#文件控制程序

1目的为确保公司QHSE经管体系运行文件的适宜和有效，并对体系文件进行控制，包括对体系运行所需的外来文件进行识别和控制，特制定本程序2合用范围本程序合用于对公司QHSE经管体系运行的文件控制，包括所需外来文件的控制3术语和定义（无）4职责

1.1总经理办公室是文件归口经管部门，负责公司QHSE经管体系

一、二级文件的标识、组织评审、修订、发放、归档等经管

1.2各职能部门按照QHSE经管体系主要职责编制程叙文件，起草、审核及修订职责范围内的第三层次文件，并做好经管控制

1.3各基层单位负责业务范围内的第三层次文件起草、审核、修订及经管

1.4总经理办公室负责公司外来文件的经管，各职能部门负责各自业务范围内外来文件的签收、登记、传阅和归档等经管

4.5所有单位应对体系涉及到的电子文件按规定进行经管5工作程序文件和资料控制工作程序流程图（见2/7页）

5.1文件的分类

6.

1.1内部文件内部文件是公司为保证QHSE经管体系有效策划和运行而制定并必须执行的文件，主要包括a）经管手册一一一级文件；b）程叙文件——二级文件；0作业文件一一三级文件（包括公司相关制度汇编；作业指导书汇编；操作规程；施工方案；技术规范；规范图纸；检验、检测、计量文件等）；d）记录（包括用于证实符合QHSE经管体系要求及产品实现过程和结果的各种记录表格、数据报告、过程活动记录等）

7.

1.2外来文件外来文件主要是体系运行所需的国家或者上级主管部门下发的文件，主要包括a）法律法规及其它要求；b）技术规范和规范；c）其他与QHSE经管有关的文件文件和资料控制工作程序流程图文件分类内部文件外来文件--------►相关专业部室各专业部室起草文件▼♦总经理办公室统一编号组织相关人员讨论填写文件签发审批表相关主管经理阅示一原件存档►主管领导审批（涉及各个专业的其它专业领导及部门要汇签）▼按领导批示印发相关单位总经理办公室统一编号印制主管部室下发相关单位相关单位按文件执行并保存文件评审、更改和改版并经重新审批失效、作废文件回收销毁

5.2文件的编号文件的编号按文件层次递进，本着易于查阅和检索的原则对文件编号进行规定，如下a）经管手册企业规范/公司代号-文件名称、版本号-年份即Q/YZB一典—2场I__________年份----------------------------经管手册、版本号（从A、B、C……）---------------------------------------------------------企业规范/公司代号b）程叙文件企业规范/公司代号-文件名称-文件顺序号-年份即Q/YZB-cxaa-20^2I I-----------年份-----------------文件顺序号（从

01、

02、03……）------------------------程序或者文件类别名称企业规范/公司代号c）作业文件作业文件分为四类制度类，代号为ZD；经管文件类，代号为GL;3作业指导书类，代号为ZY；4工程QHSE计划书类，代号为XM文件的顺序号由各O部门或者各基层单位从01开始，按顺序编号企业规范/公司代号-文件名称/单位代例如:Q/YZB^GL-g-[0|-20^2码-文件顺序号-年份年份单位代码（口总经理蚣室、1W配钢F文件顺序号（均从、、）010203……经管文件（也可能为、或者ZD ZYXM）企业规范/公司代号上述编号表示，由总经理办公室2022年编制的08号经管类文件

5.

2.2各单位代码规定如下:序号单位名称单位代码序号单位名称单位代码1安全保卫部AB13工建车间GJ2ZG14ZZ质量经管部设备创造分公司3生产经管部SG15阀门密封中心FM4物资供应部WZ16工程机械修理中心XL5科技部KJ17无损检测中心JC6市场部SC18工程机械队JXD7财务资产部CW19第二工程部EX8工程工程经管部GC20第三工程部SX9总经理办公室BG21高压水分公司GYS10检维修一车间JX22东方工程部DF11检维修二车间WX23安装一分公司YF12检维修三车间DY24SJS设计所

5.

2.3除上述经管手册、程叙文件和作业类文件编号以外，需要时也可采用正邦义义字［□□□（□（年号）］□口（顺序号）号的形式来行文，但不要两种编号同在一个文件编号中浮现

5.

2.4随通知下发的制度、规章、规定及三层次文件等重要附件，需要加有文|件的编号，以便今后查阅|

5.

2.5外来文件使用原有的编号或者规范号，普通不另行编号

5.3文件的编制、审批和发布a）经管手册由总经理办公室负责组织编制，经经管者代表审核后，由总经理批准发布；b）程叙文件由总经理办公室组织，由各主管部门参预编写，职能部门审签，经经管者代表批准发布；c）三级文件由各主管部门、基层单位负责编写、审核，由主管领导批准发布;d）外来文件由主管领导审批其合用性，需要时转发；e）记录及记录的保存期限随相关文件一起编制，并按《记录控制程序》执行,需要时可另设记录表格；f）体系

一、二级文件汇编后统一发布；其它文件根据需要随时批准发布

5.4文件的发放、接收

5.

