还剩6页未读,继续阅读
文本内容:
业主档案管理规定
1.目的规范业主档案的管理工作
2.适用范围适用于现代物业项目业主档案的管理
3.职责
3.1客服部主管负责监督检查业主档案的管理
4.2客服部档案管理员负责按照本规定要求建立业主档案并保管
4.工作要求
4.1业主档案由客服部专人统一归档管理,业主档案资料包括业主基础档案、装修档案和电子档案
4.
1.1业主基础档案是指业主入住时开始收集的与物业管理相关的资料,包括(但不限于)《业主资料登记表》、《前期物业服务协议》、《临时管理规约》、业主身份证复印件、业主收楼物品资料签收单、《房屋验收交接单》、钥匙托管协议、入住通知书、其他物品接收记录、业主提出的各种申请,特殊事项的承诺书等内容
4.
1.2装修档案是指业主房屋装修的相关档案,包括(但不限于)《装饰装修管理服务协议》、《装修申请表》、《装修竣工验收表》、《装修施工消防、治秩序范责任书》、《拆改承诺书》、《装修施工人员登记表》、《装修巡查表》、相关图纸、修缮责任承诺书等
4.L3电子档案是指物业管理过程中作为证据或说明留下的图片资料等,应配合业主基础档案、装修档案保管和使用
4.2业户档案资料整理与归档
4.
1.1资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清晰标签,以便查找;
4.
2.2业住资料收集装订成册,按时间先后排列,最早的资料于最后一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写目录,册面填写《业主档案资料明细表》;
4.
2.3业主档案资料应统一保存在符合档案保存要求的房屋内,屋内配备有效灭火器材,钥匙由专人管理
4.3业户资料归档时间和更新要求
4.
3.1客服助理办理完房屋交付手续后,将业户资料交于客服部档案管理员
4.
3.2档案管理员将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档;
4.
3.3对已收楼业户平时所新增的资料由客服部按本规定要求执行;
4.
3.4对产权发生变更的业主客服中心应及时为新业主建立“业主档案”,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年
5.
3.5档案管理员每月30日进行一次检查,发现问题上报主管及时采取补救措施,确保档案的安全性及准确性;
4.
3.6每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理;
4.
3.7销毁档案有关资料必须从严掌握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由档案管理员填写《档案资料销毁申请表》经项目经理审批后销毁
4.4业住资料查阅及印取
5.
4.1查阅人如须查阅/印取业住档案资料,须于客服中心资料员进行登记,并填写《档案资料借阅/复印登记表》,经客户服务部主管签字同意后方可查阅,对于需履行法律诉讼等手续的,经项目经理审批后,方可开启相应的业住档案,抽取有关业住资料;属查阅资料的,由资料员培同进行现场查阅;
4.
4.3属印取资料的,由需求人员填写《档案资料借阅/复印登记表》并经项目经理同意后方可印取;
4.5保密要求
4.
5.1项目内所有能涉及到业主档案的人员,需与项目签订《保密协议》
4.
5.2业住档案柜除业住资料增加、更换、查阅、印取的情况下,须予以上锁;
4.
5.3电脑内存放业户资料的文件须设置密码,并于每月30日进行一次更新;
4.
5.4违反上述要求的,对责任人按《保密协议》相关规定予以处理,并保留法律追诉权;
5.支持性文件
5.1《保密协议》
6.记录表格
6.1《档案资料销毁申请表》
6.2《档案资料借阅/复印登记表》
6.3《业主档案资料明细表》编号XD-KF-1502版本A/0序号:档案资料销毁申请表销毁档案名称房号业主姓名销毁原因销毁方式经办人监销人销毁日期已保管年限备注部门主管项目经理副总经理编号XD-KF-1503版本A/0序号:档案资料借阅/复印登记表借阅方式归还借阅借阅文件名部门领借阅人经办人归还人经办人用途借阅查阅复印日期日期导编号XD-KF-1504版本A/0序号:房号业主姓名序号资料名称归档日期归档人备注编号XD-KF-1601。