理特点“刘备仁慈,人不忍欺;孙权英明,人不能欺;曹操严明,人不敢欺”如果你修炼好了以上十点“两面派”功夫,则一定能在管理中做到“人不忍欺,人不能欺,人不敢欺”,从而率领你的团队取得一个又一个成功。