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文本内容:
会议管理制度
一、目的为了规范公司会议管理,提高会议质量和效率,落实会议决议,更好地发挥会议的作用,特制定本制度
二、适用范围本制度适用于公司全体员工
三、主管部门办公室
四、具体条款
(一)会议类型、主要内容及召开时间
(二)会议制度
1、为避免会议过多或重复,公司正常性的会议一律纳入例会制,原则上按例行规定的时间、地点、内容组织召开,不再通知如有变动由组织者另行通知除以上所列会议外,各部门可自行组织其它会议
2、会议组织者应在会前了解领导意图,明确会议主旨,根据会议类型的不同做好会议召开前的准备工作,确定会议议题,准备会议文件、电脑、投影仪或白板等会议用具,将会议的主要议题、会议时间、地点、参会人员、会议前的准备要求及注意事项等提前通知会议参加人会议参加人要提前做好参会准备,包括汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等
3、所有参会人员须随身携带笔和笔记本,提前5分钟进入会场,并应在会前关闭随身携带的手机或设置成振动功能会议进行中,简短发言,并尊重他人发言,中途不随便打断,虚心认真听取和接受他人的意见和建议,做好笔记不得频繁出入会场,如有急事需处理,须向会议主持人请假说明
4、本制度规定的参会人员如因故不能按时参加会议,应提前向会议组织者请假,并指派一名代表参加,负责代为向会议汇报工作,听取会议精神并传达至本部门如因特殊情况确实不能派员参加,由会议组织者代为汇报和传达
5、负责记录的人员应做好会议记录,会议记录应对会议发言的内容做到准确、完整、思路清晰、文字流畅,不歪曲发言人的原意,不遗漏发言的主要内容例会及全体员工大会要在会后形成会议纪要;其他会议视情况形成会议纪要会议纪要应发至相关人员,并存档
6、对于重要的会议必要时可利用录音、录像设备进行录音、录像
7、参会人员及文件打印人员应做好会议的保密工作,涉及公司机密的有关事项应锁定范围,有关文件资料应划分出保密等级后交行政专员妥善存放、保管
8、会议应做到对工作有布置、有安排、有检查、有总结、有反馈,使各部门和上下级员工有机会沟通、交流,企业整体工作有序高效
(三)高层例会制度
1、参加人员总经理、行政副总、策划总监、销售总监、总经理助理(研究置业部工作时置业经理参加;研究部门工作时,该部门经理列席参加)
2、内容
(1)对所分管工作情况进行简要汇报,并作出下周或下阶段工作思路和计划安排;
(2)就战略层面、方向性问题进行充分沟通,统一思想;
(3)对公司重大问题做出决策,包括但不限于经营战略、经营规划、经营决策、投资趋向、人事调整、管理政策等;
(4)结合实际工作,沟通内部经验,学习外部先进理念和方法(适合高层学习的培训教材)
3、要求
(1)参加会议人员必须亲自参加,不得找人替代;因特殊情况不能参加者,须提前向主持人请假
(2)会议是进行工作沟通、思想沟通、方法沟通、经验交流的理想方式,应充分利用、坦诚对待,一切以公司利益为重允许不同意见,充分讨论,但形成决议后,遵照执行,不再议论
(3)会议决议事项如需整理会议纪要,由总经理助理负责,发至规定人员,并实施督办,监督执行和落实情况,及时向总经理汇报;
(4)会议决定需传达事项,由行政副总负责在公司例会上进行传达;
(5)严格遵守保密规定,不得随意谈论会议有关内容
(四)公司例会制度
1、公司例会议程
(1)各部门逐一汇报本周工作完成情况和下周工作计划,并提出需要协调和解决的问题,以及对公司经营管理的建议
(2)会议讨论;
(3)总经理作出决议
2、公司例会前,各部门负责人须将本部门(〈一周工作安排表〉〉填写好,报分管副总签字后交办公室主任,办公室主任收齐后统一交总经理阅,并作为会议记录、会议纪要、实施督办和检查执行的依据,督办后存档部门留存一份作为工作总结和计划的依据
3、总经理因事不能参加例会时,由总经理助理负责会后向总经理汇报例会内容
4、办公室负责会议决议事项的督办,并向主管领导汇报
五、检查手段及标准
1、办公室负责综合监督本制度的执行情况,提出奖惩建议
2、各部门分管副总和部门经理对所负责的部门员工有教育和监督责任
3、在规定的会议开始时间未到的,记为迟到
4、未经会议主持人同意,在会议结束前离开会场的,记为早退
5、凡必须参会人员未经请假擅自不参加会议,或请假未经批准而不参加会议的,记为缺席因通知未到造成迟到或缺席,由组织者承担相应责任
6、凡违反第四条内容者,记为违规
六、奖惩条例
1、迟到、早退每次处罚款30元
2、缺席每次处罚款50元
3、违规,通报批评如造成损失,由责任人自负
七、与原有规定的关系自本制度实施之口起,原有相关制度自动废止
八、生效日期本制度自2023年6月1日起生效试行。