文本内容:
酒水类销售公司电话及传真使用管理规定为规范公司电话、传真使用,合理利用公司资源,使公司电话、传真管理有章可循,特制定本规定
一、适用范围适用于公司内所有的电话和传真
二、管理职责
1、公司综合部负责整个公司电话、传真使用管理,定期对公司电话、传真使用情况进行检查,并详细审核各部门话费单、电话详单资料;
2、配备电话和传真的部门,指定专人管理本部门电话和传真,对本部门电话使用有监督、检查的责任和权力
三、电话使用规定
(一)电话费用标准
1、市场部一楼长途话费根据文员提供的客户信息资料计核,与客户信息资料不符经核查与公事无关,其通话费由部门副经理承担并直接从工资中扣除;市话费每月限定标准60元,超出部分由部门经理承担并直接从工资中扣除
2、市场部二楼长途话费每月限定标准500元,由文员建立部门通话记录,未登记通话费及长途费超出部分由部门经理承担并直接从工资中扣除;市话费每月限定标准60元,超出部分由部门经理承担并直接从工资中扣除如因文员通话记录登记不准确或徇私舞弊产生的费用由文员承担并每次罚款100元
3、行政综合部、企划部话费限定标准300元,不包括传真,传真费用按传真登记计核,费用超出部分由两部门经理共同承担,并直接从工资中扣除
(二)电话使用规定
1、公司电话只准用于公事,不得利用电话进行与工作无关的事项,一经发现给予当事人每人每次罚款30元;
2、公司员工使用电话时,应提前想好通话内容,讲话简明扼要,通话时间控制在3分钟之内;
3、任何员工不得利用公司电话拨打信息服务电话,违者每人每次罚款30元;
(三)电话使用礼仪
1、接听电话要迅速,铃响一般不得超过三次;如果铃响超过四次接听电话时要说“对不起,让您久等了”
2、员工接听电话,应报公司名称,说“您好,XXXX公司”
3、来电指明找人时应迅速把电话传递给被找者;如果人不在,应做好记录,并告知对方记录应详细,以免传递信息有误;
4、接听电话声音要清晰、明了,语气柔和,语速适中讲话要注意礼貌,树立公司良好形象;
5、电话中途断线时,应待机一段时间,让对方重拨;
6、电话通话完毕后,应等对方先挂断电话;
7、详细记录对方电话内容,并迅速处理,如有必要电话告知对方处理结果
四、传真使用规定
1、公司传真机只用于公事,不得用于私人事务如有违反,每人每次罚款30元;
2、传真发送和接收之前均应仔细审核是否有必要利用传真方式,如可以通过网络传送,不得使用传真设备;
3、传真之前应认真校对,确认公司名称、接收人姓名、传真内容等准确无误;传真发送应做好纪录,传真底稿应妥善保存;
4、传真发送后一般应及时电话联系确认对方是否收到传真;
5、接收传真后,应及时通知有关部门领取
五、责任及处罚
1、配备电话和传真的部门,部门负责人和电话、传真管理人员对电话和传真使用负有管理责任,如发生员工使用公司电话和传真处理私人事务,公司将根据情况给予当事人、部门负责人以及电话、传真管理人员每人负激励30元;
2、公司各部门电话费用要严格控制在预算范围之内,如超出预算,由各部门负责人承担,预算按公司财务年初预算为准
六、其他本规定及其他未尽事宜由行政综合部负责解释。