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文本内容:
文件记录和档案管理制度
一、为标准公司档案管理,增加公司档案的适用性和有效性,特制定本制度
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳开工资、经营情况、人事档案、会议记录、确定、托付书、协议、合同、工程方案、通知等具有参考价值的文件资料
三、公司的经营管理档案管理由财务部门负责记录整理;公司生产技术档案由公司技术部负责记录整理;安全、环保由安环部负责记录整理;总经理办公室档案室档案由办公室主任负责记录整理
四、档案管理员的职责保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完好、安全保密和运用便利
五、资料的搜集与整理公司的归档资料施行“季度归档”及“年度归档”制度,即每年的
1.
四、
七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期.在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门搜集应当归档2的原始资料各主管部门经理应主动协作与支持.凡应当按时归档的资料,由档案管理员负责按时归档
3.各部门专用的收、发文件资料,按文件的确定是否归档凡机密以4上级的文件必需把原件放入档案室.档案管理员依据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整5理
六、资料的分类与归档.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执1行.公司档案资料的归档每年一次,属于平常立卷归档的不在此规定范2围内
七、档案的借阅.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非档案可直接通1过档案管理员办理借阅手续.因工作需要,公司的其他人员需借阅非档案时,由部门经理办理《借2阅档案申请表》送总经理办公室主任核批.公司档案分为绝密、机密、秘密三个级别,绝档案禁止调阅,机档3案只能在档案室阅览,不准外借;秘档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过小时秘档案的借阅必需由总经理或分管副总经理批准总经理4因公外出时可托付副总经理或总经理办公室主任审批,详细按托付书的内容执行.档案借阅者必需做到4
①爱惜档案,保持干净,严禁涂改
②留意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失
八、档案的销毁.公司任何个人或部门非经答应不得销毁公司档案资料
1.当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁2审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行.凡属于的档案资料必需由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由3总经理办公室主任批准前方可销毁.经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司4档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档登记表永远保存.在销毁公司档案资料时,必需由总经理或分管副总经理或总经理办5公室主任指定专人监督销毁。