还剩5页未读,继续阅读
文本内容:
公司档案管理制度第一章总则
1、为加强公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度
2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录公司档案分为受控档案和非受控档案
3、文件承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(文件内的各种附件一律不准抽存)工作或项目结案后应及时归档工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁档案管理制度包括立卷归档制度等七项制度,是公司的工作制度,特别是档案立卷归档制度,要求公司各部门必须要认真落实执行第二章立卷归档制度为加强对公司的档案管理,使档案资料更好地为公司的建设及规范化管理服务,根据国家《档案法》等有关管理的规定,特订立本制度
1、公司指定专人负责档案材料的统一管理;
2、档案材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交部门经理审阅后,交公司总经办统一归档;
3、若一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文字材料、会议文件由主办部门或人员收集,结案后统一交总经办存案、归档范围:
1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等;
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书(包括各类申报材料);
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报;
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;
5、公司的各类设备的厂家提供的原始资料,公司建立的有关设备资料;
6、本公司员工人事、劳动、工资、福利方面的文件材料;
7、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音等
二、归档时间
1、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档(最短每月或最长每季交接一次),完成整理立卷后,移交档案室归档;
2、凡基建工程项目、应用工程项目等,在项目完成后及时交档案室归档;
3、会计档案在当季度整理立卷后暂由财会部门保存,一年后交档案室归档;
4、档案室须在次月底前完成本单位上季度文件资料的立卷归档工作
三、归档要求
1、档案质量总的要求是遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用;
2、归档的文件资料必须按规定的范围完整、系统、成套,不得残缺不全,归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整;
3、归档的文件资料必须正确地反映本部门在各项工作中的真实内容和历史过程,符合形成规律;
4、归档的文件资料应采用原件,正式发文应附按规定程序签发的发文底稿;在归档的文字材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与初稿、定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档
四、档案整理档案管理部门在接到各部门档案后要及时进行整理,按照公司规定,结合公司部门及工作实际组卷案卷质量要求
1、组卷科学根据国家有关规定,和组卷目的要求,结合公司实际进行合理组卷,做到分类适当、问题单
一、类型鲜明、年度不混、保管期限准确;
2、排列系统卷内文件资料按文件重要程度或形成时间的先后排列;
3、编目合理卷内文件资料按照排列程序,依次在有字迹和图表的页面上编写页码;
4、格式规范案卷封皮、卷内目录、备考表填写齐全、准确、案卷题名简明确切、字迹工整、清晰、耐久,装订整齐美观;
5、归档的文件资料必须使用钢笔(碳素或蓝黑墨水)书写,字迹工整、清晰、规范;
6、归档的声像资料应用文字标明对象、时间、地点、中心内容和制作者;
7、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的文件资料放在针对的最后一年立卷;
8、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起(即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后);其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列;
9、案卷封面和侧面标识,应逐项按规定用标准设计模式,统一字体电脑打印;
10、档案资料由公司安排专人负责管理,应注意防盗、防火、防虫、防光第三章档案人员岗位责任制
1、认真学习《档案法》、《档案业务建设规范》等有关法律法规,结合本部门实际情况,制定本单位档案管理各项规章制度;
2、执行和监督执行公司档案管理的各项规章制度,制订落实档案管理规划;
3、负责收集整理和保管本机关各门类档案,修订完善公司归档制度,做到收集齐全、整理科学、保管安全;
4、开展档案统计、鉴定、销毁和保密工作;
5、编制档案检索工具,汇编档案参考资料,积极主动提供档案资料,为领导决策和公司各项工作服务;
6、认真学习业务知识,不断加强自身修养,努力提高样式管理科学化、现代化水平第四章档案保管制度
1、根据《档案法》及有关规定,公司所有档案实行集中统一管理,做到专人专柜,公司档案任何人不得据为己有;
2、档案保管必须配置专用档案柜对发生褪变和破损的档案要采取补救措施,确保档案的完整与安全;
3、定期对室藏档案保管状况进行全面检查,作好记录,发现问题及时汇报,采取适当措施保护档案安全;
4、保持档案室的清洁,禁止存放其他杂物,禁止吸烟,库房内非档案人员,一律不得入内;
5、做好档案收集工作,按规定向档案室移交档案,年底盘存,做到目录与室藏档案相符;
6、严格档案的出入手续,做好日常借阅利用登记,档案人员调离岗位时,必须在办完移交手续后方能离岗第五章档案保密制度
1、经常学习《保密法》,加强保密教育,增强保密观念,自觉保守公司商业机密
2、做好档案资料密级划分和保管期限的确定,未经批准不得抄录、复制、翻拍档案材料;
3、不得在公共场所阅读、谈论档案保密内容,不得在普通电话、投稿和私人通信中涉及保密内容;
4、公司人员应做到不该看的不看,不该说的不说,不该听的不听,不该记的不记;
5、根据不同密级程度确定不同的利用对象和利用范围,保密材料只限阅文室内查阅,涉密材料不得进入编研范围;
6、剔除、销毁文件,应经鉴定批准,有二人参加监销严禁将剔除文件材料卖给废品站,严禁发生失泄密事件,违者依法追究责任第六章档案利用制度
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报有关领导批准后,方可借阅其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准;
2、档案借阅的最长期限为两周,用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续,对借出档案,档案管理人员要定期催还,在当月未交回的将停发借阅人的当月工资,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理不准转借,必须专人专用;
3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任;
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制;
5、必须爱护档案,保持整洁,查阅档案资料,不准在档案材料中写字、划线或作记号等涂改、折叠或作其它标记;严禁污损、拆装、抽页、裁剪等破坏档案行为;
6、利用者必须在阅览室内查阅档案资料,非经批准不得带出室外,查阅完毕,档案工作人员要严格进行清点、核对、办理相关手续;
7、做好利用登记和利用效果登记第八章档案统计制度
1、档案统计工作应坚持实事求是的原则,做到及时、准确、系统、真实,不得虚报、瞒报和伪造;
2、建立各门类档案统计台帐,坚持日常登记,及时填写基本档案数据和报表第九章档案移交制度
1、在归档范围内接收公司各部门档案资料,时间为每季度末前接收上季度应归档的档案资料,重大活动和重要文件为办理完毕后随时归档;
2、对散存于个人手中的对公司工作有保存价值的档案资料随时接收;
3、公司档案由各部门整理规范后向档案室移交,并编制档案检索工具一式三份与档案一同移交档案室,向档案室移交时同时移交档案电子版、全宗介绍、立卷说明等材料;
4、交接档案时,应依据档案检索工具填写移交清册一式两份,办理交接手续;
5、凡在公司档案向档案室移交前移出档案的,必须经部门经理审批同意,并在检索工具和“立卷说明”中备注清楚,说明档案去向与移出原因第十章附则本制度由总经办负责制定,总经理审阅批准从公布之日起开始执行,本制度由总经办负责解释。