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编号*****有限公司程叙文件版本牛效日期文件化信息管理程序页次笛面百1tfc Q编制审核批准:受控状态:文件修改履历:版本编写/更改日期内容概要编写/更改人编号JH/QP-10-2022*****有限公司程叙文件版本A/3生效日期
2022.
07.15文件化信息管理程序页次第页共页
291.目的对与质量管理体系有关文件化信息进行控制,确保各有关场所使用有效版本文件
2.范围合用于质量管理体系文件化信息的控制
3.定义无
4.职责
4.1品保部为文件化信息管理归口部门,管理并负责手册、程叙文件和第三层次文件的宣贯、发放废止,记录的设计指导工作和编号方法,并负责在全公司范围内对程叙文件执行的指导和监督
4.2总师办负责法律法规、政府相关外来文件的收录、更新、发放、归档、废止的管理
4.3生产部负责顾客图纸等外来技术文件、内部产品图纸的收录、发放、归档、更新、作废的管理
5.4各部门负责本部门有关质量管理文件的编制、使用文件的维护和保管、本部门编制的第三层次和质量记录的表式设计
5.工作程序
5.1质量管理体系范围包括a形成文件的质量方针和质量目标;b质量手册;c程叙文件;d技术文件,包括产品操作规程、检验规程、产品标准、顾客图纸等;e其它质量文件,包括各种管理制度、规定、办法等;f外来文件,包括合用的法律、法规、国家标准、行业标准、国际公约等;g质量记录
7.
1.1文件控制方法分为受控文件和非受控文件,公司内部使用和发给审核机构的均为受控文件,应加盖“受控”印章,但发给审核机构的文件不接受更改控制
5.
1.2文件的形式可采用任何承载媒介,媒介的形式可以是纸张、磁盘等
5.2文件的编制、审批
5.
2.1质量手册由品保部编写,管理者代表审核,总经理批准
6.
2.2程叙文件由相关部门编写,部门负责人或者管理者代表审核,总经理批准
7.
2.3人事行政部负责组织制定公司行政管理、人库资源管理及其他基础性管理制度等文件编号JII/QP-10-2022*****有限公司程叙文件版本A/3生效日期
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07.15文件化信息管理程序页次第页共页39财务部负责制定公司财务、仓库管理制度文件
5.
2.5生产部负责制定公司生产管理制度、加工工序卡、操作规范等文件
5.
2.6品保部负责组织制定公司体系文件,并负责制定质量管理制度、检验规程、检验作业指导书等文件
6.
2.7总师办负责制定公司实验规范、技术开辟管理规范等文件,对技术文件和图样的审签、工艺和质量会签、标准化检查
7.
2.8质量文件由各职能部门主管或者指定人员编写,部门主管或者总工审核,管理者代表批准
5.
2.9文件编制完成后,编制人员应向该文件归口部门主管申请文件编号
6.
2.10各部门主管应建立本部门“文件归档登记表”,控制文件编号、版本、修订状态等信息
7.
2.11质量记录的编号按
5.
3.3条规定执行,各部门将所有记录交品保部统一编号,并进行登记,列出记录清单编写时不可使用铅笔,注意字迹清晰、准确,复写时应用复写纸质量记录内容不可随意更改,确需更改时,须在更改处有更改人签名或者盖印章
8.
2.12各职能部门按编号整理、汇总,根据各种记录不同情况按季度或者年装订,以便检索
9.3文件的编号文件以编号作为惟一性标识,以识别其文件类别,其编号办法如下
10.
3.
1.1质量手册编号**/QM-****1----------------------年代号----------------------------------------质量手册代号--------------------公司代码
5.
3.
1.2质量手册编号-国军标**/QM-****-GI------------国军标代码-----------------------年代号----------------------------------------质量手册代号--------------------------------------------------公司代码编号JH/QP-10-2022*****有限公司程叙文件版本A/3生效日期
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5.
3.2质量管理体系程叙文件编号**/QP-***—****1-----------------年代号-----------------------------文件序号-----------------------------------------程叙文件代号---------------------------------------------------公司代号
5.
3.3其它质量文件编号**/QW—**—**1-------------------顺序号---------------------------部门代号---------------------------------------三层次文件代号--------------------------------------------------公司代号
5.
