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记录控制程序目的1为了对与检测过程相关的记录和管理体系运行记录进行控制,保证对检测活动的复现、验证和追溯,确保记录和档案的安全,制定本程序适用于本中心管理记录和各种检测的技术记录及档案的管理职责
33.1综合办公室负责对记录实施总体控制和管理
3.2各技术室负责做好记录的控制和管理,质量监督员负责监督检查执行
3.3检测人员负责与检测过程相关记录的标识、管理和归档
3.4档案管理员负责归档记录的保存、保护、检索和处置,做好档案的保密工作4工作程序
4.1记录的分类与格式
4.
1.1与检测过程相关的记录为技术记录,主要包括采样、样品接收和处置、样品的准备和原始检测记录,检测过程、计算和导出数据记录,结果报告等各技术室主任应根据承检产品或项目的技术标准制定出原始检测记录的格式
4.
1.2管理体系运行中形成的记录为管理记录记录内容主要包括内部审核、管理评审、体系运行检查、文件收发、反馈与纠正预防措施、投诉处理、人员培训、体系改进运行等管理记录格式由质量负责人组织制定
4.2记录的填写与更改
4.
2.1所有的检测原始记录应按规定的记录格式真实、及时、完整地填写,书写时应用黑(或蓝黑)墨水笔填写,野外检验检测记录可以用2H铅笔填写
4.
2.2填写记录应字迹清晰、易于识别,并不得随意涂改当记录中出现错误确需修改时,应在其上划两条水平线,在右上角标上正确数据,并加盖更改人印章或签字
4.
2.3所有的检测原始记录中均应包括检测人员和校核人员的签字
4.
2.4对计算机采集的原始记录应避免原始数据丢失或变动,记录的更改必须由原记录者更改,其他人一律无权更改
4.
2.5记录可以是各种载体形式,如纸张、电子媒体等,在电子媒体上的记录必须有相应的原始记录资料备份
4.3记录的保存
4.
3.1管理评审、内部审核的相关记录保存期不少于6年
4.
3.2检测人员、质量管理人员、内部审核人员的培训和考核等记录保存期不少于6年,对检测人员的技术档案则应长期保存
4.
3.3本中心比对与能力验证记录、投诉处理记录、不合格品处置记录、文件控制记录等,保存期不少于6年
4.
3.4检验检测原始记录、仪器设备运行检查记录、现场检测记录等的保存期,应视委托工程的性质而定,对工程负有终身责任的检测项目,应长期保存
4.
3.5委托检测的检测报告保存期不少于6年
4.
3.6服务和供应品的采购记录、本中心的环境维护记录,保存期为6年
4.
3.7技术标准等外来文件保存期根据其性质确定
4.
3.8仪器设备检定/校准或内部校准证书原件、仪器设备档案记录、仪器设备维护记录应保存至该仪器设备报废或注销
4.
3.9当记录有追溯性意义或对工作改进有参考价值或作为修改管理体系文件依据时,应进一步延长其保存期限
4.4记录的管理
4.
4.1本中心设有工程质量检测档案专柜记录经整理编目后,本中心应及时交档案管理人员存档,并认真履行交接手续
4.
4.2存档的记录未履行审批手续不得查阅
4.
4.3存放记录的场所应干燥整洁,具有防盗、防火设施,室内严禁吸烟或存放易燃易爆物品;外来人员未经许可不得进入
4.
4.4档案管理人员应及时登记存档记录,以方便检索查阅
4.
4.5本中心技术室人员在检验检测资料计算机处理过程中对例行检验检测资料和汇总结果应进行电子存储,及时保存至移动硬盘上
4.
4.6对各类检验检测资料的电子文件设置只读属性,以防未经授权修改
4.
4.7技术室每年对本室上报的各类检验检测数据电子文件进行硬盘备份,每年底或项目结束后对数据电子文件进行光盘刻录双备份
4.
4.8对保存例行检验检测、上报资料的光盘介质要明确标识
4.
4.9技术室每年底或项目结束后将保存的光盘交办公室归档
4.
4.10保存检验检测资料电子文件的移动硬盘和光盘应根据移动硬盘和光盘的使用说明进行使用、保存和保护,防止由于存贮媒介损坏造成的数据丢失
4.
4.11各部门对数据库中的原始数据须采取措施保证数据的完整性,以防丢失所有数据一旦进入数据库,无正当理由和未经授权,不得随意更改
4.
4.12各部门在进行检验检测资料计算机处理时,要保护自己和其他人员的电子文件安全,未经了解、核实,不得轻易删除别人的电子文件;要触计算机的工作安全,防止计算机病毒破坏电子文件
4.
4.13对外来电子文件如因特网下载文件、电子邮件及附件、外来数据软盘,应先进行病毒检查,确认无毒后方可使用存贮数据的计算机应设置密码,防止数据泄密,不得有外来游戏软件,防止病毒造成数据丢失
4.5记录的借阅和复制
4.
5.1本中心员工因工作需要借阅和复制记录应经技术负责人批准
4.
5.2外单位人员一般不得借阅和复制记录,确因需要应经技术负责人批准
4.
5.3借阅、复制记录应办理登记手续,借阅人不得泄密和转移借阅,不得在记录上涂改、划线等,阅后及时交还管理人员,并办理注销手续
4.
5.4本中心人员查阅已归档的检验检测资料光盘和当年度尚未归档的检验检测资料光盘时,须填写《借阅保密资料申请表》,经过部门负责人审核和技术负责人批准
4.6记录的保密
4.
6.1记录应存放在指定场所,并采取保密措施
4.
6.2借阅人员未经许可不得复制、摘抄或将记录带离指定场所,不得查阅其他无关记录
4.
6.3为保证电子形式检验检测数据的安全保密,除数据管理人员以外,其他部门人员一般不得使用数据管理计算机,确因工作需要,须经最高管理者批准,并登记备案
4.
6.4非中心人员不得随意使用局域网络计算机,确因需要使用时,须经最高管理者批准
4.
6.5存储数据的计算机应设置密码,有必要时应在数据文件上加有保护密码防止数据由于误用操作造成丢失,同时防止数据泄密
4.
6.6工作人员应妥善保管与检验检测的原始资料和检验检测报告的电子文件,严格防止电子文件丢失和泄密
4.
6.7各技术室负责人负责相应业务范围内的内部和外部信息交流,不得擅自将检验检测资料电子文件等信息向外提供
4.
6.8《保护客户秘密和所有权的控制程序》*02-2022中的有关保密要求也适用于电子文件控制
4.7记录的销毁最高管理者批准,由管理人员执行销毁保存的记录如超过保存期,由档案管理人员提出销毁申请,经技术负责人审核,报相关文件5⑴《保护客户秘密和所有权的控制程序》*02-20222《文件控制和管理程序》*13-2022⑶《数据信息管理程序》*28-2022质量记录表格61《借阅保密资料申请表》⑵《电子数据备份登记表》3《文件资料借阅登记表》表CMXJL-03表CMXJL-05表CMXJL-37。