5.1内部文件的发放、接收a）经管手册和程叙文件汇编由总经理办公室按规定范围和数量发放，填写《文件发放登记表》，文件领用者在签字后领取并做好登记b）各职能部门下发文件，由主管领导签发后，到总经理办公室进行下发文件备案，统一■编号c）三级文件由职能部门或者基层单位负责发放首先到总经理办公室进行备案然后填写《文件发放登记表》做好发放记录d）各单位文件严重破损影响使用时，向原发文部门申请办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号沿用原文件的分发号，各发文部门将破损文件收回时，必须填写《文件销毁申请表》e）各单位文件丢失后，向原发文部门办理申请领用手续，在领用申请中做出说明，原发文部门在补发文件时，编排新的分发号，将丢失文件的分发号注明为作废文件的分发号，需要时应通知有关部门，补发文件在原文件编号前加“补”字样以示区别

5.

4.2外来文件的接收、发放外来文件由总经理办公室及职能部门负责签收、登记，经公司主管领导审批后根据需要和领导指示，由各主管部门填写《文件发放登记表》发放

5.5文件的经管、借阅、复制

5.

5.1文件的经管a）总经理办公室是公司文件经管的主管部门，负责手册、程叙文件的编制、更改控制，负责建立健全公司《文件一览表》，并对体系运行的文件进行监督经管b）发文单位和收文单位均应做好文件发放和接收的经管，要建立收发、借阅、销毁登记，履行签字手续，各单位对文件要做好分类采集，可将暂时性的或者短期的通知、安排等文件与需要长期使用的经管手册、程叙文件汇编、规章制度（汇编）、作业指导书等分开经管，每年对文件进行整理，年底做好立卷存档，以便文件的追溯机要文件保管必须使用带密码锁的专用铁柜，收发必须建立收、发文件登记簿，严格签字手续，任何人不得将机要文件带出机关c）各单位要建立《文件一览表》，及时做好文件登录和保管，并正确使用文件

5.

5.2文件的借阅受控文件普通不外借，特殊情况需经经管者代表批准方可外借相关人员需要查阅文件时，可到总经理办公室或者有关单位查阅，填写《文件借阅登记表》，不得带走文件，不得擅自复印需要增发时，由文件发放部门按本程序

5.4条款文件的发放、接收要求执行

5.

5.3文件的复制确实需要时各部门填写《文件复制申请表》，经本部门负责人审核后进行复制复制的文件应加强经管和控制，防止失效文件的使用

5.6文件的评审、更改和改版

5.

6.1文件的评审

一、二级文件的评审由总经理办公室负责组织实施，普通情况下每年进行一次,评审时间普通放在经管评审之前当浮现下列情况之一时，可增加评审频率a）发现体系文件发生严重不适宜时;b）组织机构进行重大调整时；C）运行体制发生重大变化时文件评审结果应作为经管评审的输入之一

5.

6.2文件的修改

一、二级文件由各职能部门、各车间提出修改意见，填写《文件修改通知单》，由总经理办公室负责组织、协调，由原文件编写部门修改，按原文件审核和批准权限审批

5.

6.3三级文件由各主管部门和基层单位及时做好必要的评审与需要时的更改，比照

5.

6.2条款要求执行

5.

6.4文件的版本控制

5.

6.

4.1《经管手册》使用版次按A、B、C、……排序需要对某章、条、款、项进行普通性更改或者补充的，每修改一次，应填写《文件修改通知单》浮现下列情况之一时，体系文件应进行换版a）运行体制等发生重大变化时；b）体系文件做重大改编时；c）普通情况下每三年换版一次

5.

6.

4.2程叙文件和三级文件按文件编号的年份区别，根据需要改版

5.

6.

4.3受控版本的文件更改或者换版后，必须及时从使用场所撤出旧版本文件，发放新版本文件

5.7失效和作废文件的回收与销毁

1.

7.1受控文件作废时，由发文部门按《文件发放登记表》逐一收回，填写《作废文件清单》，严禁使用作废文件需保留的作废文件应加盖“保留”印章或者注明并隔离存放

5.

7.2总经理办公室或者其他有关部门将作废文件汇总之后填写《文件销毁申请表》，经经管者代表批准后，统一组织销毁

5.8凡与QSHE经管体系运行相关的机要文件，比照以上要求严格进行经管

5.9电子文件的经管和控制随着计算机的普及及公司局域网的成熟，无论是经管或者生产经营，会大量使用电子文件，各部门、单位要正确使用经管权限，防止对文件的随意更改电子文件的经管与控制比照上述工作程序执行

5.10相关创造产品与工程施工竣工资料的归档公司各单位涉及与压力容器设计、创造、检测有关的资料以及相关的工程竣工资料应按相关的规范、规范要求做好立卷和归档，并做好索引编号长期保存，以便于可追溯性归档的产品设计、创造、检测资料及工程资料应符合相关档案经管的规定6相关文件

6.1《记录控制程序》Q/YZB-CX02-

20226.2《法律法规和其他要求获取、更新与合规性评价程序》Q/YZB-CX03-

20226.3《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001等7相关记录

7.1文件发放登记表JL-CX01-01〈保存期限2年〉

7.2外来文件收发登记簿JL-CX01-02〈保存期限3年〉

7.3文件一览表JL-CX01-03〈保存期限3年〉

7.4文件修改通知单JL-CX0104〈保存期限3年〉

7.5文件借阅登记表JL-CX01-05〈保存期限2年〉

7.6文件领用审批表JL-CX01-06〈保存期限2年〉

7.7文件复制申请表JL-CX01-07〈保存期限2年〉

7.8作废文件清单JL-CX01-08〈保存期限3年〉

7.9文件销毁申请表JL-CX01-09〈保存期限3年〉。