3.4技术文件编号产品标准和外来文件的编号直接引用原来的编号,顾客图纸和公司内部图纸按《图纸管理规定》执行
6.
3.5质量记录的编号
7.
3.
5.1质量记录的编号**/QR—**—**I---------------------------记录顺序号------------------------------------部门代码----------------------------------------------公司代号/记录代号部门代号如下表:部门代号部门代号生产部SC销售部XS品保部PB采购部CG总师办ZS财务部CWRS人事行政部编号JH/QP-10-2022*****有限公司程叙文件版本A/3生效日期
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595.4文件的标识
5.
4.1受控的质量体系、管理性文件,封面或者正文页面加盖红色“受控”印章;正式发布的行政性文件(如通知等),应盖红色公司公章;
5.
4.3外来文件应盖“外来文件”章,并加盖红色“受控”印章
5.5文件的发放
5.
5.1文件发放范围a.质量手册、程叙文件汇编发放至体系负责人处,并扫描受控版电子版上传公司网络;b.程叙文件汇编发放至管理者代表、各部门负责人处,并扫描受控版电子档上传至公司网络;c.第三层次文件(操作规程、管理制度、管理办法、管理规定、工艺文件等)由品保部将相应文件发放至总经理、管代、各部门负责人、内审员、仓库管理员、班长等
5.
5.2文件的发放和回收a.受控文件由编制部门填写“文件受控清单”确定文件发放范围、份数后,据此登记“文件收发登记表”,发放至相应部门,b.文件接收部门应制定人员接收文件,并由文件领用人在“文件收发登记表”上签字后;c.文件接收部门需要对文件进行二次发放时,如发放到使用现场或者发放给客户、供应商,应向文件归口部门申请增加文件发放数量,二次发放文件如是复印件,应在复印件上加盖红色“受控”印章;d.定有实,日期的文仲,应在实施口期前发至使用部门(或者人);♦ae.用新文件最代作废文件时,品保部应按条执行,并在发放新文件同时回收作废的文件,注明回收日期;---------------------------------------------------f.确保技术文件和图样协调一致,现行有效
5.6文件的隹座_________
5.
6.1作废木件由文件发M部门嬴后加盖“作废”印章,登记“作废文件清单”,防止作废文件的非预期,吏用;-----------------------需保匕的作废文件由申请人填写“文件留用申请单”经总经理批准后加盖“保留”印章,方可使用---------------------------------------------------
5.
6.3作废文件销毁时应填写“文件销毁单”经发放部门负责人批准后统一销毁文件销毁方式视文件的所载内容,可采用如烧毁、碎纸机碎掉、变卖等方式,文件销毁必须有人在场监督,方可实施
5.7文件的更改编号JH/QP-10-2022*****有限公司程叙文件版本A/3生效日期
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695.
7.1文件的评审与更新a.文件编制完成后凡涉及到相关部门的,应将编制完成的电子档发送各相关部门评审其适宜性,经评审后由部门负责人审核,管理者代表批准;b.文件在实施过程中,由于情况发生变化,如组织机构、产品技术性能、环境因素、工艺流程、有关法律法规等改变时,有必要对原文件进行评审,确定文件是否需要进行更新或者修改质量手册、程字文件由管理者代表确定并组织评审,其它质量文件由编制部门负责人确定并组织评审;c.文件在实施过程中逐步完善,局部更改时由批准人在签署更改意见的同时进行评审;d.文件更改必须填写“文件更改单”由相关部门进行会签,汇总意见后进行审批如指定其它部门审批时,应获得审批所需依据的有关背景资料;e.公司鼓励各部门人员在使用文件时及时发现文件的问题,提出文件更改意见
5.
7.2文件更改标识a.文件更改方式普通采用换版、换页,若更改内容很少可采用划改方式划改时将原有文字用直线划去,并在旁边写上更改的内容和更改人的名字;b.文件更改状态用“版号/修改号”形式进行标识,以识别其更改状态其中,文件的版本用英文字母A、B……表示,首次发布为A版,第二次换版发布为B版,然后挨次类推;修改号用阿拉伯数字
0、
1、2表示C.文件更改号为5或者修改内容超过1/3篇幅时,将版本号由A版改为B版并挨次类推
5.8记录的使用、填写和柜改------------------
5.
