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企业档案的库房管理库房管理是保管工作的主要体现形式企业档案存在的大部分时间都被放置于库房内,企业档案保管的主要工作内容也大都是在库房中完成的为了方便企业档案的存放和查找调阅,合理利用企业档案库房的面积及空间提高保管工作的效益,应加强库房的管理一库房布局库房布局是指对库房的使用安排及对库区房间和保管区段的划分库房布局要考虑两个方面的要求一是适应企业档案工作实际情况的需要二是方便企业档案工作者履行职责库房区域应尽可能集中,同一基本大类的企业档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中;办公室阅览室等应靠近库房门口及楼梯间,业务技术用房应尽量布置在库房的一楼;利用频率较高的企业档案应存放在靠近办公室的房间里库房房间较多的企业档案部门,应编制库位号及库位索引,进行定位管理库位号一般由房间号柜架号及搁板号构成其中,柜架号自房间入口处计,从左到右依次编排;搁板号以一组档案柜架为准,从上到下依次编排,如五节柜的搁板号自上而下依次为1-5号库位号确定后,应在此基础上制成库位索引二柜架排列在企业档案库房内,柜架的合理排列和使用,对企业档案的保护和利用,对保管工作基本秩序的维护都有直接的影响排列档案柜架时,应注意这样几个问题1各种不同形状,不同质地,不同规格的柜架应分类集中使用2柜架的两端应与墙壁保持一定距离,排列方向应与窗户垂直,以防阳光的直接照射3柜架之间的通道的宽度要合理、实用,一般在
0.9—L2m同时,通道的安排应呈循环迂回形式,以减轻企业档案工作者在调卷或巡查时的负担,并便于在突然情况下抢救和转移档案4各层柜架的门板或抽屉外,都应用标签注明该柜架所存放企业档案的类别、范围和档号,以便于企业档案的调卷和归位三档案的排架管理企业档案的排架管理,是在经过系统整理之后将企业档案入库上架,以便进入日常保管工作的重要业务活动排架管理要依据企业档案的分类方法来进行,要与企业档案整理、分类的方法相一致,排架序列要反映整理分类的成果同时排架管理还要充分考虑到方便保管和查询利用的要求,使企业档案的排架既科学合理,又经济实用一般说来,企业档案常采用以下两种排架方法1不同种类的档案相对分开区域排架存放,以便科学管理并在档案柜外标识柜内档案所属的类别、年度、起止案卷或件号等内容2管理性档案的排架将整理好的归档文件装入档案盒内,并在档案盒脊背上填写有关档案著录项目类别号,年度,期限,起止件号等;再将装盒后的档案放入档案柜内,每个年度按永久、30年、10年的顺序排列3科技档案的排架科技档案装盒后,按项目号、案卷号顺序排列4会计档案的排架按其属性报表,账簿,凭证各自分开排架由于企业类型繁多,形式各异,企业档案的形成特点和管理方法也有所不同,因此应从企业实示情况和客观需要出发,选择比较适宜的排架方法四库房安全工作确保库房的安全,是库房管理的重要任务也是维护库存企业档案完整与安全的基本前提企业档案库房的安全工作,包括保密、防盗和安全检查等方面的内容做好这些工作,是企业档案工作者的基本职责和重要使命,必须通过企业档案安全保管制度的建立健全和贯彻实施来加以落实库房是保存企业档案的基本场所,而库存的企业档案中又有很多涉及国家秘密或企业的商业秘密一且出现失密、泄密或被盗失火的情况,将给本企业和国家造成不可挽回的重大损失所以,必须对进出库房的人员及其进出的方式、时间和涉密档案的查阅利用等问题进行必要的限制无特殊情况,非库房管理人员原则上不得进入库房企业档案工作者不得在库房内从事与库房管理工作无关的活动,不得在库房内吸烟、喝水、吃东西等,原则上不得在非工作时间进入库房库房内要配置报警装置和消防器材,门窗、墙体要坚固,下班时要关好门窗和灯绝密、机密的企业档案,未经批准不得调卷借阅,更不准复制检查工作一般要与节假日和专项安全保密检查活动结合起来,定期和不定期地对企业档案的褪变、破损、虫害、库房建筑、库内设备、保密方法与措施等情况进行检查安全检查可以是全面检查,也可以是重点检查检查前要先确定检查的范围,项目及进度;检查时要做好记录,找出存在的问题检查后要写出书面报告向有关领导汇报,并采取有效的措施及时处理或补教。