档案管理制度

档案管理制度

一、目的、意义为加强公司档案管理工作，有效地留存、保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定

二、适用范围本制度适用于公司各部门

三、主管部门监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理

四、具体条款

4.1本规定所称的档案是指过去和现在公司各级部门及员工在从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录

4.2公司及各部门员工均有保护公司档案的义务

4.3档案工作实行“统一领导、分级保管、分级查阅”的原则，进行网络化管理

4.4公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）

4.5档案工作由公司行政副总统一领导，办公室负责接收、收集、整理、立卷、保管，具体由行政专员执行

4.6办公室应逐步完善档案管理制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段,逐步实现档案管理现代化

4.7整理内容以各项目和问题特征为主立卷，一事一卷

4.8过程管理1）属于公司保管的档案各部门的资料员要做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季度第一个月的15日前，将上季需归档的预立卷的文件整理成册，移交办公室保管，任何人不得据为己有2）属部门保管的档案各分级保管者在每年的3月15日前将上年度档案的总目录、本年度预立卷材料的目录交办公室3）项目楼盘档案由办公室负责收集、整理和建立，销售经理负责平时积累和保管，于结案后两周内整理移交办公室4）重要档案必须以纸质文件形式归档，并刻录光盘电子档案

4.9销毁须报总经理批准，销毁时应有行政副总、办公室主任负责监销，并在清单上签字

4.10公司档案的分类及编号指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作1）档案各级分类应赋予简明扼要的名称，以内容性质为准则2）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示3）档案各类名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类、各级名称及其编号用一定顺序依次排列，以便查阅4）档案编号应留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时可增补5）档案分类、各级名称及其编号一经确定后，一般不再任意修改，如确需修改,要拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆6）档案号以一案一号为原则，确定主要类别，编列档号；归档文件，应以目次号为顺序，以活页方式装订于相关类别的档夹内，档夹背脊应标明夹内所含文件分类编号及名称，以便查档

4.11在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理

4.12借阅1）因工作需要借阅文档的，应填好“档案资料借（查）阅登记表”2）员工不得随意外带公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室主任核准后，方可带出，用毕即归还3）阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失4）公司档案原则上一律不允许外借特殊情况下外单位需借阅，应持有单位介绍信，并经行政副总批准后方能借阅外单位摘抄或复印有关档案文件，必须经行政副总对摘抄或复印的材料进行审查、签字同意后方可5）档案保管人和借（查）阅人均应对涉及公司秘密的内容严格保密，不得泄密和丢失如有违反，按《员工手册》相关规定处理

4.13分级查阅:

1.主管级以下员工（含），经部门经理签字批准，可借（查）阅与本部门相关的一般文件资料，密级资料须经分管副总批准；不得查阅其他部门任何文件如需查阅，须经该部门分管副总批准

2.部门经理，有权借（查）阅与本部门相关的秘密级资料查阅其他部门资料时，须由该部门的分管副总批准

3.副总级人员，有权查阅各部门资料，如涉及非分管部门的密级资料，须经总经理签字批准

4.公司必须时刻保证档案的完整状态，因借阅时有不可收回的情况，所以要保证公司留存一定的份数，且借（查）阅只允许复印件形式

5.14公司所有有价值的报告、文件、报表、业务记录等必须备份

6.15各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存

7.16备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存

4.17档案管理人员调离岗位或离职时，耍对其所保管的档案进行全面检查，交接手续完成后方可调离岗位或离职，否则公司有权对其进行处罚

4.18档案保存期限分为永久保存、10年保存、5年保存三档1）公司各类证照、印章、各级各类制度、流程、表单、项目代理合同、各类协议、公司大事记资料、会议记录、对内对外公文、项目活动全程资料、总结报告、款项单据、薪资发放记录、车辆相关手续、档案、财务档案等需永久保存；2）除车辆外的固定资产各类资料、耗材使用情况、人事档案、培训、考核资料等需保存10年；3）需保存5年的有后勤消耗记录、考勤记录、书报杂志等

五、检查手段及标准

5.1行政副总对公司档案管理情况进行定期或不定期的检查

5.2办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门档案的管理工作

六、奖惩条例有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任1）毁损、丢失或擅自销毁企业档案；2）擅自向外界提供、摘抄企业档案；3）涂改、伪造档案；4）未及时上报归档或管理不善的档案管理者，同时考虑调离岗位；5）未按手续借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）；6）将应归档文件、资料据为己有，拒绝向办公室或资料员移交者；

七、生效日期本制度自2023年6月1日起生效试行。