9.1记录/使用前,应向填写人员明确记录的表达内容、填写要求和填写方法
5.812填写记录时应做回填写及时、内容完整、正确、清晰明确,严禁未经签署的更改,填写不能用铅笔
5.
8.3当记录误记或者错记,需要修改时应采用划改方式,不许涂改,更改人需签字和注明更改日期对影响产电结果中重要记录划收须注加奈弗T产品质量相关的记录不得使用再次利用纸(已单面打印过的纸)-----------------------
5.8,记录/完整,可追溯,并能证明产品和服务满足要求的程度,
15.9录的采集,整理和归档----------------
5.
9.1各部门应妥善保管本部门的记录,定期送交品保部归档
5.
9.2品保部根据记录的登记清单进行采集和核实,并进行整理和归档质量目标和过程绩效相应统计记录表格,如一次交验合格率统计表等,由各部门统计人员每编号JH/QP-10-2022*****有限公司程叙文件版本A/3生效日期
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07.15文件化信息管理程序页次第页共页79次统计分析时进行保存,并将完成后的统计记录表发送人事行政部进行备份存档
5.10记录的检索和保存
5.
10.1记录归档后,应编制检索索引,做到检索及时、正确在合同有要求时,在约定的期内的记录可供顾客或者其代表评价时查阅
5.
10.3未归档的记录由归口部门负责保管和储存
5.
10.4归档后的记录由品保部负责保管和储存
5.
10.5责任部门应安排干燥、通风、整洁的储存场地和设施,妥善保管记录,定期加以检查,确保记录不损坏、不霉变、不被虫咬,不丢失
5.11记录保存期限的确定
5.
11.1记录保存期分为三年、十年和长期,工装记录、PPAP记录、设计开辟记录、采购定单记录等保存期限在产品永久住手生产后多一个日历年,品质相关记录和生产相关记录按客户要求的期限保存,对法规或者合同有要求,按法规或者合同要求执行,由品保部编制“质量记录清单”
5.
11.2有永久保存价值的记录,应整理成档案
5.12外来文件的控制
5.
12.1国家法律、法规,国家、行业、地方标准等直接引用的外部文件,由使用部门负责人审核后,交品保部汇总编制“外来文件接收评审登记表”
5.
12.2外来技术文件如顾客图纸等由生产部编制“外来文件接收评审表”,并经总师办评审,具体按《图,管理规号》执行1总.办、品保部,生产部使用的国■际标准、国家标准、行业标准由总师办至少每年进行依次查新,I识别新旧版的差距,进行相应的评审后,更换过期文件,使用有效版本
5.
12.4当外部提供的技术文件(如顾客图纸)发生更新时,销售部应组织所有相关部门在10个工作日内完成评审*写“工程变更申请单”,根据评审结果确定是否需要实施变更流程;评审更新后的技术文件,品保书归档保存;
5.13文件的管理--------------------------------
5.13,1文4使用人应保管好文件一不得在文件上随意涂改,保持文件清晰,便于识别,调离工作时应k办理件转交手续,调离公司应办理回收手续
5.
13.2文件以磁盘或者光盘形式保存时由品保部加以备份,存储在电脑中的文件应进行加密
5.14文件借阅各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续,各部门文件管理人员应建立“文件借阅登编号JH/QP-10-2022*****有限公司程叙文件版本A/3生效日期
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07.15文件化信息管理程序页次第页共页89记表”,管理文件的借出和归还
5.15电子文件的管理
5.
15.1电子文件的归档本程序包含的所有电子文件,当需要备份时,由各相关编制部门抄送品保部统一归档,品保部体系文员把电子文件统一设置为“保护文档”,再根据文件分类别管理
5.
15.2电子文件的使用电子文件不能在现场使用
5.
15.3电子文件的更改由编制部门凭文件更改申请单到品保部更改,品保部体系文员监督电子文件的更改
5.
15.4失效电子文件的标识由品保部体系文员在失效电子文件上作“作废”标识
6.关联文件图纸管理规定
7.关联记录文件收发登记表受控文件清单外班文件接种审登记袤1________________文华:归档登电霍_______________________文件更改单文件销毁单作废文件清单文件自用申评一|质量—,己录清单文件喑阅登记表编号JH/QP-10-2022*****有限公司程叙文件版本A/3・牛效日期
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